【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ，附件名稱，審核人，審核意見(jiàn)，審核日期，部審核 /簽發(fā)人，部審核簽發(fā)意見(jiàn)（簽名），部審核簽發(fā)日期，核稿人，核稿意見(jiàn)，核稿日期，簽發(fā)人，簽發(fā)意見(jiàn)，簽發(fā)日期，會(huì)簽部門(mén)，會(huì)簽意見(jiàn)，成文日期，發(fā)文日期、會(huì)簽號(hào)（只填要素部分）、相關(guān)文件域 （計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理）、正文、附件。 流程圖 發(fā)文類型 分為部門(mén)發(fā)文、公司發(fā)文。其中部門(mén)發(fā)文分為： a 部門(mén)發(fā)文、 b 業(yè)務(wù)性行發(fā)文 流程圖 A1擬稿 A6經(jīng)理簽發(fā) A5核稿 A7部門(mén)發(fā)文 A3部門(mén)審核或 簽發(fā) A8會(huì)簽 A7公司發(fā)文 A9歸檔 流程中文件傳遞規(guī)則和流程補(bǔ)充說(shuō)明 ? 綜合處理環(huán)節(jié) 每個(gè)部門(mén)有一個(gè)綜合處理部門(mén)負(fù)責(zé)文件的處理、傳遞。當(dāng)文件需要傳遞到外部門(mén)由綜合處理部門(mén)負(fù)責(zé)中轉(zhuǎn)，如會(huì)簽、核稿等。并由發(fā)文部門(mén)的綜合處理部門(mén)對(duì)文件的流轉(zhuǎn)進(jìn)行監(jiān)督和控制。要求能讓綜合管理環(huán)節(jié)決定是否讓外部門(mén)會(huì)簽時(shí)同時(shí)會(huì)簽 在部門(mén)內(nèi)各處、部領(lǐng)導(dǎo)間文件傳遞由綜合處理部門(mén)負(fù)責(zé)中 轉(zhuǎn)。要求能讓綜合管理環(huán)節(jié)決定是否直接循序傳遞或由當(dāng)前處理人決定是否經(jīng)綜合處理部門(mén)處理 ? 經(jīng)理簽發(fā)和核稿 經(jīng)理簽發(fā)后的文件返回綜合處理環(huán)節(jié)，要求將來(lái)可選直接發(fā)送到后面環(huán)節(jié)。 ? 秘書(shū)環(huán)節(jié)：傳遞給領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)處理完畢的文件均由秘書(shū)中轉(zhuǎn)。 ? 退回：處理時(shí)可對(duì)文件提出否定意見(jiàn)（終止發(fā)文、修改后發(fā)文、公司發(fā)文改為部門(mén)發(fā)文）則文件退回綜合處理部門(mén)。 ? 對(duì)文件流程的監(jiān)視和處理 ：起草人、本部門(mén)綜合部門(mén)、文件主要負(fù)責(zé)部門(mén)綜合部門(mén)。 b. 催辦： 起草人 本部門(mén)綜合部門(mén) 綜合部門(mén) 其他部門(mén)綜合部門(mén) 綜合部門(mén) 當(dāng)前處理人 （每個(gè)流程的處理人員從經(jīng)理到秘書(shū)） c. 回收 綜合部門(mén)可對(duì)當(dāng)前處理人的文件進(jìn)行回收，回收前必須登記。 流程環(huán)節(jié)、工作崗位、操作功能對(duì)應(yīng)表 序號(hào) 環(huán)節(jié) 工作崗位 操作功能 1 A1 擬稿 ? 提供多種手段起草文件 ? 填發(fā)文稿紙 ? 發(fā)送 2 A3 部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核或簽發(fā) 部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) ? 對(duì)部門(mén)發(fā)文簽發(fā)或業(yè)務(wù)性行發(fā)文審簽 （ 任何人對(duì)此文件不再擁有編輯權(quán)限） ? 對(duì)其他行 發(fā)文進(jìn)行審簽（審核并署名） ? 對(duì)發(fā)文稿紙進(jìn)行修改 因其他要求處理的信息將文件返回“綜合處理” 3 A5 核稿 綜合部門(mén) ? 對(duì)文件進(jìn)行進(jìn)一步的審核并署名、日期 ? 確定主題詞 ? 對(duì)文件及發(fā)文稿紙的內(nèi)容進(jìn)行修、刪、改 ? 