宮曉東重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)解讀與實(shí)施(編輯修改稿)
2025-03-29 00:23 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 是否崗位接收 是否不可或缺 是否完全不需要 是否部門核心數(shù)據(jù) 清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一項(xiàng)細(xì)致而繁雜的工作，但任何企業(yè)誰也不可能繞開這個(gè)環(huán)節(jié)而達(dá)成對(duì)信息資源的有效控制。 清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就是將企業(yè)各項(xiàng)工作、各個(gè)部門、各個(gè)崗位產(chǎn)生、處理、發(fā)出的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報(bào)表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的文檔等，進(jìn)行系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息類有所依，運(yùn)行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確。 清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須要對(duì)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位設(shè)置、主要工作流程進(jìn)行了解，并在此基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)據(jù)狀況進(jìn)行分類和分析，目的是尋找出主體數(shù)據(jù)和主要信息流動(dòng)線路，為信息資源配置提供依據(jù)。 企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理總匯表（舉例） 數(shù)據(jù)清理的方法 ? 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理一般采用調(diào)研統(tǒng)計(jì)的方法進(jìn)行。 ? 首先，對(duì)一個(gè)具體的部門及其其中每個(gè)崗位進(jìn)行問卷調(diào)查，主要提問五個(gè)問題： 在你的工作中，收到什么信息？ 在你的工作中，處理什么信息？ 在你的工作中，發(fā)出什么信息？發(fā)給什么部門或崗位？ 在你的工作中，你最離不開（或常用）的信息是什么？ 在你的工作中，你認(rèn)為最不需要的信息是什么？ ? 在每個(gè)崗位的答案收集齊全后，通過對(duì)崗位與崗位之間信息互動(dòng)狀況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門的重要信息內(nèi)容，特別要尋找出本部門需要負(fù)責(zé)的信息。 ? 對(duì)于無意義信息應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并建議其進(jìn)一步查清這種信息是否可以清除。 數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律 ? 數(shù)據(jù)互動(dòng)反映了某種工作的開展?fàn)顩r。在清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)互動(dòng)的規(guī)律性，對(duì)于分析數(shù)據(jù)價(jià)值，理順數(shù)據(jù)運(yùn)行關(guān)系，高效率地開展信息資源的配置，具有重要意義。 ? 當(dāng)一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后 ,它必然會(huì)對(duì)接收者產(chǎn)生作用或意義。所有接收該數(shù)據(jù)信息的部門或崗位 ,會(huì)由于其既定的職責(zé)對(duì)該數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理 ,并在處理過程中產(chǎn)生其他相關(guān)的數(shù)據(jù)。由此可見，企業(yè)的各項(xiàng)工作，其實(shí)就是圍繞著各種類型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動(dòng)。我們跟蹤某一具體數(shù)據(jù)的形成、傳遞、處理、歸檔等運(yùn)動(dòng)過程，就可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)的運(yùn)動(dòng)特征，以及由這種運(yùn)動(dòng)所產(chǎn)生的影響的規(guī)律性。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律。 ? 一般來說 ,分析一個(gè)企業(yè)的各種數(shù)據(jù)的互動(dòng)規(guī)律是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們可以采用圖視的方式進(jìn)行直觀示意。 工作聯(lián)絡(luò)單 產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告 絨布檢驗(yàn)報(bào)告 絨布不良明細(xì)表 成品入倉(cāng)單 商務(wù)部 文控中心 財(cái)務(wù) 研發(fā)部 人力資源 實(shí)驗(yàn)室 倉(cāng)務(wù)部 品檢部 業(yè)務(wù)員業(yè)績(jī)考核 客戶 產(chǎn)品報(bào)價(jià)（經(jīng)理）、生產(chǎn)訂單（客戶訂單、絨布訂單、絨布樣品訂單、 Email、投訴報(bào)告、客戶出貨明細(xì)表）打樣單、提貨通知單、 行政總務(wù) 商務(wù)部程序文件、公司通知文件、生產(chǎn)會(huì)議及廠部例會(huì)紀(jì)錄文件 外廠 外發(fā)加工單 生產(chǎn)部 試驗(yàn)產(chǎn) 品通知單、打樣單 客戶訂購(gòu)合同及查詢價(jià)、客戶每月開票資料、傳真、客戶確認(rèn)樣、客戶信息反饋及投訴、傳真客戶調(diào)價(jià)單、調(diào)查表、 保衛(wèi)處 總經(jīng)理 Q: 行政總務(wù)部門和文控中心部門通商務(wù)部之間的業(yè)務(wù)、行政管理往來的具體情況是怎么樣的？（待對(duì)這兩個(gè)部門進(jìn)行了調(diào)研之后確定） 來料加工物料送貨單 出門證 客戶匯款單、客戶每月開票資料、客戶資料 對(duì)賬單（每月應(yīng)收貨款對(duì)賬單） 歸檔 公司程序文件 絨布各類花型圖紙 工作任務(wù)通知單、打樣單 試驗(yàn)通知單 絨毛生產(chǎn)交期回復(fù)單、 生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表、生產(chǎn)留樣 入倉(cāng)單 (絨布每日入倉(cāng)單、絨布每日入倉(cāng)記錄 ) 生產(chǎn)訂單、糾正及 預(yù)防措施單 產(chǎn)品報(bào)價(jià)單 訂貨出貨統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 出貨通知單、貨物運(yùn)輸單 常規(guī)絨布庫存數(shù)量表更新 倉(cāng)庫數(shù)據(jù)報(bào)表 外發(fā)加工成品明細(xì)碼單、送貨單 出貨明細(xì)表 數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計(jì)與使用 ? 目前手工進(jìn)行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下四種 :數(shù)據(jù)狀況問卷； 數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖； 數(shù)據(jù)匯總表 。數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作流程示意圖。 XX有限公司文件清理工作問卷 時(shí)間： 部門： 答卷人： 項(xiàng)目組成員： （說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對(duì)企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。請(qǐng)您根據(jù)實(shí)際工作的真實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時(shí)應(yīng)寫出 具體文件名稱 。） 您的崗位是： 您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件來源部門或崗位） 您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是： 您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件接收部門或崗位） 您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？ 您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？ 在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是： 在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是： 您對(duì)目前企業(yè)文件管理有什么意見？ 公司外部 各部門 總 經(jīng)
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