電子郵件禮儀及某科技通使用技巧培訓(xùn)材料(編輯修改稿)
2025-01-25 14:17 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。 ?對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文 你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。 ?選擇便于閱讀的字號和字體 中文老實點用宋體或新宋體，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。 語言的選擇與漢字編碼 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。 ?簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。 ?不要只用一個簽名檔 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在 OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。 ?簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。 結(jié)尾署名 ?及時回復(fù) Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的 ,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是 2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過 24小時。 如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說 ” 收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云 ” 。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作 ?進行針對性回復(fù) 當回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。 ?回復(fù)不得少于 10個字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù) “ 是的 ” 、 “ 對 ” 、 “ 謝謝 ” 、 “ 已知道 ” 等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠 10個字，顯示出你的尊重。 使用技巧（ 1） ?不要就同一問題多次回復(fù)討論 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過 3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。 對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越 RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。 ?要區(qū)分 Reply和 Reply All 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該 replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情 。 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的 RE來 RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。 不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。 ?主動控制郵件的來往 為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。 使用技巧（ 2） ?TO， CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則 比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。 ?轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。 如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將 RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。 ?只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 ?記?。?只發(fā)有必要的郵件，認真發(fā)郵件！ 使用技巧（ 3） 騰 訊 通 —— 溝通禮儀與規(guī)范 一、 慎重選擇發(fā)信對象 傳送訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾，要將人數(shù)降至最低，否則，制造了一大堆不必要的「垃圾」。 二、 掌握 “ 廣播 ” 清單 “ 廣播 ” 功能是系統(tǒng)最具威力的功能之一。使用者只須將其問題或意見傳送至特定網(wǎng)絡(luò)廣場或群體，不稍幾秒鐘，即可獲得許多在線朋友的回復(fù)。然而問題在于：一個人的問題或建議是否會成為另一個人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人 ?因此，當使用者
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