【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 以將當(dāng)前的文件發(fā)送給外單位，具體方法：點(diǎn)擊該按鈕在彈出的窗口中點(diǎn)擊地址簿選擇要發(fā)給的單位，系統(tǒng)提示“文件分發(fā)完畢”； 發(fā)送：當(dāng)前流程項(xiàng)處理完畢后點(diǎn)擊該按鈕可以將該文件送下一處理人進(jìn)行處理； 查看日志：點(diǎn)擊該按鈕可以查看該文件的詳細(xì)日志，即每個(gè)用戶對(duì)該文件進(jìn)行的操作都記錄在該日志中； 批示意見：點(diǎn)擊該按鈕可以查看其它用戶對(duì)該文件的批示意見，如：核稿意見、簽發(fā)意見等； 返回：點(diǎn)擊該按鈕可以返回到收文處理〉待處理文。圖122167。11 代簽文件該文件夾存放由當(dāng)前用戶代替其他用戶辦理的文件（此用戶需有其他用戶的代辦權(quán)限）。文件夾中每個(gè)文件的基本信息包括：打印標(biāo)志、部門、公文字號(hào)、擬稿人、文件標(biāo)題、進(jìn)程、狀態(tài)、擬稿日期、附件,用戶可以根據(jù)需要選擇不同的排序列,如“擬稿人”、“文件標(biāo)題”、“進(jìn)程”、 “擬稿日期”等，方法為：用鼠標(biāo)點(diǎn)擊相應(yīng)的列標(biāo)題，系統(tǒng)自動(dòng)按當(dāng)前列進(jìn)行排序，連續(xù)點(diǎn)擊兩次以上，系統(tǒng)自動(dòng)切換排序方式（升序、降序），如圖123。圖123 功能按鈕： （1） 根據(jù)文件標(biāo)題查詢：可以根據(jù)文件“標(biāo)題”、“發(fā)文字號(hào)”、“主題詞”等條件查詢文件，具體方法詳見“文件查詢”；（2） 起草：點(diǎn)擊該按鈕可以起草一個(gè)新文件，具體方法詳見“起草”；（3） 文件查詢：可以根據(jù)文件 “發(fā)文字號(hào)”、“主題詞”等條件查詢，方法詳見“文件查詢”；（4） 文件統(tǒng)計(jì)：可以根據(jù)文件“發(fā)文日期”、“發(fā)文性質(zhì)”進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，方法詳見“文件統(tǒng)計(jì)”；（5） 幫助：即在線幫助系統(tǒng)。 處理代簽文件（如圖124）：圖124點(diǎn)擊該文件夾中某一文件打開對(duì)應(yīng)的擬稿紙，稿紙上方的工具條按鈕功能如下：（1） 處理：點(diǎn)擊該按鈕可以實(shí)現(xiàn)不打開正文而對(duì)當(dāng)前文件進(jìn)行處理的功能，具體方法：點(diǎn)擊“處理”按鈕，彈出處理對(duì)話框，首先可以修改代簽時(shí)間，左邊一欄選擇代簽人，右邊一欄為用戶輸入批示意見區(qū)，用戶可以在此處輸入自己的批示意見，窗口下方有四個(gè)功能按鈕，分別為：“確定”、“保存”、“發(fā)送”和“取消”其功能與正文中操作區(qū)域中的功能按鈕相同，如圖125。圖125（2） 正文：點(diǎn)擊該按鈕可以調(diào)用Word查看、修改正文內(nèi)容，點(diǎn)擊“確定”保存修改內(nèi)容；（注：修改人會(huì)留下修改痕跡）（3） 打?。狐c(diǎn)擊該按鈕可以打印擬稿紙；（4） 標(biāo)記打?。狐c(diǎn)擊該按鈕可以將該文件標(biāo)記為已打印文件；（在擬稿紙的下方標(biāo)記“已經(jīng)打印”，并在代簽列表中的“打印標(biāo)志”欄顯示“已打印”）（5） 查看日志：點(diǎn)擊該按鈕可以查看該文件的詳細(xì)日志，即每個(gè)用戶對(duì)該文件進(jìn)行的操作都記錄在該日志中；（6） 批示意見：點(diǎn)擊該按鈕可以查看其它用戶對(duì)該文件的批示意見，如：核稿意見、簽發(fā)意見等；（7） 返回：點(diǎn)擊該按鈕可以返回到發(fā)文處理〉代簽文件夾。二、收文管理167。1功能簡(jiǎn)介點(diǎn)擊主界面左上方的“收文管理”，系統(tǒng)同樣自動(dòng)依次列出“登記文件夾”、“待分發(fā)文件夾”、“待辦結(jié)文件夾”、“已處理文件”、“我的閱件夾”“個(gè)人辦理文件夾”6個(gè)文件夾，如圖21。圖21167。