【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 你不應(yīng)該召開(kāi)會(huì)議 ：? 電話或是書(shū)面通知即可解決問(wèn)題? 關(guān)鍵人物不能參加? 準(zhǔn)備時(shí)間不夠? 外界因素可能會(huì)浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間? 成本太高如何計(jì)劃一個(gè)有效率的會(huì)議 2. 決定會(huì)議目的?? 通知或解釋?zhuān)ㄗ詈脺?zhǔn)備書(shū)面資料）?? 訓(xùn)練或指示（需要練習(xí)）?? 收集資訊（怎麼做？）?? 說(shuō)服式無(wú)論哪一種目的 , 你必須清楚的知道你想從會(huì)議所達(dá)到的目標(biāo)如何計(jì)劃一個(gè)有效率的會(huì)議如何計(jì)劃一個(gè)有效率的會(huì)議3. 決定參加人?? 人越多 , 效率越差?? 不一定所有人要全程參加 , 安排每一階段所需的參加人?? 考慮參加人所需的背景資料如何計(jì)劃一個(gè)有效率的會(huì)議4. 準(zhǔn)備議程?? 會(huì)議前議程立即發(fā)出讓參加人有時(shí)間思考5. 跟催?? 指定專(zhuān)人做會(huì)議記錄?? 只記錄行動(dòng)事項(xiàng)?? 會(huì)後公佈 成功會(huì)議的 為 與 不為為 :　　　　　　　　　　　 不為 :? 準(zhǔn)備好會(huì)議室 　　　　　　　 ? 主宰討論? 讓參與人 一開(kāi)始 　　　　　 ? 扭曲參加者陳述之意見(jiàn) 就感興趣 　 ? 急著進(jìn)行每一個(gè)主題? 鼓勵(lì)參與 　　 ? 爭(zhēng)辯? 使用不同的方式 　　　　 　　 ? 嘲笑? 讓會(huì)議保持進(jìn)行 　　　　 　 ? Take sides? 不離題　 　　　　 　　　 　　 ? Moralize? 保持控制 ,但 　　　　　　　 ? Domineer 不要成為個(gè)人秀 　　　　 　　 ? 浪費(fèi)時(shí)間在猜忌 , ? 保持幽默 　 顏面問(wèn)題　　　　　　　　　　　　　 ? 逾時(shí)你覺(jué)得會(huì)議主持人應(yīng)該如何改進(jìn)主持形式？會(huì)議討論的內(nèi)容你認(rèn)為何者最重要？會(huì)議主題你認(rèn)為何者最無(wú)關(guān)痛癢？你覺(jué)得這樣的會(huì)議有無(wú)必要性？如果由你來(lái)主持會(huì)議，你將如何主持？一場(chǎng)有效率的會(huì)議，應(yīng)包括下列條件：議程必須先行分送與會(huì)者以進(jìn)行充份準(zhǔn)備與研究事項(xiàng)完成後，必須訂定完成時(shí)效會(huì)議中必須針對(duì)未來(lái)三個(gè)月公司預(yù)定達(dá)成的目標(biāo)，任務(wù)與優(yōu)先順序作檢討 .會(huì)議應(yīng)排定時(shí)程開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 .除非有重大事件有待處理 .會(huì)議主持人應(yīng)讓正，反面意見(jiàn)充份表達(dá) .目標(biāo)金字塔長(zhǎng)程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo)如何列管重要計(jì)劃? 將自己短中長(zhǎng)期的計(jì)劃依工作 ,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來(lái) , 並算出每個(gè)計(jì)劃的效益 . (如下一頁(yè)所示 )? 在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前 3個(gè)專(zhuān)案 (專(zhuān)案件數(shù)依自己能力而定 ,紅線的右手邊 )? 有專(zhuān)案結(jié)束之後下一個(gè)專(zhuān)案就可以往左遞補(bǔ)每個(gè)計(jì)劃如何給予評(píng)分? 先將所有計(jì)劃列出來(lái) , 分成短中長(zhǎng)期 (自行定義 )? 分成三個(gè)項(xiàng)目 (也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整), 依照 : 重要性 , 急迫性及成功機(jī)會(huì)來(lái)給分?jǐn)?shù) . 最好給 5 分 , 最不好給 1 分? 將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘 , 分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃範(fàn)例 : 專(zhuān)案評(píng)分的範(fàn)例以 Notes 信箱管理計(jì)劃的分類(lèi)? 執(zhí)行力 : ToDo, 記錄 , Routine (最重要的部份 , 下一章節(jié)再講 )? 自我成長(zhǎng) : Pareto, 前 3個(gè)計(jì)劃? 生活 : Pareto, 前 3個(gè)計(jì)劃? 工作 : Pareto, 前 3個(gè)計(jì)劃備忘錄時(shí)間管理的利器 : todo List備忘錄緊急的事情重要的事情 ,健康 ,財(cái)富Schedule ListRoutine Work範(fàn)例 : 備忘錄的範(fàn)例範(fàn)例 : 週計(jì)劃的範(fàn)例善用 Notes BookMark 的功能? 連結(jié)書(shū)籤 (BookMark) 的建立可以用來(lái)建立一系列相關(guān)計(jì)劃的連結(jié)? 