【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 需要長(zhǎng)期保存的監(jiān)理資料 需要長(zhǎng)期保存的監(jiān)理資料是指保存期限等于該工程的正常使用壽命的有關(guān)監(jiān)理文件，包括：工程開(kāi)工 /復(fù)工報(bào)審表、暫停令、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程質(zhì)量驗(yàn)收文件、委托監(jiān)理合同等。 需要短期保存的監(jiān)理資料 需要短期保存的監(jiān)理資料是指保存期限在 20 年以下的有關(guān)監(jiān)理文件，包括：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志、安全監(jiān)理資料等。 施工階段監(jiān)理資料的編目 施工階段監(jiān)理資料可統(tǒng)一編目為五類，詳見(jiàn)《施工階段監(jiān)理資料明細(xì)表》。 施工階段監(jiān)理資料明細(xì)表 序號(hào) 類別 文件名稱 備注 一 合同 文件 委托監(jiān)理合同 長(zhǎng)期保存 施工合同文件 短期保存 工程建設(shè)其他相關(guān)方的合同、協(xié)議 短期保存 二 設(shè)計(jì) 文件 勘察設(shè)計(jì)文件（工程地質(zhì)勘查報(bào)告、 施工圖設(shè)計(jì)文件等） 短期保存 設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審紀(jì)要 短期保存 設(shè)計(jì)變更文件（變更通知、變更文件、變更圖紙、工程變更單（ C2）、工程聯(lián)系單等） 短期保存 三 監(jiān)理 資料 監(jiān)理規(guī)劃 短期保存 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 短期保存 監(jiān)理日志、旁站監(jiān)理記錄 短期保存 監(jiān)理月報(bào) 長(zhǎng)期保存 監(jiān)理工程師通知單（ B1）及監(jiān)理工程師通知單回 長(zhǎng)期保存 復(fù)（ A6） 質(zhì)量缺陷與事故的處理文件 長(zhǎng)期保存 階段性質(zhì)量評(píng)價(jià)文件或監(jiān)理工作總結(jié)性文件 長(zhǎng)期保存 文件簽收表 短期保存 文件發(fā)放和回收登記表 短期保存 竣工初驗(yàn)申請(qǐng)表 長(zhǎng)期保存 1初驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期保存 1工程竣工報(bào)驗(yàn)單 長(zhǎng)期保存 1工程竣工階段形成的其他文件 長(zhǎng)期保存 四 承包商分包資料 工程開(kāi)工 /復(fù)工報(bào)審表（ A1）和工程暫停令（ B2） 長(zhǎng)期保存 施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表（ A2） 短期保存 分包單位資格報(bào)審表（ A3） 短期保存 施工階段三控資料（即質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制資料）及安全控制資料 短期保存 五 參建各方 會(huì)議紀(jì)要或記錄（工程例會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、檢查會(huì)、項(xiàng)目監(jiān)理處會(huì)議等） 長(zhǎng)期保存 洽商文件 各方來(lái)往函件（監(jiān)理工作聯(lián)系單（ C1） ） 等 長(zhǎng)期保存 施工階段監(jiān)理資料的管理 要做好施工階段監(jiān)理資料的管理，必須要做好以下幾點(diǎn)： 監(jiān)理公司應(yīng)建立完善的監(jiān)理資料管理制度 監(jiān)理資料的編制不是獨(dú)立的個(gè)人行為，而是一個(gè)監(jiān)理公司管理工作的一部分。要使監(jiān)理資料的管理工作真正步入正規(guī)化、規(guī)范化的軌道，監(jiān)理公司應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)完善的監(jiān)理資料管理制度。在監(jiān)理資料管理制度中，應(yīng)當(dāng)明確監(jiān)理資料所包含的 內(nèi)容以及公司對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理處監(jiān)理資料進(jìn)行考核的辦法。監(jiān)理資料所包含的內(nèi)容，可參考本文《施工階段監(jiān)理資料明細(xì)表》。而對(duì)于如何做好某一項(xiàng)監(jiān)理資料，可在監(jiān)理資料考核辦法中明確。例如，對(duì)監(jiān)理日志，在監(jiān)理資料考評(píng)滿分 100 分中占 10 分，考評(píng)辦法中可明確規(guī)定：每天記錄，保存在項(xiàng)目監(jiān)理處；少記錄一天，扣 1 分，扣完10 分為止；不存放在項(xiàng)目監(jiān)理處，檢查時(shí)不能出示此項(xiàng)不得分；全面記錄監(jiān)理工作、表達(dá)清晰，每日的安全監(jiān)理記錄、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理意見(jiàn)無(wú)記錄或欠缺多的扣完 10分；記錄人、審核人簽字齊全，一人 /次漏簽扣 1 分，扣完 10 分為止。