【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 部門間很難進(jìn)行協(xié)商解決，這時(shí)就需要有一個(gè)權(quán)威的領(lǐng)導(dǎo)才能負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門的信息需求，站在公司整體利益的角度決定信息的解決方案。對(duì)資源的分配和管理混亂，如資金的使用、人員的分配、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限的管理等都沒有專人負(fù)責(zé)，造成不合理的資源浪費(fèi)。比如目前還沒有成文的文本規(guī)定什么級(jí)別或什么部門的人可以查看NOTES系統(tǒng)中的什么資料，什么人可以上internet，什么人不可以。信息系統(tǒng)最重要的安全問題公司也沒有統(tǒng)一考慮。l 缺乏整體規(guī)劃，信息資源分散，難以集成目前為止，企業(yè)沒有對(duì)各部門的信息需求進(jìn)行過全面的調(diào)查，在進(jìn)行分類的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃。如財(cái)務(wù)和銷售系統(tǒng)，考慮到集成的因素，應(yīng)該購(gòu)買或開發(fā)與金蝶的財(cái)務(wù)軟件相兼容的系統(tǒng)，實(shí)際上經(jīng)營(yíng)部購(gòu)買的是完全不兼容的用友系統(tǒng)，原因是用友軟件的功能看起來不錯(cuò)，似乎能滿足經(jīng)營(yíng)部的需要，久而久之，各個(gè)信息孤島的情況就形成了。隨著公司不斷的發(fā)展擴(kuò)張，對(duì)信息整合的要求就越來越高，但因?yàn)闅v史基礎(chǔ)的問題，想要把信息集成起來已經(jīng)比較困難。l 部門內(nèi)的系統(tǒng)應(yīng)用小而全、各自為政為了避免部門與部門之間在信息需求上的不同要求、不同的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格，很多部門采取了根據(jù)自己的需要自己做一套的方法，或者想辦法把相關(guān)的信息功能劃入本部門。如生產(chǎn)本部把EDP系統(tǒng)歸入生產(chǎn)部，滿足系統(tǒng)維護(hù)和修改應(yīng)用的需要。如經(jīng)營(yíng)部門為了避免與財(cái)務(wù)部門在信息質(zhì)量上的沖突，專門購(gòu)買了用友的銷售軟件，自己進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入、統(tǒng)計(jì)及報(bào)表功能；維修中心也有一個(gè)小型的庫(kù)存軟件，進(jìn)行單獨(dú)的庫(kù)存成本核算。這些獨(dú)立的、單個(gè)的系統(tǒng)雖然使部門與部門之間的沖突減少，但同時(shí)也使得數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、成本上升、效率降低、反應(yīng)速度變慢。三、子系統(tǒng)之間無法實(shí)現(xiàn)信息共享就目前而言，子系統(tǒng)之間信息無法實(shí)現(xiàn)直接交換引起的問題包括：a) 由于EDP數(shù)據(jù)庫(kù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)不同，導(dǎo)致的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)品成本核算的精確化和準(zhǔn)確性問題，應(yīng)付賬款數(shù)目的一致性問題和付款確認(rèn)的問題，帳帳不符的問題，以及工作效率的問題。b) 重復(fù)輸入的問題，以及因此而引起的數(shù)據(jù)不一致性問題。c) 不能解決總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)的問題。d) 要維護(hù)多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，增加信息管理的難度和復(fù)雜性。e) 達(dá)不到信息化平臺(tái)的效果，無法支持先進(jìn)的管理方式如扁平化管理、并行工程、戰(zhàn)略聯(lián)盟等當(dāng)然，隨著公司的發(fā)展，公司的物流體系（SCM供應(yīng)鏈管理）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）體系、客戶關(guān)系管理（CRM）體系、B2B系統(tǒng)等的逐漸建立，數(shù)據(jù)無法直接相連造成的問題就會(huì)更加嚴(yán)重。四、缺少一個(gè)統(tǒng)一負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)規(guī)劃和管理的部門，而是分散在各部門，各司其職，缺乏總體協(xié)調(diào)公司的有關(guān)信息部門的歸屬問題已經(jīng)幾經(jīng)周折，一直沒有解決，如EDP系統(tǒng)的歸口部門換了三四個(gè)，也曾經(jīng)計(jì)劃把所有與信息相關(guān)的部門合在一起，但因?yàn)闊o法協(xié)調(diào)部門需求的原因沒有成功，最終形成了目前這樣一種信息負(fù)責(zé)部門多達(dá)5個(gè)的情況。目前這種格局基本上解決了部門信息需求交叉、互相沖突的問題，部門之間各管各的、相安無事。