5如何做好機要秘書(編輯修改稿)
2024-09-11 21:11 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 作用性。文件的作用包括兩個方面：其一是具有普遍指導(dǎo)意義的文件；其二是有特定作用的文件。譬如，有些文件對企業(yè)有用，但對事業(yè)單位來說作用就小了；有些文件從標(biāo)題上看與本單位無關(guān)，但在內(nèi)容上可能牽涉到本單位的工作。因此，要充分發(fā)揮文件的作用，管理人員必須 做到兩個熟悉：一要對文件的內(nèi)容熟悉，二要對本單位的工作情況熟悉，只有這樣，才能根據(jù)不同類型的文件精神，結(jié)合本單位的實際，有規(guī)律性地進行服務(wù)，充分發(fā)揮文件的作用。 靈活性。機要人員要熟悉領(lǐng)導(dǎo)同志的工作分工，了解領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的工作活動規(guī)律和時間安排，準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)指示精神，掌握文件急緩程度。按照合理的傳閱順序組織傳閱，對特別重要的電報等急件，要區(qū)別對待，快速傳閱。 （三）要加強文件催辦工作 “ 催辦 ” 是文件辦理過程中一個 第 4 頁 共 6 頁 重要的必不可少的環(huán)節(jié)。對有時限要求的文件，如突發(fā)事件、會議通知、紀(jì)念活動 、領(lǐng)導(dǎo)會見等內(nèi)容的文件，一般時限要求都較急，要及時提前催辦，給相關(guān)單位及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志留有一定時間進行準(zhǔn)備。平時傳閱文件過程中，機要秘書要注意做到 “ 勤送、勤取、勤催 ” 。 催辦的 “ 內(nèi)涵 ” 也要寬泛，催辦不僅僅是向承辦單位要情況、要結(jié)果，其中還有大量的協(xié)調(diào)工作需要機要秘書來溝通。因此，做好催辦工作，不但可以防止文件漏辦或誤辦，而且可以大大加快文件的運轉(zhuǎn)速度，提高機關(guān)的服務(wù)水平和工作效率，并從中提高機要員的協(xié)調(diào)能力。從某種意義上說， “ 催辦 ” 也是機要秘書應(yīng)該具備的基本功。 （四）加強文件的清退
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