【文章內(nèi)容簡介】 號編制規(guī)則》 DA/T 131994 ? 《 CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》 GB/T ? 《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》 DA/T 151995 ? 《檔案工作基本術語》 DA/T 12020 ? 《檔案主題標引規(guī)則》 DA/T 191999 ? 《全國檔案信息化建設實施綱要》 ? 《浙江省國家檔案館管理辦法》 ? 《浙江省數(shù)字檔案館建設管理暫行辦法》 ? 《浙江省直單位電子文件歸檔管理暫行辦法》（浙檔（ 2020） 56號） ? 《浙江省檔案局浙江省信息華工作領導小組辦公室關于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的實施意見》（浙檔 [2020]6 號） ? 《浙江省實施歸檔文件整理規(guī)則辦法》（試行） ? 《浙江省省直單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構與交換格式》 13 ? 《浙江省 綜合檔案館 電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構與交換格式》 14 第 2章 檔案 相關系統(tǒng) 介紹 我們所要建立的數(shù)字檔案館既不是模仿紙質(zhì)檔案為主體的實體檔案館，也不是將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理后形成的封閉的檔案信息庫，而是建立在現(xiàn)代信息技術的普遍應用基礎上，把分散于不同載體，不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，為生產(chǎn)、管理和決策提供可靠的信息服務的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。 根據(jù)檔案界有關專家學者 對數(shù)字檔案館的研究以及我們的認識，數(shù)字檔案館應具備以下基本特征 館藏資源數(shù)字化 數(shù)據(jù)是數(shù)字檔案館的核心，是檔案 信息資源的數(shù)字反映，所以數(shù)字檔案館實際上是一個龐大的數(shù)字信息資源庫，在這個資源庫中，不僅有文字、圖像，還有聲音等多媒體介質(zhì)，因此，數(shù)字檔案館除了現(xiàn)已存在的電子文件以外，還必須將館藏的實態(tài)檔案進行數(shù)字化處理，使其永久的存儲在服務器的磁盤、光盤或其他存儲介質(zhì)中。 檔案信息結(jié)構標準化 應該說信息結(jié)構標準化既是館藏信息數(shù)字化的基本依據(jù)，又是檔案信息能否方便快捷利用的前提和基礎。尤其是建設數(shù)字檔案館將要引進比較復雜的元數(shù)據(jù)的概念和很多新的數(shù)據(jù)處理技術，比如：數(shù)據(jù)倉庫技術、數(shù)據(jù)挖掘技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、數(shù)據(jù)遷移技術等等 。這就要求檔案信息結(jié)構的標準化。 檔案信息傳遞網(wǎng)絡化 網(wǎng)絡化是信息社會的重要特征。要實現(xiàn)信息利用的社會化，首先必須實現(xiàn)網(wǎng)絡化，這是個重要的基礎。同樣，由于數(shù)字檔案館是在網(wǎng)上運行的，因此，寬帶高速網(wǎng)對檔案信息的迅速傳遞是必不可少的途徑和條件。目前，支持數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡技術主要有：局域網(wǎng)技術， Inter 技術和 Intra 技術。考慮到檔案信息不同于圖書或其他信息，其傳遞的范圍要受到密級的限制和訪問權限的約束以及系統(tǒng)的安全性，因此，在許多場合使用局域網(wǎng)技術和 Intra 技術較為穩(wěn)妥。 15 生成空間虛擬 化 由于數(shù)字檔案館是一個群體概念，是由一個部門、單位乃至一個地域的眾多檔案館或信息資源單位組成的聯(lián)合體，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)跨庫互動查詢，達到使用信息的目的，所以從這個角度講，正是由于網(wǎng)絡技術的運用，使得傳統(tǒng)意義上的檔案館改變了存在的性質(zhì)和方式，延伸了傳遞的途徑和條件，拓寬了使用的環(huán)境和范圍。這也正如部分檔案學者指出的那樣：通過網(wǎng)絡的連接，傳統(tǒng)檔案館被分成兩類：一類是信息資源檔案館，一類是終端檔案館，前者為數(shù)字檔案館提供信息，后者則為用戶提供服務，而終端檔案館則可認為是一種虛擬的工作環(huán)境。 