【文章內(nèi)容簡介】 。輔事件流：2a）目的模塊中已有該文件 1）系統(tǒng)更新檔案目的模塊中文件內(nèi)容。歸檔到檔案年內(nèi)庫層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：用戶前置條件：用戶選擇多份文件或打開文件主事件流：1）用戶選擇轉(zhuǎn)存到檔案年內(nèi)庫中。2）系統(tǒng)復(fù)制一份文件到檔案年內(nèi)庫中。系統(tǒng)繼續(xù)移動其他選擇的文件，直到所有選擇的文件處理完畢為止。輔事件流：2a）檔案年內(nèi)庫中已有該文件 1）系統(tǒng)更新檔案年內(nèi)中文件內(nèi)容。歸檔到處室資料層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：用戶前置條件：用戶選擇多份文件或打開文件主事件流：1）用戶選擇轉(zhuǎn)存到處室資料庫中。2）系統(tǒng)移動一份文件到處室資料庫中。系統(tǒng)繼續(xù)移動其他選擇的文件，直到所有選擇的文件處理完畢為止。輔事件流：2a）處室資料庫中已有該文件 1）系統(tǒng)更新雜件中文件內(nèi)容。歸檔到雜件庫層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：用戶前置條件：用戶選擇多份文件或打開文件主事件流：1）用戶選擇轉(zhuǎn)存到雜庫中。2）系統(tǒng)移動一份文件到雜庫中。系統(tǒng)繼續(xù)移動其他選擇的文件，直到所有選擇的文件處理完畢為止。輔事件流：2a）雜庫中已有該文件 1）系統(tǒng)更新雜件中文件內(nèi)容。. 轉(zhuǎn)存選擇多份文件或打開一份文件（無論在辦或已辦），轉(zhuǎn)存到指定的存檔庫中。1 轉(zhuǎn)存到檔案庫層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：用戶前置條件：用戶選擇多份文件或打開文件主事件流：1）系統(tǒng)確認(rèn)是否轉(zhuǎn)存。2）用戶選擇本部門的人員2 轉(zhuǎn)存到處室資料層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：用戶前置條件：用戶選擇多份文件或打開文件主事件流：1）用戶選擇轉(zhuǎn)存到部門資料目的模塊中。2）系統(tǒng)復(fù)制一份文件到用戶所在的目的模塊部門處室資料庫。輔事件流：2a）目的模塊處室資料庫中已有該文件 1）系統(tǒng)更目的模塊新處室資料中文件的內(nèi)容。12a）用戶選擇轉(zhuǎn)存到個人資料中。 1）系統(tǒng)復(fù)制一份文件到用戶所在的部門處室資料庫。 2）系統(tǒng)設(shè)置復(fù)制文件只有用戶可查看。問題：辦公室張心反應(yīng)在當(dāng)前OA系統(tǒng)中，從審批流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)存文件到處室資料中的個人資料會有重復(fù)文件的問題。這是因為OA系統(tǒng)目前的轉(zhuǎn)存處理方式是，每次轉(zhuǎn)存到個人資料就復(fù)制一個。多人轉(zhuǎn)存一份文件，導(dǎo)致處室資料存有一個文件多個版本。而且復(fù)制來的文件的狀態(tài)沒有反應(yīng)文件轉(zhuǎn)存后的變化。用戶要求在新系統(tǒng)中避免這種情況的發(fā)生。每次轉(zhuǎn)存，無論是轉(zhuǎn)存到處室資料還是個人資料都應(yīng)該只是文件的鏈接，減少數(shù)據(jù)冗余，保持轉(zhuǎn)存文件內(nèi)容和原文件內(nèi)容一致。3 轉(zhuǎn)存到雜件庫層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：用戶前置條件：用戶選擇多份文件或打開文件主事件流：1）用戶選擇轉(zhuǎn)存到雜件庫中。2）系統(tǒng)復(fù)制一份文件到雜件庫中。輔事件流：2a）雜件庫中已有該文件 1）系統(tǒng)更新雜件中文件內(nèi)容。. 發(fā)布用戶選擇多份文件或打開一份文件（無論在辦或已辦），按發(fā)布的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換規(guī)則，復(fù)制文件到指定的模塊中。