【正文】 （ 3）工作計劃、總結(jié)等材料； （ 4）各種會議記錄、紀(jì)要、決定等（包括三會材料）； （ 5）工商行政管理方面的材料（包括公司章程、驗資報告等材料）； （ 6）本單位的設(shè)立、關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)及更名、 啟用與廢止印模； （ 7）本單位運轉(zhuǎn)合法性的材料（如工商營業(yè) 執(zhí)照、事業(yè)法人證書、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證、 專業(yè)經(jīng)營許可證等） ； 此類材料從內(nèi)容上講屬 于管理類檔案，但實際工作中往往作為實物檔 案進(jìn)行整理保管 （ 8）本單位文秘、機(jī)要、保密、信訪等方面 的文件材料； （ 9）內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制方面的有關(guān)文件 材料； （ 10）干部職工的任免與招聘、升降、獎懲、 考察、職稱評聘等方面的文件材料； （ 11）干部職工各種關(guān)系介紹信及存根、工資 轉(zhuǎn)移證等； （ 12）干部職工離退休、停薪留職、剩余人員 與復(fù)轉(zhuǎn)退軍人安置等有關(guān)材料； （ 13）勞動保護(hù)、保險方面的材料； （ 14）大事記、組織沿革等編史修志方面的文 件材料； （ 15）法律及公證事務(wù)中形成的文件材料； （ 16）審計方面形成的材料； （ 17）外事方面形成的材料； （ 18）各種年度報表； （ 19）黨、團(tuán)、工會會費收據(jù)； （ 20）違紀(jì)案件的立案報告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見等材料； （ 21）本單位編輯的簡報、出版物樣本與定稿； （ 22）反映本企業(yè)活動的媒體報道等； （ 23）職工、黨員花名冊； （ 24）經(jīng)營決策方面形成的材料（包括發(fā)展規(guī)劃、實施計劃、方案等）； （ 25）物資管理方面形成的材料； （ 26）產(chǎn)品銷售方面形成的材料； （ 27）本單位管理程序文件（或各種規(guī)章制度、 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等）； （ 28）各種合同、協(xié)議（除項目以外的）； （ 29）企業(yè)整頓、認(rèn)證、達(dá)標(biāo)等活動的呈報、審 批材料及合格證、資質(zhì)證書等； 證書應(yīng)作為實物 檔案進(jìn)行整理保管 （ 30）質(zhì)量管理材料； （ 31）能源管理材料； （ 32）安全生產(chǎn)材料； （ 33）環(huán)境保護(hù)材料； （ 34）有保存價值的收發(fā)文（除以上內(nèi)容之外的） （ 35）其他。 即用以固定和反映保管單位檔案排列順序 的一組代碼。 即以件為保管單位的檔案。 檔案 ： 是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 二、歸檔文件整理規(guī)程（文件級） 制定《歸檔文件整理規(guī)程》依據(jù)： ?《歸檔文件整理規(guī)則》 ?《科學(xué)技術(shù)檔案案卷 構(gòu)成的一般要求》 概 念 文件材料 ： 指企事業(yè)單位在籌建、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理 活動中形成的各種形式和載體的記錄。 （四）音像檔案按載體種類分別排架。 （二）會計檔案按財務(wù)報告、賬簿、憑證、 其它分別排架；在各個二級類目中分別按年度 順序排架。1 1 **性質(zhì) **型號設(shè)備第 1件 SB11 1 **性質(zhì) **項目第 1件 JJ11 1 **性質(zhì) **課題第 1件 KY12 1 %%系列 型號產(chǎn)品第 1件 CP21 1 %%系列 %%型號產(chǎn)品第 1件 CP21 1 **系列 **型號產(chǎn)品第 1件 CP12023 16 2023年會計憑證第 16件 KJ43 1 2023年短期的管理類檔案第 1件 （二） KJ16 財務(wù)報告第 6件（歷史以來） KJ21 1 2023年永久性的管理類檔案第 1件 GL2023 3．類目號與件號中間用間隔號“ ”隔開。 （二）件號的編制 1．各類檔案均按照最低一級分類類目為單位編寫案件（以“件”為單位的文件材料）順序號。 （一）類目號的編制 1．一級類目采用大寫漢語拼音字母編寫， 即 GL：管理、 KJ：會計、 CP：產(chǎn)品、 KY：科研、 JJ:基建、 SB:設(shè)備、 SW：實物、 YX：音像。 