但引起的問題也是顯而易見的，如前面所述：缺乏整體性、信息分散、資源重復(fù)、各自為政、管理混亂等等。如果上海理光成立獨(dú)立于任何部門的信息中心，并由一位副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)企業(yè)的信息系統(tǒng)的管理，會(huì)有以下幾方面的立竿見影的效果：f) 壯大信息管理部門的力量，提升全面的技術(shù)能力，發(fā)揮了團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢(shì)。g) 有專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)調(diào)查企業(yè)各部門及決策層的信息需求，在現(xiàn)有信息管理體制的基礎(chǔ)上提出改革方案，重點(diǎn)是解決為公司戰(zhàn)略決策層經(jīng)營(yíng)決策服務(wù)的問題。h) 實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)信息的統(tǒng)一管理，規(guī)劃各部門信息的分布內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象，消除目前各部門信息閉塞、各自為政同時(shí)又?jǐn)?shù)據(jù)重復(fù)、資料重復(fù)的現(xiàn)象。i) 可以解決部分目前系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題，如對(duì)NOTES系統(tǒng)加強(qiáng)推廣力度，完善EDP和NOTES的權(quán)限管理，加強(qiáng)EDP與銷售系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫(kù)的安全問題等。j) 代表公司整體的利益，有足夠的權(quán)威和能力協(xié)調(diào)各部門之間的需求沖突，如對(duì)EDP系統(tǒng)進(jìn)行一定的修改，在確定財(cái)務(wù)成本核算流程的科學(xué)性的基礎(chǔ)上，暫時(shí)滿足財(cái)務(wù)在成本核算方面的要求，提高財(cái)務(wù)部門的效率。k) 挖掘現(xiàn)有信息系統(tǒng)潛在的能力，如建立EIP（企業(yè)信息門戶），為各個(gè)部門包括總經(jīng)理收集、整理相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析，形成報(bào)表。因此，我們認(rèn)為建立信息中心是企業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行改革的最重要的一步，也是改革的第一步。沒有一個(gè)專門的信息管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)，信息系統(tǒng)的改革將會(huì)舉步為艱，最終很有可能以失敗而告終。第三部分：上海理光信息系統(tǒng)規(guī)劃的對(duì)策建議上海理光是一家屬于高科技電子產(chǎn)業(yè)的企業(yè)，有著良好的人員素質(zhì)，員工對(duì)新事物的接受能力比較強(qiáng)，有著比較完善的管理基礎(chǔ)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息系統(tǒng)非常重視，而且基本沒有太大的企業(yè)包袱或社會(huì)包袱，這都是成功實(shí)施信息系統(tǒng)的重要因素。但目前企業(yè)的信息化狀況是與企業(yè)的形象不符合的，企業(yè)使用的都是80年代早期開發(fā)的生產(chǎn)制造系統(tǒng)，而財(cái)務(wù)與經(jīng)營(yíng)部門的信息系統(tǒng)應(yīng)用只是最低級(jí)的“用計(jì)算機(jī)代替手工處理”的模仿型信息系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也沒有得應(yīng)該有的效果，更不用說對(duì)信息進(jìn)行整合支持決策支持系統(tǒng)。一、信息系統(tǒng)規(guī)劃的目標(biāo)綜上所述，我們可以總結(jié)上海理光未來的信息系統(tǒng)應(yīng)該達(dá)到這樣幾個(gè)目標(biāo)：l 消除目前“信息孤島”的狀況，整合企業(yè)信息資源，為決策支持系統(tǒng)服務(wù)。l 提升信息系統(tǒng)的能力，能夠支持如并行工程、全面財(cái)務(wù)預(yù)算等先進(jìn)的管理方法。l 提高各子系統(tǒng)的運(yùn)作效率和用戶友好程度，改善現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程。l 建立高效的電子協(xié)作/知識(shí)管理系統(tǒng)（第三代辦公系統(tǒng)）。二、信息系統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)分析上海理光在目前已有的信息系統(tǒng)之間缺乏有效的集成和信息的共享，造成系統(tǒng)部分?jǐn)?shù)據(jù)的重復(fù)輸入和信息不完整，影響系統(tǒng)的有效使用；有些系統(tǒng)的功能已不能滿足公司管理上的要求；而且各個(gè)部門開發(fā)的系統(tǒng)各自為政，往往只考慮本部門的需求，不可能站在整個(gè)企業(yè)的高度來規(guī)劃和組織整個(gè)信息的建設(shè)；同時(shí)信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，一些系統(tǒng)也急需更新。