選擇多份文件進行發(fā)布層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：綜合組、發(fā)文管理員主事件流：. 管理文件字號增加、修改、刪除文件字號配置。層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：秘書組主事件流：系統(tǒng)顯示所有文件字號配置。用戶可以增加、修改、刪除文件字號配置。表111 文件字號配置列表字段說明文件類型文種名字號文件字軌名使用人可對該字軌編號的部門名給號人可對該字軌編號的用戶名表112 文件字號配置字段說明作者創(chuàng)建該字號配置的用戶名文件類型文種名?？梢赃x擇一個。文件字號文件字軌名。用戶輸入。當(dāng)前順序號用戶輸入。順序號格式用戶輸入。被取消順序號多個值。用戶輸入。使用人可對該字軌編號的部門名。從本局所有部門中選擇多個。給號人可對該字軌編號的用戶名。根據(jù)‘使用人’選擇的部門中選擇多個。允許歸檔部門可選擇一個部門或崗位。. 查閱待辦人查看文件當(dāng)前所有的待辦理人和辦理環(huán)節(jié)（狀態(tài)詞）。層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：局領(lǐng)導(dǎo)前置條件：選擇一份文件主事件流：1）系統(tǒng)顯示文件當(dāng)前所有的待辦理人和辦理環(huán)節(jié)（狀態(tài)詞）的列表。效果如下圖所示：. 查閱待接收單位查看文件當(dāng)前文件外送（報送）單位的接受情況。層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：用戶前置條件：選擇一份文件主事件流：1） 系統(tǒng)檢查文件的外送單位的回執(zhí)，生成沒有回執(zhí)的單位名單。2） 系統(tǒng)提示用戶：“單位1，單位2…還沒有收到文件?！陛o事件流：2a）所有外送單位都有回執(zhí)。系統(tǒng)提示用戶：“所有單位都已經(jīng)收到這份文件！”。注意：外送單位——原系統(tǒng)是從稿頭上記錄外發(fā)單位的字段中獲取的（發(fā)文類稿頭 ‘發(fā)往單位’、收文類‘辦理分局’、綜合督辦‘報送分局’等）。而這個稿頭上的字段是否由報送操作設(shè)置的，現(xiàn)在不確定。. 改變狀態(tài)詞層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：用戶前置條件：用戶打開了待辦理的文件主事件流：1）系統(tǒng)顯示用戶當(dāng)前的待辦狀態(tài)詞，和可以轉(zhuǎn)換到的其他所有狀態(tài)詞。2）用戶選擇一個要轉(zhuǎn)換的狀態(tài)詞3）系統(tǒng)更改用戶的待辦狀態(tài)詞。. 改變文件類型辦公室秘書組和各處室文件管理員可以調(diào)整錯誤的文件種類。比如從‘工作呈批’改變?yōu)椤l(fā)文登記’，‘收文件’改變?yōu)椤s件’等。層次：用戶目標(biāo)級主要執(zhí)行者：辦公室秘書組、文件管理員前置條件： 選擇一份文件主事件流：1）系統(tǒng)顯示所有文件種類名。2）用戶選擇一個，系統(tǒng)改變文件的所屬文種。. 選擇會議安排呈批表從已審批通過的會議安排呈批表中提取出會議主辦部門、會議地點、會議時間。層次：子功能級主要執(zhí)行者：用戶前置條件：用戶正在編輯會議紀(jì)要、會議簡報、內(nèi)部會議通知屬性時主事件流：1）系統(tǒng)顯示已通過審批的會議安排呈批表列表。2）用戶選擇一個，系統(tǒng)根據(jù)所選擇的會議安排呈批表填寫主辦部門、會議地點、會議時間。表12 已通過審批的會議安排呈批表列表字段說明申請部門會議安排呈批表的申請部門。用于分類申請表。升序。主題會議主題創(chuàng)建時間格式：年月日. 會議室使用調(diào)整會場管理員更改會議室的使用信息。層次：子功能級主要執(zhí)行者：會場管理員前置條件：打開會議安排呈批表時主事件流：1）系統(tǒng)列出所有會議時間在今天以后的所有的會議室使用記錄2）用戶選擇一個會議室使用記錄，系統(tǒng)顯示該使用記錄的內(nèi)容。3）用戶編輯會議使用記錄（包括會議室和會議時間都可以修改）4）系統(tǒng)保存更改。