這 樣，監(jiān)理人員在編寫(xiě)監(jiān)理日志時(shí)就會(huì)有據(jù)可依，從而有助于提高監(jiān)理日志的編寫(xiě)質(zhì)量和完整性。 加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理資料編制人員的培訓(xùn)和教育 目前，并不是所有的工程項(xiàng)目都配備有專職的監(jiān)理資料編制人員。對(duì)于規(guī)模較小、資料不多的項(xiàng)目，一般是由現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理來(lái)兼職編制監(jiān)理資料。但是，無(wú)論是兼職還是專職的監(jiān)理資料編制人員，都必須要熟悉相關(guān)法律、法規(guī)以及本監(jiān)理公司的監(jiān)理資料管理制度。只有按照相關(guān)的制度落實(shí)，監(jiān)理資料才有可能做好，做規(guī)范。監(jiān)理公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理資料編制人員的培訓(xùn)和教育，可采取下發(fā)相關(guān)學(xué)習(xí)文件、舉辦監(jiān)理資料編制知識(shí) 講座、出題考核等形式來(lái)提高監(jiān)理人員編制監(jiān)理資料的水平。 加大監(jiān)理資料的收集力度 一份完整的監(jiān)理資料需要業(yè)主、承包單位、監(jiān)理單位共同努力才能實(shí)現(xiàn)。如果業(yè)主、承包單位的某些資料由于種種原因沒(méi)有及時(shí)到位，即使監(jiān)理資料編制人員的水平再高，也不可能做出高質(zhì)量的監(jiān)理資料。為了加大監(jiān)理資料的收集力度，在此提出三點(diǎn)建議：一是在第一次工地例會(huì)上強(qiáng)調(diào)及時(shí)收集資料的重要性，明確責(zé)任，并要求承包單位在每周工地例會(huì)上匯報(bào)資料收集的情況。二是按專業(yè)分別抓落實(shí)，明確時(shí)間，保證按時(shí)收集到位。三是對(duì)承包單位給予必要的幫助指導(dǎo) ，及時(shí)為其辦理簽字蓋章手續(xù)。四是對(duì)于由于業(yè)主原因造成的資料滯后，應(yīng)及時(shí)提醒業(yè)主盡快落實(shí)相關(guān)事宜。 監(jiān)理日記是檢查監(jiān)理工作、監(jiān)理資料的主線 監(jiān)理日記是逐日記錄監(jiān)理工作和施工活動(dòng)的重要資料，內(nèi)容涉及工程建設(shè)的全方位，時(shí)間的連續(xù)性強(qiáng)，它是檢查監(jiān)理工作和監(jiān)理資料的重要線索?？偙O(jiān)理工程師應(yīng)每天簽閱各監(jiān)理日記，這樣既檢查了監(jiān)理人員的工作，又熟悉了監(jiān)理情況。對(duì)于監(jiān)理日記的檢查，總監(jiān)理工程師可根據(jù)監(jiān)理人員的職責(zé)和施工進(jìn)度，檢查監(jiān)理日記是否有漏記部分，例如：工程施工已到基礎(chǔ)驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目某單元的驗(yàn)收，專業(yè)的監(jiān)理日 記中應(yīng)有該單元的施工方案報(bào)驗(yàn)、材料報(bào)驗(yàn)、測(cè)量放線報(bào)驗(yàn)、基礎(chǔ)隱蔽工程報(bào)驗(yàn)等事項(xiàng)；如期間內(nèi)有召開(kāi)工程例會(huì)、質(zhì)量問(wèn)題處理等事項(xiàng)也應(yīng)有記錄。以這些記錄為依據(jù)，可再進(jìn)一步檢查該監(jiān)理人員負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料是否完整、及時(shí)、分類有序等。 還可以根據(jù)有關(guān)監(jiān)理資料來(lái)核查監(jiān)理日記。如根據(jù)某一份原材料報(bào)驗(yàn)單的日期，檢查該天的監(jiān)理日記是否有記錄等。這樣不但檢查了專業(yè)監(jiān)理工程師所負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料，也同時(shí)檢查了監(jiān)理工作的質(zhì)量。監(jiān)理日記審閱后，總監(jiān)理工程師應(yīng)簽字留下記錄。目前有的監(jiān)理日記記錄過(guò)于簡(jiǎn)單，內(nèi)容不完整；有的記錄內(nèi)容不準(zhǔn)確，只記錄施工形 象進(jìn)度，監(jiān)理工作內(nèi)容卻未認(rèn)真記錄，有的記錄日期與施工資料不相吻合等。對(duì)于監(jiān)理日記的缺陷，總監(jiān)理工程師應(yīng)及時(shí)檢查，督促改正。這樣，通過(guò)監(jiān)理日記的核查，既能掌握每個(gè)監(jiān)理人員的工作情況，同時(shí)也可以督促監(jiān)理人員按