檔案信息利用社會化 眾 所周知，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的利用，在同一時間內(nèi)只能供一個用戶使用，其他用戶如果想獲得這種檔案信息，只能等待，因而很難實現(xiàn)檔案信息服務社會化。建立了數(shù)字檔案館以后，這個問題就可以迎刃而解，用戶可以在任何時間從網(wǎng)絡上查詢這些信息，實現(xiàn)真正意義上的檔案信息服務社會化。 檔案管理自動化 這是數(shù)字檔案館建設不可忽視的基本內(nèi)容之一。諸如檔案自動編目、檢索、檔案自動標引、各類檔案的借閱管理、統(tǒng)計、報表、檔案業(yè)務建設活動等。 登記備份 分級化 各地市檔案登記備份系統(tǒng)通過政務外網(wǎng)與省檔案登記備份系統(tǒng)連接，實現(xiàn)檔案登記備份業(yè)務管理 信息上報。 各區(qū)縣檔案登記備份系統(tǒng)通過政務外網(wǎng)與地市檔案登記備份系統(tǒng)連接，實現(xiàn)檔案登記備份業(yè)務管理信息上報。 檔案登記備份工作依據(jù)屬地分級的管理原則，逐級上報業(yè)務管理信息。 16 第 3章 項目背景與必要性 項目背景 隨著政府信息化工作的加速推進，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)流量越來越大，數(shù)據(jù)歸宿和信息資源開發(fā)利用問題日益突出。如何管理和保存電子政務中產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，如何使電子化的信息在為領導決策和機關服務中發(fā)揮積極的作用，已成為以保存紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)檔案局 (館 )和所有參加電子政務單位共同面臨的問題。因此，在建設數(shù)字政府的同時 ，與電子政務同步建設數(shù)字檔案館，是防止出現(xiàn)電子時代的“歷史失落”，政府“記憶斷代”，甚至出現(xiàn)“失憶政府”的正確舉措和有效手段，更是在電子政務網(wǎng)絡條件下，對檔案工作與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展協(xié)調(diào)發(fā)展所提出的必然要求。 為了推進檔案信息化工作，以信息化帶動檔案事業(yè)的發(fā)展，借助于計算機技術、網(wǎng)絡技術、通訊技術、軟件技術等數(shù)字技術的支撐和國家對檔案事業(yè)的重視以及檔案理論的不斷突破，國內(nèi)的許多省市都以不同形式開始了數(shù)字檔案館的研究和建設，上海、北京、廣東、山東、福建等相繼推出了文檔一體化管理系統(tǒng)、虛擬檔案室系統(tǒng)、檔案目錄中 心系統(tǒng)、現(xiàn)行文件中心系統(tǒng)、電子文件中心系統(tǒng)等綜合性應用系統(tǒng)，深圳、青島、珠海更是先后投入巨資開展了“數(shù)字檔案館”建設的綜合研究，形成了初步的各具特色的建設成果、建設思路和理論框架。兄弟縣的建設成果既警示我們盡早開展檔案信息化工作的緊迫性和重要性，同時其經(jīng)驗和教訓也為我們下一步開展數(shù)字檔案館建設提供了有益的借鑒。 項目建設目標 在“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則上，立足最先進的信息技術和全新的發(fā)展思路，逐步建立起 XX檔案數(shù)字資源的收集、存儲、加工、管理、利用的過程體系和政府、企業(yè)、事業(yè)、社區(qū) 、家庭等檔案管理的模式，建立政府機關、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、 全市 的三級檔案目錄資源庫、現(xiàn)行文件資源庫、電子全文資源庫、管理過程信息資源庫，最終形成構建基于各種網(wǎng)絡（局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）平臺上并覆蓋 全市 的檔案信息資源共享的中大規(guī)模的分布式數(shù)字信息系統(tǒng)，不斷滿足檔案利用者和檔案管理者需求。 17 充分利用各種政務網(wǎng)平臺、公眾網(wǎng)平臺以及各類網(wǎng)絡資源，以先進的信息技術為手段，集成建設適應本部門本單位一定時期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡平臺，開發(fā)應用符合功能要求的管理系統(tǒng)，推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案 信息資源的網(wǎng)絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。 