2文件查詢進(jìn)入發(fā)文管理，點(diǎn)擊“文件查詢”后進(jìn)入查詢界面，輸入查詢條件后，點(diǎn)擊“查詢”按鈕即可，如圖22。圖22功能按鈕： 查詢：錄入查詢條件后點(diǎn)擊該按鈕，開始查詢； 重寫：重新輸入查詢條件； 取消：退出文件查詢。注：有“查詢權(quán)限”的用戶可查詢所有文件，普通用戶只能查詢自己參與流程的文件，該權(quán)限可由系統(tǒng)管理員在后臺(tái)設(shè)定。167。3文件統(tǒng)計(jì)進(jìn)入發(fā)文管理，點(diǎn)擊文件統(tǒng)計(jì)后進(jìn)入查詢界面，輸入統(tǒng)計(jì)條件后點(diǎn)擊統(tǒng)計(jì)按鈕即可查詢。如果未輸入任何條件而點(diǎn)擊“統(tǒng)計(jì)”按鈕時(shí)，則查詢結(jié)果為所有文件，如圖23。圖23功能按鈕： 統(tǒng)計(jì)：錄入統(tǒng)計(jì)條件后點(diǎn)擊該按鈕，開始統(tǒng)計(jì)； 重寫：重新輸入統(tǒng)計(jì)條件； 取消：退出文件統(tǒng)計(jì)； 幫助：在線幫助系統(tǒng)。167。4來(lái)文登記該文件夾存放由當(dāng)前用戶辦理來(lái)文登記的所有文件并可以查看每個(gè)文件的流轉(zhuǎn)情況，如圖24。圖24文件夾中每個(gè)文件的基本信息包括：附件、文件標(biāo)題、進(jìn)程、狀態(tài)、來(lái)文機(jī)關(guān)、登記日期,用戶可以根據(jù)需要選擇不同的排序列,如“文件標(biāo)題”、“進(jìn)程”、“狀態(tài)”、“來(lái)文機(jī)關(guān)”、“登記日期”等，方法為：用鼠標(biāo)點(diǎn)擊相應(yīng)的列標(biāo)題，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按當(dāng)前列進(jìn)行排序，連續(xù)點(diǎn)擊兩次以上，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)切換排序方式（升序、降序）。當(dāng)文件過(guò)多以后，上述功能在需要快速查找文件時(shí)會(huì)變得特別有用，另外系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將文件進(jìn)行分頁(yè)顯示，用戶可以自己設(shè)定每頁(yè)顯示文件的條數(shù)（方法參見：個(gè)人設(shè)置），也可以通過(guò)“文件查詢”進(jìn)行檢索。 刪除與全部選中：（1） 全部選中：當(dāng)用戶按全部選中按鈕時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將當(dāng)前顯示的文檔選中（每一個(gè)文檔前有一個(gè)小方塊，小方塊中有一個(gè)“√”）。（2） 刪除：當(dāng)用戶按刪除按鈕時(shí)，系統(tǒng)將小方框中前有“√”的記錄，并且判斷這些記錄是否符合刪除條件。系統(tǒng)對(duì)符合條件的記錄，進(jìn)行刪除。 文件來(lái)源有兩種情況：（1） 自動(dòng)接收：通過(guò)“接收文件”操作直接接收的文件，這種情況下：文件的基本內(nèi)容已經(jīng)自動(dòng)生成，用戶只需要在來(lái)文登記單上填寫相應(yīng)的項(xiàng)目即可。（2） 手工登記：通過(guò)“來(lái)文登記”操作，登記人自己登記，這種情況下登記人不僅要登記來(lái)文處理單，而且要把正文給附上去；而正文的處理也因文件不同的形式采取不同的方法，如果正文是通過(guò)郵件或其他的電子文檔的形式傳過(guò)來(lái)的，系統(tǒng)可以通過(guò)文件加載或文件附件的形式保存正文，具體的方法為：u 一種方法是“文件加載”，點(diǎn)擊“來(lái)文登記”進(jìn)入來(lái)文登記界面（第一次進(jìn)入時(shí)要下載一個(gè)控件，如圖25，須選擇“是”），點(diǎn)擊“文件加載”按鈕，瀏覽要加載的文件，按“確定”以后系統(tǒng)自動(dòng)將選定的文件加載到正文中，且文件的格式是不會(huì)改變的（正文加載支持Word、PDF、txt格式）。