【文章內(nèi)容簡介】 ，那就是精通相關的專業(yè)術語，能夠準確地實現(xiàn)兩種甚至多種語言的相互轉換，以保證雙方的經(jīng)濟利益。 會場布置 會場的布置既要符合國際標準，又要體現(xiàn)出本國特色。以海報為例，就可以一邊用外賓國家的語言，一邊 用本國語言，這樣的“雙劍合壁”相信可以很好地烘托出一種良好合作的氣氛。 跨國會議中桌椅的排列與公司內(nèi)部的會議排列是一樣的，會議桌一般以馬蹄狀的為主，座位安排以右為主、以左為輔，門口的位置安排自己公司的人員，外賓要安排在會議主席旁邊以示尊貴。大型會議的會場門口處應有接待處或簽到處；在會場的兩邊有工作臺，提供材料或飲水；如果需要進行錄像，在會場的中央偏前放置攝影機。另外，還要注意安全出口的暢通和衛(wèi)生間位置的提示。 接待外賓的細節(jié) 要想舉行能令外賓印象深刻的跨國會議，首先要做好的工作就是搜集有關外賓生活習慣的種種信息，充分了解不同國家的風土人情、生活禁忌，這樣才能有的放矢，有理、有效地安排好會議的相關事宜，讓外賓的中國之行充滿愉快的記憶，從而從側面促進交易的成功。 1．外賓生活習慣 外賓的生活習慣包含許多方面的內(nèi)容，這里重點介紹飲料和食物的禁忌。 ? 飲料 飲料是每個人生活的必需品，每個國家的人因為生活環(huán)境的不同而擁有不同的飲料習慣。英國人和美國人都喜歡喝咖啡，但是，與咖啡相比，英國人更喜歡飲茶。他們喜歡喝下午茶，尤其是紅茶。日本人也喜歡喝茶，他們喜歡的茶種是烏龍茶。 一般的外國人喝礦泉水的比例很高，他們喜歡 喝質(zhì)感較強的礦泉水，尤其是比較注重礦泉水的品牌。所以，如果為外賓準備礦泉水，最好選擇那些國際上比較認同的品牌。 ? 食物禁忌 接待外賓要了解各國飲食的禁忌。例如：日本人不吃鴿子；韓國人特別喜歡吃泡菜，三餐中惟有泡菜是不可以缺少的；回教徒不吃豬肉，不吃無鱗無骨的海鮮，如：烏賊、水母、海參等；天主教徒在吃面包時有一點兒特別的禁忌，那就是小餐包不可以倒放著，倒放是不尊重人的表現(xiàn)。 2．迎賓準備 ? 鮮花的選擇 迎接外賓鮮花是不可或缺之物。每種花都有自己的花語，送花給外賓要會挑選合適的花種。如果你接待的是一位歐美的女 性，千萬不要送給她一大把鮮紅的玫瑰，因為玫瑰是用來傳遞愛意的；也不要送百合花或者菊花，許多國家把這兩種花專門用在吊唁的場合；黃玫瑰也不適合送給外賓，因為它的花語是絕交。為了很好的傳遞友誼，會議接待人員最好能多多了解有關花的知識，這樣才能送出合適的鮮花。 ? 胸花的佩戴 為外賓佩戴胸花也有講究，如果你要為男士佩戴胸花，最好充分利用男士西裝的胸口袋，把花梗從那個口袋插進去，那樣不會損壞對方西裝的衣料；為女士佩戴胸花時，除非是非常厚的面料，一般千萬不要隨便戳洞。夏天為女士佩戴胸花時，不要別在胸前，以免倒掛，而是要將 花別在女性的肩部。 ? 接機牌的裝飾 在機場迎接外賓往往需要一塊接機牌，接機牌的主要作用是引導來賓。除了引導，接機牌還可以成為展現(xiàn)公司文化的一個小小窗口。 為了給外賓留下美好的第一印象，一定要對接機牌進行一定的裝飾。最好不要使用常見的白紙板，而要使用彩色的紙板。繽紛靚麗的色彩既醒目又熱情，非常適合迎賓。另外，紙板上還要清晰的用相關語言寫出來賓的名字。也可以對接機牌進行個性化裝飾，比如，在接機牌的下半段懸掛兩個鈴鐺，當旅客出來時，就輕輕搖晃牌子，鈴鐺發(fā)出的細碎而悅耳的聲音很容易吸引旅客的注意力，從而可以有效縮短 尋找的時間，也能帶給賓客愉悅的感覺。 3．沿途報喜不報憂 從機場到目的地，往往會經(jīng)過一些規(guī)劃較好的地區(qū)，也會經(jīng)過一些未經(jīng)規(guī)劃的地方。規(guī)劃較好的地區(qū)，如國家的重大建設項目，這些地方可以大力宣揚，但如果是未經(jīng)規(guī)劃的地方，比如比較臟亂的地方，最好避重就輕，一帶而過，而不要一直闡述：“這個是我們最臟的地方了，你看看臟成這個樣子??”