【文章內(nèi)容簡介】 動器損壞、病毒感染、供電中斷、網(wǎng)絡(luò)故障以及其他一些原因，可能引起磁盤中數(shù)據(jù)的丟失和損壞，因此，定期備份硬盤上的數(shù)據(jù)是非常必要的。數(shù)據(jù)被備份之后，在需要時(shí)就可以將它們還原。這樣，即使數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤或丟失的情況，也不會造成大的損失。1.文件的備份（程序 →附件 →系統(tǒng)工具 →備份）2.文件的還原 Windows XP的附件畫圖寫字板和記事本記事本是一個(gè)文本文件編輯器，用戶可用它編輯簡單的文檔或創(chuàng)建Web頁。在同一時(shí)間只能編輯一個(gè)文檔。計(jì)算器標(biāo)準(zhǔn)型和科學(xué)型娛樂第3章字處理軟件Word2003字處理軟件概述中文Office 2003簡介1. Microsoft Office 2003是微軟公司推出的新一代辦公自動化軟件。包含了日常辦公事務(wù)處理的七大常用組件，分別是字處理軟件Word 200電子表格處理軟件Excel 200演示文稿軟件PowerPoint 200數(shù)據(jù)庫管理軟件Access 200動態(tài)表單軟件InfoPath 200電子郵件管理軟件Outlook 200桌面排版軟件Publisher 2003。其他版本的Office 2003還包含網(wǎng)頁制作軟件FrontPage 200電子記事本軟件OneNote 200項(xiàng)目管理軟件Project 200流程圖管理軟件Visio 2003等不同組件。2.本書將為大家詳細(xì)介紹字處理軟件Word 200電子表格處理軟件Excel 200演示文稿軟件PowerPoint 2003等組件的使用方法和操作技巧。20世紀(jì)80年代初出現(xiàn)了大量的字處理軟件，使用比較廣泛的有文字處理系統(tǒng)WPS、字表編輯軟件CCED、文書編輯系統(tǒng)Word Star等。這些字處理軟件是基于DOS環(huán)境下的，操作命令復(fù)雜，且排版效果不能直觀地顯示在屏幕上。Word是Microsoft公司推出的Windows環(huán)境下的字處理軟件，它充分利用Windows良好的圖形界面特點(diǎn)，將文字處理和圖片、表格處理功能結(jié)合起來，先后推出了很多版本，成為最流行的文字處理軟件之一。金山公司也相繼推出了Windows環(huán)境下的國產(chǎn)WPS系列版本的字處理軟件，由于深得政府的支持和幫助，發(fā)展勢頭也很迅猛。1.字處理軟件Word1）Word是微軟公司推出的Office辦公套件中的重要組件，是全球通用的字處理軟件，是日常辦公使用頻率最高的文字處理軟件，適于制作各種文檔，如信函、傳真、公文、報(bào)刊、書刊和簡歷。2）1999年，微軟公司推出了Microsoft Word 2000，Word 2000以其強(qiáng)大的功能、新穎的設(shè)計(jì)、清新的風(fēng)格、友好的界面、簡單易學(xué)的使用方法，博得了使用者的一致好評。3）2003年，微軟公司推出了Microsoft Word 2003，Word ，在協(xié)同工作、信息交流、提高工作效率等方面都有明顯的改進(jìn)。2.字處理軟件WPS1）WPS系列軟件是金山公司推出的國產(chǎn)品牌辦公軟件。1989年，金山公司首次推出了DOS平臺下的WPS 。2）金山公司于1997年推出WPS 97，支持“所見即所得”的文字處理方式。3）1999年又推出了WPS 2000，WPS 2000集多種功能于一體，拓展了辦公軟件的功能。4）2001年5月，WPS正式更名為WPS Office。WPS Office從單純的文字處理軟件升級為以文字處理、電子表格、多媒體演示制作、電子郵件和網(wǎng)頁制作等多模塊組件式產(chǎn)品。3.永中集成Office Word2003概述Word 2003的主要功能1.創(chuàng)建、編輯和格式化文檔完成空白文檔、XML文檔、網(wǎng)頁的創(chuàng)建、打開、保存與關(guān)閉等?？