【文章內容簡介】 命周期法和快速原型法相結合，在已有產品的基礎上，以快速原型法為主。在實施方面遵隨統(tǒng)一規(guī)范和分布實施的原則。 在設計思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務的設計轉向面向用戶的設計，即將設計的著眼點放在用戶對象身上，設計視角范圍是整個內部網，在此基礎之上進行相關業(yè)務設計。將面向對象的思想引入到系統(tǒng)設計中去。 在實現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結構化設計轉向采用復雜適用系統(tǒng)（CAS）理論進行實現(xiàn)，即從一般的業(yè)務需求中抽象出關鍵的復雜適應系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠適應環(huán)境變化，系統(tǒng)使用越久，積累的有價值的東西就越多。 國內外辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)與應用　　辦公自動化于50年代在美國和日本首先興起，最初只是具有電子數據處理（EDP）的簿記功能，60年代被管理信息系統(tǒng)（MIS）取代，直到70年代后期才形成涉及多種技術的新型綜合學科辦公自動化（OA）?！　?0年代，國外辦公自動化得到了飛速發(fā)展，許多著名的計算機軟硬件公司都躋身于這一巨大的市場。作為辦公管理方式的一次變革，辦公自動化不僅已形成相當大的產業(yè)規(guī)模，而且從各個方面促進了計算機及信息產業(yè)的發(fā)展。辦公自動化迅速普及，已有逐步超過70年代管理信息系統(tǒng)建設的趨勢?！　∵M入90年代以來，辦公自動化在世界主要發(fā)達國家得到蓬勃發(fā)展。國外許多大公司投入了大量人力、物力，在語音、數字、文字圖象、網絡技術、人機工程等方面進行了深入細致的研究，并推出了影象處理設備、文字處理機、辦公室助理機、袖珍組織機、筆記本計算機等現(xiàn)代辦公設備。　　我國辦公自動化是80年代中期才發(fā)展起來的。1985年全國召開了第一次辦公自動化規(guī)劃會議，對我國辦公自動化建設進行了規(guī)劃。1986年5月在國務院電子振興領導小組辦公自動化專家組第一次專家會議上，定義了辦公自動化系統(tǒng)功能層次和結構模式。隨后國務院率先開發(fā)了中南海辦公自動化系統(tǒng)?！　∥覈鳲A的應用和發(fā)展歷程，可以分為以下三個階段：　　第一代OA系統(tǒng)，是從20世紀80年代中期到90年代中期以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現(xiàn)了數據統(tǒng)計和文檔寫作電子化，即將辦公信息載體從原始紙介質方式轉向比特方式?！　〉诙鶲A系統(tǒng)，是從90年代中期開始的以網絡技術和協(xié)同工作技術為主要特征，實現(xiàn)了工作流程自動化，即將收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式轉向工作流自動化方式。第二代辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了不同職能部門間的工作流程自動化。不同部門及其工作人員工作間的協(xié)作大大加強，從而使政府/企業(yè)辦公的效率得到較大的提高。而且，以Internet為基礎，辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了移動辦公，資源的利用不再受通訊技術的限制，從而實現(xiàn)政府/企業(yè)內部的電子化和網絡化辦公?！　〉谌鶲A系統(tǒng)，是融信息處理、業(yè)務流程和知識管理于一體的應用系統(tǒng)。它以知識管理為核心，提供豐富的學習功能與知識共享機制，確保使用者能隨時隨地根據需要向專家學習、向組織現(xiàn)有知識學習，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉變并因此提高企業(yè)運作效率。第三代OA的核心是知識，其突出特點是：實時通信、實時交流。 