【文章內容簡介】 批轉性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時應當注意以下幾點： (一) 標題 。一般由發(fā)文機關、事由和文種三部分組成，或只使用一個介詞“關于”再加事由和通知即可。如：瑞翔字[2022]10 號《關于表彰 2022 年度先進部門及優(yōu)秀員工的通知》。 (二) 要求 執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。 (三) 恰當使用 習慣用語。 “希遵照辦理” 、“請認真貫徹執(zhí)行”、 “請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行 ”、“供參考”、 “請研究試行”等詞語。 (四) 任免通知。除法定機關的主要領導人外，其他任免一般采用“通知” 。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔任某項職務即可。有的還寫明任期和待遇。 三、通報的寫法 通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。 （一）表揚性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。 先進事跡是這類通報的主要內容。直述式通報在介紹先進事跡時，應做12 / 52到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結果簡明地交代清楚。第二，要 實事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細些，無關緊要的可一筆帶過或略而不記。先進事跡的意義和先進經(jīng)驗，是通報的主旨。著重表彰先進事跡的通報，應在介紹事跡的基礎上，說明其意義。 表彰決定是寫明領導機關對先進表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。 希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大員工的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進的典型意義和時代精神，針對當時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。 ” （二）批評性通報：這類通報的內容除在一定范圍內公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側重于分析情況，總結教訓，指導改進工作，篇幅就要長些。正文包括錯誤事實、根源和教訓、處理決定、希望和要求四部分。如瑞翔字[2022]41 號《關于對維修組李嶺冒領加班工資及羅自雄出勤記錄造假的處理通報》。 （三）情況通報：分為敘述情況；分析情況，闡明意義；提出意見和要求。情況通報也是我們在工作中使用較多的一種通報種類。如《關于月日值班檢查情況的通報》。 四、報告的寫法 報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復報告、報送13 / 52文件的報告（如《關于上報年度會計報表的報告》）等。 (一) 工作 報告。這是用于匯報工作進程、總結工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標出序數(shù)分項寫，或列出小標題來寫。根據(jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。 綜合性的工作報告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結或匯報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。如《XX局 XX 年工作總結》 專題性的工作報告強調專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關所作的報告。它可分為總結經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結，它不需要答復，后一類通常是就落實、開展、加強、 發(fā)展、改進、改革某 項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結束后才寫，常常是在工作進程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復、批轉。如《關于南通公司硫酸銅項目進度的報告》。 (二) 情況 報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。如《關于奧克賽德火災事故的報告》。 (三) 答復 報告。這是答復上級機關的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關某項指示、意見的結果的報告。正文包括答復依據(jù)、答復事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復；有的邊寫依據(jù)，邊答復。如《南通公司關于后勤管理有關情況的報告》。14 / 52 五、請示的寫法 請示一般由請示事由、請示事項、結尾三部分組成。結尾常以請求語作結，習慣用的有“ 以上意見是否妥當，請批示 ”、“妥否？請指示” 、“當否？請批復”、 “以上意見如可行（或如無不妥），請批轉有關單位執(zhí)行”等。撰寫請示應注意： 第一，要控制使用，當用才用。必須辦理而在自己職權范圍內又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。 第二，要一文一事為宜，切忌把不相關聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復，影響工作。 第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應同時抄送直接的上級機關。如果一項請示涉及不止一個上級機關，應當以主管此項請示的上級機關為主送單位，其他為抄送單位，避免職責不明，耽誤處理時間。除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，也不要同時抄送同級和下級機關。 第四，它的格式也包括標題、正文和結尾。它的標題一定要寫明事由，不能光寫“請 示” ，以提請上級機關注意，及時處理。 注意：寫請示，語言要謙遜，態(tài)度要誠懇；原因要說明，不批準的后果要表達，要讓上級感到不批準就說不過去。 六、意見的寫法 意見主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關報請批轉或轉發(fā)有關事項。作為下行文，可用于領導機關或某些重要問題提出處理的方針、15 / 52原則和措施、辦法。 意見一般由引言、正文和結尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標題或圍繞問題分條列項進行撰寫。結尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標題由發(fā)文機關、事由和文種組成。 