俗話說家丑不可外揚，所以負面的消息不必太過于招搖。 4．安排外賓住宿 ? 營造良好的住宿氛圍 安排工作人員或者請飯店代為準備鮮花、水果，可以為男賓準備一小瓶洋酒，女賓則是包裝精美的小盒 巧克力，并在桌上附上一張短箋，祝他（她）在中國這段時間，能有個美好的回憶，并告知桌上的點心，是一份小小的心意，外賓才敢享用。此外，房間的氣味也很重要，建議盡量在外賓的房間里擺放香水百合之類的花材，當外賓推開房門的時候就感受到一股清香，帶來一天的好心情。房間最好向陽，窗外的景致也要好。 ? 提供相關資料 為外賓選擇了一個舒適的住宿環(huán)境后，還要為其準備以下資料，讓其對自己身邊的服務人員、自己的行程以及飯店的情況等都了如指掌，產(chǎn)生賓至如歸的感覺。 圖 2－ 1 為外賓提供的相關資料 正像圖 2－ 1 所示，接待人員的資料是外賓資料夾中的第一份資料，這份資料包括接待人員的姓名、照片、聯(lián)系方式、專長等。第二份資料是會議期間的具體行程安排，比如第一天干什么、第二天干什么等等，每天的行程都介紹得清清楚楚。這些行程中還包括拜會地點、旅游地點的簡介、自由活動時間的長短，以及探訪相關好友等的時間安排。第三份資料就是外賓所住飯店的資料，這份資料注明飯店內(nèi)各種消費場所的地點。其中，還應包括一張用中文和外文書寫的飯店位置卡，當外賓外出迷路時可以求助他人。最好也能夠準備一張簡便的地形圖，使外賓能夠方便的了解酒店周 圍的商業(yè)設施，方便外賓的生活。 ? 兼顧到外賓的家眷 外賓如有家眷陪同，別忘了另外安排輕松有趣的文化行程，如參觀博物館、民俗村等活動。女性家眷一般喜歡采購，外賓對他國具有本國特色的商品通常較為感興趣，例如外賓來到中國，可以帶他們?nèi)ゲ少徶袊慕z綢、民間工藝品等。 5．派送禮物 外賓來到中國參加跨國會議，主辦公司一般都要送給外賓一些合宜的禮物，一方面表現(xiàn)出中國企業(yè)的好客之情，另一方面也是為了加強感情聯(lián)系。 贈送外賓禮物要把握兩個主要原則：首先要體現(xiàn)我國的傳統(tǒng)，其次要弘揚我國的國粹。所謂禮輕情義重，送禮切忌送太重 、易碎的物品，比較合適的禮物有竹制品、手工藝品，比如中國結、印章等，這些物品中國特色比較鮮明，而且富含情義。也可根據(jù)各國人民對禮物的不同喜好來贈送禮品，比如日本人喜歡洋酒、腌制食品，一對包裝精美的蠟燭臺對歐美人士來說也是不錯的選擇。 【自檢】 以下是跨國會議前接待外賓需要做好的準備工作，請以此為標準檢測一下貴公司上次接待外賓時工作的準備情況： 相關資料準備情況 接待人員資料 □已解決 □還未 外賓飲食喜好資料 □已解決 □還未 編寫新聞稿 □已解決 □還未 準備行程表 □已解決 □還未 一般業(yè)務安排 安排茶點和飲食 □已解決 □還未 登記安排 □已解決 □還未 宣傳袋 □已解決 □還未 視聽設備 □已解決 □還未 翻譯服務 □已解決 □還未 保衛(wèi)人員和停車場 □已解決 □還未 接待工作 □已解決 □還未 如果解決率≥ 80%，就說明貴公司的準備工作比較充分。 如果解決率≤ 80%，那您下次就要多多努力！ 【本講小結】 跨國會議，對于會議禮儀、接待禮儀、餐桌禮儀等等國際禮儀，皆須涉獵吸收，才能有“禮”走遍天下。 要想舉行令外賓印象深刻的跨國會議，首 先要做好的工作就是搜集有關外賓生活習慣的種種信息，通過這些信息充分了解不同國家的風土人情和生活禁忌，這樣才能有的放矢，有理、有效地安排好會議的相關事宜。 跨國會議的接待人員主要分為兩種，一種是負責一般性服務事項的接待人員，即普通接待人員；另一種則是非常專業(yè)的口譯人員。他們各司其職，承擔著整個會議的溝通協(xié)調(diào)工作。 【心得體會】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 開會應有的態(tài)度 1．開會之前針對主題提