【文章內容簡介】 處理意見后，文秘人員應及時將處理結果反饋給批辦該事項的領導，同時將處理結果及領導批示內容摘抄在《來文處理意見登記表》中，以便于查找。 歸檔。辦理完畢的文件，辦公室按規(guī)定立卷、存檔。未經領導許可，任何人員不得隨意查閱存檔文件及文件辦理結果內容。 辦公室負責各類公文的收接及傳閱工作。未經辦公室接收的公文在傳閱過程中發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，由送、接公文人員承擔責任。 工會發(fā)文處理程序一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、分發(fā) 、立卷、歸檔、銷毀等。 擬稿，擬稿應注意做到以下幾點： 一是符合國家法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及有關規(guī)定，符合行業(yè)、集團公司的實際情況。 二是情況真實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅簡短。 三是人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應先引用發(fā)文機關、標題，后引發(fā)文字號，并加圓括號。例如：“按照《關于規(guī)范公文處理工作的通知》（永煤辦字[1998]第 173 號）的要求……”。 四是公文中的數(shù)字除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比和其它必須用阿拉伯數(shù)字外，一般 用漢字標識。 五是公文中應使用國家法定計量單位。在同一公文中，計量單位的表示要一致。 六是用詞要準確、規(guī)范。在使用簡稱時，應先用全稱，并在圓括號中注明“以下簡稱”，不寫不規(guī)范的字。 七是簽發(fā)公文，應用毛筆、鋼筆手寫；草擬、修改公文可以打印。 八是擬稿統(tǒng)一用 16 開白紙或稿紙。 核稿。 工會各部室文件草稿在送交領導人簽發(fā)之前，由辦公室有關人員對文稿的內容、體式、文字等進行審核。審核的主要任務是把好五關： 一是行文關。確定是否需要行文，以何名義行文，凡是可以通過口頭、電話等形式解決的問題就不要發(fā) 文，保持文件的嚴肅性。 二是內容關。審查文稿觀點是否正確，是否符合實際；提出的辦法、措施和要求是否有的放矢、明確具體、切實可行；有無觀點錯誤、界限不清、寬嚴失度、難以執(zhí)行；涉及其它部門或單位的問題是否已協(xié)商、會簽。 三是政策法規(guī)關。審查文稿內容是否符合黨和國家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)，與本系統(tǒng)、本單位已經發(fā)布，仍在執(zhí)行的政策、規(guī)定有無矛盾。如屬提出新的政策、規(guī)定、建議，是否需要廢止現(xiàn)行有關政策、規(guī)定等。 四是文字關。審查文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；用詞是否準確、精煉，句子是否符合語法；標點 符號、數(shù)字計量、人名地名、專用術語等是否正確、規(guī)范。 12 五是體例格式關。審查擬定的公文標題能否概括文件內容，文種是否恰當，主送機關是否正確，抄送機關有無遺漏或存在濫抄亂送現(xiàn)象，機密程度和緩急程度是否適當?shù)鹊取? 對不符合要求的公文稿，核稿人員有權提出具體修改意見。 簽發(fā)。簽發(fā)的一般原則是： 一是工會文件原則上由工會主席簽發(fā)，工會主席不在家，可由在家主持工作的副主席簽發(fā)。 二是已簽發(fā)的公文，不準隨意改動，如確需要改動時，必須重新核稿，并報原簽發(fā)的領導審定。 三是簽發(fā)時，簽發(fā)人應工整清楚地寫上自己的姓名， 不要只寫一個姓或劃圈，并應注明簽發(fā)日期。簽發(fā)時用筆用墨應符合存檔要求。 編號登記，文稿經領導人簽發(fā)后，應進行發(fā)文登記和編號。登記時應首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，有無秘密等級，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對登記項目要認真填寫，字跡要清晰，內容要完整，不能隨意漏項或草率行事。