【文章內(nèi)容簡介】 ，為下級(jí)貫徹執(zhí)行提供發(fā)揮主觀能動(dòng)性的空間。切忌過于具體、瑣碎、耳提面命。如意見內(nèi)容篇幅較長，應(yīng)分出層次。 結(jié)尾 可對(duì)如何貫徹意見提出有關(guān)要求。 特點(diǎn)：針對(duì)性強(qiáng)， 指令性和約束性弱 。 第六講 經(jīng)驗(yàn)材料 經(jīng)驗(yàn)材料的目的： 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，頌揚(yáng)典型，影響帶動(dòng)，推廣落實(shí)。 經(jīng)驗(yàn)材料的寫作方法： （ 1）選準(zhǔn)角度（主題）。即：針對(duì)要推廣的典型，選準(zhǔn)其最具特色、最具實(shí)際效果、最有差別性的做法，只有這樣，才能經(jīng)驗(yàn)材料出經(jīng)驗(yàn)，具有鮮明性和借鑒性。 （ 2）圍繞選準(zhǔn)的角度（主題），深挖材料，所選用的材料，務(wù)必生動(dòng)、具體、具有感染辦和說服力，能夠從不同側(cè)面印證主題，突出擬推廣經(jīng)驗(yàn)的實(shí)效性。 （ 3）根據(jù)觀點(diǎn)和材料，縝密構(gòu)思，科學(xué)謀篇布局，選準(zhǔn)表述方式，使觀點(diǎn)和材料有機(jī)統(tǒng)一，盡量避免影響材料印證效果的搭配和表述方式。 （ 4）反復(fù)修改，好文章都是修改出來的。 第七講 公文寫作常見問題 之一： 歧義 改前：關(guān)于辦理阿爾斯通鐵路通信工程碩士學(xué)員赴法國政審等有關(guān)手續(xù)的通知 改后：關(guān)于辦理阿爾斯通鐵路通信工程碩士學(xué)員赴法國有關(guān)手續(xù)的通知 改前：文件已發(fā)出二日即到 改后 :文件已發(fā)出，二日即到 文件已發(fā)出二日，即到 之二： 時(shí)間表示有誤 改 前 :(文中 ) 九八年 2月 29日夜晚 0時(shí) 改后： 1998年 2月 28日 0時(shí) 改前 ：（落款） 99∕09 ∕31 或 改后：一九九九年九月三十日 之三： 口語化 改 前 :對(duì) 你們這個(gè)單位的發(fā)文權(quán)力作出了這么些規(guī)定。 改后 ：對(duì) 你單位發(fā)文權(quán)限特作如下規(guī)定。 之四： 自造詞匯 改 前 :關(guān)于召開質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)宣貫會(huì)的通知 改后：關(guān)于召開質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)宣傳貫徹會(huì)議的通知 改前：積極發(fā)揮群團(tuán)組織的作用 改后 ：積極發(fā)揮群眾組織的作用 積極發(fā)揮工會(huì)、共青團(tuán)等群眾組織的作用 之五： 用語與文種不和諧 上行文 改 前 :你局應(yīng)就某某問題給予批復(fù) 改后：請貴局就某某問題進(jìn)行批復(fù) 下行文 改前：請各單位 5月 19日前將處理結(jié)果通知集團(tuán)公司 改后：請各單位 5月 19日前將處理結(jié)果報(bào)集團(tuán)公司 平行文 改前：你單位必須就某問題回復(fù) 改后：特請貴單位就某某問題函告我單位，感謝貴單位對(duì)我們工作的支持 行文須注意事項(xiàng) 考慮行文是否有必要。 選擇行文名義（集團(tuán)公司、部門；股份公司、部門）。 選擇載體（紙質(zhì)、辦公自動(dòng)化）。 選擇文種（決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函；簽報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、便函）。 注意發(fā)文規(guī)則、公文格式。 制作標(biāo)題應(yīng)精煉、準(zhǔn)確。 草擬正文應(yīng)情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精煉，用詞恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，書寫工整，版面美觀，篇幅力求簡短。 填寫發(fā)文稿紙、傳真電報(bào)、簽報(bào)沒有缺項(xiàng)。 緊緊跟蹤發(fā)文的全部過程。 關(guān)于公文寫作的幾點(diǎn)體會(huì)和建議 1 了解掌握公文格式。 2 了解掌握國家相關(guān)政策和企業(yè)形勢、任務(wù)、目標(biāo)。 