會(huì)議策劃與會(huì)前準(zhǔn)備工作概論(編輯修改稿)
2025-03-14 10:55 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 5月 12日召開慶祝會(huì)是夠合適？公司慶祝會(huì)在春節(jié)前夕還是清明期間？工作總結(jié)會(huì)安排在周五還是周三？ 任務(wù)四 擬定會(huì)議議程和日程 ? 議程與日程的區(qū)別： ? 議程是綱領(lǐng)性的會(huì)議指南（突出重點(diǎn)） ? 日程是會(huì)議各項(xiàng)工作的細(xì)化（越細(xì)越好） ? 參考教科書 P35案例（政協(xié)會(huì)議議程與日程） ? 議程本質(zhì)是一張說明書、日程本質(zhì)是一張時(shí)間表 任務(wù)四 擬定會(huì)議議程和日程 ? W公司位于廣州， 10月份要開展一年一度的校園招聘了。此次人力資源部決定由經(jīng)理（男性）、主管（男性）、文員（女性）三人參加。 ? 今年招聘地點(diǎn)定位武漢三所高校以及廣西桂林兩所高校。分別是武漢理工大學(xué)、湖北工程學(xué)院、湖北大學(xué)、桂林電子科技大學(xué)、桂林理工大學(xué)。每個(gè)學(xué)校招聘時(shí)間為兩天。 ? 每個(gè)學(xué)校招聘安排為：第一天校園宣講、收取簡(jiǎn)歷、篩選簡(jiǎn)歷；第二天上午無領(lǐng)導(dǎo)小組討論，下午單獨(dú)面試。 ? 錄取結(jié)果待行程全部結(jié)束后一周內(nèi)通知。 作業(yè)一 ? 此次招聘，希望一次性進(jìn)行完兩地五校的招聘工作。假如你是公司人事文員，請(qǐng)為此次招聘活動(dòng)制定《行程表》及《日程表》。 ? 總預(yù)算 1萬人民幣 作業(yè)一 ? 住宿要求：不住商務(wù)酒店，優(yōu)選正三星賓館，同一城市不換酒店 ? 吃飯要求：公司實(shí)報(bào)實(shí)銷 ? 長(zhǎng)途交通工具：飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙或高鐵二等座 ? 市內(nèi)交通工具：的士 ? 其他：工作人員在每個(gè)城市可以選擇 12個(gè)景點(diǎn)游覽，每個(gè)城市除吃飯外選擇兩家小吃供同事放松（不入預(yù)算） ? 請(qǐng)充分利用攜程網(wǎng)、坐車網(wǎng)、同程旅游、 12306等網(wǎng)站進(jìn)行上述活動(dòng)的日程安排并列出費(fèi)用 作業(yè)一 ? 會(huì)議地址的選擇： ? 專業(yè)因素：大豆生產(chǎn)會(huì)議、煤炭開發(fā)會(huì)議、改革會(huì)議 ? 交通因素：武漢的特殊性 ? 媒體因素：國企為何到香港開會(huì) ? 地理因素：公司巴厘島年會(huì) ? 氣候因素：北戴河會(huì)議 ? 政治、經(jīng)濟(jì)、文化因素：為何奧運(yùn)會(huì)由北京申辦、為何G20在杭州召開 任務(wù)五 確定會(huì)議地點(diǎn)及場(chǎng)所 ? 確定城市后，確定場(chǎng)所 ? 交通便利：方便到達(dá) ? 會(huì)場(chǎng)大?。黄骄咳?23平方 ? 場(chǎng)地設(shè)備：物業(yè)支持系統(tǒng)、會(huì)議系統(tǒng) ? 私密性及安保措施：不受外界以及內(nèi)部干擾，謝絕參觀、關(guān)掉手機(jī)，良好的隔音設(shè)備 ? 停車場(chǎng)及消防 ? 場(chǎng)地費(fèi)用 任務(wù)五 確定會(huì)議地點(diǎn)及場(chǎng)所 ? 餐飲娛樂：餐飲與住宿、會(huì)議地點(diǎn)盡可能在一個(gè)場(chǎng)所內(nèi)或相隔較近 ? 會(huì)議服務(wù)：茶歇提供、同聲傳譯 任務(wù)五 確定會(huì)議地點(diǎn)及場(chǎng)所 一、確定會(huì)議召開城市原則： ?公司總部所在地 ?公司生產(chǎn)基地所在地 ?公司營銷總部所在地 ?公司總部附近的中心城市 ?公司業(yè)務(wù)區(qū)域的地理中心所在地 ?進(jìn)出口企業(yè)重要的貨物進(jìn)出口岸 ?公司股票上市地點(diǎn) 任務(wù)五 確定會(huì)議地點(diǎn)及場(chǎng)所 ? 參考 P44案例 二、確定會(huì)議場(chǎng)所： ? 交通情況：區(qū)分長(zhǎng)途參會(huì)者和本地參會(huì)者 ? 物業(yè)支持系統(tǒng)：會(huì)議室大小、空調(diào)、暖氣、照明、安保、通風(fēng)、餐廳、住宿 ? 會(huì)議支持系統(tǒng)：多媒體設(shè)備、同聲傳譯 ? 會(huì)議服務(wù) ? 費(fèi)用：性價(jià)比 任務(wù)五 確定會(huì)議地點(diǎn)及場(chǎng)所 三、領(lǐng)導(dǎo)審批 四、簽訂協(xié)議 ?必須簽訂書面協(xié)議： ?使用期限、功能設(shè)備、提供服務(wù)、費(fèi)用 ?房間預(yù)定（可與酒店協(xié)商預(yù)定一個(gè)范圍，如 40間到 50間之間）、餐飲協(xié)議 ?付款程序：預(yù)付多少、結(jié)束后付多少 ?違約責(zé)任 任務(wù)五 確定會(huì)議地點(diǎn)及場(chǎng)所 ? 各種酒店區(qū)別： ? 類型：商務(wù)型、度假型 ? 位置：市區(qū)、風(fēng)景區(qū) ? 選擇：所選酒店與會(huì)議參會(huì)人員以及會(huì)議屬性相關(guān) ? 內(nèi)部人員會(huì)議：市區(qū)商務(wù)酒店 ? 經(jīng)銷商會(huì)議：度假型酒店 ? 工作總結(jié)會(huì)：市區(qū)商務(wù)酒店 ? 新年總結(jié)暨表彰會(huì)：度假型酒店 任務(wù)五 確定會(huì)議地點(diǎn)及場(chǎng)所 ? 會(huì)議場(chǎng)所積累：不斷尋找新酒店同時(shí)沉淀下一批公司滿意的會(huì)議場(chǎng)所作為長(zhǎng)期合作伙伴 ? 酒店選擇：事先以普通顧客身份考察 任務(wù)五 確定會(huì)議地點(diǎn)及場(chǎng)所 會(huì)議通知： 你發(fā)了，別人收到了嗎 會(huì)議通知要件：時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參會(huì)人員 會(huì)議通知形式： 口頭通知 電話通知 書面通知 郵件通知（優(yōu)選）：要求原郵件回復(fù) 任務(wù)
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