圖25u 另一種方法是掃描，如果文件是紙質(zhì)形式可以用掃描的方式掃成電子文檔再進(jìn)行處理，方法為：點(diǎn)擊“來(lái)文登記”進(jìn)入來(lái)文登記界面，點(diǎn)擊“正文”系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)用Word，使用插入〉圖片〉來(lái)自掃描儀或相機(jī)，可將文檔內(nèi)容插入Word中，如圖26，點(diǎn)擊操作區(qū)的“確定”按鈕，保存正文內(nèi)容，然后填寫處理單和掛接附件，最后登記人點(diǎn)擊圖28中的“保存”按鈕，來(lái)文登記完畢，自動(dòng)發(fā)送給辦公室進(jìn)行秘書分發(fā)并彈出新的登記界面進(jìn)行下一文件的登記工作。圖26 掛接附件：點(diǎn)擊“附件”按鈕（第一次加載時(shí)要下載一個(gè)控件，如圖27，須選擇“是”），選定要附的電子文檔，按“確定”做為附件存到文件中。圖27 保存并發(fā)送：點(diǎn)擊左上角的“保存”按鈕保存正文、附件和登記單，系統(tǒng)自動(dòng)將該文件送辦公室進(jìn)行“秘書分發(fā)”，到此，來(lái)文登記完畢。 登記文件夾：點(diǎn)擊該文件夾中某一文件打開對(duì)應(yīng)的登記單，如圖25。圖28工具條按鈕功能如下：（1） 保存：點(diǎn)擊該按鈕保存正文、附件和登記單；（2） 正文：點(diǎn)擊該按鈕可以調(diào)用Word、Pdf或書生閱讀器查看正文內(nèi)容；（3） 打?。狐c(diǎn)擊該按鈕可以打印當(dāng)前擬稿紙；（4） 附件：點(diǎn)擊該按鈕可以掛接附件；（5） 分閱：點(diǎn)擊該按鈕在彈處的窗口中點(diǎn)擊“地址簿”，選擇人員可將該文件分到需閱知用戶的“我的閱件夾中”；（6） 流程調(diào)整：點(diǎn)擊該按鈕可以對(duì)該文件的流程和處理人員進(jìn)行調(diào)整，方法詳見“流程調(diào)整”；（7） 發(fā)送：點(diǎn)擊該按鈕可以將該文件送往下一處理人；（8） 查看日志：點(diǎn)擊該按鈕可以查看該文件的詳細(xì)日志，即每個(gè)用戶對(duì)該文件進(jìn)行的操作都記錄在該日志中；（9） 批示意見：點(diǎn)擊該按鈕可以查看該文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中辦理人員的意見，如：部門意見、個(gè)人辦理意見；（10） 返回：點(diǎn)擊該按鈕可以返回到收文處理登記文件夾。167。5秘書分發(fā)在收文管理〉待分發(fā)文件夾中，分發(fā)人點(diǎn)擊需分發(fā)文件的標(biāo)題，每個(gè)文件的基本信息包括：公文字號(hào)、登記人、文件標(biāo)題、進(jìn)程、狀態(tài)、來(lái)文機(jī)關(guān)、登記日期、附件,用戶可以根據(jù)需要選擇不同的排序列,如“登記人”、“文件標(biāo)題”、“進(jìn)程”、“狀態(tài)”、“來(lái)文機(jī)關(guān)”、“登記日期”等，方法為：用鼠標(biāo)點(diǎn)擊相應(yīng)的列標(biāo)題，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按當(dāng)前列進(jìn)行排序，連續(xù)點(diǎn)擊兩次以上，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)切換排序方式（升序、降序）。點(diǎn)擊分發(fā)文件夾中某一文件打開對(duì)應(yīng)的登記單，登記單上方的工具條按鈕功能如下： 處理：點(diǎn)擊該按鈕可以實(shí)現(xiàn)不打開正文而對(duì)當(dāng)前文件進(jìn)行處理的功能。具體方法：點(diǎn)擊“處理”按鈕，彈出處理對(duì)話框，如圖29，點(diǎn)擊 “領(lǐng)導(dǎo)”前的地址簿，系統(tǒng)自動(dòng)定位到領(lǐng)導(dǎo)列表，點(diǎn)擊“主辦” 前的地址簿,選擇主辦部門（只能是一個(gè)），點(diǎn)擊“協(xié)辦” 前的地址簿,選擇協(xié)辦部門（可選擇多個(gè)），并可將分發(fā)意見寫在“分發(fā)批注”下的空白欄內(nèi)，如有需要可選擇限辦日期，最后點(diǎn)