將已核稿的文件送綜合處理 4 A6 經(jīng)理簽發(fā) 公司領(lǐng)導(dǎo) ? 簽署意見(jiàn)并署名（此后任何人對(duì)此文件不再擁有編輯權(quán)限） 5 A7 發(fā)文(部門(mén) /公司 ) 部門(mén)發(fā)文崗位、公司發(fā)文崗位 ? 選字號(hào)；自動(dòng)生成文號(hào)及文頭；根據(jù)所選文件字號(hào)，自動(dòng)生成相應(yīng)的文件版式；發(fā)送：按文件的主送抄送抄報(bào)單位進(jìn)行發(fā)送（提 供多種發(fā)送方式），黨組文件由機(jī)要室“發(fā)文”，并對(duì)發(fā)送情況進(jìn)行監(jiān)控；能按正式的文件格式打印輸出署名；對(duì)文件最后把關(guān)；對(duì)實(shí)物發(fā)文，進(jìn)行手工登錄發(fā)文稿紙內(nèi)容 6 A8 會(huì)簽 ? 判斷是否滿足會(huì)簽條件 (領(lǐng)導(dǎo)是否簽署意見(jiàn) ) ? 打印文件 A9 歸檔 歸檔崗 ? 生成文件處理結(jié)束標(biāo)志 8 （辦結(jié)） 位 ? 文件及其附屬材料、文件與相關(guān)簽報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)應(yīng)產(chǎn)生對(duì)應(yīng)關(guān)系 ? 署名 與其它子系統(tǒng)接口 接口子系統(tǒng)系統(tǒng)名稱 說(shuō)明 接口數(shù)據(jù) 檔案 發(fā)文完成后到檔案存檔 1. 文件類型。 2. 文件 相關(guān)數(shù)據(jù) 收文 發(fā)向各部門(mén)的文件直接發(fā)到部門(mén)收文庫(kù) 發(fā)向網(wǎng)絡(luò)連接的分行的文件直接發(fā)到對(duì)方收文庫(kù) 1. 發(fā)文處理單上諸要素和收文處理單上的諸要素相對(duì)應(yīng)。 2. 文件類型 3. 文件相關(guān)數(shù)據(jù) 簽報(bào) 概述 簽報(bào)是機(jī)關(guān)內(nèi)部上下級(jí)之間，部門(mén)之間報(bào)告和請(qǐng)示工作，通報(bào)情況的文書(shū)工具，分為批件和閱件。批件用于請(qǐng)求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)職能部門(mén)給予審批，指示的事項(xiàng)。閱件用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，反映情況等。 文檔格式 簽報(bào)處理單 包括下列要素： 日期，部門(mén)，署名、聯(lián)系電話，聯(lián)系 人、事由，標(biāo)題，批件 /閱件，簽批人，簽批日期，簽批意見(jiàn)，會(huì)簽部門(mén)、會(huì)簽人，會(huì)簽日期，歸檔人，歸檔日期、緩急、附件標(biāo)題，編號(hào)（部門(mén)號(hào) +流水、計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成） 流程圖 流程圖 流程圖如下： 流程中文件傳遞規(guī)則和流程補(bǔ)充說(shuō)明 ? 綜合處理環(huán)節(jié) 每個(gè)部門(mén)有一個(gè)綜合處理部門(mén)（如秘書(shū)）負(fù)責(zé)處理、傳遞。當(dāng)文件需要傳遞到外部門(mén)由綜合處理部門(mén)負(fù)責(zé)中轉(zhuǎn)，如會(huì)簽、承辦、送經(jīng)理簽批。并由發(fā)文部門(mén)的綜合處理部門(mén)對(duì)文件的流轉(zhuǎn)進(jìn)行監(jiān)督和控制。要求能讓綜合管理環(huán)節(jié)決定是否讓外部門(mén)會(huì)簽時(shí)直接循序傳遞。 在部門(mén)內(nèi)各 處、部領(lǐng)導(dǎo)間文件傳遞由綜合處理部門(mén)負(fù)責(zé)中轉(zhuǎn)。要求能讓綜合管理環(huán)節(jié)決定是否直接循序傳遞或由當(dāng)前處理人決定是否經(jīng)綜合處理部門(mén)處理 如下圖： A1擬稿 A3領(lǐng)導(dǎo)簽 批 A2會(huì)簽 A4承辦 A3部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) 簽批 A6歸檔 ? 