【文章內容簡介】 件 標 題 密 級 緊 急 程 度 主 送 機 關 抄 送 機 關 份 數(shù) 歸 卷 情 況 備 注 內收發(fā)的 《 發(fā)文登記簿》的登記項目： 八、登記 順 序 號 登 記 日 期 封 皮 號 發(fā) 往 機 關 發(fā) 往 方 式 簽 收 時 間 簽 收 人 備 注 內收發(fā)對外收發(fā)的 《 送 文登記簿》的登記項目： 八、登記 外收發(fā)的 《 發(fā)文登記簿 》 的登記項目： 發(fā)文字號 發(fā)文日期 發(fā)文機關 文別 受文單位 文件標題 份數(shù) 九、分發(fā) 分發(fā)是指對印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。 分發(fā)環(huán)節(jié)由文秘部門的內收發(fā)承擔，主要工作內容是書寫封面、裝入文件、封口和發(fā)送。 分發(fā)前要清點份數(shù)、檢查公章、有無缺頁倒頁現(xiàn)象；根據(jù)主送、抄送機關分別裝封，如有需要還要加蓋密級、急件印戳，核對無誤后，將封口封緘。 分裝時急件、密件、普通件要分別裝封；封面書寫要工整、規(guī)范；份數(shù)準確；封口要嚴實。 十、分發(fā) 分發(fā)方式：直接送達、郵遞、機要傳遞和專人遞送，不得托人代送。 1）送給本單位領導及單位各部門的文件，可由秘書人員直接送達 2）機要傳遞是將文件交送機要機構，由機要機構派專人送達收文機關或送當?shù)貦C要通信部門傳送的文件傳送方式 3）絕密文件或特別緊急的重要文件，最好派專人遞送。轉送必須實行兩人護送制 4）發(fā)往外地的文件，可以采用郵遞的方式 九、分發(fā) 發(fā)送時的注意事項： 郵遞應準備回執(zhí)，機要遞送和專人遞送要有交接手續(xù)，履行簽字手續(xù)。 會議發(fā)送的公文應向會議所在單位發(fā)送 “ 會議文件目錄 ” 或 “ 會議文件通知單 ” ，以確保收文完整準確。 發(fā)文封裝后，要及時將定稿和存本歸檔。如是復文還須進行 “ 注辦 ” 。 發(fā)文處理知識點 草擬 1 領導人 秘書部門領導 秘書人員 業(yè)務人員 交擬 起草 審核 秘書部 門領導 審核 重點 簽發(fā) 2 3 簽發(fā)原則 和要求、 簽發(fā)人 復核 4 文秘部門 繕印 5 復核內容 分發(fā) 9 內收發(fā) 分發(fā)內容 方式 注意事項 有關領導 文秘部門 校對 6 注意事項 文秘部門 用印 7 文秘部門 登記 8 登記形式 內、外收發(fā) 注意事項 注意事項 校對方法 案例思考 某省文物局為落實國家文物局的文物普查工作要求，需向全省各地市發(fā)一個 《 某省文物局關于認真做好文物普查工作的通知 》 。局領導責成局秘書小陳起草該文件。小陳寫完初稿后，本想找領導過目。但領導外出開會，需五天后才能回來。小陳覺得這份文件內容簡單，不會出什么差錯，就自作主張將草稿交打字員小李打印。小李與小陳關系不錯，不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公室齊主任蓋公章。齊主任發(fā)現(xiàn)該份文件既沒有填寫發(fā)文稿紙，也沒有經(jīng)局長簽發(fā)，就沒有給該文件蓋印、登記，等局長回來后再作處理。 請思考：秘書小陳有錯嗎？如果有，錯在哪里？ 任務四 收文處理 案例引入 情景： 2023年 4月 25日，宏遠機電股份有限公司辦公室收到省機械行業(yè)管理辦公室的一份 《 關于召開 2023年度全省機械（汽車）工業(yè)企業(yè)通信工作會議的通知 》 ，得知該會將于 5月 20日在南京召開。秘書小陳收到文件后，先進行了登記，然后取出文件處理單，填上基本內容，交給了辦公室羅主任擬辦。擬辦內容為： “ 擬請信息中心參加會議。妥否，請王總批示。 ” 小陳將文件處理單附在通知原件上趕緊交給了王總，半小時后王總審閱完畢，小陳將其取回。王總的批示意見為： “ 同意。請信息中心李主任與會。 ” 這時，羅主任對小陳說： “ 5月 19日之前要注意催辦一下，別忘記了。 ” 5月 22日，李主任從南京開會回來，在文件處理單上填好了辦理結果、辦理日期和其他有關內容，然后和通知原件一起交還了陳秘書。 至此，這份通知便進入了整理階段。 一、簽收 簽收是指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字，表示收到。簽收時需要對收到的文件進行審核，檢查清點。 外收發(fā)的工作。 對郵遞員、通訊員送來的信件進行審核，按封皮作檢查： 1）查文件實際件數(shù)與回執(zhí)清單或發(fā)文登記數(shù)是否一致； 2）查來文是否屬于本機關收文； 3）查是否為急件、密件，急件隨到隨轉，密件轉機要室； 4）查封口是否完好，如有拆動，需當場聲明。 經(jīng)上述審核無誤，方能簽名驗收。 一、簽收 內收發(fā)的工作 。對外收發(fā)送來的文件進行啟封審核。 內收發(fā)啟封的權限為：整個機關名義收；領導同志收；負責同志收的文件。 啟封后的工作：檢查正件、附件及文件頁碼是否齊全，有無短少，如附有匯票、收據(jù)等，應及時送財務部門。 收文審核后，內收發(fā)加蓋收文章進行收文登記。 二、收文登記 收文登記是文秘部門對收到的文件按一定的形式進行逐項登記的環(huán)節(jié)。收文登記由單位內收發(fā)承擔。 收文登記的項目： 收 文 時 間 來 文 單 位 發(fā) 文 字 號 文 件 標 題 密 級 緩 急 時 限 份 數(shù) 承 辦 部 門 復 文 號 歸卷號 二、收文登記 收文登記應注意的事項 1）收文登記時黨內文件和行政收文要分開登記； 2）收文數(shù)量多的單位可以分類登記，如：上級機關來文、平級和不相隸屬機關來文、下級機關來文； 3）收文較少的單位統(tǒng)一登記，不分類別。 二、收文登記 收文登記的范圍。不必有文必登，視重要程度和單位的實際情況而定。 需要登記的文件： 不需要登記的文件： 、 參閱性或需要辦理的文件。 、 報告性文件。 。 。 、 便函等。