【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 其下級(jí)明細(xì)科目的余額方向必須一致。 余額的方向應(yīng)以科目屬性或類型為準(zhǔn)，不以當(dāng)前余額方向?yàn)闇?zhǔn)。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 70 期初余額及累計(jì)發(fā)生額輸入完成后 ， 必須依據(jù) “ 資產(chǎn) =負(fù)債 +所有者權(quán)益 +收入 成本費(fèi)用 ”的原則進(jìn)行試算平衡 。 校驗(yàn)工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成 。 期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證。 已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行 “ 結(jié)轉(zhuǎn)上年余額 ” 的功能。 如果對(duì)賬后發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，可單擊 “ 顯示對(duì)賬錯(cuò)誤 ”按鈕，系統(tǒng)將把對(duì)賬中發(fā)現(xiàn)的問題列出來。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 71 九、 設(shè)置明細(xì)權(quán)限 操作員權(quán)限已在 “ 操作員權(quán)限設(shè)置 ” 中進(jìn)行了設(shè)置 ， “ 設(shè)置明細(xì)權(quán)限 ” 功能主要用于對(duì)某一功能權(quán)限的進(jìn)一步細(xì)化 ， 如制單權(quán)限控制到科目 、憑證審核控制到操作員 、 明細(xì)賬查詢權(quán)控制到科目等 。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 72 1．明細(xì)賬科目權(quán)限設(shè)置 本功能是查詢和打印明細(xì)賬權(quán)限的一個(gè)補(bǔ)充 。 一般說來 ， 凡是擁有查詢明細(xì)賬權(quán)限的操作員都可以查詢所有科目的明細(xì)賬 ， 但是有些時(shí)候 ， 希望對(duì)查詢和打印權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化 ，如只允許某操作員查詢或打印某科目明細(xì)賬 ，而不能查詢或打印其他科目的明細(xì) 。 這種情況下 ， 可以通過此功能進(jìn)行設(shè)置 。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 73 選擇一級(jí)科目 ， 擁有對(duì)其下級(jí)科目的明細(xì)賬的查詢權(quán) 。 將科目的查詢權(quán)限設(shè)置到末級(jí) ， 則只能查詢末級(jí)科目的明細(xì)賬 。 在月份綜合明細(xì)賬中 ， 可查詢所有科目 ， 不受此權(quán)限的設(shè)置 。 若希望每個(gè)操作員都可查詢所有科目的明細(xì)賬 ， 可在 “ 總賬系統(tǒng) ” 窗口中 ， 單擊 “ 設(shè)置 ” 菜單中的“ 選項(xiàng) ” ， 打開 “ 賬簿 ” 選項(xiàng)卡 ， 取消 “ 明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目 ” 的設(shè)置即可 。 注意 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 74 2．憑證審核權(quán)限設(shè)置 本功能是憑證審核權(quán)限的一個(gè)補(bǔ)充 。 一般說來 ， 凡是擁有憑證審核權(quán)限的操作員都可以審核其他所有操作員填制的憑證 ， 但是有些時(shí)候 ， 希望審核權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化 ， 如只允許某操作員審核其本部門的操作員填制的憑證 ， 而不能審核其他部門操作員填制的憑證 。 這種情況下 ， 可以通過此功能進(jìn)行設(shè)置 。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 75 3．制單科目權(quán)限設(shè)置 本功能是制單權(quán)限的一個(gè)補(bǔ)充 。 一般說來 ， 凡是擁有制單權(quán)限的操作員都可以使用所有科目填制憑證 ， 但是有些時(shí)候 ， 希望對(duì)制單權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化 ， 如只允許某操作員使用某些科目填制憑證 。 這種情況下 ， 可以通過此功能進(jìn)行設(shè)置 。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 76 第四節(jié) 日常業(yè)務(wù)處理 在總賬管理系統(tǒng)中 ， 當(dāng)初始化設(shè)置完成后 ， 就可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了 。 本章以一般的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程為線索 ， 結(jié)合具體業(yè)務(wù)介紹日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的各項(xiàng)基本操作 。 日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)是通過輸入和處理各種記賬憑證 、審核憑證 、 記賬 ， 查詢和打印輸出各種憑證 、 日記賬 、明細(xì)賬和總分類賬 ， 進(jìn)行月末對(duì)賬和結(jié)賬 ， 最終生成和輸出各種常用報(bào)表等 。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 77 一、 填制憑證 記賬憑證是登記賬簿的依據(jù) ， 是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源 ， 填制憑證也是最基礎(chǔ)和頻繁的工作 。 在實(shí)行計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后 ， 電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴于記賬憑證 ， 因而在實(shí)際工作中 ， 必須確保準(zhǔn)確完整地輸入記賬憑證 。 填制憑證過程中 ， 出現(xiàn)錯(cuò)誤憑證在所難免 。 為更正錯(cuò)誤 ， 系統(tǒng)提供了對(duì)錯(cuò)誤憑證修改或刪除的功能 。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 78 1. 增加憑證 記賬憑證一般包括兩部分：一是憑證頭部分 ， 包括憑證類別 、 憑證編號(hào) 、 憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分 ， 包括摘要 、 科目 、 借貸方向和金額等 。 如果輸入會(huì)計(jì)科目有輔助核算要求 ， 則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個(gè)科目同時(shí)兼有多種輔助核算 ，則同時(shí)要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容 。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 79 輸入憑證頭部分 填制記賬憑證時(shí) ， 應(yīng)先完成憑證頭部分的錄入 。 此項(xiàng)操作對(duì)于錄入各種類型的憑證 ， 其操作步驟都是類似的 。 憑證類別為初始設(shè)置時(shí)已定義的憑證類別代碼或名稱。 采用自動(dòng)編號(hào)時(shí)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)按月按類別連續(xù)進(jìn) 行編號(hào)。 采用序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大于或等于啟用日期，但不能超過業(yè)務(wù)日期。 注意 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 80 由于系統(tǒng)默認(rèn)憑證保存時(shí) ， 不按憑證號(hào)順序排列而按日期順序排列 ， 如不按序時(shí)制單將出現(xiàn) “ 憑證假丟失 ” 現(xiàn)象 。 