【文章內容簡介】 功能　　，根據機內銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當的手工輔助操作，自動生成銀行存款余額調節(jié)表?！　?，防止對數據和軟件進行非法修改和刪除的功能。　　，以便用戶選擇。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內必須有相應記錄?！　∷?、會計數據輸出功能的基本要求　　會計電算化條件下，會計數據輸出包括屏幕查詢、打印、保存到存儲介質（磁盤）、通過數據接口傳輸到其他業(yè)務系統(tǒng)，以及利用網絡傳輸等多種形式。其中，磁盤輸出多用于數據的備份或上報數據（尤其是會計報表）的輸出。利用網絡傳輸一般多用于企業(yè)分支機構向總公司報賬或報表輸出時。查詢和打印是會計數據輸出的最基本形式?！　。ㄒ唬┢聊徊樵兊幕疽蟆　≡跁嬰娝慊瘲l件下，無須每天將會計賬務數據打印輸出，平時的查賬需求可以通過屏幕查詢來解決。對屏幕查詢功能沒有統(tǒng)一的格式和內容要求。　?。ǘ┐蛴≥敵龅幕疽蟆　嬡浖仨毺峁┮韵麓蛴≥敵龉δ埽骸　?，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額的余額對照表替代?！　?，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少?！　。梢蕴峁嬞~簿的滿頁打印輸出功能。　　、會計報表，如果是根據已結賬數據生成的，則應當在打印輸出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示區(qū)別?！　。ㄈ╆P于會計核算軟件輸出數據的其他要求　　，會計核算軟件不能提供直接修改功能?！　?，會計核算軟件應當提供在數據磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質上的強制備份功能。第三節(jié)　會計電算化崗位及其權限設置的基本要求　　一、電算化會計崗位的劃分及職責　　《會計電算化工作規(guī)范》中提出了建立會計電算化崗位責任制的原則，“實行會計電算化的單位，要建立會計電算化崗位責任制，要明確每個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查”等。按照這一原則和會計電算化工作的特點，實施會計電算化的過程中，各單位可以根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要，對會計崗位的劃分進行調整和設立必要的工作崗位。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。　　基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等?；緯嫻ぷ鲘徫?，既可以一人一崗，也可以一人多崗或者一崗多人，但應當符合內部牽制制度的要求，如出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作。　　電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計核算軟件的工作崗位，實行會計電算化的單位要根據計算機系統(tǒng)操作、維護、開發(fā)的特點，結合會計工作要求，劃分電算化會計崗位。大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可以考慮設立如下電算化會計崗位：　?。ㄒ唬╇娝阒鞴堋　∝撠焻f(xié)調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機知識，以及相關的會計電算化組織管理工作經驗。電算化主管可由會計主管兼任，采用中小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位?！　。ǘ┸浖僮鳌　∝撠熭斎胗涃~憑證和原始憑證等會計數據，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數據的處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達到會計電算化初級知識培訓水平。各單位應鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作?！　。ㄈ徍擞涃~　　負責對輸入計算機的會計數據（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，以保證憑證的合法性、正確性和完整性，操作會計軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿和報表進行確認。該崗位要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓水平，可由主管會計兼任。　?。ㄋ模╇娝憔S護　　負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據。該位崗要求具備計算機和會計知識，經過會計電算化中級知識培訓。采用大型、小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位，在大中型企業(yè)中，該崗位應由專職人員擔任。維護員一般不進行會計數據的實際操作?！　。ㄎ澹╇娝銓彶?　　負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。審查人員要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平，該崗位可由會計稽核人員兼任。采用大型、小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，可設立此崗位。　?。祿治觥　∝撠煂τ嬎銠C內的會計數據進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓水平。