【管理制度】檔案管理程序(編輯修改稿)
2024-09-12 13:19 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 組卷。c. 凡有文字部分的均應打上號碼（采用打號機，正面右上角，背面左上角）。d. 文件材料裝訂前應剔除金屬物。e. 圖紙采用手風琴式折疊法，規(guī)格為30cm21cm；裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。 保管： A. 庫房管理： a. 庫房應集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關的物品，不從事與庫房管理無關的活動；庫內(nèi)檔案必須按順號上架，不得錯架、亂架； b. 除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進庫的（如維修庫房或設備等），則須有檔案員陪同并相伴始終； c. 庫房設有中央空調(diào)、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備，檔案員要定期檢查，以確保以上設施的安全有效； d. 隨時注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務必使溫度保持在140C~200C，相對濕度50%~65%； e. 檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動； f. 每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生；g. 檔案員離開庫房時應隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；h. 公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到下。 B. 流動中的安全防護： a. 檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準擅自帶離規(guī)定的使用場所； b. 未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密； c. 未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復印； d. 盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。 提供利用： A． 加強基礎工作：a． 編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具；b． 安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率；c． 開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務：a． 借閱：a） 公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當面清點檔案頁數(shù)，之后再入庫；b） 非公司人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，并經(jīng)公司相關部門主管同意后方可借閱；c） 借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內(nèi)頁；d） 借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b． 借出：a） 檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記
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