【文章內(nèi)容簡介】 電話會議 快速咨詢眾人熟悉的主題，貫徹執(zhí)行正在進展中的項目 需要長時間討論的問題 電視會議 分散在各地的成員可以實時地進行聯(lián)系，大家對設(shè)備的使用都非常熟悉 大家從來沒有會過面 網(wǎng)絡(luò)會議 分散在各地的成員對信息技術(shù)都得心應(yīng)手，需要長時間對問題展開更為廣泛和深入地討論 快速地征求意見和咨詢參會人員相互間并不認識 幾種不同形式會議的對比 31 ? 了解會議議程，把握會議的進展情況 ? 會議的議程就是會議的規(guī)劃，即對會議的每一個議題都已做好規(guī)定：誰做初始發(fā)言或報告、達到什么效果、可利用的有效時間有多少？會前應(yīng)將會議的全部議程和背景資料發(fā)給每位與會人員。 ? 會議主持人應(yīng)把握會議的進展情況，促進和協(xié)調(diào)討論，從而使會議在指定的時間內(nèi)達到預(yù)期的效果。 ? 解決會議中出現(xiàn)的困難局面 ? A、偏離正題 ? B、獨霸會場 ? C、啞場或悶會 ? D、私下開小會 ? E、爭論 ? F、私自插入的消息和話題 ? 掌握如何書寫會議備忘錄，掌握貫徹執(zhí)行會議決議的方法 32 書面溝通 ? ： ? 書面溝通形式 ? 文檔的結(jié)構(gòu)和版式 ? 商業(yè)文件的特點 ? 撰寫文檔時的規(guī)范和技巧 ? : ? 掌握幾種常用的書面溝通形式，如何確定文檔的目的和方式 33 適用于 不太適用于 電子郵件 簡短消息、快速反映 把多種消息放在一起 函件 保存正式記錄 快速回答 電傳 圖形圖象 不具備電子格式的文檔 直接送到接收者的桌面上 小的彩色打印件 能表現(xiàn)細節(jié)的圖形 布告欄 很容易與在場的人溝通 分散的班組和團隊 建議書 提出一項帶有論點的提案 適于當(dāng)面交談的內(nèi)容 報告書 總結(jié)一些信息和觀點 非正式的交流內(nèi)容 圖形圖象 傳達思想 使大量的信息便于接受 電子郵件 —— 過大的附件會降低網(wǎng)絡(luò)上傳和下載速度 幾種商務(wù)文件 34 ? 了解文檔結(jié)構(gòu)和版式需要注意的問題 ? 每一種書面溝通的形式都包括：主題、目標、采取的行動三個方面的內(nèi)容。 ? 掌握撰寫文檔時的規(guī)范和技巧，寫作中注意的事項。 ? 掌握商業(yè)溝通文件的特點： ? （ 1） 清楚明了 、 準確無誤 ? （ 2） 敘述簡捷 、 條理清晰 ? （ 3） 直截了當(dāng) 、 開門見山 35 （五）溝通的技巧 ? 王杰是和老板一起創(chuàng)業(yè)的技術(shù)骨干 。 最早的時候 ， 他和老板像兄弟一樣一起吃飯一起通宵加班干活 ， 所以 ， 即使王杰不善言語 ， 老板也對他的所作所為了如指掌 ， 對他十分器重 。隨著公司的壯大 ， 管理機構(gòu)和管理流程完善起來 ， 老板的工作重心在公司的戰(zhàn)略方面 ， 王杰則依然埋頭在技術(shù)項目之中 。公司在繼續(xù)成長 ， 但他卻感到 ， 工作氛圍不如以前 ， 工作得到的回報也不如以前 。 ? 因此 ， 在心理上對老板產(chǎn)生了更多的疏遠感 。 而老板呢 ，反而覺得王杰這人就是有技術(shù)人員的孤僻毛病 ， 王杰的態(tài)度 ，開始對老板是一個提醒 ， 他念舊功 ， 想提拔他 ， 一時也不知道給他一個什么位置合適 。 過了好久 ， 在一次聚會上 ， 王杰喝醉了酒 ， 對著老板發(fā)泄了他的不滿 ， 老板很不高興 ， 就聽之任之了 。 王杰先是不和老板溝通 ， 喝醉酒的發(fā)泄 ， 卻是很糟糕的溝通 。 最后 ， 王杰在公司日益的發(fā)展中 ， 很郁悶地離開了 。 36 ? 掌握各種溝通技巧： ? l 善于與交往者建立友善與良好的關(guān)系 ? l 善于聆聽 ， 從而理解他人的觀點 ? l 善于提出問題 ， 以期獲得更廣泛的了解 ? l 善于把自己的觀點傳達給對方 37 ? 妙用溝通技巧的 5個核心規(guī)則 ? 規(guī)則 1：控制局面 。 通過選擇詞語和反應(yīng)方式 ， 控制對話朝著對自己有利的方向發(fā)展 。 有時候 ， 要設(shè)定程序 ， 讓別人進入 。 有時候 ， 只給讓對方在有限的幾種回答方式中選擇 。 ? 規(guī)則 2：實話實說 。 有時候 ， 要敢于提出直言不諱的要求 。 ? 規(guī)則 3：表明權(quán)力 。 適時表明權(quán) ， 并表示自己只是不想使用這種權(quán)力 ， 通常會與直接使用這種權(quán)力收效相同 。 ? 規(guī)則 4：控制情緒 。 發(fā)怒只是表明自我挫敗 。 只要有可能 ， 就制怒 。 要么化解 ， 要么轉(zhuǎn)移 。 ? 規(guī)則 5：由你說出最后決定性的話。一是控制局面，二是在對話形勢最有利于自己的時候接受談話。 38 ? 例：申請加薪的溝通 ? 招呼語：謝謝您和公司給我的機會 。 我明白 ，在自己成長和前進的過程中 ， 您是個有影響力的人物 。 現(xiàn)在 ， 我有個問題請您幫忙 。 ? 自述語 1：過去我一直把精力集中在專業(yè)的提升上 ， 忽視了薪水的增加 ?? ? 自述語 2：我覺得自己的薪水不能反映我對公司的貢獻 ?? ? 自述語 3：我覺得自己的薪水和工作責(zé)任不相配 ?? 39 ? （ 1） 關(guān)于問候和介紹 。 要常常對別人說 “ 你好 ” 或者“ 早上好 ” 等 。 如果你是主人 ， 就有責(zé)任把客人介紹給其他人 。 在工作場所 ， 首先要介紹職位最高的人 ，與性別無關(guān) 。 ? （ 2） 關(guān)于閑聊 。 閑聊的時候 ， 也要在一定程度上敞開心扉 。 告訴別人一些有關(guān)自己的信息 。 比如 ， 你剛剛上研究生 。 這樣就可以了 。 你曾經(jīng)被 3所學(xué)校拒絕就不必說了 。 不要在很短的時間內(nèi)把關(guān)系搞得很私人化 。 ? （ 3） 關(guān)于傾聽 。 不要以為電器工程師就不懂其他事情 ，而失去聆聽的興趣 。 如果對別人所說不太明白或者需要更多信息 ， 就提問 。 這也可以讓對方知道你對他的話題感興趣 。 溝通建議 40 （ 4） 關(guān)于與同事相處 。 不要太私人化 ， 太深入細節(jié) 。可以通過對別人表示關(guān)心 、 感興趣和欣賞來建設(shè)一個舒適的工作環(huán)境 。 （ 5） 關(guān)于在家辦公 。 一定不要和家里人共用一部電話 。因為有時候你得等 ， 有時候還會有人在通話過程中不小心拿起你的電話 。 以一種專業(yè)的態(tài)度接電話 。 比如：“ 你好 ， 這是晨輝公司 ， 我是王晨輝 。 ” （ 6） 關(guān)于演講 。 如果沒有人幫你介紹 ， 那就自我介紹一下 ， 以讓聽眾明白你就某個主題發(fā)言的資格 。 演講中措辭要肯定 。 ? （ 7） 關(guān)于性別禮節(jié) 。 工作場合不遵守性別禮節(jié) ， 遵守職位級別禮節(jié) ， 遵守工作需要禮節(jié) 。 男士不一定付賬而是由邀請者付賬 。 如果一位那時要付帳 ， 女士可以解釋： “ 這是某某公司付賬 。 ” 每個人都需要像服務(wù)員點菜 ， 如果你是主人 ， 可以讓尊貴的客人先點菜 。如果你是女士 ， 服務(wù)員走向你 ， 你可以說： “ 噢 ， 請讓我的客人先點菜 。 ” 41 ? （ 8） 關(guān)于成功的社交 。 先閑聊幾句 ， 點餐后再進入正題 。 對侍者禮貌 。 點餐時 ， 主人可以做一些推薦 。不要點那些吃相不好的食物 。 不要批評餐館或責(zé)食物 。嘴里有食物時 ， 不要說話 。 有人喝酒 ， 自己要點點用杯子喝的東西 。 宴會時 ， 要用杯子喝飲料 。 倒酒不要超過杯子的 2/3。 ? （ 9） 電話禮儀 。 別人打電話時候 ， 保持距離 。如果使用電話的免提功能 ， 讓對方知道房間里還有誰 。 即使從號碼知道對方是誰 ， 也不要直接稱呼對方名字 。 ? （ 10） 關(guān)于沖突 。 與別人正面沖突之前 ， 先想好自己要說什么 。 ? （ 11） 關(guān)于照顧自己。安排好自己的時間，要保證那些與工作無關(guān)的你喜歡的活動。 42 案例分析 ? 案例一： ? 我從來沒有做工作記錄的習(xí)慣 。 工作上的事情總是一件完了接著一件 ， 整日里忙忙碌碌 。 我們的經(jīng)理也要求我們只要一直在忙工作就行 ， 從來沒有人思考過如何提高工作效率的問題 。 這樣的狀況持續(xù)了很久 ， 直到不久之前新