其中，數(shù)字檔案信息資源建設、提供檔案信息利用和社會共享服務，是一項長期任務，應分階段推進，有步驟實現(xiàn)。 項目建設內(nèi)容 針對目前檔案館檔案管理現(xiàn)狀，以及建設數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)的實際業(yè)務狀況及未來發(fā)展的需要，根據(jù)系統(tǒng)總體建設目標，明確本項目建設內(nèi)容： 利用各種數(shù)據(jù)采集手段，構建 XX 檔案局 （館）“檔案數(shù)據(jù)采集中心” 針對檔案局（館）檔案數(shù)據(jù)不同的來源（ OA辦公自動化系統(tǒng)、各立檔單位檔案室上報的檔案、其他業(yè)務系統(tǒng)）、不同的格式（紙介 質(zhì)檔案、電子文檔、目錄檔案、磁介質(zhì)檔案、多媒體檔案等）的檔案資料，利用各種不同的手段加以采集，并按照國家、省、市、地關于檔案歸檔采集的各種規(guī)范和標準，如《浙江省檔案管理辦法》、《國家檔案局關于電子文件管理與歸檔規(guī)則》、《浙江省電子文檔交換規(guī)范》以及 XX 對檔案采集管理的相關規(guī)范進行檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一采集和著錄。 建設數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)，實現(xiàn) XX檔案局 （館）“檔案業(yè)務管理中心” 建設數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的采集、接收、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計與發(fā)布，實體檔案與庫房管理，檔案借閱管理以及與周邊其他系 統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換的標準化數(shù)據(jù)交換接口等計算機自動化的檔案管理功能。為檔案工作人員提供檔案信息資源綜合管理平臺，用戶可以依據(jù)權限在平臺中得到各種檔案信息資源和服務。 在系統(tǒng)數(shù)據(jù)層，利用海量全文數(shù)據(jù)庫存儲技術，將數(shù)字化加工后的館藏檔案進行全文存儲，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、照片、聲像多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等檔案資源庫，全面提高檔案的數(shù)字化率，滿足檔案信息查閱利用需要。 制定一套適合檔案局（館）數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)以及檔案業(yè)務發(fā)展的 18 檔案管理標準規(guī)范，為數(shù)字檔案的建設與發(fā)展提供保障。 構建符合管理要求的機 房，配備能夠支撐檔案局（館）數(shù)字檔案館建設的硬件設備。 建立登記備份平臺 建立檔案 登記備份平臺 ，逐步完善檔案信息安全管理體制。加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全，并對檔案信息進行密級的控制；加強對電子公文歸檔工作的監(jiān)督和指導。 保證各登記備份單位數(shù)據(jù)的安全。 項目建設原則 數(shù)字檔案館建設應當遵照 統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實施 的原則，積極推進，務求實效。 統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進。應當根據(jù)各級政府電子政務建設整體框架和基本要求，及時將數(shù)字檔案館 建設與區(qū)域電子政務和信息化建設相銜接，綜合考慮自身信息化發(fā)展水平、技術力量、資源規(guī)模、基礎工作水平、資金投入等因素，確定總體布局和實施步驟。 項目帶動、重點突破。實施項目帶動戰(zhàn)略，支撐和帶動數(shù)字檔案館整體建設和發(fā)展。將數(shù)字檔案館建設分成若干子項目，以項目帶動數(shù)字檔案館建設及推進各項工作的開展，有利于獲得黨委政府和有關部門的重視和投入，有利于集中人力物力有針對性地重點解決數(shù)字檔案館建設中的核心問題。 需求導向、保證安全。數(shù)字檔案館建設應以需求為導向，著眼于黨政機關、社會公眾在線利用數(shù)字檔案信息資源的需求，推動 檔案信息資源的共享。