【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 繪 制 過 程 流 程 圖 的 技 巧 本 章 節(jié) 中 介 紹 了 兩 種 流 程 圖 和 分 析 技 巧 : 過 程 分 解 流 程 圖 和 職 能 分 布 流 程 圖 。過 程 分 解 流 程 圖 過 程 ______________________________________________________________子過 程 __________ __________ __________ __________ __________繪 制 流 程 圖 繪 制 過 程 流 程 圖 的 技 巧 (續(xù) )職能 分 布 流 程 圖 明 確 子 過 程 (比 過程分解 圖 更 為 詳 細(xì) )核 心過 程 步 驟 責(zé) 任 員 工 主 管 材 料 管 理 計(jì) 劃 員 登 記 定 單 定 單 排 序 技 術(shù) 規(guī) 格 評(píng) 估 材 料 發(fā) 放 計(jì) 劃 生 產(chǎn) 檢 驗(yàn) 發(fā) 放 NNYY將 過 程 圖 表 化過 程 分 解 流 程 圖? 過 程 分 解 流 程 圖 只 是 使 用 兩 個(gè) 級(jí) 別的細(xì)節(jié)簡(jiǎn) 單 地 勾 畫 出 一 個(gè) 過 程 。 第 一 級(jí) 著 重 在 過 程 的 主 要 步 驟 ， 第 二 級(jí) 列 出 每 一 個(gè) 主 要 步 驟 下 的 子 過 程 。? 特 性 – 不 需 要 使 用 特 殊 的 符 號(hào) 或 工 具– 不 顯 示 延 期 ， 決 策 點(diǎn) ， 和 反 饋 環(huán) 節(jié) – 與隨后的職能分布流程圖相配合? 怎 樣 繪 制 組 織 分 布 流 程 圖– 1. 在 流 程 圖 的 起 點(diǎn) 和 終 點(diǎn) 上 達(dá) 成 一 致 。 – 2. 從 頭 至 尾 確定 4 到 8 個(gè) 主 要 步 驟 或 階 段 來 描 述 此 過 程 。 將 這 些 步 驟 在 流 程 圖 上 在 水 平 方 向 列 出 來。 – 3. 將 每 一 個(gè) 主 要 步 驟 分 解 成 3到 7 個(gè) 次 要 步 驟 。 將 次 要 步 驟 在 相 應(yīng) 的 主 要 步 驟 下 面 列 出 來 。– 4. 檢 查 流 程 圖 ，作 必 要 的 修 改 。重 新 整 理 步 驟 ，合 并 次 要 步 驟 ， 校 訂 主 要 和 次 要 步 驟 的 描述 ，使 其 能 夠 準(zhǔn) 確 得 描 述 該 過 程– 5. 在 流 程 圖 的 匯 報(bào) 格 式 上 達(dá) 成 一 致 。細(xì) 節(jié) 的 等 級(jí) 職 能 分 布 流 程 圖 同 過 程 分 解 流 程 圖 一 樣 ， 職 能 分 布 過 程 按 照 順 序 描 述 了 該 過 程。 職 能 分 布 流 程 圖 也 標(biāo) 注 了 每 一 個(gè) 步 驟 在 哪 里 實(shí) 施 和 涉 及 的 人 員 。特 性 ? 圖 標(biāo) ， 如 下 頁(yè) 所 示 ， 用 來 標(biāo) 注 過 程 流 程 ， 決 策 點(diǎn) ， 和 實(shí) 施 的 活 動(dòng) 。? 通 常 要 花 費(fèi) 大 量 的 時(shí) 間 來 準(zhǔn) 備 職 能 分 布 圖 ， 但 是 它 們 對(duì) 在 實(shí) 施 改 進(jìn) 之 前 充 分 理 解 此 過 程 是 非 常 有 用 的 。繪制 它 們 需 要 從 熟 悉 此 過 程 的 每 一 個(gè) 區(qū) 域 的 人 那 里 得 到 所需 的 信 息 。過 程 中 的 步 驟 過 程 流 程 圖 圖 標(biāo) 注 意：是 箭 頭 起 源 于 菱 形 符 號(hào) 下 面 ，表 示 達(dá) 到 客 戶 滿 意 的 最 短 途 徑 圖 標(biāo) 不是是 起點(diǎn)和終點(diǎn) 確定過程邊界 活動(dòng) 描述過程中必要的和不必要的活動(dòng)。 