5）系統(tǒng)提示是否郵件通知原會議室使用記錄的創(chuàng)建人（即會議室申請人）郵件提示標(biāo)題：辦公室秘書組將你申請的1701室的使用時間該為2009422 18:04:00到2009422 20:30:00郵件提示內(nèi)容：詳細(xì)情況請您到已辦文件中查詢會議安排呈批表，多謝合作！. 發(fā)文. 正式發(fā)文正式編號的發(fā)文包括行政、黨組、紀(jì)檢組、機關(guān)黨委、共青團、工會的發(fā)文。. 流程說明主辦處（科）室人員擬稿處（科）室領(lǐng)導(dǎo)審核會辦處（科）室會簽辦公室秘書組核稿辦公室主任審核局長簽發(fā)辦公室主任簽發(fā)保密室編號文印室排版打印主辦處（科）室擬稿人校對辦公室秘書組復(fù)核檔案室歸檔保密室蓋章封發(fā)圖32 正式發(fā)文流程圖發(fā)文登記起草一份正式行文主要執(zhí)行者：處（科）室人員主事件流：1）用戶起草發(fā)文登記文件。2）用戶輸入發(fā)文草稿內(nèi)容（發(fā)文草稿以Word文件為主）。3）用戶填寫發(fā)文登記表（表32）內(nèi)的發(fā)文級次、主送、抄送、緊急程度、密級、份數(shù)等相關(guān)內(nèi)容。4）用戶發(fā)送給本處室領(lǐng)導(dǎo)審核。輔事件流：1a）用戶打開自己的收文登記草稿。2a）用戶在發(fā)文草稿中選擇文字，登記標(biāo)題到發(fā)文登記表中。2b）用戶增加附件。（附件可以是Word文件、Excel文件或掃描文件三種格式）3a）人事處可以根據(jù)文件字軌和抄送集合名選擇抄送單位名單。如下表所示：文件字軌抄送集合名抄送單位稅地稅任免市局黨組市政府、市組織部。海珠區(qū)海珠區(qū)人民政府，海珠區(qū)人事局。4a）用戶填寫辦理意見。表32 發(fā)文登記表字段說明起草人部門用戶起草時，系統(tǒng)記錄。起草人同上起草時間同上。格式：年月日時分秒文件級次選擇以下一個文件級次。以后可以增加選項。不同級次的文件對應(yīng)不同文件字軌和文頭文尾格式。廣州市地方稅務(wù)局文件、廣州市地方稅務(wù)局、廣州市地方稅務(wù)局辦公室文件、廣州市地方稅務(wù)局文件(上)、共青團廣州市地方稅務(wù)局委員會文件、中共廣州市地方稅務(wù)局黨組紀(jì)檢組文件、中共廣州市地方稅務(wù)局直屬機關(guān)委員會文件、中共廣州市地方稅務(wù)局黨組文件、廣州市地方稅務(wù)局工會委員會文件、共青團廣州市地方稅務(wù)局委員會文件、廣州市地方稅務(wù)局與地方稅收研究會聯(lián)合辦文文件、中共廣州市地方稅務(wù)局黨組、廣州市地方稅務(wù)局局務(wù)會議紀(jì)要、廣州市地方稅務(wù)局納稅人服務(wù)中心工會委員會文件、廣州市地方稅務(wù)局納稅人服務(wù)中心文件(上)、廣州市地方稅務(wù)局納稅人服務(wù)中心文件(平下)、中共廣州市地方稅務(wù)局納稅人服務(wù)中心支部委員會文件、廣州市地方稅務(wù)局納稅人服務(wù)中心(函)、廣州市地方稅收研究會文件文件標(biāo)題*擬稿部門同起草人部門擬稿人同起草人擬稿日期同起草時間。格式：年月日送審日期主送*選擇以下多個單位，也可以輸入。廣東省地方稅務(wù)局、廣州市人民政府、廣州市人民政府辦公廳、局屬各單位、各稽查局、各征收分局、市局和各分局單位名稱抄送*同‘主送’，多以下幾個選項：羊城會計師事務(wù)所、羊城稅務(wù)師事務(wù)所、嶺南會計師事務(wù)所、華穗會計師事務(wù)所發(fā)往單位選擇以下多個單位，也可以輸入市局和各分局單位名稱、局屬各單位、各稽查局、各征收分局內(nèi)發(fā)單位*選擇以下多個部門本局各部門名稱、全局人員緊急程度等級*選擇以下一個，也可以輸入。急、特急文件密級選擇以下一個秘 密、機 密、絕 密、內(nèi) 部保管期限主題詞使用提取主題詞用例輸入，或者直接輸入。政務(wù)公開范圍*選擇以下一個選項：對內(nèi)（默認(rèn)）、對外、不公開公開方式*選擇以下一個選項：主動公開（默認(rèn)）、依申請公開、免于公開免于公開理由*可選擇以下一個選項?；蛘咻斎雵颐孛?