【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 記錄須重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。 日期 ：文件的形成時(shí)間，即發(fā)文時(shí)間（領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)時(shí)間），以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 20230609。 頁(yè)數(shù) ：每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)應(yīng)以文件中有圖、文字的頁(yè)面為一頁(yè)。備注：注釋文件需說(shuō)明的情況或與其他文件的關(guān)聯(lián)情況。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 文書(shū)類檔案管理8 歸檔文件的歸檔文件的 編目編目 c 歸檔文件目錄的打印裝訂。歸檔文件目錄根據(jù)各單位實(shí)際需要，按照機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )或保管期限的方式由計(jì)算機(jī)軟件自動(dòng)形成，然后打印出完整的、符合自己查詢要求的歸檔文件目錄并進(jìn)行裝訂成冊(cè)。歸檔文件目錄封面應(yīng)設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等必備項(xiàng) (見(jiàn)附錄 )。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 文書(shū)類檔案管理8 歸檔文件的歸檔文件的 裝盒裝盒 a 裝盒 ： 歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分永久、 30年、 10年三種不同的保管期限按件號(hào)的先后順序裝盒，或直接按年度、保管限期、件號(hào)裝盒，與歸檔文件目錄的條目一一對(duì)應(yīng)。 b 有關(guān)要求 ： 不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒（并不意味著同一檔案盒內(nèi)的文件都是一個(gè)年度形成的，跨年度形成的文件在某一年度整理歸檔的，應(yīng)一起放入歸檔的年度中）；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 文書(shū)類檔案管理8 歸檔文件的歸檔文件的 裝盒裝盒 c 檔案盒格式 ： 檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm（長(zhǎng) 寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為 20mm、 30mm、 40mm(見(jiàn)附錄 )，也可以根據(jù)需要設(shè)置其他尺寸的厚度。檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置各檢索項(xiàng)，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )、起止件號(hào)、盒號(hào)等。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱 ： 全宗號(hào) ：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。 年度 ：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 2023。 保管期限 ：一般以漢字全稱表示，如永久、 30年、 10年。 機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )：填寫(xiě)分類方案中的機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )類目名。 起止件號(hào) ：本檔案盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號(hào)。 盒號(hào) ：檔案盒上架后的排列順序號(hào)，一般按 “ 年度 ━ 問(wèn)題（機(jī)構(gòu)） ” 或 “ 年度 ━ 保管期限 ” 編制大流水號(hào)。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 文書(shū)類檔案管理8 歸檔文件的歸檔文件的 裝盒裝盒 d 備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，每一盒均要填寫(xiě)。備考表項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期（見(jiàn)附錄 ）。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明的主要內(nèi)容：盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀及其它需說(shuō)明的情況。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 科技類檔案管理9 總則總則 歸檔的科技檔案材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。完整：指按歸檔范圍所確定的內(nèi)容，將應(yīng)該歸檔的科技文件材料收集歸檔，各種文件原件齊全、成套。準(zhǔn)確：指科技檔案與反映的內(nèi)容保持一致，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)完備。系統(tǒng)：指按科技檔案的形成規(guī)律，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 科技類檔案管理9 總則總則 為確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，在科技檔案的形成過(guò)程中必須執(zhí)行 “ 三納入 ” 、 “ 四參加 ” 、 “ 三同步 ” 制度。 工程（項(xiàng)目）建設(shè)部門(mén)與施工單位在簽訂施工合同時(shí)，應(yīng)明確提交檔案的套數(shù)、時(shí)間、要求等。工程（項(xiàng)目）建設(shè)部門(mén)必須待資料交齊全，見(jiàn)到檔案室驗(yàn)收簽字后，方能向各參建單位交付尾款。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 科技類檔案管理9 科技類文件材料的歸檔范圍見(jiàn)《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》、《科學(xué)技術(shù)研究文件材料歸檔范圍》。 科技類文件材料的質(zhì)量要求 a 科技類文件材料應(yīng)原件歸檔，必須字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。 