淺析電子郵件禮儀(ppt24頁)(編輯修改稿)
2025-02-10 21:57 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 體或新宋體 ，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用 五號(hào)或 10號(hào)字 即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，對公務(wù)郵件來說，最好不用背景信紙 。 結(jié)尾署名 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。 ?簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。 引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。 ? 不要只用一個(gè)簽名檔 ? 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。 ? 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。 使用技巧（ 1） ?及時(shí)回復(fù) Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的 ,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是 2小時(shí)內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過 24小時(shí)。 如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說 ” 收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云 ” 。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作 。 ? 進(jìn)行針對性回復(fù) ? 當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。 ? 不要就同一問題多次回復(fù)討論 ? 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過 3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。 ? 對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越 RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。 使用技巧（ 2） 要區(qū)分 Reply和 Reply All 如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了 如果
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