【文章內(nèi)容簡介】 XX公司 文件名稱 版本 /狀態(tài)： 共 頁第 頁 X X X 公司 文件名稱 文件編號： 文件版本： 分 發(fā) 號： 發(fā)布日期： 實施日期： 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾） ? 程序文件結(jié)構(gòu) 的：說明實施本程序要達(dá)到的目的（即為何要做 WHY） 圍：說明本程序適用范圍（即在何處做 WHERE ） 責(zé)：說明本程序涉及的職能部門的職責(zé)（即由誰來做 WHO ） ：進(jìn)一步闡述本程序涉及的過程由誰（ WHO ） 何時（ WHEN ） 在何處（ WHERE ） 為何 （ WHY ） 做什么事情（ WHAT ） 以及如何（ HOW） 完成， 可用文字描述，也可采用流程 圖形式。 /支持性文件：即本程序中引用的文件 /表格：即本程序引用的表格 廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾） ? 工作性文件 范例 1 范例 2 范例 3 與程序文件的范例 123類同 廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾） ? 工作性文件結(jié)構(gòu) 第一種： 的：說明按照本文件運作要達(dá)到的目的（即為何要做 WHY） 圍：說明本文件適用那些工作范圍（即在何處做 WHERE ） 責(zé)：說明本文件涉及的職能部門的職責(zé)（即由誰來做 WHO ） ：進(jìn)一步闡述本文件規(guī)定的過程由誰（ WHO ） 何時（ WHEN ） 在何處（ WHERE ） 為何 （ WHY ） 做什么事情（ WHAT ） 以及如何（ HOW） 完成， 可用文字描述，也可采用圖文 并茂形式。 /支持性文件：即本文件中引用的文件 /表格：即按照本文件操作要填寫的記錄 第二種 ： ：直接闡述本文件規(guī)定的過程由誰（ WHO ） 何時（ WHEN ） 在何處（ WHERE ） 為何 （ WHY ） 做什么事情（ WHAT ） 以及如何（ HOW） 完成， 可用文字描述，也可采用圖文 并茂形式。 /支持性文件：即本文件中引用的文件 /表格：即按照本文件操作要填寫的記錄 廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾） ? 章節(jié)安排 1．參考 國標(biāo) GB/《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則》第一部分《標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則》 2 ．章節(jié)之間需有邏輯性、順序性，并且不能顛倒流程 3 ．章節(jié)條款之間若為并列關(guān)系，描述時用小寫英文字母 a、 b、 c、 d…… 等代號 4 ．某一個條款第五層次的描述可用小寫英文字母 a、 b、 c、 d…… 等代號 廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾） 范例 某公司程序文件 標(biāo)題（明確做什么事 WHAT） （為什么做 WHY） （明確在何處做 WHERE） （明確誰來做 WHO） 3 . 1 3 . 2 ┊ 4 .工作流程（進(jìn)一步詳細(xì)說明誰 WHO什么時間 WHEN在何處 WHERE為何 WHY做什么事情 WHAT以及如何做 HOW即 4W1H） 4 . 1 4 . 2 4 . 2 . 1 4 . 2. 1 . 1 a b c ┊ ┊ 廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾） ? 記錄 1. 對于特殊類型的文件 —記錄，主要用于為組織產(chǎn)品符合性和質(zhì)量管理體系有效運行提供證 據(jù)，那么對于一個組織來說，需要保持多少記錄方能證明質(zhì)量管理體系運行運行有效。 在 ISO9001： 2023標(biāo)準(zhǔn)中沒有明確進(jìn)行說明，而是分散在各章節(jié)中，即凡出現(xiàn)“應(yīng)保持記 錄”之處即要求留下記錄，同時在標(biāo)準(zhǔn) 12應(yīng)用中規(guī)定：當(dāng)本標(biāo)準(zhǔn)的任何要求因組織及其產(chǎn) 品的特點而不適用時，可以考慮對其進(jìn)行刪減， 但 刪減僅限于第七章產(chǎn)品實現(xiàn) ，這表明組 織在滿足標(biāo)準(zhǔn)要求情況下，保持記錄多少與詳略由組織自己掌握。 備注： ISO9001： 2023 QMS要求必須有記錄的條款（ 18個要素 21處） 2處 3處 2. 為某過程設(shè)計的記錄要能充分反映該過程的效果 3. 設(shè)計的記錄必須具有雙向追溯性，即可向前追溯也可向后追溯 廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾） ? 記錄舉例（范例 1） 文件發(fā)放 /回收記錄表 文件名稱 類 別 編 號 發(fā) 放 人 發(fā)放日期 批準(zhǔn)人 發(fā) 放 回 收 序號 部門（代碼） 分發(fā)號 版本 /狀態(tài) 發(fā)放內(nèi)容 簽收人 簽收 日期 回收人 回收 日期 回收 原因 回收 內(nèi)容 廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾） ? 記錄舉例（范例 2） 文件發(fā)放 /回收記錄表 部門名稱 分發(fā)號 發(fā)放人 批 準(zhǔn) 人 簽收人 備 注 發(fā) 放 回 收 序號 文件名稱 文件編號 版本 /狀態(tài) 發(fā)放內(nèi)容 發(fā)放日期 簽收日期 回收人 回收 內(nèi)容 回收 原因 回收 日期 廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾） ? 記錄舉例（范例 2） 文件發(fā)放 /回收記錄表 序號 文件名稱 文件編號 分發(fā)號 版本 /狀態(tài) 發(fā)放內(nèi)容 發(fā)放人 發(fā)放日期 回收 日期 回收 內(nèi)容 回收 原因 回收人 廣州譽杰管理咨詢有限公司 文件格式（頁眉、章節(jié)安排、編號、頁尾） ? 文件編號 通常情況下，文件編號采取如下幾種 方式： A 公司代碼 + 文件類別代碼 + 標(biāo)準(zhǔn)要素 + 順序號 例如 SC—QP——01 順序號 ISO9001： 2023標(biāo)準(zhǔn)要素號 程序代碼（