梢暂斎胫?、英文文字，并對輸入的文字進(jìn)行編輯操作，如復(fù)制、移動、刪除、查找與替換等；對文檔進(jìn)行字符、段落的格式化以及邊框與底紋的設(shè)置等操作。2.圖文混排可以在文檔中插入精美的剪貼畫、圖片、藝術(shù)字、自選圖形、組織結(jié)構(gòu)圖等，并對這些圖形進(jìn)行編輯處理，實(shí)現(xiàn)圖文混排，美化文檔。3.表格處理Word 2003提供了豐富的表格功能，可以建立、編輯、格式化、嵌套表格，還可以進(jìn)行表格內(nèi)數(shù)字的計(jì)算，以及表格與文字、表格與圖表間的轉(zhuǎn)換。4.版式設(shè)計(jì)與打印格式化、編輯好一篇文檔后，還要進(jìn)行版式設(shè)計(jì)和打印工作。版式設(shè)計(jì)是一項(xiàng)重要的工作，它包括頁面設(shè)置、頁碼、分欄排版、頁眉和頁腳的設(shè)置等。5．Word 2003新增功能Word2003的窗口組成：類似于第2章講到的寫字板窗口，相同的地方這里不再重復(fù)。這里只說兩點(diǎn)不同的地方：1．視圖切換按鈕視圖切換按鈕位于編輯區(qū)的左下角，水平滾動條的左端，單擊各按鈕可以切換文檔的五種不同的視圖顯示方式。2．狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于窗口的底部，顯示當(dāng)前窗體的狀態(tài)，如當(dāng)前的頁號、節(jié)號、當(dāng)前頁及總頁數(shù)、光標(biāo)插入點(diǎn)位置、改寫/插入狀態(tài)、當(dāng)前使用的語言等信息。Word 2003的聯(lián)機(jī)幫助在我們的工作中，難免會遇到各種各樣的問題，用戶可以通過系統(tǒng)幫助解決遇到的難題。Word 2003的基本操作Word 2003的啟動與退出1.啟動Word 2003的常用方法有以下幾種：1）單擊“開始”→“程序”→“Microsoft office”→“Microsoft Office Word 2003”。2）雙擊桌面已建立的Word快捷方式圖標(biāo)。3）雙擊已建立的Word文檔。2.退出Word 2003的常用方法主要有以下幾種：1）單擊Word窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。2）單擊“文件”菜單中的“退出”命令。3）雙擊Word窗口左上角的控制圖標(biāo)或使用快捷鍵Alt+F4。新建文檔的方法有如下幾種：1）直接單擊“常用”工具欄的“新建”按鈕。2）使用快捷鍵Ctrl+N。3）利用模板和向?qū)?chuàng)建文檔4）單擊“文件”菜單中的“新建”命令1)保存新建文檔2）保存舊文檔3）另存文檔Word 2003允許打開后的文件保存到其他位置，而原來位置的文件不受影響。單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，在出現(xiàn)的“另存為”對話框中重新設(shè)定保存的路徑、文件名及類型即可。4）全部保存在按下Shift鍵的同時(shí)單擊“文件”菜單，“文件”菜單下將增加一個(gè)“全部保存”命令。單擊“全部保存”命令，可以將所有已經(jīng)打開的Word文檔逐一進(jìn)行保存。文檔的保存5）自動保存Word 2003提供了一種定時(shí)自動保存文檔的功能，可以根據(jù)設(shè)定的時(shí)間間隔定時(shí)自動地保存文檔。這樣可以避免因“死機(jī)”、意外停電、意外關(guān)機(jī)造成文檔的損失。利用“工具”菜單中的“選項(xiàng)”對話框的“保存”選項(xiàng)卡，可設(shè)定自動保存時(shí)間間隔。1.打開文檔1）單擊“文件”菜單中的“打開”命令2）單擊“常用”工具欄上的“打開”工具按鈕3）使用Ctrl+O快捷鍵。4）單擊“文件”菜單下方通常會列出最近使用過的4個(gè)文檔之一（選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，在對話框中單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，在“列出最近所用文件”文本框中可以設(shè)置“文件”菜單下列出的文檔個(gè)數(shù)）。