【文章內(nèi)容簡介】 以將當(dāng)前的文件發(fā)送給外單位，具體方法：點擊該按鈕在彈出的窗口中點擊地址簿選擇要發(fā)給的單位，系統(tǒng)提示“文件分發(fā)完畢”； 發(fā)送：當(dāng)前流程項處理完畢后點擊該按鈕可以將該文件送下一處理人進行處理； 查看日志：點擊該按鈕可以查看該文件的詳細日志，即每個用戶對該文件進行的操作都記錄在該日志中； 批示意見：點擊該按鈕可以查看其它用戶對該文件的批示意見，如：核稿意見、簽發(fā)意見等； 返回：點擊該按鈕可以返回到收文處理〉待處理文。圖122167。11 代簽文件該文件夾存放由當(dāng)前用戶代替其他用戶辦理的文件（此用戶需有其他用戶的代辦權(quán)限）。文件夾中每個文件的基本信息包括：打印標志、部門、公文字號、擬稿人、文件標題、進程、狀態(tài)、擬稿日期、附件,用戶可以根據(jù)需要選擇不同的排序列,如“擬稿人”、“文件標題”、“進程”、 “擬稿日期”等，方法為：用鼠標點擊相應(yīng)的列標題，系統(tǒng)自動按當(dāng)前列進行排序，連續(xù)點擊兩次以上，系統(tǒng)自動切換排序方式（升序、降序），如圖123。圖123 功能按鈕： （1） 根據(jù)文件標題查詢：可以根據(jù)文件“標題”、“發(fā)文字號”、“主題詞”等條件查詢文件，具體方法詳見“文件查詢”；（2） 起草：點擊該按鈕可以起草一個新文件，具體方法詳見“起草”；（3） 文件查詢：可以根據(jù)文件 “發(fā)文字號”、“主題詞”等條件查詢，方法詳見“文件查詢”；（4） 文件統(tǒng)計：可以根據(jù)文件“發(fā)文日期”、“發(fā)文性質(zhì)”進行統(tǒng)計，方法詳見“文件統(tǒng)計”；（5） 幫助：即在線幫助系統(tǒng)。 處理代簽文件（如圖124）：圖124點擊該文件夾中某一文件打開對應(yīng)的擬稿紙，稿紙上方的工具條按鈕功能如下：（1） 處理：點擊該按鈕可以實現(xiàn)不打開正文而對當(dāng)前文件進行處理的功能，具體方法：點擊“處理”按鈕，彈出處理對話框，首先可以修改代簽時間，左邊一欄選擇代簽人，右邊一欄為用戶輸入批示意見區(qū)，用戶可以在此處輸入自己的批示意見，窗口下方有四個功能按鈕，分別為：“確定”、“保存”、“發(fā)送”和“取消”其功能與正文中操作區(qū)域中的功能按鈕相同，如圖125。圖125（2） 正文：點擊該按鈕可以調(diào)用Word查看、修改正文內(nèi)容，點擊“確定”保存修改內(nèi)容；（注：修改人會留下修改痕跡）（3） 打?。狐c擊該按鈕可以打印擬稿紙；（4） 標記打?。狐c擊該按鈕可以將該文件標記為已打印文件；（在擬稿紙的下方標記“已經(jīng)打印”，并在代簽列表中的“打印標志”欄顯示“已打印”）（5） 查看日志：點擊該按鈕可以查看該文件的詳細日志，即每個用戶對該文件進行的操作都記錄在該日志中；（6） 批示意見：點擊該按鈕可以查看其它用戶對該文件的批示意見，如：核稿意見、簽發(fā)意見等；（7） 返回：點擊該按鈕可以返回到發(fā)文處理〉代簽文件夾。二、收文管理167。1功能簡介點擊主界面左上方的“收文管理”，系統(tǒng)同樣自動依次列出“登記文件夾”、“待分發(fā)文件夾”、“待辦結(jié)文件夾”、“已處理文件”、“我的閱件夾”“個人辦理文件夾”6個文件夾，如圖21。圖21167。2文件查詢進入發(fā)文管理，點擊“文件查詢”后進入查詢界面，輸入查詢條件后，點擊“查詢”按鈕即可，如圖22。圖22功能按鈕： 查詢：錄入查詢條件后點擊該按鈕，開始查詢； 重寫：重新輸入查詢條件； 取消：退出文件查詢。注：有“查詢權(quán)限”的用戶可查詢所有文件，普通用戶只能查詢自己參與流程的文件，該權(quán)限可由系統(tǒng)管理員在后臺設(shè)定。167。3文件統(tǒng)計進入發(fā)文管理，點擊文件統(tǒng)計后進入查詢界面，輸入統(tǒng)計條件后點擊統(tǒng)計按鈕即可查詢。如果未輸入任何條件而點擊“統(tǒng)計”按鈕時，則查詢結(jié)果為所有文件，如圖23。圖23功能按鈕： 統(tǒng)計：錄入統(tǒng)計條件后點擊該按鈕，開始統(tǒng)計； 重寫：重新輸入統(tǒng)計條件； 取消：退出文件統(tǒng)計； 幫助：在線幫助系統(tǒng)。167。4來文登記該文件夾存放由當(dāng)前用戶辦理來文登記的所有文件并可以查看每個文件的流轉(zhuǎn)情況，如圖24。圖24文件夾中每個文件的基本信息包括：附件、文件標題、進程、狀態(tài)、來文機關(guān)、登記日期,用戶可以根據(jù)需要選擇不同的排序列,如“文件標題”、“進程”、“狀態(tài)”、“來文機關(guān)”、“登記日期”等，方法為：用鼠標點擊相應(yīng)的列標題，系統(tǒng)會自動按當(dāng)前列進行排序，連續(xù)點擊兩次以上，系統(tǒng)會自動切換排序方式（升序、降序）。