這些現(xiàn)象的產(chǎn)生主要是由于信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏戰(zhàn)略性、全局性的統(tǒng)一規(guī)劃。因此，信息系統(tǒng)的規(guī)劃應(yīng)該從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的分析出發(fā)，考慮全公司的未來的管理發(fā)展趨勢(shì)，充分考慮當(dāng)今信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用潛能。（一）信息系統(tǒng)愿景從整體和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃來看，我們認(rèn)為上海理光的信息化建設(shè)可以分成四個(gè)步驟，如下圖所示，表格中是各階段的比較：遠(yuǎn) 期（BPR）近 期能力效率時(shí)間階 段特 征優(yōu) 點(diǎn)弱 點(diǎn)管理挑戰(zhàn)局部開發(fā)針對(duì)企業(yè)急需改進(jìn)的、能帶來較高收益的局部流程；“數(shù)據(jù)說話”得以實(shí)現(xiàn)；。；；；1. 識(shí)別高價(jià)值的業(yè)務(wù)和流程；2. 標(biāo)桿學(xué)習(xí)以獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；3. 確定系統(tǒng)開發(fā)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)；系統(tǒng)集成利用信息技術(shù)/信息系統(tǒng)潛能，創(chuàng)造基于技術(shù)集成和流程關(guān)聯(lián)的不間斷流程。、減少生產(chǎn)周期、降低成本；，可以有效提高效率和服務(wù)能力。在傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)下的自動(dòng)化可能競(jìng)爭(zhēng)不過對(duì)手新型的組織方式。；；（不一定最優(yōu)）；全面優(yōu)化(BPR)對(duì)影響企業(yè)未來競(jìng)爭(zhēng)力的核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重整，而不是簡(jiǎn)單地改善。；；。；。；。外部集成；。；；、更靈活、更高效的組織間的競(jìng)爭(zhēng)力；；2. 缺少平滑的IT平臺(tái)將阻礙對(duì)外的溝通和協(xié)調(diào)；；、提高外部集成的重要性；。（二）信息系統(tǒng)應(yīng)用總體結(jié)構(gòu)信息系統(tǒng)的基本功能是要為企業(yè)的各級(jí)人員在需要時(shí)提供必要的信息及支持。結(jié)合制造型企業(yè)的特點(diǎn)，分析上海理光的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，可以用下圖表示訂單獲取與完成流程人力資源管理流程財(cái)務(wù)管理流程售后服務(wù)流程制造與物料供應(yīng)流程新產(chǎn)品研究與開發(fā)流程運(yùn)營(yíng)流程支持流程根據(jù)我們對(duì)上海理光各部門的調(diào)研結(jié)果（見附錄1），與各流程對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)應(yīng)用可以總結(jié)如下表，作為企業(yè)未來信息系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容指導(dǎo)。（三）訂單獲取與完成流程應(yīng)用系統(tǒng)名稱功 能簡(jiǎn) 述輸 入信 息輸 出信 息經(jīng)營(yíng)部總監(jiān)EIS支持市場(chǎng)部總裁的個(gè)人數(shù)據(jù)處理和決策行為經(jīng)營(yíng)信息管理與分析系統(tǒng)市場(chǎng)信息的采集、整理、查詢、分析市場(chǎng)信息市場(chǎng)信息營(yíng)銷計(jì)劃系統(tǒng)營(yíng)銷計(jì)劃的匯總、跟蹤、統(tǒng)計(jì)、分析等，同時(shí)導(dǎo)出商務(wù)滾動(dòng)要貨計(jì)劃營(yíng)銷計(jì)劃商務(wù)滾動(dòng)要貨計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃匯總分析結(jié)果營(yíng)銷項(xiàng)目管理系統(tǒng)營(yíng)銷項(xiàng)目的計(jì)劃、控制、分析與資源調(diào)配，銷售的狀態(tài)跟蹤銷售信息銷售信息銷售處理系統(tǒng)建立并維護(hù)合同信息庫(kù)，以便系統(tǒng)使用者可以實(shí)時(shí)掌握每個(gè)合同的處理情況以及各個(gè)環(huán)節(jié)上的資源配置情況，輔助統(tǒng)籌、監(jiān)控、調(diào)整銷售資料、銷售的各項(xiàng)處理信息（負(fù)責(zé)人、工作進(jìn)度、工作結(jié)果）、人員及進(jìn)度調(diào)整信息銷售處理完成情況統(tǒng)計(jì)信息銷售訂單管理系統(tǒng)銷售訂單的錄入和管理，與企業(yè)生產(chǎn)制造系統(tǒng)的其他模塊緊密集成銷售訂單客戶配置等輔助定價(jià)系統(tǒng)制定、維護(hù)產(chǎn)