【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 51 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)議時(shí)間安排： ◆ 會(huì)議長(zhǎng)度：一般會(huì)議時(shí)間以一小時(shí)為宜，大型報(bào)告會(huì)也不應(yīng)超過(guò)兩個(gè)小時(shí)。生理學(xué)家認(rèn)為，腦力的最佳狀態(tài)只能保持 45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點(diǎn)是一小時(shí) ◆ 如果想縮短會(huì)議，一是臨下班開(kāi)會(huì)；二是站著開(kāi)會(huì)；三是限定會(huì)議時(shí)間，到時(shí)就鳴鈴。如果作不出決議，說(shuō)明這個(gè)問(wèn)題不適合在會(huì)議上解決 ◆ 如重要的議程安排在前面，在大家精力比較集中的時(shí)間段 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 52 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)議成功的七要素 時(shí)間 地點(diǎn) 控制 跟進(jìn) 會(huì)議 成果 氛圍 準(zhǔn)備 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 53 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)議地點(diǎn)與會(huì)場(chǎng)布置： ■ 會(huì)議地點(diǎn)不應(yīng)設(shè)在經(jīng)常會(huì)被打斷的地方 ■ 在工作場(chǎng)所以外的地方舉行會(huì)議，大家都會(huì)覺(jué)得輕松 ■ 長(zhǎng)桌比較適合指令為主的會(huì)議，圓桌可以定調(diào)為非正式 ■ 使全體與會(huì)者既能看見(jiàn)又能被看見(jiàn) ■ 座位之間留有一臂長(zhǎng)的距離，與會(huì)者不能受太陽(yáng)暴曬 ■ 考慮多種座位方案，選擇最合適的一種 ■ 將電話轉(zhuǎn)移出會(huì)場(chǎng)，請(qǐng)參會(huì)人關(guān)閉移動(dòng)電話 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 54 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)議成功的七要素 時(shí)間 地點(diǎn) 控制 跟進(jìn) 會(huì)議 成果 氛圍 準(zhǔn)備 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 55 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)議控制：時(shí)間控制 ■ 將會(huì)議安排在午餐之前，比較容易按時(shí)結(jié)束 ■ 設(shè)置鐘表，指定會(huì)議的時(shí)間管理人 ■ 按時(shí)開(kāi)始，按時(shí)結(jié)束，讓遲到者明白他們的行為對(duì)會(huì)議不利 ■ 主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始重申會(huì)議的議程 ■ 發(fā)言者應(yīng)事先進(jìn)行準(zhǔn)備，簡(jiǎn)潔明了，并控制發(fā)言時(shí)間 ■ 一個(gè)議題討論基本成型之后，為了節(jié)約時(shí)間，主持人要迅速 總結(jié)，并將會(huì)議迅速導(dǎo)入下一個(gè)階段 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 56 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)議控制：流程控制 ■ 一旦出現(xiàn)討論跑題，迅速糾正 ■ 將到時(shí)尚未解決的問(wèn)題，開(kāi)進(jìn)“停車場(chǎng)” ■ 將復(fù)雜問(wèn)題交給一個(gè)工作小組，會(huì)后再進(jìn)行匯報(bào) ■ 如與會(huì)者的發(fā)言有創(chuàng)造性但不成熟，鼓勵(lì)其會(huì)后完善 ■ 制止支流辯論和私下交流 ■ 按順序發(fā)言，自由發(fā)言應(yīng)注意控制時(shí)間與方向 ■ 不要重復(fù)別人的觀點(diǎn)和已經(jīng)提出的問(wèn)題 ■ 用片刻沉默將會(huì)議從爭(zhēng)吵帶回到理智中來(lái) ■ 果斷制止無(wú)謂爭(zhēng)論或有損會(huì)議氛圍的爭(zhēng)吵 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 57 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)議成功的七要素 時(shí)間 地點(diǎn) 控制 跟進(jìn) 會(huì)議 成果 氛圍 準(zhǔn)備 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 58 第四回 會(huì)議組織管理 先聽(tīng)一個(gè)小故事！ － 大師的鞋帶 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 59 第四回 會(huì)議組織管理 故事的哲理：保護(hù)發(fā)言者的熱情與積極性 人都有自己的性格，當(dāng)自己的意見(jiàn)被打擊時(shí)，就會(huì)沉默寡言或者奮起反擊，這就會(huì)影響到會(huì)議的氣氛和效果，因此，對(duì)于研究型的會(huì)議，不要簡(jiǎn)單地否定別人的觀點(diǎn)，而是應(yīng)當(dāng)盡可能地創(chuàng)造寬松、坦誠(chéng)的氣氛，保護(hù)發(fā)言者的熱情。 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 60 第四回 會(huì)議組織管理 再聽(tīng)一個(gè)小故事！ － 記者與孩子 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 61 第四回 會(huì)議組織管理 故事的哲理：換個(gè)角度看問(wèn)題，海闊天地寬 相同的聲音容易聽(tīng)到，不同的聲音最難得。意見(jiàn)不同是好事，只有意見(jiàn)不同，結(jié)論才能全面。為了達(dá)到這樣的效果，甚至有人故意扮黑臉。