秘書(shū)環(huán)節(jié)：傳遞給公司領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)處理完畢的文件均由秘書(shū)中轉(zhuǎn)。 ? 退回：處理時(shí)可對(duì)文件提出否定意見(jiàn)（終止發(fā)文、修改后發(fā)文、公司發(fā)文改為部門(mén)發(fā)文）則文件退回綜合處理部門(mén)。 ? 對(duì)文件流程的監(jiān)視和處理 ：起草人、本部門(mén)綜合部門(mén)、文件主要負(fù)責(zé)部門(mén)綜合部門(mén)。 ： 起草人 本部門(mén)綜合部門(mén) 綜合部門(mén) 其他部門(mén)綜合部門(mén) 綜合部門(mén) 當(dāng)前處理人 ：綜合部門(mén)對(duì)當(dāng)前處理人的文件進(jìn)行回收，回收前必須登記。 流程環(huán)節(jié)、工作崗位、操作功能對(duì)應(yīng)表 序號(hào) 環(huán)節(jié) 工作崗位 操作功能 1 A1 擬稿 ? 起草正文 ? 送本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批 ? 對(duì)綜合處理退回的文件進(jìn)行處理： 終止發(fā)文或修改后再送綜合處理 ? 填簽報(bào)處理單 2 A2 會(huì)簽 ? 送會(huì)簽單位 3 A3 簽批 部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo) ? 簽批意見(jiàn)并署名 ? 返回主辦單位或起草單位 4 A4 承辦 ? 根據(jù)簽報(bào)及 批示意見(jiàn)具體辦理 對(duì)不屬本部門(mén)辦理的簽報(bào)退回“綜合出理“ 辦結(jié)后退回“綜合處出理”置辦結(jié)標(biāo)志 ? 未被確認(rèn)辦理完畢前，不能置”辦結(jié)標(biāo)志” 5 A5 綜合處理 綜合處理部門(mén) ? 對(duì)需要會(huì)簽的簽報(bào)，送相應(yīng)單位會(huì)簽 ? 送領(lǐng)導(dǎo)簽批 ? 對(duì)已簽批及會(huì)簽的簽報(bào)送承辦單位辦理 ? 送歸檔 ? 查詢打印 ? 確認(rèn)簽報(bào)是否辦理完畢 (電話 ) 6 A6 歸檔（辦結(jié)） 綜合部門(mén) ? 置簽報(bào)辦結(jié)標(biāo)志，誰(shuí)主辦誰(shuí)歸檔 ? 將簽報(bào)及其相關(guān)文件、附件進(jìn)行歸并處理入簽報(bào)庫(kù) ? 署名 與其它子系統(tǒng)接口 接口子系統(tǒng)名稱 說(shuō)明 接口數(shù)據(jù) 檔案 簽報(bào)完成 后到檔案存檔 1. 文件類型。 2. 文件相關(guān)數(shù)據(jù) 收文 發(fā)向各部門(mén)的文件直接發(fā)到部門(mén)收文庫(kù) 發(fā)向網(wǎng)絡(luò)連接的分行的文件直接發(fā)到對(duì)方收文庫(kù) 1. 簽報(bào)處理單上諸要素和收文處理單上的諸要素相對(duì)應(yīng)。 2. 文件類型 3. 文件相關(guān)數(shù)據(jù) 系統(tǒng)總體功能 查詢 類型 條件 電子收文 各文件卡片各要素（單一或組合） 實(shí)物收文 掛號(hào)信件 電報(bào) 會(huì)簽文（含聯(lián)合發(fā)文） 平信 發(fā)文 簽報(bào) 統(tǒng)計(jì) 類型 條件 電子 收文 （主要是實(shí)物）：按時(shí)段，文種，承辦部門(mén)，收文日期，來(lái)文單位，掛號(hào)號(hào)碼，簽收人 其他類似實(shí)物，根據(jù)文件卡片要素處理（要求可維護(hù)） 實(shí)物收文 掛號(hào)信件 電報(bào) 會(huì)簽文（含聯(lián)合發(fā)文） 平信 發(fā)文 簽報(bào) 概述 文書(shū)檔案管理基本上可以分成兩個(gè)主要的部分（圖 ）：一是形成檔案，二是檔案管理。 形成檔案是對(duì)公文辦理過(guò)程中形成的文件資料（包括收文，發(fā)文，簽報(bào)，其它資料）進(jìn)行歸檔鑒定，期限鑒定、緩交鑒定、分類組卷、驗(yàn)收審定、移交接收、排序編號(hào)操作并最終形成檔案，它具有明顯 的流程性。根據(jù)各單位分類方法和立卷部門(mén)的不同，可通過(guò)三種途徑形成檔案。