【文章內(nèi)容簡介】 電子文件） 基建項目文件材料 外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料 物資采購文件 ： 合同簽訂 后 15 個 工作日 內(nèi)由經(jīng)辦人將該采購過程的全套文件進行 整理后移交部門檔案人員。經(jīng)辦人或部門 檔案人員按部門歸檔立卷規(guī)范的要求整理 好歸檔材料，向所在單位檔案部門移交， 經(jīng)部門檔案員及單位檔案部門均簽字驗收 后才能辦理采購結(jié)算及支付相關(guān)款項。 檔案管理工作的標準與流程 一 、 檔案管理工作的十項標準 歸檔時間標準 根據(jù)文件材料形成特點確定歸檔時間，可分為以下兩類： 不涉及費用報支的資料歸檔時間要求 涉及費用報支的資料歸檔時間要求 外出項目考察、培訓、參加會議（包括 盡職調(diào)查等）收集的資料（包括紙質(zhì)和 電子文件） 基建項目文件材料 外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料 物資采購文件 各部門經(jīng)辦的合同、協(xié)議 ： 終驗付款前由 部門檔案員或合同經(jīng)辦人員收集合同約定 的應(yīng)交付材料，并按部門歸檔立卷規(guī)范的 要求整理好歸檔材料，向所在單位檔案部 門移交，經(jīng)部門檔案員及單位檔案部門均 簽字驗收后才能辦理相關(guān)結(jié)算及支付相關(guān) 款項。 檔案管理工作的標準與流程 一 、 檔案管理工作的十項標準 歸檔時間標準 歸檔檔案質(zhì)量標準 ● 材料完整 ● 原件歸檔 ● 文字說明 ● 一式多份 ● 合作項目 ● 移交清單 ● 歸檔說明 檔案管理工作的標準與流程 一 、 檔案管理工作的十項標準 歸檔時間標準 歸檔檔案質(zhì)量標準 信息化管理標準 （ 1） 應(yīng)歸檔電子文件要求 ☆ 企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范 圍確定；音頻、視頻、多媒體電子文件及數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍可根據(jù)需要確定。 ☆ 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件 格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。 ☆ 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移，并按要求使用通用電子文件格式。 ☆ 電子文件歸檔采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。 ☆ 電子文件必須經(jīng)鑒定、整理、審核后才可以歸檔。 ☆ 加密的電子文件歸檔時應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文 件一并歸檔。 ☆ 電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔后 由檔案部門負責。 檔案管理工作的標準與流程 一 、 檔案管理工作的十項標準 歸檔時間標準 歸檔檔案質(zhì)量標準 信息化管理標準 （ 1） 應(yīng)歸檔電子文件要求 （ 2） 非電子檔案的數(shù)字化 ☆ 紙質(zhì)檔案和照片檔案：掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，以掃描后的圖像清晰、完整、 不影響圖像的利用效果為準；采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用 TIFF (G4)格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用 JPEG 格式存儲； 提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為 PDF或 CEB或其他格式。 ☆ 掃描后的圖像文件應(yīng)與紙質(zhì)或照片檔案檔號對應(yīng)。 ☆ 聲像檔案：音頻檔案數(shù)字化形成的電子文件格式應(yīng)為 MP3 或 WAV，視頻檔案數(shù)字 化形成的電子文件格式應(yīng)為 MPEG或 AVI。數(shù)字化生成的電子文件應(yīng)與聲像檔案檔 號對應(yīng)。 檔案管理工作的標準與流程 一 、 檔案管理工作的十項標準 歸檔時間標準 歸檔檔案質(zhì)量標準 信息化管理標準