當(dāng)我們聽(tīng)到不同的聲音的時(shí)候，先不要急于否定，換個(gè)角度看看，也許別人的見(jiàn)解對(duì)自己會(huì)很有幫助，一個(gè)善于取長(zhǎng)補(bǔ)短的會(huì)議者才是真正的“善會(huì)者”。 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 62 第四回 會(huì)議組織管理 還有一個(gè)小故事！ － 博士生與本科生 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 63 第四回 會(huì)議組織管理 故事的哲理：尊重別人 三人行，必有我?guī)?，?huì)議應(yīng)當(dāng)樹(shù)立對(duì)事不對(duì)人的原則，樹(shù)立相互尊重的氛圍。只有從心底里尊重其他的與會(huì)者，才能真正聽(tīng)得進(jìn)別人的見(jiàn)解，才能做到真正的“善會(huì)”。 不尊重別人的表現(xiàn)包括： ● 人身攻擊，惡語(yǔ)傷人 ● 羞辱、譏諷別人 ● 隨意打斷別人的發(fā)言，等等 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 64 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)議溝通三部曲 會(huì)前溝通： 交流會(huì)議的有關(guān)信息，對(duì)會(huì)議的目標(biāo)、議程和時(shí)間等達(dá)成一致，以減少會(huì)議中的沖突，提高會(huì)議效率。 會(huì)中溝通： 在開(kāi)會(huì)時(shí)應(yīng)該主動(dòng)聽(tīng)取意見(jiàn)，善于聆聽(tīng)，只有善于聽(tīng)取信息才能成為有洞察力的領(lǐng)導(dǎo)者。在聽(tīng)對(duì)方講話時(shí)要專心致志，不要心不在焉；不要心存成見(jiàn)，也不要打斷對(duì)方講話；要善解人意，做到心領(lǐng)神會(huì)。不僅要會(huì)聽(tīng)，還得會(huì)說(shuō)，會(huì)表達(dá)自己的意見(jiàn)。在表達(dá)自己的意見(jiàn)時(shí)，要誠(chéng)懇謙虛。講話時(shí)要力求簡(jiǎn)明扼要，用簡(jiǎn)單明了的詞句表明自己的意思，語(yǔ)調(diào)要婉轉(zhuǎn)，態(tài)度也要從容不迫。 會(huì)后溝通： 會(huì)議結(jié)束后，主席要及時(shí)與承擔(dān)任務(wù)者溝通，詢問(wèn)需要的支持，并給予鼓勵(lì)；還要與持不同意見(jiàn)者溝通，肯定他的意見(jiàn)的合理處，及做出決定的原因，鼓勵(lì)他繼續(xù)努力，發(fā)揮更大的能力。 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 65 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)議成功的七要素 時(shí)間 地點(diǎn) 控制 跟進(jìn) 會(huì)議 成果 氛圍 準(zhǔn)備 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 66 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)議成果 ■ 時(shí)刻檢討：我們的會(huì)議是否在為我們既定的目標(biāo)服務(wù) ■ 每一項(xiàng)議題討論結(jié)束，將討論結(jié)果及時(shí)整理，形成記錄 ■ 會(huì)議結(jié)束之前，回顧會(huì)議議程，看是否主要問(wèn)題都得到了解決 ■ 如果時(shí)間允許，對(duì)于“停車場(chǎng)”內(nèi)停放的內(nèi)容進(jìn)行處理 ■ 對(duì)于所有執(zhí)行性的決議，都要明確責(zé)任人和完成時(shí)間 ■ 如有必要，確定下次會(huì)議的大體時(shí)間 ■ 會(huì)議結(jié)束，迅速形成會(huì)議紀(jì)要，請(qǐng)會(huì)議主席批準(zhǔn)、下發(fā) ■ 任命一個(gè)會(huì)議決議的督辦人 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 67 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)議成功的七要素 時(shí)間 地點(diǎn) 控制 跟進(jìn) 會(huì)議 成果 氛圍 準(zhǔn)備 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 68 第四回 會(huì)議組織管理 會(huì)后跟進(jìn) ■ 盡快下發(fā)會(huì)議紀(jì)要，確認(rèn)每個(gè)與會(huì)者已經(jīng)收到 ■ 對(duì)會(huì)上確定的任務(wù)承擔(dān)者，詢問(wèn)需要的資源和支持，給予鼓勵(lì) ■ 對(duì)于會(huì)上沒(méi)有解決的問(wèn)題，找到原因，組織新的會(huì)議尋求解決 ■ 對(duì)于會(huì)上交給專項(xiàng)小組進(jìn)行研究的專題，回收研究成果 ■ 總結(jié)會(huì)議成功或失敗的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn) ■ 會(huì)議事項(xiàng)的督辦 ■ 將會(huì)議精神迅速傳達(dá)到當(dāng)事部門(mén) 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 69 第二回 會(huì)議效率 第三回 會(huì)議角色 今日研討課題 第一回 會(huì)議概覽 第四回 會(huì)議組織與管理 第五回 會(huì)議專門(mén)技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 70 第二回 會(huì)議效率 第三回 會(huì)議角色 今日研討課題 第一回 會(huì)議概覽 第四回 會(huì)議組織與管理 第五回 會(huì)議專門(mén)技術(shù) 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 71 第五回 會(huì)議專門(mén)技術(shù) 一、會(huì)議與時(shí)間管理 除非妥善管理時(shí)間，否則無(wú)法妥善管理其他任何事情。 —彼得 杜拉克 北京華夏基石人力資源顧問(wèn)有限公司 Beijing China Stone Human Resource Consulting 72 第五回 會(huì)議專門(mén)技術(shù) 一、會(huì)