《發(fā)文明細表》包括以下內容：日期、編號、登記后將發(fā)文字號及打印份數(shù)填在文稿上，送打印室繕印。 繕印。祥見繕印工作規(guī)范。 用印。用印應檢查原稿上有無領導人簽字。用印必須端正、清晰。具體要求見印信管理工作規(guī)范 。 發(fā)文程序。 發(fā)文人員收到文件后要及時登記文件名稱、文號等有關內容，并立即電話通知取文單位，且應在《發(fā)文登記表》上做好通話記錄。 發(fā)文人員將文件交給取文人后，取文人需在《發(fā)文登記表》上簽名并填寫取文時間。 取文人領取文件后應及時將文件交給基層工會負責人，不得拖壓或擅自處理文件，不得隨意傳播文件內容。 因公文傳遞出現(xiàn)問題延誤了工作，將依據(jù)記錄追究有關人員責任。 公文分發(fā)完畢后，發(fā)文人員應將《發(fā)文登記表》交辦公室文秘人員保存。 收集。發(fā)文資料收集范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領導批示、公文簽發(fā)單、發(fā)文登記表、發(fā)文明細表等。發(fā)文資料的收集要做到齊全完整，主動及時，寧寬勿窄。 本標準的執(zhí)行情況由工會考核領導小組每月檢查一次。 繕印工作規(guī)范 本標準適用于公司工會的公文繕印工作管理，主要包括總則、公文印刷、校對及檢查與考核等內容。 為提高公文制作質量，統(tǒng)一公文格式和印刷要求，制定本標準。 13 各種文件都要按照統(tǒng)一規(guī)定的格式印刷，頁面各組成部分位置安排要合理、醒目、整齊，外 觀形式要端莊、大方、美觀、整潔。 印刷要嚴格按照公文原稿，除糾正錯別字或明顯的技術差錯外，都應按原稿印制。 公文印制應有利于文書處理，方便閱讀、遞送、存檔和檢索。 印制公文一定要注意保密，一般都應在機關打印室進行，機密文件絕對不允許外委印制或復印。 公文用紙一律選用 A4 型紙。 公文紙張分為兩部分。一是圖文區(qū)，用于書寫或印刷字、圖形等信息符號；二是白邊區(qū)，不允許出現(xiàn)任何符號，上白邊（天頭）和左白邊（訂口）應分別寬于下百邊（地腳）和右白邊（翻口）。 公文排版講究 精確性和藝術性，內容上嚴格忠于原稿，形式上美觀大方、方便閱讀。文字從左至右，自上至下依次橫寫橫排。正文的行長應與文區(qū)的寬度相等（即通欄排），一般每頁排 20 行，每行 25 個字。 公文各組成部分編排及字體字號。 編排次序從上至下，從首頁至末頁按如下順序排列： 秘密等級。位于公文首頁圖文區(qū)左上角， 4 號黑體字印刷。 緊急程度。位于密級下一行，字體字號與秘密等級相同。 文頭。以初號黑變體或標準體、宋體字套紅印刷。正式文件除文頭和橫隔線套紅印刷外，其余內容均用黑色油墨印刷。 發(fā)文字號。位于公文首頁文頭以下、紅色橫隔線以上，橫向居中排一行。采用 3 號仿宋體。 簽發(fā)人。位于發(fā)文字號下一行，紅色橫隔線以上，居右側標注“簽發(fā)人：”，后標注簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人姓名最后一個字與橫隔線右側齊頭。用與發(fā)文字號相同的字體字號。 標題。位于公文首頁橫隔線以下空一行，橫向居中排一行或數(shù)行。標題一般用 2 號宋體或黑體字。 分行排列標題時，不要把一個詞或一個數(shù)字分置在兩行，設計公文標題通常有以下幾種方法： 直尺式 短長式 長短式 寶塔式 倒寶塔式 14 梭子式 等距式 腰鼓式 主副標題式 主送。位于標題下空一行，從左至右頂格排列，回行繼續(xù)頂格，用 3 號仿宋體。 正文。按自然段依次排列，每段開頭空兩格，回行頂格，用 3 號仿宋體。 附件。位于正文之后，發(fā)文機關名稱之前，在空兩格的 位置標出“附件：”字樣，再分別標出附件序號（只一件時不標）、標題，每件一行，附件名稱不用書名號；字體字號同正文。 作者。位于正文右下方（與正文空三至四行），一個作者時占一行或省略簽署，以公章代替。字體字號同正文。 成文日期。位于作者以下，稍偏右排一行，用漢字標明完整的年月日。標題中已標有日期的公文，可不再標注。字體字號同正文。 作者、印章、成文日期與正文應盡量排在同一頁面上，如在同一頁確實難以排下，則應在末頁左上角占一行頂格加注“（此頁無正文）”。字體字號同正文。 主題詞 。位于公文末頁，起首頂格標注“主題詞：”，后填主題詞，詞間空一格，不加標點，用與正文字號相同的黑體或宋體字。 抄送。位于主題詞以下，所占區(qū)域用兩條與圖文寬度相等長度的平行細線作為界線，形成抄送欄，起首頂格標出“抄送：”字樣，后列抄送機關。