當(dāng)文件過多以后，上述功能在需要快速查找文件時會變得特別有用，另外系統(tǒng)會自動將文件進行分頁顯示，用戶可以自己設(shè)定每頁顯示文件的條數(shù)（方法參見：個人設(shè)置），也可以通過“文件查詢”進行檢索。 刪除與全部選中：（1） 全部選中：當(dāng)用戶按全部選中按鈕時，系統(tǒng)自動將當(dāng)前顯示的文檔選中（每一個文檔前有一個小方塊，小方塊中有一個“√”）。（2） 刪除：當(dāng)用戶按刪除按鈕時，系統(tǒng)將小方框中前有“√”的記錄，并且判斷這些記錄是否符合刪除條件。系統(tǒng)對符合條件的記錄，進行刪除。 文件來源有兩種情況：（1） 自動接收：通過“接收文件”操作直接接收的文件，這種情況下：文件的基本內(nèi)容已經(jīng)自動生成，用戶只需要在來文登記單上填寫相應(yīng)的項目即可。（2） 手工登記：通過“來文登記”操作，登記人自己登記，這種情況下登記人不僅要登記來文處理單，而且要把正文給附上去；而正文的處理也因文件不同的形式采取不同的方法，如果正文是通過郵件或其他的電子文檔的形式傳過來的，系統(tǒng)可以通過文件加載或文件附件的形式保存正文，具體的方法為：u 一種方法是“文件加載”，點擊“來文登記”進入來文登記界面（第一次進入時要下載一個控件，如圖25，須選擇“是”），點擊“文件加載”按鈕，瀏覽要加載的文件，按“確定”以后系統(tǒng)自動將選定的文件加載到正文中，且文件的格式是不會改變的（正文加載支持Word、PDF、txt格式）。圖25u 另一種方法是掃描，如果文件是紙質(zhì)形式可以用掃描的方式掃成電子文檔再進行處理，方法為：點擊“來文登記”進入來文登記界面，點擊“正文”系統(tǒng)自動調(diào)用Word，使用插入〉圖片〉來自掃描儀或相機，可將文檔內(nèi)容插入Word中，如圖26，點擊操作區(qū)的“確定”按鈕，保存正文內(nèi)容，然后填寫處理單和掛接附件，最后登記人點擊圖28中的“保存”按鈕，來文登記完畢，自動發(fā)送給辦公室進行秘書分發(fā)并彈出新的登記界面進行下一文件的登記工作。圖26 掛接附件：點擊“附件”按鈕（第一次加載時要下載一個控件，如圖27，須選擇“是”），選定要附的電子文檔，按“確定”做為附件存到文件中。圖27 保存并發(fā)送：點擊左上角的“保存”按鈕保存正文、附件和登記單，系統(tǒng)自動將該文件送辦公室進行“秘書分發(fā)”，到此，來文登記完畢。 登記文件夾：點擊該文件夾中某一文件打開對應(yīng)的登記單，如圖25。圖28工具條按鈕功能如下：（1） 保存：點擊該按鈕保存正文、附件和登記單；（2） 正文：點擊該按鈕可以調(diào)用Word、Pdf或書生閱讀器查看正文內(nèi)容；（3） 打?。狐c擊該按鈕可以打印當(dāng)前擬稿紙；（4） 附件：點擊該按鈕可以掛接附件；（5） 分閱：點擊該按鈕在彈處的窗口中點擊“地址簿”，選擇人員可將該文件分到需閱知用戶的“我的閱件夾中”；（6） 流程調(diào)整：點擊該按鈕可以對該文件的流程和處理人員進行調(diào)整，方法詳見“流程調(diào)整”；（7） 發(fā)送：點擊該按鈕可以將該文件送往下一處理人；（8） 查看日志：點擊該按鈕可以查看該文件的詳細日志，即每個用戶對該文件進行的操作都記錄在該日志中；（9） 批示意見：點擊該按鈕可以查看該文件在流轉(zhuǎn)過程中辦理人員的意見，如：部門意見、個人辦理意見；（10） 返回：點擊該按鈕可以返回到收文處理登記文件夾。167。5秘書分發(fā)在收文管理〉待分發(fā)文件夾中，分發(fā)人點擊需分發(fā)文件的標題，每個文件的基本信息包括：公文字號、登記人、文件標題、進程、狀態(tài)、來文機關(guān)、登記日期、附件,用戶可以根據(jù)需要選擇不同的排序列,如“登記人”、“文件標題”、“進程”、“狀態(tài)”、“來文機關(guān)”、“登記日期”等，方法為：用鼠標點擊相應(yīng)的列標題，系統(tǒng)會自動按當(dāng)前列進行排序，連續(xù)點擊兩次以上，系統(tǒng)會自動切換排序方式（升序、降序）。點擊分發(fā)文件夾中某一文件打開對應(yīng)的登記單，登記單上方的工具條按鈕功能如下： 處理：點擊該按鈕可以實現(xiàn)不打開正文而對當(dāng)前文件進行處理的功能。具體方法：點擊“處理”按鈕，彈出處理對話框，如圖29，點擊 “領(lǐng)導(dǎo)”前的地址簿，系統(tǒng)自動定位到領(lǐng)導(dǎo)列表，點擊“主辦” 前的地址簿,選擇主辦部門（只能是一個），點擊“協(xié)辦” 前的地址簿,選擇協(xié)辦部門（可選擇多個），并可將分發(fā)意見寫在“分發(fā)批注”下的空白欄內(nèi)，如有需要可選擇限辦日期，最后點