實物檔案 實物檔案二級類目按實物種類（如證書、 獎狀、錦旗、獎杯、獎牌、廢止的印章等）設(shè) 置。 性質(zhì) —— 型號分類法 使用性質(zhì) 型號 設(shè)備檔案 鍛壓設(shè)備 ……… ……… 金屬切削 設(shè)備 車床 C616 C620 C630 ……… 銑床 ……… 刨床 ……… 磨床 ……… ……… ……… ……… ……… ……… 工序 —— 型號分類法 工藝 工序 型號 設(shè)備檔案 原毛加工 開毛機(jī) ……… 洗毛機(jī) ……… 烘毛機(jī) ……… 毛條加工 梳毛機(jī) ……… 針梳機(jī) ……… 精梳機(jī) ……… 絨線加工 混條機(jī) ……… 粗紗機(jī) ……… 細(xì)紗機(jī) ……… 合紗機(jī) ……… 染整 ……… ……… 照片檔案 按照《青島市照片歸檔與管理規(guī)范》（青 檔字 [2023]14號）執(zhí)行。 6．設(shè)備檔案 設(shè)備檔案的基本分類方法是型號分類法。 4．科研檔案二級類目按課題性質(zhì)設(shè)置，三 級類目按課題設(shè)置（項目少不需要設(shè)置三級類目 的，其二級類目可直接按課題設(shè)置）。 2．會計檔案二級類目按其種類設(shè)置（財務(wù) 報告、會計帳簿、會計憑證、其它）設(shè)置；會 計帳簿、會計憑證、其它的下位類目（即三級 類目）按年度設(shè)置。 第三條 檔案分類 （一） 檔案一級類目的設(shè)置 設(shè)置管理檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建 檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔 案、音像檔案九大類。 附件：文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表 附件：文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表 管理類 : 序號 基 本 范 圍 責(zé)任 部門 保管 期限 1 本單位年度工作計劃 、 總結(jié) 辦公室 永久 2 本單位民主生活會會議記錄 、 紀(jì)要 黨總支 永久 3 黨委評先創(chuàng)優(yōu)文件材料 黨總支 長期 4 本單位機(jī)要 、 文秘 、 保密 、 信訪工作文件材料 辦公室 （ 1） 重要的 永久 （ 2） 一般的 短期 企事業(yè)檔案分類編號辦法 示例： ***檔案分類編號辦法 第一條 為科學(xué)地管理本單位檔案，促進(jìn)檔案信息資源的利用與交流，制定本辦法。交接雙方（指承辦部門和檔案部門）根 據(jù)文件材料移交清單清點，核對無誤后，在 《檔案交接登記表》上 簽字，移交清單由交 接雙方各保留一份。 第九條 歸檔文件材料的整理參照青島市 《歸檔文件整理規(guī)程》（文件級）進(jìn)行 第十條 應(yīng)歸檔的文件材料一般歸檔一份， 重要的和使用頻繁的文件材料可根據(jù)需要確定 歸檔分?jǐn)?shù)。 第七條 文件材料的歸檔范圍 本單位各類文件材料的歸檔范圍及保管期限表 見附件。 第五條 檔案部門應(yīng)及時深入各部門了解、督 促和指導(dǎo)有關(guān)人員做好文件材料的形成及應(yīng)歸檔 文件材料的積累、整理和歸檔工作。 第三條 本單位各部門應(yīng)當(dāng)把文件材料的形 成、積累、整理和歸檔工作，納入本部門的職責(zé) 范圍，列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。 示例： ***文件材料歸檔辦法 第一條 為規(guī)范本單位文件材料歸檔工作， 豐富、完善本單位檔案信息資源，依據(jù)有關(guān)規(guī) 定，制定本辦法。歸檔范圍主要解決以下問題：本單位哪些材料有保存價值因而應(yīng)該歸檔，分別應(yīng)該由哪些部門負(fù)責(zé)收集。 企事業(yè)文件材料歸檔辦法 此辦法主要包括：文件材料的歸檔要求、歸檔范圍、歸檔時間、整理要求、歸檔手續(xù)等。 （ 5）《企事業(yè)檔案利用制度》的主要內(nèi)容： a 利用檔案的方式與手續(xù)； b 利用重要檔案的批準(zhǔn)權(quán)限； c 利用檔案時應(yīng)遵守的規(guī)定； d 檔案利用效果統(tǒng)計方法。 (3)《企事業(yè)檔案鑒定銷毀制度》的主要內(nèi)容： a 檔案鑒定的方法； b 檔案鑒定的程序； c 檔案銷毀及后期檔案整理的基本要求。