如果抄送機關一行寫不下，另起一行應與第一行的抄送機關平頭，抄送機關末尾不用標點符號。字體字號同正文。 印發(fā)說明。位于抄送欄以下，在圖文區(qū)與下白邊（地腳）交界處劃一條與抄送欄細實線等長并平行的細實線，形成印發(fā)說明欄。欄中左邊標注主辦單位，右邊標注印發(fā)日 期，用 3 號仿宋體印刷。在印發(fā)說明欄底線下的右側、印發(fā)日期正下方用 4 號仿宋體印上“（共印份）”。 文件以左側裝訂為宜。裝訂公文做到不缺頁、不多頁、不訂文件內容，紙張要整齊，各頁之間上下左右不錯位。 校對是一項嚴肅而細致的工作，是消滅文件打字、印刷差錯，保證文件質 15 量的重要環(huán)節(jié)。校對工作一般遵循“誰起草、誰校對、誰負責”的原則。 校對應忠于原稿，校對人員未經簽發(fā)人和核稿人同意，對原稿內容、段落格式、標點符號不能做任何改動。 校對人員必須專心致志，按照文稿順序，對文字、標點符號以及版 面、規(guī)格、字體、封面、扉頁、目錄、標題、附件、序碼逐一進行校對，達到內容精確，無所缺漏，做到準確、迅速。校對時應正確使用專業(yè)校對標準符號。 校對人員在確認校樣、印樣無誤的前提下，應在《公文簽發(fā)單》的“校對：”欄簽字。據(jù)此，文印人員方可印制。打印人、校對人姓名不出現(xiàn)在公文正式文本上。 本標準的執(zhí)行情況由工會考核領導小組每月檢查一次。 考勤管理標準 本標準適用于公司工會的考勤管理，本標準主要規(guī)定了考勤辦法、各類假期的請銷假程序、以及考勤管理的監(jiān)督檢查等有關方面的內容。 采用簽到的形式考勤。工會人員無論上班和下班都要到工會辦公室簽到 （集團公司如有統(tǒng)一規(guī)定，執(zhí)行公司規(guī)定） 。 簽到時間分別為早上 8： 00 以前，上午 12： 00 以后，下午 2： 00 以前（根據(jù)時間調整確定），下午 5： 00 以后（根據(jù)時間調整確定）。 簽到時要本人簽到，不準代簽和補簽。 職工請假須本人填寫《職工請假登記本》并按規(guī)定程序審批后，方可休假。 職工因病或非因工負傷休假時，須于當日（班）由本人或他人持醫(yī)院證明，經領導簽字同意，到工會辦公室登記后方可休假，否則按曠工處理。 由于酗酒、斗毆或其他錯誤行為，造成傷病而請假時，視其情節(jié)按事假或曠工處理。 事假。三天以內的經工會副主席簽字同意后交工會辦公室登記；三天以上的，經工會主席簽字同意后，方可到工會辦公室登記休假。 探親假。享受探親假的職工，經工會主席簽字同意后，方可交工會辦公室審批休假。 婚假。適齡職工結婚，須持結婚證經計生部門審查登記后，方可到工會辦公室審批休假。 喪假。職工供養(yǎng)直系親屬死亡時，由本人持鄉(xiāng)村或居委會證明，經工會主席簽字同意后，方可到工會辦公室登記休假。 產假。女職工生育、流產及 計劃生育手術后，由計生部門簽署意見，工會主席簽字后，到工會辦公室審批休假。 年休假。經工會主席簽字同意后，報工會辦公室審批休假。 公假。職工出差或三個月以內的短期培訓，經工會主席審批后，報工會辦公室登記休假。 3 銷假程序 16 職工休假期滿后，要及時持請假登記本到工會辦公室銷假。休假期滿不到崗者，超假天數(shù)視情節(jié)按事假或礦工處理；不及時銷假者，按未到崗論處。 4 考勤的監(jiān)督檢查 按本標準，由工會考核領導小組負責監(jiān)督檢查。 印 章 管理規(guī)范 本標準適用于公司工會 印章 管理工作，主要包括總則、印章的刻制與頒發(fā) 、印章的管理與使用、介紹信以及本標準的檢查與考核等內容。 1 總則 印章是一個機關和單位合法存在及其職權的象征物，是代表一個機關或單位的合法標志。印章還具有憑信作用，表明某個單位對此負有責任。 2 印章的刻制與頒發(fā)。 公司工會的印章由公司工會按照要求和規(guī)定制法。 3 印章的管理和使用 正式印章等，均由工會辦公室秘書負責保管和使用。印章管理人要明確自己的職責，保證印章的絕對安全和正確使用，防止被盜和濫用。印章不得委托他人代管代用、若因管理不善導致不良后果， 印章管理人員 要負包括法律責任在內的相應責任。 使用正式印章要履行審批登記手續(xù)，填寫〈〈印章使用審批單〉〉。使用工會的印章，一般經工會主席批準，工會主席不在家，要電話請示，經領導同意后，方可用章，等領導回來后，要及時補簽。經工會主席授權的某些事項或日常不涉及工會重大問題的事項而需要用印的，如開具一般性證明、發(fā)賀信等，可由工會辦公室