一是按年度――組織機(jī)構(gòu)（部門(mén)）進(jìn)行分類，分部門(mén)進(jìn)行立卷。即先按年度劃分檔案，同一年度的檔案歸并在一起，再按組織機(jī)構(gòu)的不同進(jìn)行分類，機(jī)構(gòu)內(nèi)部按不同期限、不同問(wèn)題進(jìn)行組卷。其中歸檔鑒定、期限鑒定、排序編號(hào)是由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)完成，緩交鑒定、分類組卷是由各部綜合部門(mén)完成，驗(yàn)收審定、移交接收是由兩個(gè)部門(mén)配合完成。二是按年度――組織機(jī)構(gòu) (部門(mén)）進(jìn)行分類，檔案部門(mén)集中立卷。即所有的處理過(guò)程都集中在檔案部門(mén)完成，其中驗(yàn)收審定和移交接收兩步可以省略，但要能分 部門(mén)打印出移交清單和移交目錄。三是按年度――問(wèn)題進(jìn)行分類，檔案部門(mén)集中立卷。即先按年度劃分檔案，同一年度的檔案歸并在一起，再按不同問(wèn)題進(jìn)行分類。這其中所有的處理過(guò)程都集中在檔案部門(mén)進(jìn)行。驗(yàn)收審定和移交接收兩步可以省略。 檔案管理的內(nèi)容包括：檔案登記錄入、檢索編目、借閱檔案、統(tǒng)計(jì)分析、插件補(bǔ)卷、價(jià)值鑒定、移交銷毀、維護(hù)管理、全宗卷管理等相對(duì)分立的功能模塊。 形成檔案 文檔格式 文件級(jí)卡片 文件類型 收發(fā)文登記號(hào) 文 號(hào) 責(zé) 任 者 文件標(biāo)題 附件標(biāo)題 主 題 詞 關(guān) 鍵 詞 文件日期 文 種 文件頁(yè)號(hào) 收發(fā)標(biāo)識(shí) 密 級(jí) 分 類 號(hào) 卷內(nèi)序號(hào) 文件頁(yè)數(shù) 全 宗 號(hào) 目 錄 號(hào) 案 卷 號(hào) 保管期限 附屬材料 縮 微 號(hào) 說(shuō)明： 文 號(hào)：文件代字 +文件代號(hào)，如“ XX函字（ 2020） 1 號(hào)” 形成檔案 管理檔案 檔案庫(kù) 圖 責(zé) 任 者：在發(fā)文中是指發(fā)文單位，收文為主辦單位，簽報(bào)和資料為形成部門(mén)。 文 種：文件的種類包括：請(qǐng)示、批復(fù)、通知、函、規(guī)定、辦法、通報(bào)、報(bào)告、決議、條例、令、會(huì)議紀(jì)要。 收發(fā)標(biāo)識(shí)：分收文、發(fā)文、其它（簽報(bào)和資料）。 密 級(jí)：分絕密、機(jī)密、秘密、一般。 卷內(nèi)序號(hào)：案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。 主 題 詞：文件的主題。 文件類型 ：包括正式公文、簽報(bào)、情況通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要。 分 類 號(hào)：是檔案部門(mén)按《分類法》的要求對(duì)文件的編號(hào)。 案卷級(jí)卡片 類目名稱 年 度 全 宗 號(hào) 目 錄 號(hào) 案 卷 號(hào) 案卷標(biāo)題 卷內(nèi)件數(shù) 卷內(nèi)頁(yè)數(shù) 歸 檔 號(hào) 縮 微 號(hào) 保管期限 存 址 起始日期 截止日期 關(guān) 鍵 詞 說(shuō)明： 案卷標(biāo)題： =‘卷內(nèi)文件的責(zé)任者列舉’ +關(guān)于 + ‘卷內(nèi)文件文件標(biāo)題提煉’+的 +‘卷內(nèi)文件的文種列舉’ 類目名稱：根據(jù)是按照部門(mén)還是問(wèn)題對(duì)文件進(jìn)行分類立卷，確定是填入部門(mén)還是問(wèn)題。 立卷部門(mén)、立卷問(wèn)題應(yīng)有專門(mén)進(jìn)行維護(hù)的模塊，可以進(jìn)行增減、刪改。 年 度：指歸檔案卷形成的年度。 目 錄 號(hào)：是檔案處按案卷的不同期限分年度或混年度編的代號(hào)（如果分年度，則每年按永久、長(zhǎng)期、短期分別給出三個(gè)目錄號(hào)）。 案 卷 號(hào)：是檔 案處按案卷的期限分年度或混年度編的案卷順序號(hào)（如果分年度，則每年按永久、長(zhǎng)期、短期三種期限順序編三個(gè)流水號(hào)）。 保管期限：指根據(jù)文件的重要程度而劃分的期限，一般分為永久