【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 包括總帳、明細(xì)賬、日記帳、輔助帳簿等 （ 3）會(huì)計(jì)憑證類(lèi)； （ 4）其它。主要包括工資表、 清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評(píng)估方面形成的材料、銀行對(duì)帳單、銀行余額調(diào)節(jié)表等 音像類(lèi)： （ 1）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人、社會(huì)著名人物到本單位視察、指導(dǎo)檢查工作或參與本單位重要活動(dòng)的音像材料； （ 2）本單位重要外事活動(dòng)的音像材料； （ 3）本單位組織或參加的重要會(huì)議和重要活動(dòng)； （ 4）本單位發(fā)生的重大事件、重大事故的音像材料； （ 5）宣傳介紹本單位的專(zhuān)題音像材料； （ 6）本單位主要產(chǎn)品的音像材料； （ 7）本單位不同時(shí)期廠區(qū)（或辦公地址）建設(shè)及發(fā)展情況的音像材料； （ 8）有關(guān)本單位產(chǎn)品廣告的音像材料； （ 9）新聞媒體有關(guān)本單位報(bào)道的音像材料； （ 10）獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、證書(shū)等榮譽(yù)的音像材料； （ 11）其它具有保存價(jià)值的音像材料。 實(shí)物類(lèi)： 主要包括本單位獲得的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌以及廢止的各種印章，獲贈(zèng)的紀(jì)念品、宣傳品及反映企業(yè)不同發(fā)展階段的產(chǎn)品樣品，實(shí)體性科技成果、工裝和設(shè)備等物品。 歸檔要求 質(zhì)量： （ 1）歸檔文件的制作和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)當(dāng)有益于長(zhǎng)久保存； （ 2）歸檔文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、簽批手續(xù)完備； （ 3）歸檔的文件應(yīng)為原件或具有憑證作用。 數(shù)量： （ 1）歸檔文件材料一般為一份，重要的、利用頻繁的和有特殊需要的可適當(dāng)增加份數(shù)； （ 2）具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)制成一套相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。 時(shí)間： 略（具體見(jiàn)歸檔辦法中歸檔時(shí)間要求） 二、分類(lèi) 分類(lèi)的原則： 根據(jù)文件內(nèi)容（所反映的問(wèn)題），按照本單 位分類(lèi)編號(hào)辦法的設(shè)置，進(jìn)行分類(lèi) 一級(jí)類(lèi)目： 管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研類(lèi)、 基建類(lèi)、設(shè)備類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)、 照片類(lèi)、音像類(lèi)、實(shí)物類(lèi) 二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目 （ 1）管理類(lèi)： 年度（二級(jí)類(lèi)目） — 期限（三級(jí)類(lèi)目） （ 2） 科技類(lèi) （產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備） 各大類(lèi)內(nèi)： （性質(zhì)或品種） — 項(xiàng)目 （ — 階段） 項(xiàng)目： 一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品、 一個(gè)課題、 一項(xiàng)工程、 一個(gè)型號(hào)設(shè)備 （ 3）會(huì)計(jì)類(lèi)： 財(cái)務(wù)報(bào)告 — 會(huì)計(jì)帳簿 — 會(huì)計(jì)憑證 — 其它 （ 4） 音像類(lèi)： 錄音帶 錄像帶 （ 5） 實(shí)物類(lèi)： 證書(shū) 獎(jiǎng)狀等 三、組件 將歸檔的文件組成檔案基本保管單位 文字文件： 一般一份文件為一件 也可按問(wèn)題、階段等特征組件 圖樣文件： 一套為一件或數(shù)件 數(shù)件：一套圖樣文件數(shù)量多時(shí)，可按結(jié)構(gòu)、 專(zhuān)業(yè)、工序、性質(zhì)、名稱(chēng)等特征分別組成數(shù)件 建議： a、會(huì)議記錄 要求用“會(huì)議記錄紙”進(jìn)行記錄，一次會(huì)議 作為一“件”（按件整理的“件”）。在填寫(xiě)（錄 入）“題名”時(shí)，需要根據(jù)會(huì)議主要內(nèi)容擬寫(xiě)題 名。（以筆記本記錄的可一本一件，如果筆記 本跨年度，歸在最后一年，但不提倡） b、請(qǐng)示與批復(fù)各作為一件，在同一年度的 保管期限要一致，實(shí)體盡可能緊挨著排（請(qǐng)示 與批復(fù)不在同一年度，保管期限不一致，若調(diào) 整堅(jiān)持期限從長(zhǎng)原則，年度不調(diào)整?；驎翰徽{(diào) 整，在鑒定銷(xiāo)毀時(shí)，再進(jìn)行調(diào)整） C、關(guān)系介紹信 一般一人（介紹信和存根）一件 （單獨(dú)存根，可多人一件，最多 20人，但 需托裱；單獨(dú)介紹信，可 2人一件，也需托裱） D、內(nèi)容緊密的材料實(shí)體盡可能排在一起。比 如一次會(huì)議的材料，違紀(jì)案件的材料等。即一 次會(huì)議的材料作為若干件，若干件材料盡可能 緊挨著排列。 