電子郵件禮儀講義(編輯修改稿)
2025-03-03 17:40 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 Tel: +867553326 0000 ext 8016, Fax: +867553326 0333,Mobile: +8613912345678Email: 2023/3/21 2213. 落款簽名思考 ：– 你發(fā)給對(duì)方一個(gè)郵件，但沒有署名。對(duì)方收到時(shí)，不知道是誰發(fā)的郵件，還要去猜 “ 這是誰啊 ”– 對(duì)方收到你的郵件，你卻沒有留聯(lián)系電話，對(duì)方想打電話給你，還要去翻通訊錄，多麻煩啊。甚至還沒有你的通訊錄? 落款位置– 電子化郵件，落款簽名直接居左對(duì)齊，不必靠右? 特別注意，當(dāng)你使用別人的郵箱時(shí)，要寫上發(fā)件人 (你自己 )的姓名，避免收件人誤會(huì)。2023/3/21 2314. 日期和時(shí)間格式? 避免： 09/05/11, 090511 (究竟是哪年哪月哪日呢 ) ? 美國(guó)、臺(tái)灣： 2023年 9月 5日? 英國(guó)、香港： 2023年 5月 9日? 避免： 5/6’ 11, 5/6’ 11, 5/6’ 2023? 雖然表明是 2023年，卻不清楚是 5月 6日還是 6月 5日? 避免： 5/6, 6/5? 您誰能說清這是哪一天？? 正確的寫法： 2023年 4月 7日， 20230325 ? 或用英文： April 21st, 2023 202 252023/3/21 24日期和時(shí)間格式? 時(shí)間格式 – 12小時(shí)格式 : 上午 9:00， 下午 2:00； 9:00am，2:00pm – 24小時(shí)格式 : 9:00， 14:00。 – 注意： 12:00am指 午夜 ； 12:00pm指 中午 ，– 所以不要寫：“ 會(huì)議時(shí)間： 2/6, 11:0012:00am”– 2月 6日 還是 6月 2日？– 是半夜還是上午？ (有時(shí)候與美國(guó)客戶開會(huì)，中國(guó)是晚上，對(duì)方正好是白天 )2023/3/21 2515. 語氣? 使用 “ 請(qǐng)求 ” 的語氣以示尊重，不要用 “ 命令 ”的語氣。不好請(qǐng)各事業(yè)部將 XX表于明天 報(bào)上來 ，謝謝。（你認(rèn)為很客氣？，其實(shí)存在著嚴(yán)重官僚）好請(qǐng)各事業(yè)部將 XX表于明天 發(fā)給我 ，謝謝。不好附件是 XXX文件，請(qǐng)查收?。ǔ?“ 你好！ ”“ 謝謝！ ” 再不要用感嘆號(hào) ）好附件是 XXX文件，請(qǐng)查收，謝謝！2023/3/21 2616. 字體、顏色、縮進(jìn)? 商務(wù)郵件具有其嚴(yán)肅性 – 不要采用不同的字體，除非很必要– 不要使用不同的顏色，除非你想用不同的顏色強(qiáng)調(diào)某些東西 ? 電子郵件軟件可能互不兼容，例如 Notes 和 Outlook– 例如 “ 刪除線 ” ，在另一郵件系統(tǒng)中可能不顯示 – 在郵件中不要使用 “ 縮進(jìn)式 ” 和 “ 制表符 (Tab)” ，因?yàn)橛昧硪卉浖蜷_它們可能導(dǎo)致文本不對(duì)齊– 發(fā)給公司外部的郵件，避免使用上述不兼容的格式2023/3/21 2717. 附件 1? 在郵件的正文中要提及所加附件的名稱 –殺毒軟件可能刪除帶病毒的附件? 在郵件的正文中要強(qiáng)調(diào)附件中的 重點(diǎn)–節(jié)省 收件人 時(shí)間? 壓縮 文 檔， 文 檔 通常不要 大于 5MB –加快 傳輸速度–附件大于 5MB時(shí)要壓縮–附件太大 (大于 10M)時(shí)，要分成多個(gè)郵件? 發(fā)送郵件前應(yīng) 打開附 件進(jìn)行檢查 –確保所加附件是 正確 的文件和版本2023/3/21 2817. 附件 2? 文件 名稱 (Filename)– 文件名要 易 于 理解 ，并且有唯一性， 例如? “ 2023WW14 艾博思 周 例會(huì) .doc” – 不要 把相同 的 文件 名 用在不同的版本中 – 遵循 文件 命名規(guī)則 ? 文件 內(nèi)容 – 文件標(biāo)題 (Title)要清楚 – 總是顯示作者姓名及日期 (注 :不要使用自動(dòng)更新日 期 ). – 如果超過 1頁， 要設(shè)置 “ 頁碼 /總頁數(shù) ”– 預(yù)覽 文 檔 ，尤其是 Excel文檔 (有時(shí)所見非所得 ) 2023/3/21 2917. 附件 3? 如果附件是圖形文件： – 不要使用 bmp格式，要轉(zhuǎn)換成 jpg或 pdf格式 ，以減小空間– 長(zhǎng)或?qū)挼姆直媛收{(diào)整到 1200像素以下，除非要印成照片– 圖形文件要正向， 不要讓閱讀者把腦袋橫過來看或倒過來看。 如果原圖是橫向或倒向，請(qǐng)先進(jìn)行圖像旋轉(zhuǎn)后再加上附件。 ? 如果 Office文檔中包含圖形： – 貼上圖形之前先把圖形另存為 jpg文件后再插入。 – 不要直接貼上 bmp文件? 你知道嗎？– 現(xiàn)在常見的數(shù)碼相機(jī)的像素為 800萬， 1000萬， 1200萬。用這樣的相機(jī)拍的照片，每張照片文件的大小是多大？這樣的照片，一個(gè)郵件能發(fā)幾個(gè)？2023/3/21 3018. 回復(fù) (Re)或轉(zhuǎn)發(fā) (Fw) ? “ 收件人 ”
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