應當按照信息安全等級保護 的要求，采取相應的安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，建立健全安全管理制度，完善災難恢復服務機制，確保數(shù)字檔案館建設和運行的安全。 合理適用、穩(wěn)步實施。要重視前期調(diào)研，進行可行性研究，結(jié)合本部門業(yè)務工作實際，提出創(chuàng)新性高、應用性強的功能需求，以確保系統(tǒng)開發(fā)和項目建設的合理性、適用性。在項目實施過程中，檔案部門的業(yè)務人員應全程參與，及時研究和發(fā)現(xiàn)問題，糾正偏差。重大項目應當按照信息系統(tǒng)建設規(guī)范要求引入監(jiān)理機制，對項目質(zhì)量、進度、投資、安全等方面進行全程監(jiān)理。 19 本方案的設計將在追求性能優(yōu)越、經(jīng)濟實用的前提下，本著嚴謹、慎重的態(tài)度，從系統(tǒng)結(jié)構、技術措施、設備選擇、系統(tǒng)應用、技術服務和實施過程等方面綜合進行系統(tǒng)的總體設計，力圖使該系統(tǒng)真正成為符合上城區(qū)政府的網(wǎng)絡系統(tǒng)。從技術措施角度來講，在系統(tǒng)的設計和實現(xiàn)中，我公司將嚴格遵守以下原則： 實用性和集成性 系統(tǒng)的軟硬件設計、還是集成，均應以適用為第一宗旨，在系統(tǒng)充分適應政府信息化的需求的基礎上進而再來考慮其他的性能。系統(tǒng)設計者必須能將各種先進的軟硬件設備有效地集成在一起，使系統(tǒng)的各個組成部分能充分發(fā)揮作用，協(xié)調(diào)一致地進行高 效工作。 標準性和開放性 只有支持標準性和開放性的系統(tǒng)，才能支持與其他開放型系統(tǒng)一起協(xié)同工作，在網(wǎng)絡中采用的硬件設備及軟件產(chǎn)品應支持國際工業(yè)標準或事實上的標準，以便能和不同廠家的開放型產(chǎn)品在同一網(wǎng)絡中同時共存；通信中應采用標準的通信協(xié)議以使不同的操作系統(tǒng)與不同的網(wǎng)絡系統(tǒng)及不同的網(wǎng)絡之間順利進行通訊。 先進性和安全性 系統(tǒng)所有的組成要素均應充分地考慮其先進性。我們不能一味地追求實用而忽略先進，只有將當今最先進的技術和我們的實際應用要求緊密結(jié)合，才能獲得最大的系統(tǒng)性能和效益。網(wǎng)絡的安全是至關重要的，在某些情況下 ，寧可犧牲系統(tǒng)的部分功能也必須保證系統(tǒng)的安全。 成熟性和高可靠性 作為信息系統(tǒng)基礎的網(wǎng)絡結(jié)構和網(wǎng)絡設備的配置及帶寬應能充分地滿足網(wǎng)絡通信的需要。網(wǎng)絡硬件體系結(jié)構應在實際應用中能經(jīng)過較長時間的考驗，在運行速度和性能上都應是穩(wěn)定可靠的、擁有完善的、實用的解決方案，并得到較多的第三方開發(fā)商和用戶在全球范圍的廣泛支持和使用。同時，應從長遠的技術發(fā)展來選擇具有很好前景的、較為先進的技術和產(chǎn)品，以適應系統(tǒng)未來的發(fā)展需要。 可靠性也是衡量一個計算機應用系統(tǒng)的重要標準之一。在確保系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境中單獨設備穩(wěn)定、可靠運行的前提下 ，還需要考慮網(wǎng)絡整體的容錯能力、安全性及穩(wěn)定性，使系統(tǒng)出現(xiàn)問題和故障時能迅速地修復。因此需要采取一定的預防措施，如對關鍵應用和主干設備考慮有適當?shù)娜哂?。一個高可用性的系統(tǒng)才能使用 20 戶的投資真正得到回報。 可擴充性和兼容性 網(wǎng)絡的拓撲結(jié)構應具有可擴展性即網(wǎng)絡聯(lián)結(jié)必須在系統(tǒng)結(jié)構、系統(tǒng)容量與處理能力、物理聯(lián)接、產(chǎn)品支持等方面具有擴充與升級換代的可能，采用的產(chǎn)品要遵循通用的工業(yè)標準，以便不同類型的設備能方便靈活地聯(lián)接入網(wǎng)并滿足系統(tǒng)規(guī)模擴充的要求。 為了使所實現(xiàn)系統(tǒng)能夠在應用發(fā)生變化的情況下保護原有開發(fā)投資，在設計系統(tǒng) 時，應將系統(tǒng)按功能做成模塊化的，可根據(jù)需要增加和刪減功能模塊。 可維護性和可管理性 整個信息網(wǎng)絡系統(tǒng)中的互連設備，應是使用方便、操作簡單易學，并便于維護。對復雜和龐大的網(wǎng)絡，要求有強有力的網(wǎng)絡管理手段，以便合理的管理網(wǎng)絡資源，監(jiān)視網(wǎng)絡狀態(tài)及控制網(wǎng)絡的運行。 在設計和實現(xiàn)計算機應用系統(tǒng)時，必須充分考慮整個系統(tǒng)的便于維護性，以使系統(tǒng)在萬一發(fā)生故障時能提供有效手段及時