七、函的寫法 函的應用范圍比較廣泛，在上下級機關之間、平級機關之間或不相隸屬的機關單位之間，涉及各方面的公務聯(lián)系，都可使用。 較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分： 開頭，包括標題、編號和受文單位。 標題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。 正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。 結尾包括結束語及署名、日期。結束語如去函的“為要”、 “為盼”、 “為感”、“為荷”，復函的“待此復函”、 “此復”等。 也可不寫結束語，正文寫完即結束。 撰寫函件應注意： 第一，要寫得內容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。 第二，要有分寸。對上應尊重， 對下應謙遜，對平行或不相隸屬機關，應以禮相待。語氣應力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。16 / 52 第三，恰當使用習慣用語。 八、會議紀要的寫法 會議紀要的標題，可寫為會議名稱加紀要。如：奧克賽德“ 水災”緊急辦公會議紀要、部門經(jīng)理會議紀要等。正文可以分為兩個部分。 第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：庫博變壓器增容施工工程辦公會議紀要。 第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀要的主要部分。這部分可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會 議作出的決議、決定，布置的工作、任務，將要采取的措施和要求等。 若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結構，不分條款。專題會議紀要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。 撰寫會議紀要應注意： 第一，會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領導工作意圖，對材料進行分類和篩選；要對選用的材料進行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。 第二，紀要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀要常用第三人稱進行敘述，如“會議認為”、 “會議強調”、 “會議指出”、 “會議號召”、 “會議決定”之類。 第三，會議紀要必須全面準確地反映會議情況和基本精神，其內容必須真實、準確。因此，會 議記錄 人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。17 / 52 九、述職報告的寫法 （一）述職報告的特點 述職報告是公司部門主管、經(jīng)理、分公司領導，向主管領導部門、人力資源部門或公司的職工群眾，陳述自己在一定時期內工作實績、問題和設想的自我述評性的報告文書。主要特點是：自述性、自評性、報告性。 自述性，就是要求報告人，自己述說自己在一定時期內履行職責的情況。因此，必須使用第一人稱。 自評性，就是要求報告人，依據(jù)崗位規(guī)范和職責目標，對自己任期內的德、能、勤、績、廉等方面的情況，作自我評估、自我 鑒定、自我定性。對工作的走向，前因后果，要敘述清楚，評得恰當；所敘述的事情，要概敘，讓人一目了然，并從中引出自評。但要強調：切忌浮泛的空談，切勿引經(jīng)據(jù)典的論證，定性分析必須在定量證明的基礎上進行。 報告性，就是要求報告人，明白自己的“ 身份”，以被考核、要接受評議、監(jiān)督的身份，履行職責做報告。語言必須得體，應有禮貌、謙遜、誠懇、樸 實、掌握尺寸，不可夸夸其談，嘩眾取寵。 要注意將“工作總結”同述職報告區(qū)別開來。工作總結，可以是單位的、集體的、也可以是個人的，其寫作角度是全方位的，即凡屬重大的工作業(yè)績，出現(xiàn)的問題，經(jīng)驗教訓，今后工作設想等都可以寫，而述職報告卻不同，它要求側重寫個人執(zhí)行職守方面的有關情況，往往不與本部門、本單位的總體業(yè)績、問題相摻雜。 （二）述職報告的寫法 述職報告一般由標題、抬頭、正文、落款四部分組成。 18 / 52 述職報告的標題，常見的寫法有三種： ①文種式標題，只寫《述職報告》。 ②公文式標題，姓名 時限 事由 文種名稱，如 《07 年 3 月至 08 年任綜合部經(jīng)理述職報告》。 ③文章式標題 用正題，或正副題配合，如《2022 年述職報告》、 《思想政治工作要結合經(jīng)濟工作一起抓——造紙廠廠長王的述職報告》。 ①書面報告的抬頭，寫主送單位名稱如“黨委”、 “組織部” 或“ 人事處”等。 ②口述報告的抬頭，寫對聽者的稱謂如“ 各位部門經(jīng)理”、 “各位員工” 、或“各位領導 ，同事們”。 述職報告的正文，由開頭、主體、 結尾三部分組成。 ①開頭 開頭，又叫引語，一般交代任職的自然情況，包括何時任何職，變動情況及背景；崗位職責和考核期內的目標任務情況及個人認識；對自己工作盡職的整體估價，確定述職范圍和基調。這部分要寫得簡明扼要，給聽者一個大體印象。 ②主體 主體，是述職報告的中心內容，主要寫實績、做法、經(jīng)驗、體會或教訓、問題，要強調寫好以下幾個方面：對公司的路線、政策和指示的貫徹執(zhí)行情況；對上級交辦事項的完成情況；對分管工作任務的完成情況；在工作中出19 / 52了哪些主意，采取了哪些措施，作出哪些決策，解決了哪些實際問題，糾正了哪些偏差，做了哪些實際工作，取得了哪些業(yè)績；個人的思想作風、職業(yè)道德，廉潔辦公和關心員工等情況；寫出存在的主要問題，并分析問題產(chǎn)生的原因，提出今后改進的意見和措施。 這部分，要寫得具體、充實、有理有據(jù)、條理清楚。由于這部分內容涉及面廣，量多，所以宜分條列項寫出。 “條”、 “項”要注意內在邏輯關系安排好。 ③結尾 結尾一般寫結束語。用“以上報告，請審閱 ”、“以上報告，請審查” 、“特此報告，請審查” 、“以上報告，請領導、同志們批評指正”等作結。 述職報告的落款，寫上述職人姓名和述職日期或成文日期。署名可放在標題之下，也可以放文尾。 十、調查報告的寫法 調查報告大致可分為三類：綜合調查報告、專題調查報告（研究型、總結型、探討型、披露型）、考察報告。特點是：以事喻理，重在說明；材料求實，刻意求真；形式多樣，適應性強。 在調查研究，獲取大量材料數(shù)據(jù)的基礎上，可以著手寫調查報告。一般分為前言、正文、結語三部分。 （一）前言。包括的內容：一是說明調查的緣起和目的—調查什么，解決什么問題；二是說明調查的對象和范圍；三是調查的經(jīng)過—時間、地點、過程等。 （二）正文?？煞譃闄M式結構和縱式結構兩種：20 / 52 一是橫式結構，將內容概括為若干平列的部分，分別說明和闡述。 二是縱式結構，將內容按事情發(fā)展的順序或內部邏輯關系進行組織，前面的內容是后面的前提和條件，后面的內容是前面的發(fā)展和結果，次序不能顛倒。 在寫作時要注意做到：既要實事求是，全