檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)(編輯修改稿)
2025-03-26 15:59 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 、移交質(zhì)量、移交時(shí)間、移交手續(xù)等。 進(jìn)館范圍 進(jìn)館范圍針對(duì)每個(gè)檔案門類，都進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定。需要特別指出的是，集團(tuán)普發(fā)性文件材料，各一級(jí)公司及辦事處不應(yīng)將其列入進(jìn)館范圍，以避免重復(fù)進(jìn)館。對(duì)已立卷整理的檔案，各單位應(yīng)從中永久、長期卷中剔除集團(tuán)普發(fā)性文件。 移交要求： 完整性：一個(gè)立檔單位應(yīng)該移交的檔案，其年度、門類、構(gòu)件、載體不可缺漏，以維護(hù)立檔單位完整的歷史面貌。（各種編研資料） 價(jià)值性：向檔案館移交的檔案，必須具有永久和長期保存價(jià)值的。 系統(tǒng)性：移交的檔案必須是按規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)過分類、整理、編目的，不可雜亂無章。檢索工具和有關(guān)資料隨同移交。 關(guān)于各類檔案的進(jìn)館范圍 1移交檔案進(jìn)館時(shí)，須同時(shí)移交本單位編制的檔案目錄及對(duì)檔案內(nèi)容具有補(bǔ)充作用的各種刊物和專題材料。 2具有相應(yīng)電子文件的文書檔案，移交進(jìn)館時(shí)其電子文件及電子目錄一并移交進(jìn)館。無電子文件的紙質(zhì)文書檔案，移交進(jìn)館時(shí)亦須將其檔案目錄錄入磁盤，一并移交進(jìn)館。 3凡首次移交檔案進(jìn)館的單位，應(yīng)負(fù)責(zé)編寫本單位歷史沿革（包括本單位性質(zhì)、職能、隸屬關(guān)系、主要領(lǐng)導(dǎo)人任職情況及本單位檔案分類編號(hào)方法等）。 4凡進(jìn)館的檔案必須紙質(zhì)優(yōu)良，字跡、圖像清楚，案卷標(biāo)題簡明確切，選用耐久性能好的墨汁、碳素墨水書寫檔案盒封面等。 5移交檔案的單位應(yīng)負(fù)責(zé)填寫移交目錄一式三份，由招商局檔案館保存兩份，移交單位保存一份。 6各單位對(duì)其準(zhǔn)備移交進(jìn)館的檔案應(yīng)先行自檢，然后經(jīng)招商局檔案館派人檢查認(rèn)可后，方可正式辦理移交手續(xù)。 組織沿革的編寫 組織沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)單位的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的檔案參考資料。內(nèi)容包括：單位的歷史概況、機(jī)構(gòu)名稱演變，建立、撤銷或合并的時(shí)間、原因，隸屬關(guān)系，性質(zhì)任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)人員的變動(dòng)，以及編制的擴(kuò)大縮小、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和辦公地址遷移等情況。主要包括五要素：單位性質(zhì)和主要職能，隸屬關(guān)系，人員編制，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，領(lǐng)導(dǎo)成員的組成 。 組織沿革編寫方法有四種： ? 編年法 ? 系列法 ? 階段法 ? 問題法 ? 編年法：以時(shí)間為主線，先將材料按年度分開，再按年度順序，逐年列出本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員任免等情況。這種方法適用于組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常變化的單位。 ? 系列法：以組織機(jī)構(gòu)為主線，將第一機(jī)構(gòu)及其主要領(lǐng)導(dǎo)成員的變化作為一個(gè)系列編者按寫出。這種子方法能夠比較清楚地反映一個(gè)單位整個(gè)組織體系和每一個(gè)機(jī)構(gòu)及其主要領(lǐng)導(dǎo)成員的變化情況，適用于組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的單位。 ? 階段法：將本單位歷年發(fā)展變化的情況劃分為若干個(gè)自然階段，在每個(gè)階段內(nèi)采用以單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為主線的方法進(jìn)行編寫。這種方法很大程度上是編年法和系列法的結(jié)合。 ? 問題法：將單位自身各方面的沿革情況分別列為一個(gè)個(gè)問題，然后逐一問題加以記述，比如，機(jī)構(gòu)變更、人員更替一項(xiàng)一項(xiàng)說。 單位名稱 當(dāng)時(shí)的名稱 單位地址 隸屬關(guān)系 起止時(shí)間 領(lǐng)導(dǎo)班子成員 姓名 性別 職務(wù) 任期 股東單位 股東名稱 占股比例（股份制企業(yè)填寫） 內(nèi)部機(jī)構(gòu) 行政人事部 業(yè)務(wù)部 XX部 人員編制 主要職能 主要負(fù)責(zé)人 XXX XXX XXX XXX XXX XXX
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