第一部分 企事業(yè)檔案工作規(guī)章制度 第二部分 歸檔文件整理規(guī)程（文件級） 第三部分 基建項目檔案、照片檔案管理的一般要求 第四部分 全宗卷 第一部分 企事業(yè)檔案工作規(guī)章制度 體系構(gòu)成： 企事業(yè)檔案管理辦法 企事業(yè)文件材料歸檔辦法 企事業(yè)檔案分類編號辦法 企事業(yè)檔案庫房管理制度 企事業(yè)檔案鑒定銷毀制度 企事業(yè)檔案利用制度 企事業(yè)檔案保密制度 企事業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制等等 制定企事業(yè)檔案工作制度的基本原則 （ 1）符合國家法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定 （ 2）適用、可行，符合企事業(yè)實際情況 （ 3）全面、具體，有較強(qiáng)的可操作性 （ 4）措施得力，形成有效的激勵約束機(jī)制 制定企事業(yè)檔案工作制度的程序 （ 1）企事業(yè)從事檔案工作的部門或人員依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定，結(jié)合企事業(yè)實際，提出企事業(yè)檔案工作制度體系方案，擬寫檔案工作規(guī)章制度初稿 （ 2）廣泛征求各有關(guān)部門對檔案工作制度初稿 的意見 （ 3）修改、完善相關(guān)規(guī)章制度，部門負(fù)責(zé)人 審核，形成檔案工作規(guī)章制度送審稿 （ 4）報單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)，以 企事業(yè)正式制度或標(biāo)準(zhǔn)的形式印發(fā)執(zhí)行 （ 5）補(bǔ)充修改企事業(yè)相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn) 企事業(yè)檔案工作各項規(guī)章制度的主要內(nèi)容 （ 1）《企事業(yè)檔案管理辦法》的主要內(nèi)容： a 檔案工作的基本原則； b 檔案管理體制及其職責(zé)； c 文件材料的形成與歸檔； d 檔案的管理：包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等規(guī)定； e 獎勵與處罰。 (2)《企事業(yè)檔案庫房管理制度》的主要內(nèi)容： a 檔案庫房管理的原則； b 檔案保護(hù)所采取的相應(yīng)措施和基本要求。 （ 4）《企事業(yè)檔案保密制度》的主要內(nèi)容： a 保密工作的組織； b 密級檔案的管理； c 利用密級檔案的程序； d 利用密級檔案應(yīng)遵守的規(guī)定。 （ 6）《企事業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制》的主要內(nèi)容： a 分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)； b 檔案部門負(fù)責(zé)人工作職責(zé)； c 檔案部門檔案員工作職責(zé)； d 部門兼職檔案員工作職責(zé)。 此辦法重點是歸檔范圍。 歸檔范圍作用重大，對單位文件材料收集工作有著重要的指導(dǎo)作用。 第二條 本辦法所稱本單位文件材料，是指本 單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的各種形式 和載體的記錄。 第四條 各部門擔(dān)負(fù)文件材料積累、整理和 歸檔業(yè)務(wù)的人員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，確保文 件材料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和及時歸檔。 第六條 文件材料歸檔的基本要求 （一）歸檔文件的制作和書寫材料應(yīng)當(dāng)有益于 長久保存，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、 紅墨水、復(fù)寫紙、熱敏紙； （二）歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、簽批 手續(xù)完備； （三）歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門或項目負(fù)責(zé)人 審定； （四）歸檔文件材料的整理應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)、規(guī)范； （五）音像材料（包括照片、錄音、錄像等） 和實物要與文字說明一起歸檔；外文材料要與翻 譯材料一起歸檔；電子文件要與紙質(zhì)文件一起歸 檔。