四、編寫(xiě)檔號(hào)、頁(yè)號(hào) （一）檔號(hào)： （ 1）類(lèi)目號(hào) （ 2）件號(hào) 編寫(xiě)方法： 如前所述 保管期限的確定： 根據(jù)文件材料的保存價(jià)值（即文件材料對(duì)單位發(fā)展所具有的查考利用價(jià)值），確定文件材料的保管期限。 保管期限分為永久、長(zhǎng)期、 短期三種，具體期限分別為：永久 50年以上； 長(zhǎng)期 15— 50年； 短期 15年以下。 文件材料保管期限劃分參考： A、青島市檔案局《企業(yè)檔案工作制度建設(shè)規(guī)范》 B、財(cái)會(huì)字 [1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 C、國(guó)檔發(fā) [1987]27號(hào)《關(guān)于印發(fā)機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù) 建設(shè)規(guī)范等三個(gè)文件的通知》 D、國(guó)檔發(fā) [1988]4號(hào)《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理 暫行規(guī)定》 加蓋并填寫(xiě)檔號(hào)章： 在每份歸檔文件材料的 首頁(yè) 右上角空白處 加蓋檔號(hào)章， 并按已確定該文件材料的檔號(hào) 填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容。 提 示 作為一件的圖樣材料，應(yīng)分別折疊成 A4幅面，在每張圖紙首面的右上角加蓋 檔號(hào)章并填寫(xiě)同一檔號(hào)章內(nèi)容，在其右 下角逐一填寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 （二）頁(yè)號(hào) 以件為單位，在有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的每頁(yè)文件正面的右下角、背面的左下角從“ 1”起依次標(biāo)注頁(yè)號(hào)。 兩張以上小幅面文件托裱在同一頁(yè)白紙上的，按一頁(yè)編號(hào)。 五、檔案裝盒 固定歸檔文件 工具： （ 1）三角袋 （ 2）不銹鋼裝釘 （ 3）塑料拉桿 （ 4）細(xì)線繩 （ 5）其他 將已固定的歸檔文件材料按檔號(hào)順序裝入檔案盒，裝滿為止。 填寫(xiě)《備考表》 （ 1）說(shuō)明： 填寫(xiě)盒內(nèi)文件材料的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀 等情況以及與盒內(nèi)某份文件反映同一內(nèi)容但載體形式不同， 并另行保存的檔案的檔號(hào)（互見(jiàn)號(hào)）。 （ 2）整理人： 檔案整理人員簽名。 （ 3）檢查人： 歸檔文件質(zhì)量審核人（各部門(mén)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 或檔案管理人員）簽名。 填寫(xiě)檔案盒脊背： 類(lèi)目號(hào)：盒內(nèi)檔案分類(lèi)號(hào) 年度號(hào)：盒內(nèi)文件形成年度代號(hào) 保管期限號(hào)：盒內(nèi)文件保管期限代號(hào) 部門(mén)（內(nèi)容）：盒內(nèi)文件的處理 部門(mén)或主要內(nèi)容。 起止件號(hào)：盒內(nèi)文件的起止順序號(hào)。 在檔案盒正面加蓋立檔單位橫排印章。 位置： 檔案盒正面上方中央 印章離檔案盒上端 10厘米 六、填寫(xiě) 《檔案分類(lèi)目錄》 序號(hào)： 填寫(xiě)檔案在大類(lèi)中的排列順序號(hào) 檔號(hào)： 按檔案檔號(hào)章的檔號(hào)內(nèi)容標(biāo)注 文（圖）號(hào)： 填寫(xiě)文件的文號(hào)、圖號(hào) 責(zé)任者： 填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人 題名 填寫(xiě)文件的標(biāo)題。對(duì)沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不確切的文件，應(yīng)根 據(jù)文件的內(nèi)容補(bǔ)充或重新擬寫(xiě)標(biāo)題外加“ [ ]”號(hào) 頁(yè)數(shù)： 填寫(xiě)每份文件的總頁(yè)數(shù) 日期： 即文件形成時(shí)間。用八位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。 如 2023年 5月 13日寫(xiě)作 20230513 保管期限： 依據(jù)單位制定的保管期限（含在單位歸檔辦法里）填寫(xiě) 文件歸檔時(shí)劃定的保管期限。 位置： 填寫(xiě)檔案存放位置的代字代號(hào) 第三部分 基建項(xiàng)目檔案、照片檔案 管理的一般要求 一、基建類(lèi) 基建項(xiàng)目檔案：基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。 （一）歸檔范圍 前期準(zhǔn)備、建設(shè)實(shí)施、竣工驗(yàn)收、投入運(yùn)行及改擴(kuò)建階段 第一階段 前期準(zhǔn)備階段（前期文件） 基建程序：預(yù)選址 —— 立項(xiàng) —— 土地、環(huán)保預(yù)審 —— 規(guī)劃選址， 申領(lǐng)“選址意見(jiàn)書(shū)” —— 申請(qǐng)前期工作項(xiàng)目計(jì)劃 —— 核發(fā)“建設(shè)用地 規(guī)劃許可證” —— 項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)、申辦用地手續(xù) —— 初步設(shè)計(jì)方案 審核 —— 消防、排水等部門(mén)審查意見(jiàn) —— 核發(fā)“建設(shè)工程規(guī)劃許可 證” —— 招投標(biāo)、施工圖審查 —— 繳納相關(guān)費(fèi)用 —— 辦理質(zhì)監(jiān)、安 監(jiān)等手續(xù) —— 資金審計(jì)等 —— 申領(lǐng)“建筑工程施工許可證” —— 驗(yàn)線 開(kāi)工 —— 工程竣工驗(yàn)收、竣工備案 項(xiàng)目建議書(shū) 項(xiàng)目建議書(shū)是要求建設(shè)某一具體項(xiàng)目的建議文件，是基 本建設(shè)程序中最初階段的工作，是投資決策前對(duì)擬建項(xiàng)目的輪廓 設(shè)想。