5）單擊“開始”按鈕，“開始”菜單中的“文檔”子菜單下列出了最近使用的15個(gè)文檔，可以選擇并打開使用。2.關(guān)閉文檔1）單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令可以關(guān)閉當(dāng)前正編輯的文檔。2）單擊文檔窗口右上方的“關(guān)閉”按鈕，可以關(guān)閉當(dāng)前正編輯的文檔。1.選擇合適的輸入法2.全角、半角字符的輸入(全角占兩個(gè)字節(jié)，半角占一個(gè)字節(jié))1）鼠標(biāo)單擊輸入法指示欄上的半角按鈕和全角按鈕進(jìn)行切換。2）使用Shift+空格鍵在全角/半角之間進(jìn)行切換。3.鍵盤常見符號的輸入1）使用Ctrl+.（句號）組合鍵切換。2）單擊輸入法指示欄上的按鈕進(jìn)行切換。4.特殊符號和難檢字的輸入1）利用“插入”菜單中的“符號”對話框中2）使用軟鍵盤5.文檔的定位1）使用鼠標(biāo)進(jìn)行定位：用鼠標(biāo)在任意位置單擊，可將插入點(diǎn)定位在該處。2）使用滾動條定位：可以用鼠標(biāo)拖動垂直滾動條或水平滾動條來上、下、左、右快速移動文檔的位置。3） 使用菜單命令定位:使用“編輯”菜單中的“定位”命令來進(jìn)行文檔相關(guān)目標(biāo)的定位。4）使用鍵盤命令或快捷鍵：按Home鍵和End鍵可以快速將插入點(diǎn)移動到文檔行首、行尾；按Ctrl+Home快捷鍵和Ctrl+End快捷鍵可以快速將插入點(diǎn)移動到文檔開頭和結(jié)尾。6.錄入狀態(tài)Word 2003提供了兩種錄入狀態(tài)：“插入”和“改寫”狀態(tài)?！安迦搿睜顟B(tài)是指鍵入的文本將插入到當(dāng)前光標(biāo)所在的位置，光標(biāo)后面的文字將按順序后移；“改寫”狀態(tài)是指鍵入的文本將光標(biāo)后的文字按順序覆蓋掉。“插入”和“改寫”狀態(tài)的切換可以通過以下方法來實(shí)現(xiàn)：1）按鍵盤上的“Insert”鍵，可以在兩種方式間進(jìn)行切換。2）雙擊狀態(tài)欄上的“改寫”標(biāo)記，可以在兩種方式間進(jìn)行切換。3)是在“工具/選項(xiàng)/編輯”中查找并設(shè)置,把“編輯選項(xiàng)”里面的“改寫模式”前面的勾勾去掉。文檔的編輯1.選定文本用鼠標(biāo)選定文本1）小塊文本的選定：按住鼠標(biāo)左鍵從起始位置拖動到終止位置，鼠標(biāo)拖過的文本即被選中。這種方法適合選定小塊的、不跨頁的文本。2）大塊文本的選定：先用鼠標(biāo)在起始位置單擊一下，然后按住Shift鍵的同時(shí)，單擊終止位置，起始位置與終止位置之間的文本就被選中。這種方法適合選定大塊的、尤其是跨頁的文檔，使用起來既快捷又準(zhǔn)確。3）選定一行：鼠標(biāo)移至頁左選定欄，鼠標(biāo)指針變成向右的箭頭，單擊可以選定所在的一行。4）選定一句：按住Ctrl鍵的同時(shí)，單擊句中的任意位置，可選定一句。5）選定一段：鼠標(biāo)移至頁左選定欄雙擊可以選定所在的一段，在段落內(nèi)的任意位置快速三擊也可以選定所在的段落。6）選定整篇文檔：鼠標(biāo)移至頁左選定欄，快速三擊；鼠標(biāo)移至頁左選定欄，按住Ctrl鍵的同時(shí)單擊鼠標(biāo)；使用Ctrl+A組合鍵。7）選定矩形塊：按住Alt鍵的同時(shí)，按住鼠標(biāo)向下拖動可以縱向選定矩形文本塊。2.撤消文本的選定要撤消選定的文本，用鼠標(biāo)單擊文檔中的任意位置即可。3.刪除文本1）可以通過以下方法來實(shí)現(xiàn)文本的刪除：按BackSpace鍵，向前刪除光標(biāo)前的字符；按Delete鍵，向后刪除光標(biāo)后的字符。2）如果要?jiǎng)h除大塊文本，可采用以下方法：（1）選定文本后，按Delete鍵刪除或選擇“編輯”菜單中的“清除”命令。（2）選定文本后， 使用“剪切”操作4.