辦公自動化的發(fā)展方向 1996年，世界“經濟合作與發(fā)展組織”（Organization for Economic Cooperation and Development，OECD）在“科學技術和產業(yè)展望”的報告中首先提出了“以知識為基礎的經濟”概念，人們把它歸納為知識經濟（Knowledge Economic）。知識經濟的建立和發(fā)展主要指發(fā)展科學技術、教育以及創(chuàng)新（Innovation）、應變能力（Responsiveness）、生產率（Productivity）和技能素質（Competency）為主要內涵的知識管理（Knowledge Management）。事實上，知識經濟時代的辦公已經不再是簡單的文件處理和行政事務了，其目的在于達到整個企業(yè)的最終目標，這就需要依靠先進的管理思想和方法。從這個意義上說，辦公實際上是一個管理的過程，由于電子商務時代的企業(yè)事務處理對象瞬息萬變，這就要求作為企業(yè)與機構日常業(yè)務處理基礎平臺的辦公自動化系統(tǒng)，能夠提供足夠的靈活應變和開放交互能力。在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)中都將得到更好的滿足。我們所說的知識管理，實際上是一種系統(tǒng)，是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)知道什么，如何定位擁有專門知識的人，如何傳遞這些知識，以及如何有效利用知識的系統(tǒng)。通過利用先進的協(xié)作技術，能夠在恰當的時間，將正確的知識傳給正確的人，幫助企業(yè)提高整體業(yè)務水平。 辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展恰好與數據、信息和知識的演變同步，即由以數據為主要處理內容的第一代辦公自動化發(fā)展到以信息為主要處理內容的第二代辦公自動化，再發(fā)展到以知識為主要處理內容的第三代辦公自動化。辦公自動化的三個發(fā)展階段中完成了兩個飛躍，即由數據處理向信息處理的飛躍，由信息處理向知識處理的飛躍。在辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展中，使用辦公自動化系統(tǒng)的人員范圍逐步擴大，由企業(yè)行政人員擴展到企業(yè)的管理層，再擴展到企業(yè)的全體員工。另外，在運作機制上，也是從辦公室的結構化數據處理到企業(yè)內部和外部信息的處理，再到有用知識的處理。從簡單的電子郵件、群件，到構建Web應用等各種方式中獲取、存儲、提煉和再用知識。 在部署實施基于知識管理的第三代辦公自動化系統(tǒng)過程中，企業(yè)與機構需要： ●把知識管理融入BPR（業(yè)務流程重組） 知識管理只有與業(yè)務流程緊密相連，才能獲得成功。將知識創(chuàng)造與發(fā)布同企業(yè)的業(yè)務流程相結合，不僅可以節(jié)省大量開支，更重要的是能夠產生巨大的價值，通過知識管理實現(xiàn)對業(yè)務流程中無序的知識進行系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)知識共享和再利用，從而提高業(yè)務水平和效率。 ●改造企業(yè)文化 知識管理的成功首先取決于鼓勵信息共享的企業(yè)文化。改造傳統(tǒng)的企業(yè)文化、建立有利于知識共享的新型企業(yè)文化，是企業(yè)能夠在知識經濟時代不斷發(fā)展的關鍵因素。 ●建立學習型企業(yè) 所謂學習型企業(yè)是指通過不斷的學習來提高競爭力的企業(yè)。這里所說的學習并不僅僅是看書、辦學習班，而是包括了企業(yè)在系統(tǒng)研究項目和產品開發(fā)、營銷、技術支持過程中學習，強調全員學習、全程學習和團隊學習。 第三代辦公自動化系統(tǒng)建立在企業(yè)Intranet平臺之上，幫助企業(yè)實現(xiàn)動態(tài)的內容顯示和知識的實際管理，使企業(yè)的每一個員工能夠在協(xié)作中不斷獲得學習的機會和進步。第三代辦公自動化體系結構，如圖23所示。底層是企業(yè)的基本信息支撐環(huán)境，它包括MRPII、MIS系統(tǒng)的信息化支撐，以及對企業(yè)外部Internet的信息獲取。