決策 表明過程中的決策點(diǎn)和出現(xiàn)的循環(huán)。同樣適用于接受、據(jù)收、批準(zhǔn)，等等。 箭頭 代表一個(gè)過程的路徑 /流程。 輸入或輸出 標(biāo)示重要的輸入或輸出數(shù)據(jù)，但沒有具體描述 過程連接點(diǎn) 與其它頁(yè)或過程連接。A 活動(dòng)號(hào)碼 按照實(shí)施的順序來標(biāo)示活動(dòng)D 決策號(hào)碼 按照實(shí)施的順序來標(biāo)示決策點(diǎn)怎 樣 建 立職 能 分 布 流 程 圖1. 建 立 過 程 的 起 始 和 結(jié) 束 邊 界 (起 點(diǎn) 和 終 點(diǎn) )。 2. 按 順 序 列 出 過 程 的 每 一 個(gè) 步 驟 。 3. 用 水 平 軸 線 表 示 每 一 個(gè) 實(shí) 施 步 驟 的 位 置 / 責(zé) 任 。 描 述 個(gè) 體 (工 作 頭 銜 / 職 位 )、 具 體 位 置 、 或 工 作 職 能。 4. 在 圖 中 豎 著 畫 出 一 欄 ， 并 對(duì) 過 程 中 的 每 一 個(gè) 步 驟 進(jìn) 行 標(biāo) 注 。 5. 列 出 組 成 過 程 的 步 驟 、 活 動(dòng) 、 和 決 策 。 腦 力 風(fēng) 暴 可 以 幫 助 我 們 完 成 此 項(xiàng) 工 作 并 使 每 一 個(gè) 人 都 在 同 一 水 平 線 上 思 考 問 題 。6. 明 確 實(shí) 際 執(zhí) 行 過 程 中 這 些 步 驟 的 順 序 。 此 時(shí) 避 免 試 圖 對(duì) 此 過 程 進(jìn) 行 改 進(jìn) 。7. 當(dāng) 需 要 進(jìn) 行 下 列 解 釋 時(shí) 可 以 用 箭 頭 來 表 示 方 向 ：? 過 程 中 的 某 一 時(shí) 間 段 由 誰 來 作 哪 些 工 作 ? 每 一 個(gè) 步 驟 在 哪 里 進(jìn) 行 實(shí) 施? 兩 個(gè) 步 驟 之 間 必 須 經(jīng) 過 的 距 離? 指 出 過 程 中 那 里 會(huì) 離 開此 過 程 、 在 那 里 返 回 ? 事 件 的 順 序8. 構(gòu) 建 職 能 分 布 流 程 圖建 立 一 個(gè) 過 程 流 程 圖 幫 助 提 示 ? 保 持 簡(jiǎn) 潔 。 盡 可 能 用 少 量 語 言 標(biāo) 示 豎 欄 的 內(nèi) 容 和 工 作 步 驟 。 ? 如 果 工 作 超 出 并 返 回 此 過 程 ： 另 用 一 欄 單 獨(dú) 標(biāo) 出 它 的 “外 部 活 動(dòng) ” ， 或 者 在 流 程 圖 中 超 出 的 地 方 建 立 一 欄 表 示 其 去 向 (部 門 負(fù) 責(zé) 人 、 工 程 師 , 等 等 )。 ? 參 與 此 過 程 的 個(gè) 人 應(yīng) 包 括 在 流 程 圖 的 繪 制 小 組 中 。 這 些 雇 員 應(yīng) 該 是 對(duì) 此 過 程 非 常 熟 悉 并 同 將 來 任 何 過 程 變 化 息 息 相 關(guān) 的 人。 ? 在 開 始 時(shí) 幾 乎 不 存 在 對(duì) 過 程 的 共 同 觀 點(diǎn) 。 小 組 中 的 每 個(gè) 成 員 擁 有 過 程 中 每 一 獨(dú) 立 部 分 中 的 具 體 知 識(shí) ， 他 們 通 常 不 會(huì) 考 慮 到 每 個(gè) 獨(dú) 立 部 分 是 如 何 同 全 局 相 關(guān) 聯(lián) 的 。