采用大型、小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，可設立此崗位，該崗位也可由主管會計兼任。　?。ㄆ撸嫏n案保管　　負責存檔數據軟盤、程序軟盤、輸出的賬表、憑證和各種會計檔案資料的保管工作，做好軟盤、數據及資料的安全保密工作?！　。ò耍┸浖_發(fā)　　由本單位人員進行會計軟件開發(fā)的單位，還可設立軟件開發(fā)崗，主要負責本單位會計軟件的開發(fā)和軟件維護工作?！　‰娝慊瘯媿徫恢校浖僮鲘徫慌c審核記賬、電算維護、電算審查崗位為不相容崗位。基本會計崗位和電算化會計崗位，可在符合內部控制原則的前提下交叉設置。各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。中小型單位和使用小規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可根據本單位的工作情況，設立一些必要的電算化崗位，許多崗位可由一個人承擔?！　嬰娝慊瘝徫患捌錂嘞拊O置一般在系統(tǒng)初始化時完成，平時根據人員的變動可進行相應調整。電算主管負責定義各操作人員的權限。具體操作人員只有修改自己口令的權限，無權更改自己和他人的操作權限?！　《⒅行∑髽I(yè)實行會計電算化后的崗位設置　　可以一人兼任多個工作崗位。但是中小企業(yè)實行會計電算化后的電算化會計崗位設置，應該注意滿足內部牽制制度的要求，如出納和記賬審核不應是同一人，軟件開發(fā)人員不能操作軟件處理會計業(yè)務等。小規(guī)模單位電算化崗位的設立，可由會計主管兼任電算主管和審核記賬崗位，由會計人員擔任操作員和電算維護員，還應單獨設立出納員崗位?！　〉谒墓?jié)　計算機替代手工記賬的要求　　財政部在印發(fā)《會計電算化工作規(guī)范》的通知中指出：“替代手工記賬是會計電算化的階段性目標，各地區(qū)、各部門要對這一工作加強指導和監(jiān)督，制定替代手工記賬的管理辦法，保證這一過程的順利實施”?！　∫弧⑻娲止び涃~的任務和條件　?。ㄒ唬┨娲止び涃~是會計電算化的目標之一　　從廣義上講，替代手工賬（俗稱甩賬）是指將各種基本的會計數據輸入計算機，采用電子計算機設備和會計軟件對輸入計算機的會計數據進行處理（計算、分類、匯總、轉存等），生成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質上，根據需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，即采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬這一過程?！　—M義地講，替代手工賬是指從手工會計數據處理方式向計算機會計數據處理方式的過渡階段，即脫離手工會計核算工作的過程。因此可以說，替代手工賬只是會計核算電算化工作的“初級階段”，是一個單位會計電算化工作的“起點”。其主要任務是完成數據整理、初始化、計算機與手工并行和甩賬驗收等工作?！　。ǘ┨娲止べ~的基本條件　　一個前提和三項基本條件?！　∫粋€大前提是：計算機與手工會計核算應該并行三個月以上，計算機與手工核算的數據相互一致，軟件運行也安全可靠；其次要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。　　三項基本條件則是：　　。　　。　　建立起與會計電算化工作需要相適應的人員隊伍，要求上機操作人員具備會計電算化初級以上的專業(yè)知識和操作技能，并取得財政部門核發(fā)的電算化培訓合格證書?！　∧壳伴_展會計電算化崗位培訓主要有三種形式：　?。?）財政部組織開展的會計人員后續(xù)教育?！　。?）軟件公司提供的針對購買的會計核算軟件的培訓?！　。?）單位根據開展會計電算化工作的需要，自行組織會計電算化培訓?！　??！　嬰娝慊瘍炔抗芾硎侵笇σ呀⒌臅嬰娝慊到y(tǒng)進行全面管理，保證系統(tǒng)的安全和正常運行，它是保證單位會計工作和會計電算化工作有序進行的重要措施。在準備替代手工記賬前，要針對會計電算化工作的特點，對內部會計管理制度的內容進行相應調整。會計電算化的內部管理制度主要包括崗位責任制、日常操作管理制度、計算機軟件和硬件系統(tǒng)的維護管理制度、會計檔案管理制度，以及會計數據與軟件管理制度等?！　　《⑷绾翁娲止べ~　?。ㄒ唬┱硎止嫎I(yè)務數據　　，做到賬證、賬賬、賬實相符?！　　Ｈ绻窃谀瓿踅ㄙ~，只需整理各賬戶期初余額；如果是在年中某月建賬，須整理出以前各月各賬戶的發(fā)生額。　　?！　。ǘ┙嬞~戶體系并確定編碼　　會計賬戶體系是會計核算的基礎，整個會計核算系統(tǒng)都是以會計賬戶體系為基礎建立的。建立會計賬戶體系從一級會計科目開始，逐級設置明細科目。設置會計科目時應遵循以下原則：　　。　　?！　?，凡是報表所用的數據，如果需要從賬務處理系統(tǒng)中取數，必須設立相應的科目?！　?，不能只有下級科目而沒有上級科目?！　??！　?。凡是與其他各子系統(tǒng)有關的科目，在整理時應將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務處理系統(tǒng)中設為最底層科目?！　【幋a時，—級會計科目編碼按財政部規(guī)定（新會計制度規(guī)定為四位編碼）的編碼方案執(zhí)行；明細科目編碼按照具體編碼規(guī)則設置。一般情況下，會計科目編碼采用科目全編碼方案；即：本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼?！　。ㄈ┮?guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程　?。ㄋ模嫼怂丬浖跏蓟　嫼怂丬浖跏蓟谴_定會計軟件核算規(guī)則與輸入基礎數據的過程，即根據使用單位的業(yè)務性質，對會計軟件進行的具體限定以及輸入基礎數據等一系列準備工作，用來完成將通用會計軟件轉化為適合本單位實際情況的專用會計軟件，以及從手工處理方式轉換成會計電算化方式的過程?！　