3 吃透企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的管理意圖、具體政策措施。 4 提高分析、歸納、整理、闡述的能力。 5 使觀點(diǎn)與論據(jù)一致，注重行文的嚴(yán)密性。 6 注意橫向縱向公文的連貫性和一致性，避免文件沖突“打架”。 7 多寫多練，多修改，多換手交流，反復(fù)修改。 公文處理的基本流程及相關(guān)要求 公文處理的基本流程 依據(jù)： 《 公司 公文處理辦法 》 （公司辦 [2023]114號(hào) ） 公文處理有一套固定流程，其中涉密文件與非涉密文件處理流程不同。 涉密文件： 從定密 — 起草 — 報(bào)審 — 繕印 — 分發(fā) — 收文 — 批處 — 回收 — 存檔，都有相對(duì)應(yīng)的保密要求。比如： 定密： 上級(jí)是秘密文件，本級(jí)如果以公文形式處理，則必須是秘密文件形式，且密級(jí)不得低于上級(jí)密級(jí)，根據(jù)本級(jí)商業(yè)活動(dòng)或企業(yè)管理的需要，本級(jí)保密委領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)本級(jí)行文定密，按相應(yīng)密級(jí)進(jìn)行保密控制。 繕?。?必須是專門的保密機(jī)印制文件，保密機(jī)必須是與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)，曾經(jīng)接入互聯(lián)網(wǎng)的都不行，繕印的過程，必須嚴(yán)格規(guī)范移動(dòng)存儲(chǔ)媒介的使用，必須是專用的、從未接入聯(lián)結(jié)互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)的 U盤，最好是使用光盤做存儲(chǔ)媒介，凡涉密信息，一律禁止上傳至互聯(lián)網(wǎng)，秘級(jí)文件也不例外。 收發(fā)及流轉(zhuǎn)： 秘級(jí)文件必須通過專門的機(jī)要渠道進(jìn)行傳遞，處理完畢，必須及時(shí)回收到各級(jí)機(jī)要保密人員處封存，分年度列清單上交銷毀。 非涉密文件： 一般來說，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文件的起草、審簽工作，各級(jí)綜合辦公部門按照 《 公司公文處理辦法 》 （公司辦 [2023]114號(hào)）規(guī)定的程序完成核稿、編號(hào)、繕印、裝訂、用印、收發(fā) （目前分紙質(zhì)和 OA行文兩種）、處理、立檔等工作，任務(wù)很重，需要一至兩名專職人員專門從事文件管理工作方可。值得注意的是，在文件起草階段務(wù)必完成規(guī)定的審簽、編號(hào)、繕印、用印等程序，將上述信息盡可能載入發(fā)文稿紙，以便歸檔。另外，請示件與批復(fù)件、函與復(fù)函等對(duì)立統(tǒng)一文書，在收集歸檔時(shí)須一并收集整理，便于日后查詢。 二、印信管理 依據(jù)： 《 印信 管理辦法 》 企業(yè)印信的范圍及作用：企業(yè)印信主要包括：印章、介紹信、委托書 、法定代表人身份證等。這些印信資料是代表企業(yè)、具有法律效力的有效憑證，廣泛運(yùn)用企業(yè)管理、對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作、對(duì)外經(jīng)濟(jì)糾給處理。在對(duì)外交往中，一旦出具了這些有效憑證，無論政府、司法機(jī)關(guān)、律師及審計(jì)等第三方機(jī)構(gòu)和對(duì)外交往對(duì)象，都將視之為企業(yè)真實(shí)意圖的體現(xiàn)。因此，加強(qiáng)企業(yè)印信管理和使用，防范印信使用不當(dāng)，規(guī)避各類經(jīng)濟(jì)和法律風(fēng)險(xiǎn)，是我們各級(jí)綜合 辦公部門至關(guān)重要的職責(zé)，作為綜合辦公部門，必須提高警惕，防微杜漸，慎之又慎，既高效辦事，又杜絕各類隱患。 集團(tuán)公司目前印信管理的現(xiàn)狀： .納入印信管理的種類：兩類：一是集團(tuán)公司行政、黨群、社團(tuán)、協(xié)會(huì)等編制序列內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)正式印章、專用印章、鋼印、手章、戳記等納入印章管理范疇；二是介紹信、委托書 納入企業(yè)信憑管理范疇。 .印信管理的責(zé)任部門：各級(jí)綜合辦公部門 .