項(xiàng)目建議書(shū)的主要作用是為了推薦一個(gè)擬進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目的 初步說(shuō)明，論述它建設(shè)的必要性，條件的可行性和獲得的可能性， 供基本建設(shè)管理部門(mén)選擇并確定是否進(jìn)行下一步工作。 可行性研究 項(xiàng)目建議書(shū)一經(jīng)批準(zhǔn)，即可著手進(jìn)行可行性研究。可行性 研究是指在項(xiàng)目決 策前，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目有關(guān)的工程、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等 各方面條件和情況進(jìn)行調(diào)查、研究、分析，對(duì)各種可能的建設(shè)方 案和技術(shù)方案進(jìn)行比較論證，并對(duì)項(xiàng)目建成后的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行預(yù) 測(cè)和評(píng)價(jià)的一種科學(xué)分析方法，由此考查項(xiàng)目技術(shù)上的先進(jìn)性和 適用性，經(jīng)濟(jì)上的盈利性和合理性，建設(shè)的可能性和可行性?？? 行性研究是項(xiàng)目前期工作的最重要的內(nèi)容，它從項(xiàng)目建設(shè)和生產(chǎn) 經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程考察分析項(xiàng)目的可行性，其目的是回答項(xiàng)目是否必 要建設(shè)，是否可能建設(shè)和如何進(jìn)行建設(shè)的問(wèn)題，其結(jié)論為投資者 的最終決策提供直接的依據(jù)。 計(jì)劃任務(wù)書(shū)（設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)） 是確定基本建設(shè)項(xiàng)目，編制設(shè)計(jì)文件的主要依據(jù)。計(jì)劃 任務(wù)書(shū)的內(nèi)容，各類(lèi)建設(shè)項(xiàng)目不盡相同。 專(zhuān)家建議文件 環(huán)境預(yù)測(cè)及影響報(bào)告書(shū)和批復(fù)文件 選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見(jiàn)通知書(shū) 用地申請(qǐng)報(bào)告及縣級(jí)以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)文件 劃撥建設(shè)用地文件 國(guó)有土地使用證 拆遷安置意見(jiàn)、協(xié)議、方案等 1建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件 1建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件 1建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的批復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表 1申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū) 1初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明 1技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明 1有關(guān)行政主管部門(mén)（人防、消防、防疫等）批準(zhǔn)文件或取得 的有關(guān)協(xié)議 1施工圖及其說(shuō)明 1規(guī)劃方案、建筑工程方案審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙 政府有關(guān)部門(mén)對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見(jiàn) 2建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件 2工程質(zhì)量、安全監(jiān)督手續(xù) 2招投標(biāo)、中標(biāo)文件與合同書(shū)（包括承發(fā)包合同或施工合同、 勘察合同、設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同） 2建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位項(xiàng)目部管理人員名單 2工程地質(zhì)和水文地質(zhì)勘察報(bào)告 2投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明 2建設(shè)工程施工許可證 2規(guī)劃驗(yàn)收合格證 2與工程有關(guān)的會(huì)議文件（貫穿全過(guò)程） 第二階段 建設(shè)實(shí)施階段 施工單位（施工文件） （ 1）圖紙會(huì)審 審圖工作必須在開(kāi)工前，接到圖紙后五天內(nèi)完成。圖紙 會(huì)審由建設(shè)單位主持，設(shè)計(jì)和施工單位參加，實(shí)行監(jiān)理的工 程必須有監(jiān)理單位參加。形成記錄并加蓋公章