【文章內(nèi)容簡介】 好處與成長 ● 向部屬說明為何選擇他來擔任這項任務，使部 屬因自尊心與榮譽感而產(chǎn)生執(zhí)行的意愿。 ● 征求部屬對執(zhí)行這項任務的看法以及執(zhí)行方法 有個管理者正在等一通重要電話，突然訪客到來，不得不親自接待：於是吩咐今年剛進公司服務的一女職員說：「有位王先生若打電話來，我人在會客室」後，就匆匆離開了辦公室。 一小時候，這位主管擔心電話的事，於是返回辦公室問女職員說：有沒有王先生的電話？她隨即回答：「有啊！我說你正在會客室會客，他就說，晚一點再打來好了?！轨妒牵鞴鼙硎菊f：「我的意思是，如果王先生打電話來就接到會客室去，下次再打來一定要叫我！」 當這位主管會客完畢回到座位上時，那位女職員因家中有急事提早下班，另一新來的職員向他報告說：「有位王先生來過電話，有留他的電話號碼」 案例分析 (四 ).命令的口氣與進行方式 說到下命令，主管最常有的問題是：該用什么口氣來說。我們在下面列舉了 5 種適用于不同情況下命令的口氣，供您參考。 ▲ 吩咐 ● 使用時機：緊急狀況，或需要嚴格控制工作結果 與過程時。 ● 使用原則：管理者承擔命令成敗的一切責任，部 屬只是奉命行事。 ● 例句：「請你照這格式打字后，立即用限時信寄 出去。」 ▲ 請托 ● 使用時機：一般狀況，或部屬可選擇彈性做法時 ● 使用原則：部屬可提出自己的建議或創(chuàng)意。 ● 例句：「請你參考這個例子來設計生產(chǎn)報表的格 式，好嗎？」 ▲ 詢問 ● 使用時機：為激發(fā)部屬的意愿或責任感時。 ● 使用原則：管理者與部屬在同一立場上。 ● 例句：「我認為這樣做比較好，你認為呢？」 ▲ 暗示 ● 使用時機：用暗示的方式就可以使部屬自動完成 工作，或要啟發(fā)部屬的積極態(tài)度時。 ● 使用原則：管理者只傳達命令的大概輪廓，而讓 部屬自動去完成任務。 ● 例句：「如果把桌子重新排列，辦公室可能寬一 點?！? ▲ 征求 ● 使用時機：當分配的工作 超出部屬的職務內(nèi)容范圍時 不能強制部屬接受時 含有危險性質(zhì)時 狀況與平常不同時 ● 使用原則：管理者承擔命令成敗的一切責任， 如有必要，尚需要身先士卒并協(xié)助 部屬執(zhí)行任務。 ● 例句：「我們必須連夜趕工，有沒有人愿意擔 任這份工作？」 總務李課長吩咐會議室負責人王寶說，營業(yè)經(jīng)理要于周四下午召開推銷會議，要他事前把大會室準備好。于是，王寶隨口問課長：「就像平常一樣？」李課長回答說：「沒錯！」。會議前一天黃昏，營業(yè)經(jīng)理問李課長為什么會議還沒準備好。于是，李課長便問王小寶究竟是怎么一回事。王寶看了自己的筆記本后回答說：「明天上午一定能準備好，有兩個小時就夠了」。李課長說：「營業(yè)課將開會時間改在上午舉行。前天我不是把營業(yè)課的開會申請單送給你了嗎？」王寶當天工作忙，所以還沒看。因此王寶就跟課長說：「我還沒看申請單」然后，他盡快召集人員，向平常一樣布置會議室。此時，營業(yè)課員過來說：「我不是交代過桌子要這樣排嗎！」邊嘀咕著，邊又把會議桌重新排好。 案例分析 參 . 控制的方式 (一 ).控制的階段流程 控制不是一個行動（ Action）而是一個過程（ Process） ，因此它是一種有觀察性的管理方式。換言之，控制要經(jīng)過三個階段： ● 掌握事實 ● 分析事實 ● 實施 ▲ 掌握事實 在尚未實施控制的各種方法前，我們 應先收集在執(zhí)行計劃時的各種相關資 料，如； ● 誰在執(zhí)行？ ● 執(zhí)行到那個階段？ ● 執(zhí)行的成果是什么？ ● 在那里執(zhí)行？ ▲ 分析事實 把相關的資料收集完整后，就要開始把資 料與計劃中的標準與要求做比較，如： ● 執(zhí)行的方式與結果是與原定計劃中的要 求與標準一致？ ● 目前造成計劃不能完成的原因在那里？ ● 造成這些問題的原因是不是人為的？ ▲ 實施 事實分析完畢后，要根據(jù)這些資料來 想一對策，也可能是要重新限制部屬 的權責范圍，可能是要增加主管指導 、監(jiān)督的程度?？刂撇皇窃诔隽藛栴} 后才來檢討、實施，而是在計劃尚未 開始之前，就要預先想到各種可能會 遇到的困難，事先做出各種防范未然 的準備。因此，控制應該是每一個工 作計劃中的一部份。 新進人員鄭百川進公司后，被分派到現(xiàn)在黃課長的單位，鄭百川即做些幫助黃課長的工作。某天，黃課長吩咐鄭百川在明天以前寫好要頒發(fā)給各相關部門用的「品質(zhì)不良報告書。」該報告書是，上個月才決定為每月要報告的文件之一，本月是第二次，但對鄭百川而言，是第一次獨自承擔完整的工作。黃課長認為，百川到公司已半年以上，基本上的工作要領應該都懂。而且，有上月份的報告書可供參考。百川聽完黃課長簡單的說明后，開始參考上月份的資料，好不容易完成，并送交黃課長。 案例分析 黃課長，翻閱報告書后，發(fā)現(xiàn)報告有出入。上個月，廠的生產(chǎn)線做了變更，作業(yè)天數(shù)應會減少才對。黃課長告訴鄭百川有錯誤后，立即出去參加下一個會議。鄭百川手上沒有工廠生產(chǎn)線變更的資料，雖然已查核報告書，看不出何處有錯誤，因此覺得不知所措。到了下班時，黃課長尚未到座位。故只好把報告書放在黃課長桌上，疑惑不安的心情回家。當天晚上，黃課長一