印信管理的基本流程：包括規(guī)定印章管理的權(quán)限、規(guī)格、式樣、審批、刻制、啟用、備案、停用和銷毀 及印章的日常管理使用規(guī)定等。 （詳見公司辦 [2023]157號(hào)文件） .企業(yè)印信管理使用的主要規(guī)定： （ 1）印信的制作：必須按程序?qū)徟?、統(tǒng)一制作備案、專人領(lǐng)發(fā)、保管、使用，完善每個(gè)環(huán)節(jié)的審批及領(lǐng)用登記。 （ 2）印章的使用： A：用印的選擇。凡涉及本單位全局性、整體性、重要性的文件資料和對(duì)上、對(duì)外的文件需加蓋行政、黨委、紀(jì)委或工會(huì)印章。日常業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件資料可加蓋部門印章或業(yè)務(wù)專用章。凡對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、法律文書等文件資料，必須加蓋本單位的行政印章或合同專用章，使用部門印章或其他印章的不具備法律效力。 B：建立用印審批和登記制度。每次用印需由用印單位提出申請，按權(quán)限由分管領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人員在用印資料或用印登記表上簽字后方可加蓋印章。重要的文件、資料、合同、協(xié)議等需加蓋本單位行政、黨委、紀(jì)委、工會(huì)或合同專用章的必須由主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可。加蓋部門印章或業(yè)務(wù)專用章的需由分管領(lǐng)導(dǎo)或本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字不得用印。所有企業(yè)印章都要實(shí)行用印登記制度，一枚印章一本用印登記冊，每次用印要詳細(xì)登記，以備查考。 C：印章管理人員在用印時(shí)要做到先審批再核實(shí)后用印，在用印前要認(rèn)真核實(shí)領(lǐng)導(dǎo)簽字，仔細(xì)審閱、了解用印資料和內(nèi)容，對(duì)批示和加印資料進(jìn)行核對(duì)，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。重要文書或重大決策的文書需留存審批手續(xù)及文件復(fù)印件。 D：印章要由印章管理人員親自加蓋，不得交于他人加蓋。蓋出的印章要端正、清晰、美觀，便于識(shí)別，印章文字不能蓋歪或顛倒。印章不能蓋在空白處，凡在落款處加蓋的印章都要端正蓋在成文日期的上方，做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日中 4個(gè)字，即“齊年蓋月”。 E：空白頁的使用：原則上不允許在空白件上加蓋印章。因特殊情況需在空白件上加蓋印章的，必須由單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，能在空白件上明確有關(guān)約束條件的必須予以標(biāo)注；加蓋印章的空白件要認(rèn)真做好登記，注明申領(lǐng)單位、申領(lǐng)人員、申領(lǐng)數(shù)量、辦理時(shí)間、事由、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字等，未使用完的加蓋印章的空白頁，必須如實(shí)交回印章管理人員，并登記好交接手續(xù)，由印章管理人員統(tǒng)一銷毀；申領(lǐng)單位和人員對(duì)此類空白件的管理和責(zé)任負(fù)責(zé)。因使用、管理不當(dāng)出現(xiàn)問題的，由申領(lǐng)單位和人員承擔(dān)責(zé)任。 （ 3）信憑的管理： A：信憑的式樣：介紹信、委托書一般有兩種形式：一種是印信管理部門掌管的工作介紹信和委托書，按照統(tǒng)一格式印制，有使用人姓名、人數(shù)、事由、時(shí)間、有效期、用印等，按格式填開；另一種是用公用信箋書寫的，區(qū)分不同內(nèi)容撰寫。 B：信憑的使用：介紹信、委托書要嚴(yán)格管理，當(dāng)開則開，不開空白介紹信和委托書。應(yīng)堅(jiān)持審批備案程序，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，介紹信、委托書管理人員根據(jù)此單填寫，蓋章后發(fā)給需用人； C：開據(jù)介紹信、委托書應(yīng)注意的事項(xiàng)： A、對(duì)介紹信、委托書使用人員的合法身份與事由要嚴(yán)格審核。