時(shí)間管理計(jì)劃與合理安排(編輯修改稿)
2025-02-05 12:03 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 備忘錄和宣傳品放在電腦上 重要聯(lián)系人名單貼在電腦上 電話被紙張淹沒了 廢紙溢出未清理 廢紙撒落在地上 閱讀文件塞入文檔中被遺忘了 文件數(shù)量在膨脹，卻未隨時(shí)更新 文件柜中充斥著無關(guān)的資料 只打開正在使用的文件 發(fā)函文件經(jīng)常清理 只保留當(dāng)前的來函文件 文件都是最新的 最頻繁使用的文檔極易拿到 電話伸手可及 常用文檔靠近辦公桌 無用的東西及時(shí)清除 ?挪出一段時(shí)間 ,專門處理眼前的問題 (最困難的是處理堆積如山的雜物 ). ?如果雜物確實(shí)很多的話 ,那就不妨分成類別或按時(shí)間排列 . ?清掉可以不要的東西 (如書本、雜志、舊報(bào)告等 ). ?把不是很重要的文件集中放到辦公室的一個(gè)角落 . ?把零散的文件統(tǒng)一收集在檔案夾或盒子里 . 清理辦公桌 處理文件 ?緊急：立即處理 ?不緊急：待處理 ?只擺放目前手頭需要處理的文件 ?每天都清理，扔掉／存檔已處理文件 ?方法：及時(shí)處理，一次完成 工作簡(jiǎn)化法 崔 西 定 律 ?任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目的平方成正比 ； ?簡(jiǎn)化工作是所有成功主管的共同特質(zhì)，工作愈簡(jiǎn)化，愈不會(huì)出問題。 剔、合、排、簡(jiǎn) ?剔 ——剔除 ? why? 為何做？ ——不做可以嗎？ ? what? 做什么？ ——不這樣做可以嗎？ ? where? 在那里做？ ——一定要在這個(gè)部門做嗎？ ? when? 何時(shí)做？ ——換個(gè)時(shí)間可以嗎？ ? how? 如何做？ ——變通辦法做可以嗎？ ?合 ——合并 流程內(nèi)的各項(xiàng)手續(xù)，哪些可以合并 ?排 ——重排 剩下的部分按順序重排 ?簡(jiǎn) ——簡(jiǎn)化 是否最簡(jiǎn) ?能否再簡(jiǎn)化 ,以達(dá)到最好的效果 . 創(chuàng)造時(shí)間第四招： 與 人 共 事 問自己：你做了什么能夠由別人 ,并且應(yīng)該由別人做的事 ? ? 擔(dān)心部屬做錯(cuò)事； ? 擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好； ? 擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制； ? 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； ? 找不到合適的下屬授權(quán)。 授 權(quán) 授 權(quán) 分 析 不應(yīng)授權(quán) (自己做 ) 可以授權(quán) (可做可不做 ) 應(yīng)該授權(quán) (不應(yīng)做 ,因某原因無法讓下屬做 ) 必須授權(quán) (無論如何 不要做 ) 未授權(quán)原因 件數(shù) 比重 授權(quán)程度 工作事項(xiàng) 下屬?zèng)]你做得好不代表永遠(yuǎn)沒你做得好 可以授權(quán)一定要授權(quán)，這樣才能騰出更多 時(shí)間做更重要的事情 授權(quán)剛開始會(huì)花費(fèi)你較多時(shí)間 ,但下屬一旦 勝任 ,你就會(huì)節(jié)省很多時(shí)間 做那些應(yīng)該授權(quán)下屬去做的事情很可笑 ,意 味著你在花時(shí)間做下屬的事 要有一套用以監(jiān)督和管理授權(quán)的制度 . 你選擇的人務(wù)必是心甘情愿 ,并且有能力 . 教育部屬、指導(dǎo)部屬使他們有成長(zhǎng)的機(jī)會(huì) . 確定他們有必要的工具和支援供給 ,以便 完成工作 . 鼓舞部屬 ,促使部屬保持積極與熱誠(chéng)的態(tài)度 . 授權(quán)意味著不僅要分配不好干的事 ,也要分 配容易做的事 . 不能把自己難以勝任的工作轉(zhuǎn)交給別人 . 授權(quán)時(shí)應(yīng)注意 有效地溝通 做好溝通前的準(zhǔn)備 確認(rèn)對(duì)方的需求 正確闡述自己的觀點(diǎn) 恰當(dāng)處理對(duì)方的異議 達(dá)成一致協(xié)議 雙方共同實(shí)施 創(chuàng)造時(shí)間第五招： 應(yīng) 付 “時(shí)間殺手” 如何有效進(jìn)行會(huì)議 ? ? 沒必要不開會(huì) ? 電話會(huì)議 ? 明確目的 ? 必要的人參加、準(zhǔn)時(shí) ? 用日程安排，緊扣主題 ? 控制討論及進(jìn)程 ? 結(jié)論簡(jiǎn)單明了，措施可行 ? 書面記錄、跟進(jìn)行動(dòng) 會(huì)議分析 日 期 會(huì)議 主題 會(huì)議 內(nèi)容 計(jì)劃 用時(shí) 實(shí)際 用時(shí) 原因 分析 會(huì)議必要性評(píng)估 必須的 目的 明確 目的不明確 可不 開的 嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律 . 自行主持召開的會(huì)議主要有 部門例會(huì) 專 題討論會(huì) 等 ,自己可以決定的會(huì)議 ,要事先 評(píng)估開會(huì)的必要性 . 主管用于開會(huì)的時(shí)間約占工作時(shí)間的 20%, 如何用好時(shí)間很關(guān)鍵 . 養(yǎng)成以簡(jiǎn)明書面形式而非簡(jiǎn)單口頭通知開會(huì) 即使只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人 . 參加別人召集的會(huì)議 ,可請(qǐng)求召集人確定會(huì) 議規(guī)則 ,以免浪費(fèi)時(shí)間 . 有效地打電話 ? 像準(zhǔn)備會(huì)議一樣準(zhǔn)備你的電話 . ? 集中打電話 .如果一個(gè)號(hào)碼占線 ,試完其他號(hào)碼再重?fù)?. ? 按照一定的優(yōu)先順序打電話 . ? 掌握并主導(dǎo)交談 . ? 簡(jiǎn)短，節(jié)省自己和他人的時(shí)間 . 有效地接聽電話 ? 讓秘書先處理 ,減少不重要的電話. ? 詢問需要多長(zhǎng)時(shí)間 . ? 轉(zhuǎn)給可以處理的人 . ? 集中精力 ,有效聆聽 . ? 控制接聽時(shí)間 . ? 留言電話 . 結(jié)束電話 ? 在我走之前 ,還有什么需要討論的嗎 ? ? 我
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1