三類系統(tǒng)的相互作用體現(xiàn)了Intranet的思想，通過設計和實現(xiàn)優(yōu)秀的Internet信息獲取工具，可以有效地利用外部的有用信息為企業(yè)內部的經營管理過程服務，幫助企業(yè)更好地把握來自市場的機遇與挑戰(zhàn)。第二層是企業(yè)多維知識倉庫。存在于底層企業(yè)信息支撐環(huán)境中的企業(yè)信息資源是煩雜而海量的，需要在數據挖掘與模式提取的工具支持下，發(fā)掘其中有價值的模式與知識，進行緊密而科學的組織，這是支持知識管理系統(tǒng)實現(xiàn)的有利依據。Internet知識獲取企業(yè)管理系統(tǒng)MIS物資需求計劃MRP企業(yè)基本信息支撐環(huán)境企業(yè)員工工作環(huán)境企業(yè)多維知識倉庫企業(yè)支持決策系統(tǒng)圖23 第三代辦公自動化系統(tǒng)體系結構圖第三代辦公自動化系統(tǒng)可以這樣概括：它仍是以網絡（Internet/Intranet/Extranet）為中心，以數據、信息所提煉和組織的知識為主要處理內容的辦公自動化系統(tǒng)。 辦公自動化系統(tǒng)目前存在的問題辦公自動化不同于簡單的自動化設備，各種辦公自動化軟件的成功應用，需要多方面的支持。目前困擾辦公自動化的應用主要有如下一些問題：系統(tǒng)的安全難以令人滿意。自從第一臺計算機誕生以來，安全就成了阻礙計算機應用的一個重要因素，尤其是在網絡時代，Internet的深入同時也意味著外部窺探的到來，對于辦公系統(tǒng)，由于傳輸、處理、存儲的信息具有很高的價值和保密性，將成為黑客和計算機病毒攻擊的目標，直接與Internet相連的辦公系統(tǒng)的信息安全難以保障。為保證網絡系統(tǒng)的安全，一般單位采用的安全措施主要有：1）直接利用操作系統(tǒng)、數據庫、電子郵件以及應用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶的權限控制和管理； 2） 在網絡內的桌面工作站上安裝防病毒軟件； 3） Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設備； 4） 對重要信息的傳輸采用密技術； 5）對于處理秘密、機密甚至絕密信息的辦公系統(tǒng)而言，這些安全措施遠遠不足，系統(tǒng)還很容易遭到黑客和病毒的入侵，傳輸的數據也可能被截取、篡改，因此，多數的辦公系統(tǒng)需要建立自己獨立的內部網絡系統(tǒng)（Intranet），并在物理上與外部網絡世界隔離。與辦公自動化相適應的規(guī)章制度不健全。　　辦公自動化不同與一般的管理軟件，它處理的電子化公文存在法律效力的問題，目前國內尚無這方面的立法作出適當的規(guī)定。同時，辦公自動化也需要建立和完善各種規(guī)章制度，保證辦公系統(tǒng)的正確運行，使工作人員能接受和使用軟件。在運用軟件的管理過程中，必須有一種制度對人為的方式進行管理。如果有關的人員不把數據錄入進去，或者錄入的數據不正確，那么運用什么軟件也沒有辦法。自動化與手工操作的矛盾?！　∞k公過程中引入計算機管理系統(tǒng)，必然會對現(xiàn)行的體制產生影響，尤其是現(xiàn)行的手工公文處理方式已經運行幾十年了，有一套完善的制度和行之有效的方法，機關工作人員也習慣了這種公文處理模式，要一下子改變原有的工作方式和習慣，應用計算機進行公文處理，確實會在一部分領導干部和工作人員之間產生疑問和抵觸情緒，妨礙辦公管理系統(tǒng)的應用。因此，做好宣傳工作，轉變觀念，統(tǒng)一認識，是推行辦公自動化的必要條件。需要領導的重視和工作人員的支持。在目前形式下，應當對機關和企業(yè)辦公自動化負全責的CIO（信息中心主任）還沒有真正獲得應有的權力和信任，既要面對單位“一把手”的直接指導，又要面臨基層部門來自傳統(tǒng)的阻力。因此，辦公自動化的實施必須取得領導的重視和支持。否則，采取“用得好就用，用得不好就算了”的態(tài)度，那么辦公自動化永遠只能是擺設。第三章 系統(tǒng)設計 系統(tǒng)功能需求分析根據目前政府機關及企事業(yè)單位辦公自動化管理業(yè)務流程特點與功能需求，通用辦公自動化系統(tǒng)應實現(xiàn)以下基本功能：公文管理、檔案管理、信息管理、督察管理、會議管理、信息交流、日常安排和系統(tǒng)維護，如圖31所示：日常安排系統(tǒng)維護通用辦公自動化系統(tǒng)信息交流公文管理檔案管理會議管理督察管理信息管理圖31 功能結構圖下面以通用辦公自動化系統(tǒng)的公文管理、檔案管理和系統(tǒng)維護功能為例進行需求分析與說明。