如有特殊需要可將其改為不按序時(shí)制單 ，則在制單時(shí)憑證號(hào)必須按日期順序排列 。 在 “ 附單據(jù)數(shù) ” 處可以按 Enter鍵通過 ， 也可以輸入單據(jù)數(shù)量 。 憑證一旦保存 ， 其憑證類別 、 憑證編號(hào)均不能修改 。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 81 輸入憑證正文部分 憑證頭部分完成后，接下來輸入憑證正文部分，這是填制憑證的 重要環(huán)節(jié) ，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，采用不同的方式填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 82 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同 ， 但不能為空 。 每行摘要將隨相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬 、 日記賬中出現(xiàn) 。 新增分錄完成后 ， 按回車鍵 ， 系統(tǒng)將摘要自動(dòng)復(fù)制到下一分錄行 。 會(huì)計(jì)科目通過科目編碼或科目助記碼輸入 。 科目編碼必須是末級(jí)的科目編碼 。 金額不能為 “ 零 ” ， 紅字以 “ － ” 號(hào)表示 。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 83 憑證管理 —— 填制憑證（增加憑證） 1 2 3 4 5 6 7 8 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 84 憑證管理 —— 填制憑證（增加憑證 —— 銀行科目） 1 2 3 4 5 6 7 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 85 憑證管理 —— 填制憑證（增加憑證 —— 外幣科目） 1 2 3 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 86 憑證管理 —— 填制憑證（增加憑證 —— 數(shù)量科目） 1 2 3 4 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 87 憑證管理 —— 填制憑證（增加憑證 —— 客戶往來） 1 2 3 4 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 88 憑證管理 —— 填制憑證（增加憑證 —— 供應(yīng)商往來） 1 2 3 4 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 89 憑證管理 —— 填制憑證（增加憑證 —— 部門核算） 1 2 3 4 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 90 憑證管理 —— 填制憑證（增加憑證 —— 個(gè)人往來） 1 2 3 4 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 91 憑證管理 —— 填制憑證（增加憑證 —— 項(xiàng)目核算） 1 2 3 4 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 92 輸入輔助核算信息 當(dāng)輸入具有輔助核算的科目時(shí) ， 要求輸入相應(yīng)的輔助信息 。 當(dāng)選擇支票控制，即該結(jié)算方式被設(shè)為支票管理時(shí)，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號(hào)應(yīng)在支票登記簿中有記錄。 輸入的結(jié)算方式、票號(hào)和發(fā)生日期將在進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)使用。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 93 當(dāng)輸入一個(gè)不存在的個(gè)人姓名時(shí)，應(yīng)先編輯該人姓名及其他資料。在錄入個(gè)人信息時(shí)，若不輸入 “ 部門名稱 ” 只輸 “ 個(gè)人名稱 ” 時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)所輸入個(gè)人名稱自動(dòng)輸入其所屬的部門。 其他輔助核算科目可以參照錄入。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 94 2. 修改憑證 輸入憑證時(shí) ， 盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯(cuò)誤的手段 ， 但誤操作是在所難免的 ， 記賬憑證的錯(cuò)誤 ， 必然影響系統(tǒng)的核算結(jié)果 。 為更正錯(cuò)誤 ， 可以通過系統(tǒng)提供的修改功能對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改 。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 95 若已采用制單序時(shí)控制 ， 則在修改制單日期時(shí) ，不能在上一張憑證的制單日期之前 。 若已選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證權(quán)限控制 ， 則不能修改或作廢他人填制的憑證 。 如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息 ， 并對(duì)該支票做過報(bào)銷處理 ， 修改操作將不影響 “ 支票登記簿 ” 中的內(nèi)容 。 外部系統(tǒng)傳遞來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中修改 ，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改 。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 96 憑證管理 —— 填制憑證（修改憑證） 1 2 3 4 5 6 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 97 3. 沖銷憑證 如果需要沖銷某張已記賬的憑證 ， 可以采用“ 制單 ” 中的 “ 沖銷憑證 ” 命令制作紅字沖銷憑證 。 制作紅字沖銷憑證將錯(cuò)誤憑證沖銷后，需要再編制正確的藍(lán)字憑證進(jìn)行補(bǔ)充。 通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存和管理。 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 98 憑證管理 —— 填制憑證（沖銷憑證） 1 2 3 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 99 4. 作廢及刪除憑證 日常操作過程，若遇到非法憑證需要作廢時(shí)，可以使用 “ 作廢 /恢復(fù) ” 功能，將這些憑證作廢。 作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號(hào)，只顯示 “ 作廢 ” 字樣。 作廢憑證不能修改，不能審核。 在記賬時(shí)，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無法結(jié)賬，但系統(tǒng)不對(duì)作廢憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，即相當(dāng)于一張空憑證。 注意 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 100 憑證管理 —— 填制憑證（刪除憑證 —— 作廢憑證） 1 2 用友管理軟件的總賬系統(tǒng) 101 賬簿查詢時(shí)，找不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。 若當(dāng)前憑證已作廢，可單擊 “ 制單 ” 菜單中的“ 作廢 /恢復(fù) ” 選項(xiàng)，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。 只能對(duì)未記賬的憑證作憑證整理。 已記賬憑證作憑證整理，應(yīng)先取消記賬，再作憑證整理。 用友管理軟