、商業(yè)秘密、個人隱私對納稅人外公開途徑方式*選擇以下一個選項：廣州地稅網(wǎng)站（默認(rèn)）、辦稅服務(wù)廳、新聞媒體、廣州地稅網(wǎng)站（默認(rèn)）、用戶輸入其他公開方式對內(nèi)公開途徑*選擇以下一個選項：辦公自動化系統(tǒng)（默認(rèn)）、廣思網(wǎng)簽發(fā)人文件日期簽發(fā)日期。格式：年月日處室核稿核稿日期處室核稿日期。格式：年月日秘書核稿核稿日期秘書核稿日期。格式：年月日文件份數(shù)（份）文件頁數(shù)（頁）排版打印校對聯(lián)系人電話附件封發(fā)日期格式：年月日。給號日期發(fā)文編號的時間。由發(fā)文編號用例設(shè)置。格式：年月日發(fā)文編號由發(fā)文字軌、年度、文件順序號3部分組成。發(fā)文字軌可以選擇以下一個，也可以直接輸入。年度。4位數(shù)字，用六角括號〔〕括起。沒有簽發(fā)日期的時候，取文件創(chuàng)建日期的年度，有就取簽發(fā)日期的年度。文件順序號。使用發(fā)文編號用例由系統(tǒng)編號，也可以直接輸入。注意：帶*號的字段為起草人必填項。處室領(lǐng)導(dǎo)審核處（科）室領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對文稿初審，公文初審修改后，并將文件發(fā)送給辦公室文秘人員核稿。主要執(zhí)行者：處（科）室領(lǐng)導(dǎo)主事件流：1）用戶打開發(fā)文。系統(tǒng)顯示文件的政務(wù)公開選項。2）用戶查看編輯文件正文內(nèi)容。3）用戶填寫辦理意見。4）系統(tǒng)提示用戶確定政務(wù)公開的選項。提示格式：“該文件擬對內(nèi)公開、主動公開、在廣州地稅網(wǎng)站公開，是否同意”45）用戶確定政務(wù)公開選項。用戶發(fā)送辦公室秘書組核稿。輔事件流：5a）用戶否定政務(wù)公開選項，系統(tǒng)提示“請修改登記表內(nèi)相關(guān)信息”。54ba）需會簽的文件，用戶發(fā)送給有關(guān)處（科）室會簽（一個到多個處室）。送會簽的文件要等會簽處（科）室發(fā)送回擬稿處（科）室后，才能發(fā)送辦公室秘書組核稿。54cb）需要退回給擬稿人修改的，用戶退回或發(fā)送給擬稿人修改。會辦處室會簽會辦處（科）室領(lǐng)導(dǎo)送本處（科）室相關(guān)人員經(jīng)辦，最后將本處室意見送回主辦處（科）室。主要執(zhí)行者：會辦處（科）室領(lǐng)導(dǎo)主事件流：1）用戶打開發(fā)文。2）用戶查看編輯文件正文內(nèi)容。3）用戶填寫辦理意見。4）用戶發(fā)送主辦處室領(lǐng)導(dǎo)審核。輔事件流：4a）送本處室相關(guān)人員經(jīng)辦。辦公室秘書組核稿辦公室秘書組審核文件正文內(nèi)容，送辦公室主任審核。主要執(zhí)行者：辦公室秘書組主事件流：1）用戶打開發(fā)文。2）用戶查看編輯文件正文內(nèi)容。3）用戶填寫辦理意見。4）用戶發(fā)送辦公室主任審核。輔事件流：4a）需要退回給主辦處（科）室修改的，用戶退回或發(fā)送給主辦處（科）室修改。辦公室主任審核辦公室主任審核文件正文內(nèi)容，送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主要執(zhí)行者：辦公室主任主事件流：1）用戶打開發(fā)文。2）用戶查看編輯文件正文內(nèi)容。3）用戶填寫辦理意見。4）用戶發(fā)送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。輔事件流：4a）需要退回給主辦處（科）室修改。用戶退回或發(fā)送給主辦處（科）室修改。4b）辦公室主任屬授權(quán)能簽發(fā)的，直接簽發(fā)。用戶發(fā)送給主任簽發(fā)。局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)局領(lǐng)導(dǎo)明確簽署意見，寫明發(fā)或不發(fā)，并簽署姓名和審批時間。其他審簽人圈閱后簽名并署明簽名時間，應(yīng)當(dāng)視為同意。文稿經(jīng)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)簽發(fā)后，即定稿生效，具有法定效力。負(fù)責(zé)人簽發(fā)后的公文，未經(jīng)簽發(fā)人同意，不得改動。局領(lǐng)