公文管理是辦公系統(tǒng)的最主要部分，該功能模塊應能對三類公文進行管理，即發(fā)文起草類、收文處理類、發(fā)文處理類，滿足政府機構和各類企事業(yè)單位日常辦公中公文處理的復雜要求。發(fā)文起草是指公文的起草、校核和領導審批簽發(fā)。一般發(fā)文流轉程序為：首先由擬稿部門（人）負責起草；起草完畢，送相關領導進行校核，如果需要相關單位會簽時，送相關單位會簽；校核完畢，轉呈本機關領導人審批簽發(fā)。對于已經被本單位領導人審批過的文稿，再印發(fā)前可再作校核，經校核如需做涉及內容的實質性修改，須報原審批領導人復審。如果送印，將進入發(fā)文辦理程序。 收文處理主要包括公文的簽收登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、批示、承辦和催辦等程序。簽收是指將發(fā)文（或者分發(fā)文件）單位通過網絡發(fā)來的電子文件，收下來并自動登錄到本單位（或人）的收文數據庫中，形成屬于本單位（或人）的收文電子文件數據及其登錄表。登記是指在公文辦理過程中，就公文的特征（公文條目、正文、附件等）進行記載。登記應當將公文的標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、份數、收文日期等逐項填寫清楚。擬辦是指辦公室對需要辦理的公文提出辦理意見，通過網絡將電子公文信息傳給有關領導人批示，也可以打印公文處理單供領導批示。分發(fā)是指辦公室根據有關規(guī)定或者領導人的批示精神，通過網絡將電子公文信息傳給有關單位、領導、或者部門（人）。對于需要利用計算機完成的紙質文件自動清退的單位，電子公文運轉依據紙質公文運轉。 傳閱處理是公文分發(fā)處理的一種特殊形式，一般是指辦公室根據領導人的批示或者授權，按照一定的程序將公文（或一些公文）以文件夾方式，確定一定的閱知或者批示順序，分送有關領導人或部門。 批示是指有關領導人根據授權或者規(guī)定對于文件閱辦情況進行批示。承辦是指辦公室根據領導對文件的承辦有關批示精神的要求，在定義有關催辦意見后，將文件分發(fā)給承辦單位，業(yè)務部門經簽收得到文件的有關信息，包括文件內容、領導對公文的承辦的批示意見等。催辦是對于需要辦理的文件，辦公室登記主辦單位、協(xié)辦單位、辦理期限等催辦信息，同時對公文的承辦情況進行督促檢查。 發(fā)文處理是指公文起草、校核和領導審批簽發(fā)后轉入發(fā)文處理，發(fā)文處理包括公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。 核發(fā)是指辦公室在公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、格式等進行復核，確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數。核發(fā)工作完成后，將把發(fā)文數據自動同時記錄到本單位的發(fā)文數據庫中，同時，傳送公文電子數據給打字室，供印制時使用。登記是指經核發(fā)的公文自動登錄到發(fā)文數據庫中，包括編制新的發(fā)文流水號等。印制是指公文印制應當做到準確、及時、規(guī)范、安全、保密。由于公文經核發(fā)后直接傳送到打字室，能夠減輕打字室工作的勞動量和強度，滿足其使用要求。分發(fā)是指在公文印制完畢，辦公室可以開始公文的分發(fā)工作，根據各單位不同的使用要求，也可以在完成核發(fā)工作的同時開展公文分發(fā)工作，以進一步提高公文的時效性。對于秘密級以上的公文，公文運轉應當登記文件的份號，因此，辦公室應當在接收到紙質文件以后，按照正確的份號進行分發(fā)工作。 公文處理是指發(fā)文起草、收文處理、發(fā)文處理。公文查詢是指對各類公文及其處理結果與狀態(tài)進行條件查詢。檔案管理是辦公自動化系統(tǒng)的重要組成部分。通常具有將處理完畢的文檔，進行歸檔保存的功能。將零散、雜亂的文件經過系統(tǒng)整理歸檔，既能真實地反映機關職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用，為檔案移交進館后更好地為歷史研究、科學研究服務奠定基礎