用信人的姓名、人數(shù)、事由、授權(quán)辦理業(yè)務(wù)的權(quán)限要填寫清楚，防止冒用和偽詐。 B、單位名稱要用全稱或規(guī)范化的簡稱。 C、介紹信、委托書要有編號(hào)和騎縫章。存根和發(fā)出的介紹信、委托書內(nèi)容必須一致。 D、因情況變化，介紹信、委托書領(lǐng)用人沒有使用介紹信，應(yīng)立即退還。收回后，將其貼在原存根 處，并寫明情況，可同時(shí)騎縫加蓋作廢章，以免丟失。 E、介紹信、委托書存根須按檔案資料規(guī)定要求整理后移交檔案部門存檔。 注：企業(yè)印信管理的各類臺(tái)帳表格，可參照集團(tuán)公司 2023年 221號(hào)文件。 三、檔案管理 檔案的定義 依據(jù)： 《 檔案 管理 辦法 》 檔案 是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和公民個(gè)人在實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的有一定保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。它包括收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議記錄、電話記錄、技術(shù)文件、圖紙、出版物原稿、印模、照片、影片、錄音、錄像帶等。 .檔案的條件 第一，必須是辦理完畢的文件。 第二，必須是具有一定保存價(jià)值的文件。 第三，必須是按照一定的程序集中保存起來的文件。 .檔案的性質(zhì) 檔案是工作活動(dòng)的直接記錄，是原始記錄材料，具有特定的歷史記錄性質(zhì)。檔案注重原本、原稿。 .檔案全宗 就是指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或人物在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的有機(jī)整體，它是檔案部門對(duì)社會(huì)組織的檔案進(jìn)行管理的基本單位。 .立檔單位 立檔單位也叫全宗構(gòu)成者，也就是形成全宗的單位或個(gè)人。 立檔單位要具備三個(gè)條件： 具有企業(yè)法人資格（有獨(dú)立行文、處理事物的職權(quán)）。 獨(dú)立經(jīng)營核算實(shí)體（有獨(dú)立的財(cái)權(quán)）。 有一定的人事任免權(quán)。 文書檔案 文書檔案管理 文書檔案的含義 ：是指本企業(yè)在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。 文書處理工作與檔案工作的關(guān)系 :文書處理和檔案工作都是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，二者之間既有區(qū)別又有聯(lián)系，是不可分割的統(tǒng)一體。文書處理是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書處理的必然歸宿，文書處理是指現(xiàn)行文件的處理，檔案是指歸檔文件的管理。 文書處理及歸檔程序 : 收文辦理過程為 ：收文、登記分發(fā)、承辦 、 催 辦 、清退、立卷、移交歸檔； 發(fā)文辦理過程為 ：擬稿、核稿、簽發(fā)、打印、用印、分發(fā)、立卷、移交歸檔等程序； 文件轉(zhuǎn)為化檔案 ：收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研。 文書處理工作的要求 :文書處理工作的基本要求是：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全（保密）并且要把好文書處理工作的“四關(guān)”：一是把好發(fā)文關(guān)；二是把好收文關(guān)；三是把好文件收集關(guān)；四是把好平時(shí)立卷關(guān) 。 文書檔案的歸檔立卷： 對(duì)歸卷的文件應(yīng)做到“四個(gè)清楚”、“十個(gè)完整”、“二個(gè)檢查”。 “四個(gè)清楚”： 即：發(fā)文清楚、收文清楚、領(lǐng)導(dǎo)手中文件清楚、業(yè)務(wù)部門的文件清楚。 “十個(gè)完整”： 正件與附件完整、正稿與定稿完整、請示件與批復(fù)件完整、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件完整、賬內(nèi)件與賬外件完整。 “二個(gè)檢查”： 一是檢查收回的文件是否缺損和不符合歸檔的要求；二是檢查立卷歸檔的文件是