b 文件材質(zhì)優(yōu)良，經(jīng)久耐用，不得用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料（紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆）書(shū)寫(xiě)和繪制。 c 復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條和影象的清晰及牢固程度應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。 d 錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。 e 電子文件應(yīng)以光盤(pán)磁帶為儲(chǔ)存介質(zhì)。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 科技類檔案管理9 科技類文件編制要求 a 凡為易褪色材料（如復(fù)寫(xiě)紙、熱敏紙等）形成的并需要永久和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。 b 項(xiàng)目施工及調(diào)試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)按照 “ 誰(shuí)施工，誰(shuí)負(fù)責(zé)組織編制竣工檔案 ” 的原則，根據(jù)工程實(shí)際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定的要求編制項(xiàng)目竣工文件。 c 竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)組織編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。主要內(nèi)容有：施工綜合管理文件、測(cè)量文件、原始記錄及質(zhì)量評(píng)定文件、材料（構(gòu)、配件）質(zhì)量保證書(shū)及復(fù)試文件、測(cè)試（調(diào)試）及隨工檢查記錄、建筑、安裝工程總量表、工程說(shuō)明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報(bào)告等。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 科技類檔案管理9 d 對(duì)施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行核實(shí)，并按要求修改或補(bǔ)充標(biāo)注到相應(yīng)的文件上。 e 與施工圖有關(guān)的設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，也可以單獨(dú)組卷，但應(yīng)由項(xiàng)目主管部門(mén)或建設(shè)單位作出統(tǒng)一規(guī)定。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 科技類檔案管理9 竣工圖編制要求各項(xiàng)新建、擴(kuò)建、改建、技改項(xiàng)目，在項(xiàng)目竣工時(shí)要編制竣工圖。項(xiàng)目竣工圖應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)編制。如行業(yè)主管部門(mén)規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽認(rèn)責(zé)任?？⒐D必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，按圖紙規(guī)范編制方法和修改方法編制。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 科技類檔案管理9 施工單位編制竣工圖要求 a 凡施工圖沒(méi)有變動(dòng)的，則由施工單位在原施工圖上加蓋竣工章，作為竣工圖。 b 一般性圖紙變更的，但能將原施工圖加以修改作為竣工圖的，可以不再重新繪制竣工圖，由施工單位按規(guī)范要求加以修改到位后，加蓋竣工章作為竣工圖。 c 凡由于施工原因造成的，結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置以及其他方面有重大改變的且圖面改動(dòng)部分超過(guò) 35%的；或者雖然改動(dòng)不超過(guò) 35%，但修改后圖面混亂，分辨不清的個(gè)別圖紙則需要重繪竣工圖。重新繪制竣工圖按原圖編號(hào)，末尾加注 “ 竣 ” 字，或在新圖標(biāo)內(nèi)注明 “ 竣工階段 ” ，加蓋竣工章，作為竣工圖。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 科技類檔案管理9 d 同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說(shuō)明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。 e 竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)更改通知單、過(guò)程聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要、材料變更等相符合，變更內(nèi)容必須不遺漏地反映到有關(guān)的竣工圖上。 f 竣工圖圖幅應(yīng)按 GB/。圖標(biāo)要外露，頁(yè)號(hào)標(biāo)在圖面右下角。 g 凡在施工圖上有變更的，應(yīng)注明變更依據(jù)、變更內(nèi)容、更改人及更改日期。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 科技類檔案管理9 設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的要求 a 設(shè)計(jì)單位編制竣工圖可以在設(shè)計(jì)合同中予以明確，也可單獨(dú)簽訂竣工圖的編制合同。內(nèi)容要包括竣工圖的編制要求、范圍、份數(shù)、交付時(shí)間等。 b 施工圖有修改的應(yīng)重新繪制竣工圖，圖標(biāo)仍按施工圖標(biāo)，但 “ 設(shè)計(jì)階段 ” 改為 “ 竣工階段 ” ，由設(shè)計(jì)人（修改人）編制完成后，經(jīng)校核人和批準(zhǔn)人審定后簽署。圖紙編號(hào)按原施工圖圖號(hào)，并標(biāo)記修改的說(shuō)明。未修改的施工圖，可在施工圖上加蓋竣工章做竣工圖。 c 編制竣工圖總說(shuō)明及分冊(cè)編制說(shuō)明。 d 設(shè)計(jì)單位竣工圖編制完成后，監(jiān)理、施工單位應(yīng)對(duì)竣工圖的內(nèi)容是否與設(shè)計(jì)更改通知單、工程聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要、材料變更等相符合進(jìn)行審核和簽認(rèn)。 檔案基檔案基 礎(chǔ)礎(chǔ) 管理作管理作 業(yè)業(yè) 指指 導(dǎo)書(shū)導(dǎo)書(shū) 科技類檔案管理9 竣工圖的修改