移動文本1）使用鼠標(biāo)拖放移動文本2）使用剪貼板移動文本5.復(fù)制文本1）用鼠標(biāo)拖放復(fù)制文本2）使用剪貼板復(fù)制文本6.選擇性粘貼進(jìn)行一般性粘貼操作時(shí)，會對原文本及所有包含的格式進(jìn)行粘貼。如果只想復(fù)制不帶格式的文本或表格中的純文字，就需要用到選擇性粘貼。使用方法如下：（1）選定要復(fù)制的網(wǎng)頁內(nèi)容或其他多格式文本，按Ctrl+C快捷鍵將其復(fù)制到剪貼板中；（2）定位到目標(biāo)位置，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，彈出“選擇性粘貼”對話框中選擇“無格式文本”即可。查找與替換1．查找2．替換3．示例：如果在編輯文檔的過程中，需要將文中所有的“Word”替換為“Word 2003”，一個(gè)一個(gè)地手動改寫，不但浪費(fèi)時(shí)間，而且容易遺漏。Word 2003為我們提供了“替換”功能，可以輕松地解決這個(gè)問題。4．高級替換：在查找替換時(shí)，我們還可以進(jìn)行帶格式的查找和替換操作。比如：，要求替換后的第四周帶有藍(lán)色、四號、傾斜、加粗的格式?！俺废迸c“恢復(fù)”1．撤消如果你后悔了剛才的操作，可使用以下方法之一來撤消剛才的操作：（1）單擊“編輯”菜單中的“撤消鍵入”命令。（2）單擊“常用”工具欄上的“撤消”按鈕。（3）使用Ctrl+Z組合鍵。2.恢復(fù)在經(jīng)過撤消操作后，“撤消”按鈕右邊的“恢復(fù)”按鈕將被置亮?；謴?fù)是對撤消的否定，如果認(rèn)為不應(yīng)該撤消剛才的操作，可以通過下列方法之一來恢復(fù)：（1）單擊“編輯”菜單中的“恢復(fù)”命令。（2）單擊“常用”工具欄上的“恢復(fù)”按鈕。（3）使用Ctrl+Y組合鍵。單擊工具欄上的“撤消”或“恢復(fù)”按鈕右邊的下拉箭頭，系統(tǒng)將顯示最近執(zhí)行的可撤消或恢復(fù)操作的列表，撤消某項(xiàng)操作的同時(shí)，也將撤消列表中該項(xiàng)操作之上的所有操作。拼寫和語法檢查1．拼寫和語法檢查功能設(shè)置2．當(dāng)Word 2003檢查到拼寫和語法錯(cuò)誤時(shí)，就會用紅色波浪線標(biāo)出拼寫的錯(cuò)誤，用綠色的波浪線標(biāo)出語法的錯(cuò)誤。這些標(biāo)出的波浪線不影響文檔的打印，屬于非打印字符。當(dāng)然，有些特殊寫法，如“Ctrl+N”也會被Word 2003認(rèn)為是錯(cuò)誤的，可以不用理會。自動更正1）設(shè)置“自動更正“功能選項(xiàng)2）創(chuàng)建自動更正詞條3）修改和刪除自動更正詞條文檔的查看方式可以通過下列方式選擇不同的視圖方式：（1）單擊“視圖”菜單，選擇“普通”、“Web版式”、“頁面”、“閱讀版式”、“大綱”、“文檔結(jié)構(gòu)圖”或“縮略圖”等不同的視圖方式。（2）在Word應(yīng)用程序窗口的左下角有五個(gè)控制按鈕，單擊這五個(gè)按鈕也可以快速實(shí)現(xiàn)視圖之間的切換。1.普通視圖是適合文本錄入和編輯的視圖方式，占用計(jì)算機(jī)內(nèi)存少、處理速度快。頁與頁之間用一條虛線（分頁符）分隔，節(jié)與節(jié)之間用雙行虛線表示，虛線中間注明分節(jié)符的類型，在這種視圖方式下不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、背景等信息。2.頁面視圖文檔的顯示效果與打印機(jī)打印輸出的結(jié)果完全一樣。在這種視圖方式下，頁與頁之間是不相連的，可以看到文檔在紙張上的確切位置。頁面視圖可正確顯示頁眉和頁腳、分欄、批注等各種信息及位置，是Word默認(rèn)的視圖方式，也是使用最多的視圖方式。3. Web版式視圖可以創(chuàng)建能顯示在屏幕上的Web頁或文檔，可看到背景和為適應(yīng)窗口大小而自動換行顯示的文本，且圖形位置與在Web瀏覽器中的位置一致，即模擬該文檔在Web瀏覽器上瀏覽的效果。4.大綱視圖編輯幾十頁乃至幾百頁的長文檔是一件很令人頭疼的事情，而在