在 Notes裡頭 , 點(diǎn)一以下黃色書(shū)籤即可把該計(jì)劃給打開(kāi) , 並 Update按 Ctrl+V之後就會(huì)出現(xiàn)黃色書(shū)籤善用 Notes 顏色管理的功能? 紅色粗體字體為重要一定完成的部份? 藍(lán)色斜體字體為已完成的部份? 黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)? 綠色字體為 Routine Schedule良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成? 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q? 養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣? 可以早上做完的事 ,決不拖到下午完成可以一天做完的事 ,決不分成兩天完成? 每天至少完成一件事情 , 特別是在工作情緒低潮時(shí)“執(zhí)行 ”的寫(xiě)照? Just Do It? 奉備忘錄的 To DoCheck List 如聖旨? 行動(dòng)才是企劃的開(kāi)始? 把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20%? 執(zhí)行能力鋒利如倚天劍 . 劍鋒到處 , 刀折劍斷執(zhí)行不是一成不變的? 合理性 Reasonable 表示用心? 試探一下是不損傷毫髮的? 平時(shí)基本觀念 (Sense)的建立 , 在臨場(chǎng)應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果執(zhí)行的速度 : 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q? 養(yǎng)兵千日 , 用在一時(shí) (資源珍貴 )? 時(shí)機(jī)稍縱即逝? 將變數(shù)降至最低– 生米已煮成熟飯型 (老公 ,來(lái)不及了 )– 自廢武功型 (成績(jī)已經(jīng)貼出去了 )? 客戶(hù)的感受? 加速度 , 勢(shì)如破竹 . 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q的時(shí)機(jī)? 並不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q? 1 是專(zhuān)案的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之後方能動(dòng)作 (丟球 )? 2 重要事件的關(guān)鍵任務(wù) . 通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只佔(zhàn)全部專(zhuān)案時(shí)間的 20%.? 3 時(shí)機(jī)稍縱即逝的機(jī)會(huì) . 有時(shí)候機(jī)會(huì)的有效性?xún)H限於某段時(shí)間 , 甚至短到幾分鐘而已 .Hand Carry !? 讓程序進(jìn)行最迅速的方法– 當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn)? 見(jiàn)面三分情? 親自與關(guān)鍵人物 (經(jīng)理 ) 面對(duì)面溝通執(zhí)行的技巧 : Key Success Factor? 靈活如庖丁的刀 ,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有餘 ). 分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體? 由計(jì)劃階段時(shí)即被簡(jiǎn)單勾勒 出來(lái)? 做對(duì)的事情 , 並不會(huì)耗費(fèi)太大的力氣 . 反而做不對(duì)的事情 , 才需花時(shí)間東補(bǔ)西補(bǔ) .Buffer 緩衝區(qū)? 並不是每件事情都那麼的急? 如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉 , 相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的? 所以應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情 , 但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們?nèi)绾翁幚砬榫w低潮? 每天至少完成一件事情? 完成事情的定義– 完整的– 相關(guān)的– 善後的– 記錄的文件? 通常完成一完整任務(wù)就會(huì)有力氣再做第二件事情時(shí)間管理結(jié)語(yǔ)回 顧 時(shí) 間 1.事先規(guī)劃好你的時(shí)間與步驟，以收事半功倍之效。2.分析工作的優(yōu)先順序，按照輕重緩急作處置。3.找出自己最有效率的時(shí)段以安排工作內(nèi)容。4.組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。5.進(jìn)行充分的授權(quán)，將工作分配給部屬、助理或秘書(shū)。6.活用記事本管理時(shí)間。7.運(yùn)用有效的方法取得資訊。8.改變拖延的習(xí)慣，即時(shí)行動(dòng)。9.改變拖延的習(xí)慣，即時(shí)行動(dòng)。10.練就健康的身體，保持身心最佳狀況。節(jié)省時(shí)間的十個(gè)妙方　　　　 辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠(yuǎn)不會(huì)都減少；接踵而至的訪客，及尋求問(wèn)題解決