淺析電子郵件禮儀(ppt24頁)(編輯修改稿)
2025-02-10 21:57 本頁面
【文章內容簡介】 體或新宋體 ，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號用 五號或 10號字 即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，對公務郵件來說，最好不用背景信紙 。 結尾署名 每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。 ?簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過 4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。 ? 不要只用一個簽名檔 ? 對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以設置多個簽名檔，靈活調用。 ? 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。 使用技巧（ 1） ?及時回復 Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的 ,這是對他人的尊重，理想的回復時間是 2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過 24小時。 如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說 ” 收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云 ” 。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應，哪怕只是確認一下收到了。 如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作 。 ? 進行針對性回復 ? 當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。 ? 不要就同一問題多次回復討論 ? 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過 3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。 ? 對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越 RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。 使用技巧（ 2） 要區(qū)分 Reply和 Reply All 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了 如果
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