文秘__時間管理與日程安排(編輯修改稿)
2025-03-27 20:29 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 （ 一本為上司用，另一本為自己用） 工作日志通常兩本：上司使用；自己使用 使用工作方法： 提前了解，當日一早再次確定補充 在自己日志上標明當日應完成的任務 輸入信息，先用鉛筆，確認后用水筆正式標明，還可使用不同色彩 信息完整（時間、地點、姓名、聯(lián)絡） 當日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化 上司日志變化的同時，更改自己的日志，做好更變的善后工作 自己的日志要標明上司活動的準備工作，逐項落實 協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計劃 注意事項 ? 秘書日志比上司日志更為細、詳、準、繁 ? 若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達 ? 預有足夠的時間來安排會議 上司工作日志的內(nèi)容 （ 1）上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動（要記錄清楚時間、地點、內(nèi)容） （ 2）內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會時間） （ 3）單位外部參加會議、活動、約會（要記錄清楚時間、地點、細節(jié)、聯(lián)絡方式） （ 4）個人的安排（看?。? （ 5）私人的信息（親屬生日） 時間 活動內(nèi)容 地點 參與人員 備注 8 ： 30 部門經(jīng)理例會 公司會議室 各部門經(jīng)理（張紅、李曉、彭麗） 9 ： 00 10 ： 00 總經(jīng)理面試營銷總監(jiān) 總經(jīng)理辦公室 面試人員（五位：ABCDE） 11 ： 00 12 ： 00 總經(jīng)理聽取培訓經(jīng)理匯報并共進午餐 公司餐廳 培訓經(jīng)理 許峰 13 ： 00 14 ： 00 總經(jīng)理與法律顧問會面 總經(jīng)理辦公室 法律顧問鄭直） 15： 00 16： 00 JB項目團隊會議 項目主要負責人（ F、G、 H、 J、 K） 注意事項 ? 所有日程安排，均由上司的意向決定，高級秘書的任務是使其規(guī)范化、系統(tǒng)化表格化。 ? 每周每日的工作活動都不能排得太滿，要留出適當?shù)目障?，以便安排臨時性工作，同時要考慮上司的習慣，留出其處理日常公務的時間。 ? 兩項活動之間要留出適當?shù)拈g隔，尤其對外出的活動，一定要給上司留出足夠的路途上所需的時間。 秘書日志內(nèi)容 ? 包含上司日志內(nèi)容 ? 上司各項工作活動的準備事宜 ? 上司交辦的工作 ? 自己職責中應作的工作（撰寫總結、值班） 工作日志 — 總經(jīng)理秘書日志（表 23） 9月 28日（星期五）， 2023 時間 地點 活動內(nèi)容 備注 09： 00 辦公室 工作人員會議日程 09： 30 會議室 會議開始進行 帶 A文件 10： 30 辦公室 會議結束，整理信函 10： 45 辦公室 信函分類處理，文件經(jīng)理簽字 11： 00 辦公室 打字機維修工維修打字機 11： 30 辦公室 約會提醒：王總會見貝爾先生 12： 00 銀行 匯款：人民幣、美元 14： 30 辦公室 工作人員會議記錄 15： 00 區(qū)郵政局 郵寄公司信函 17： 00 大森林酒店 18： 00開始的招待會，提醒總經(jīng)理 日志的變更 ? 原定結束時間延長超時 ? 追加緊急的或新添的項目 ? 項目的時間調整、變更 ? 項目的終止或取消 ? 注：應盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍 針對變更，秘書應注意 ?安排活動之間要留 1015分鐘左右的時間間隙 ?項目調整，應遵循先急重后輕緩的原則 ?變更后，做好通知、說明原由，防止誤解 ?檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改 注意事項 ?確保上司日志信息的保密
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