【文章內(nèi)容簡介】 話、電報兩種形式。 ★★★ 通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。 ★★★ 發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。 用于涉外業(yè)務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。 關于召開機關各部門 2023年工作總結(jié) 2023年工作 打算匯報會的通知 機關各部門： 為深入查找 2023年機關各部門工作不足，便于安排布署 2023年機關各項工作，經(jīng)研究決定，我局將于近期召開機關各部門 2023年工作總結(jié)、 2023年工作打算匯報會。要通過此次會議，查找工作不足、總結(jié)管理經(jīng)驗、強化發(fā)展共識、明確責任事項，為實現(xiàn)企業(yè)快速發(fā)展、科學發(fā)展、和諧發(fā)展奠定基礎。 一、會議時間：年月日時 二、會議地點： XX大院 XX會議室 三、會議主要內(nèi)容 機關各部門負責人匯報 2023年各項工作任務完成情況和 2023年具體工作打算。 四、參加會議人員 局領導、專員、監(jiān)事會、機關各部門（含機關附屬部門）全體工作人員。 五、有關要求 （一）與會人員要準時參加會議，無特殊情況不得請假。機關各部門到會場簽到后，必須報送匯報材料一份，用于 2023年度效能監(jiān)察。 （二）機關各部門要高度重視此項工作，工作總結(jié)要客觀實際，真正查找到工作的不足。工作安排要站在加強自身建設、提高行政能力，特別是有效發(fā)揮機關部門監(jiān)督職能的角度，結(jié)合部門優(yōu)勢和業(yè)務特點，創(chuàng)新性地確定今年的工作目標和任務。匯報中要列出主導性和創(chuàng)新性工作的實施步驟和時間進度。 （三）匯報材料形成后，要組織本部門人員座談討論、認真修改、提高質(zhì)量，堅決防止言之無物、偏而蓋全。匯報材料字數(shù)在 1600字左右，匯報時間控制在 8分鐘以內(nèi)。 望相互轉(zhuǎn)告，屆時準時參考！ XXX辦公室 XX年 X月 X日 （八） 確定會議所需用品和設備 （ 1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調(diào)設備、投影和音像設備等。 （ 2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。 檢查空調(diào)設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。 檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。 如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。 多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。 如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。 會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。 如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。 上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行整改。 （九）、建立會議組織機構(gòu) 會務組、宣傳組、秘書組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。 （十）、會議經(jīng)費的管理 1．會議經(jīng)費的主要內(nèi)容 *文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等。 *郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統(tǒng)的費用也應計算在內(nèi)。 *會議設備和用品費：如各種會議設備的購臵和租用費。 *會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金。 *會議辦公費：如會議所需辦公用品、會場布臵等所需要的費用。 *會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關協(xié)作各方交際的費用。 *會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。 *會議伙食補貼：通常主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。 *會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用應列入預算。 *其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。 2．審核時要逐項細審 要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。 如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備 ?設備租用的行情是怎樣的 ?不同型號、功能的費用差距有多大 ?主審秘書對這些都需做到心中有數(shù)。 對經(jīng)費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質(zhì)量。 （十一）進行全面的會前檢查 ★★★ 會前檢查是落實各項會議準備工作，保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布臵和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。 會前檢查包括每個細節(jié)都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位臵，秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。 案例分析 請分析：下列會務組織活動中存在哪些不足？ 臨汾市教育局黨委為了加強對教育系統(tǒng)的領導干部進行思想教育，特地聘請中央黨校有關專家來作經(jīng)濟政治形勢報告。為引起大家的重視，教育局在報告會舉辦前 2個月就下發(fā)了通知。 報告會會場設在鬧市中心的勝利大劇院，劇院左側(cè)緊靠嘈雜的商店與菜場。劇院右側(cè)是一個大型超市的在建工地。 報告會當天，約有三分之一的學校領導因忙于期末工作未能趕來參加會議。為了將會議精神傳達給大家，教育局黨委要求會務組成員將報告錄音并詳細整理發(fā)給相關人員。 分析：三方面缺陷： 會議通知發(fā)出時間太早； 會場地點不符合要求； 錄音不準許。 報到及接待工作 組織簽到 做好會議記錄 做好會議值班保衛(wèi)工作 會議信息工作 編寫會議簡報或快報 做好會議保密工作 做好后勤保障工作 二、會議中的工作 (一 )簽到 ★★★ 簽到是會場科學管理的主要內(nèi)容之一，可為會議提供準確到會人數(shù)，為會議召開與會后檔案工作留下準確記錄，所以重要會議都應簽到。 1．小型日常會議由會議工作人員代為簽到。 即由會議工作人員事前準備好出席、列席該次會議的人員名單，屆時來一位與會者，就在該人的姓名上用紅鉛筆畫一個圈，表示到會；請假者，姓名用括號括起來，表示缺席。這種方法簡單方便，可以迅速統(tǒng)計出到會人員和人數(shù)，及時向會議主持人匯報。使用這種方法時，會議工作人員應認識絕大多數(shù)到會人員，個別不認識的可以主動地、有禮貌地問一下，而不應想當然地畫圈。 2．大中型會議一般采用證件簽到， 即與會者進入會場時交出一張簽有本人姓名的簽到證，簽到證由會議秘書處制發(fā)，上有會議名稱、日期、座次號及簽到編號。工作人員收到簽到證后，即在簽到表或座次表上用紅筆在到會者姓名上畫圈，表示該人已到會。大中型會議要在會場各入口處設簽到處，并準備一些空白簽到證，如遇與會者忘帶簽到證，可請其憑有效證件補填一張。與會人員入場后，會議工作人員要填寫“會議出席情況表”，包括會議名稱、屆次、日期、應到人數(shù)、缺席人數(shù)、實到人數(shù)等內(nèi)容，于開會之前報告會議主持人。 3．富有紀念意義的會議可以采用簿式簽到方法。 由與會人員在會議準備好的折式簽字簿上簽署本人姓名，表示到會，會議主辦單位得以保存與會者簽名真跡。 4．用電子自動簽到機簽到。 目前，我國已開始使用這種方法。這種簽到機處理每張簽到卡的時間僅兩秒種，與會者入場完畢，工作主機即可及時將到會人數(shù)統(tǒng)計出來，并將有關各項內(nèi)容用漢字打印出來，這種電子自動簽到機能夠識別正常簽到、重復簽到