≠~務處理初始化的主要內容包括：系統(tǒng)總體參數的設置（設置核算單位、啟用日期、編碼規(guī)則等）、設置憑證類別、設置會計科目、輸入初始余額、設置自動轉賬分錄以及其他初始設置等?！　」べY核算初始化的主要內容包括：設置部門編碼、設置職工類型、設置工資項目、設置運算關系?！　〕杀竞怂愠跏蓟闹饕獌热輨t包括：設置產品目錄代碼、輸入期初在產品成本、定額資料等?！　蟊硖幚沓跏蓟ǔ０ǎ簣蟊碜?、設置報表格式、設置計算公式和審核公式等。　?。ㄎ澹┯嬎銠C與手工并行　　計算機與手工并行是指在會計軟件使用的最初階段，人工與計算機同時進行會計處理的過程。在此階段的主要任務是：檢查已建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發(fā)現的問題是否還應進行修改，并逐步建立比較完善的電算化內部管理制度等?！　≡囘\行的時間，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會計時期，這樣才能更全面地比較手工數據和電算化數據，應預先估計可能出現的問題。　　計算機與手工并行工作期間，可以用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，原始憑證應附于相關記賬憑證的背面，根據有關規(guī)定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據以登記手工賬簿。如果計算機與手工核算結果不一致，要由專人查明原因并向本單位領導書面報告?！　≡谠囘\行階段，人工與計算機數據對比時，要進行如下工作：　　。　　?！　?。經數據對比發(fā)現差錯時，如果屬于人為原因，一定要明確責任人并及時糾正操作錯誤。必要時，應提供更多的機會進行培訓以便提高工作技能?！　?。第五節(jié)　會計電算化檔案的基本要求　　實行會計電算化后，會計檔案應包括存儲在計算機中的會計數據（以磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片方式存儲的會計數據），以及計算機打印出的書面形式的會計數據?！　嫈祿侵福?）會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式），記載會計業(yè)務的原始憑證等數據；（2）會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程或會計電算化系統(tǒng)實施過程中的各種開發(fā)實施資料，如開發(fā)的需求分析書、系統(tǒng)設計書、實施過程中的參數設置情況表等；（3）其他會計資料。　　這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行?！　　　∫?、保存打印出的紙質會計檔案　　要求已經實現會計電算化核算的單位，其會計檔案必須打印輸出，以紙質形式按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行保管?！　。龅饺涨逶陆Y?，F金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法進行保管；如果每天業(yè)務量較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出?！　　醇净虬茨甏蛴?；發(fā)生業(yè)務較少的賬簿，可滿頁打印。　　，總賬一般可用“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”替代,“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次?！　?。發(fā)生業(yè)務較少的賬簿，可滿頁打印，然后裝訂成冊進行保管?！　?、總賬、現金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。　　，都應由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿后，原則上應由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管?！　τ跁嫈祿看蟮奶卮笮蛦挝?，考慮到實行會計電算化后賬、證、表的打印工作量極大，在具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案的條件下，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案后，可以采用上述存儲介質保存會計檔案，而無須打印。但這些單位要定期對存放在上述存儲介質上的數據進行復制，防止由于各種原因造成數據讀取的困難。采用上述存儲介質保存會計檔案的保存期限與打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表相同?！　《?、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應視同會計檔案保管　　會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中的資料一般有：系統(tǒng)分析書、系統(tǒng)設計書、軟件測試報告、各種編碼說明、代碼清單、各種解決方案等，這些都應視同會計檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改后5年。會計軟件系統(tǒng)也是會計電算化檔案，在保管過程中要特別注意版本的升級管理?！　∪?、制定與實施檔案管理制度　　電算化下的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案保管期限應按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。　　四、安全和保密措施　　對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應有雙備份，存放在兩個不同的地點，最好在兩個不同建筑物內?！　〔捎么疟P、光盤等存儲