提 示 例 子 ： 職 能 分 布 流 程 圖例 子 次 要 過 程 輸 入 定 單 批 準(zhǔn) 定 單 采 購(gòu) 制 造 申 請(qǐng) 傳 送 發(fā) 運(yùn) 付 款 部 門 .A1A4 A3 A2A5 A6 A7 A8A9 D1D2A10A11A12A13 A14 A15 A16 A17 A18D3 A19 A20 A21 A22銷 售 處 訂 單 部 信 用 或 收 集 交 通 發(fā) 運(yùn) 和 記 錄 生 產(chǎn)和 質(zhì) 量 控 制 采 購(gòu) 付 款 帳 號(hào) 和 記 錄 庫(kù) 存 控 制 目 標(biāo)建 立 一 個(gè) 職 能 分 布 流 程 圖 . 指 導(dǎo)1. 復(fù) 習(xí) 前 頁(yè) 的 指 導(dǎo) 及 幫 助 提 示。 2. 在 便 簽 紙 上 列 出 所 有 的 部 門 及 /或 職 能 , 每 張 紙 列 出 一 個(gè) 職 能 或 部 門 . 按 照 它 們 發(fā) 生 的 順 序 , 把 它 們 水平 排 放 在 圖 表 的 上 邊。 3. 把 圖 表 中 的 子 過 程 和 活 動(dòng)自 上 而 下 地 排 列 在 新 的 圖 表 上 , 隨 過 程 的 發(fā) 生 , 把 它 們 由 左 向 右 , 由 上 而 下 的 調(diào) 整 . 把 以 前 并 未 列 出 的 新 活 動(dòng) 寫 在 便 簽 紙 上 并插 入 表 中 相對(duì) 應(yīng)的地方 。 過 程 中 會(huì) 出 現(xiàn) 更 多 的 細(xì) 枝 末 節(jié) , 除 非 必 要 , 不 要 把 每一 項(xiàng) 任 務(wù) 或 無 關(guān) 緊 要 的 步 驟 列 在 表 中 . 不 要 用 線 連 接 便 簽 紙 這 一 工 作 將 在 稍 后 進(jìn) 行 , 如 果 提 前 使 用 只 會(huì) 把 圖 表 復(fù) 雜 化。 4. 在 便 簽 紙 上 還 要 按 先 前 介 紹 的 畫 出 所 有 需 要 的 流 程 圖 圖 標(biāo) (決 策 框 , 起 /終點(diǎn) , 輸 入 /輸 出 及 過 程 連 接 點(diǎn) )。 把 這 些 圖 示 依 恰 當(dāng) 的 順 序 和 位 置 附 在 圖 表 上。 5. 職 能 分 布 流 程 圖 完 成 之 后 , 用 線 連 接 圖標(biāo)。 做 好 準(zhǔn) 備 , 把 它 展 示 給 其 他 的 學(xué)員。 練習(xí) : 職能分布流程圖活動(dòng)定 性 分 析? 改 進(jìn) 標(biāo) 準(zhǔn) 介紹 – 在 具 體 衡 量 及 分 析 某 一 過 程 之 前 , 小 組 通 常 可 以 識(shí)別 快 速 簡(jiǎn) 單 的 機(jī) 會(huì) 來 進(jìn) 行 重 大 的 改 進(jìn) . 通 常 這 些 “速 贏 ”足 以 完 成 小 組 的 改 進(jìn) 目 標(biāo) .? 客 戶 增 值– 只 有 在 以 下 情 況 下 , 一 個(gè) 活 動(dòng) 可 以 被 描 述 為 為 客 戶 增 加 價(jià) 值 :? 客 戶 認(rèn) 可 該 價(jià) 值? 將 產(chǎn) 品 向 客 戶 所 期 待 的 方 向 改 變? 首 次執(zhí)行即正 確 完 成? 運(yùn)作 增 值– 該活 動(dòng) 增 加 了 運(yùn) 作價(jià)值 沒 有 為 客 戶 增 加 價(jià) 值但 : ? 用于 維 持 工作間 從 事 客 戶 增 值 活 動(dòng) 的 能 力? 出于 合 約 或 其 它 法 規(guī) 的 要 求? 出 于 健 康 , 安 全 , 環(huán) 境 或 人 員 發(fā) 展 的 原 因 . ? 首 次執(zhí)行即正 確 完 成? 出 于商 業(yè) 風(fēng) 險(xiǎn) 管 理的需要增值分析增 加 價(jià) 值 分 析? 一 個(gè) 準(zhǔn) 備 對(duì) 某 一 過 程 進(jìn) 行 價(jià) 值 分 析 的 小 組 首 先 會(huì) 針 對(duì) 過 程 中 的 每 一 步 驟 提 出 一 些 問 題。 問 題 可 以 包