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正文內(nèi)容

論秘書在工作中的膽大心細(xì)doc(編輯修改稿)

2024-08-28 12:34 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 高隨機(jī)應(yīng)變的能力,在大量的臨時性突發(fā)性任務(wù)面前分清主次,有條不紊的完成職責(zé),做出成效,實現(xiàn)自己的人生價值。㈢ 對下:嚴(yán)格要求,做好隊伍的“大管家”某統(tǒng)計部門,在向上級部門報送農(nóng)業(yè)數(shù)據(jù)時,因漏了一個數(shù)字,結(jié)果造成了農(nóng)業(yè)補(bǔ)貼下?lián)苌倭藥装偃f的嚴(yán)重后果,給造成了極壞的影響;整個部門和單位;某辦公室,在打印文件時,因打字員不懂公文規(guī)定,新年的第一份文件沒有發(fā)文字號的年份重新調(diào)整,導(dǎo)致印好的300多份文件只能棄之于廢紙堆,不僅浪費了人力物力,還影響了整個部門的工作效率。千里之堤,潰于蟻穴。任何一個團(tuán)隊,都要講究團(tuán)結(jié)協(xié)作,如果有1%的工作沒有做好,那整個團(tuán)隊也可能要面對100%的失敗。尤其是辦公室,作為整個單位其他部門的服務(wù)部門,事無巨細(xì),牽一發(fā)而動全身。辦公室工作無小事,辦公室的每項工作,諸如發(fā)一份文件、打一個電話,都可能對全局工作產(chǎn)生影響,因此,必須嚴(yán)格按照職責(zé)程序和規(guī)范要求,努力做到百密而無一疏。秘書人員作為整個單位或某個部門的“大管家”,要帶領(lǐng)整個辦公室或秘書團(tuán)隊嚴(yán)格按照規(guī)矩辦事,按程序辦事,建立健全調(diào)研、信息報送、辦文辦會、值班聯(lián)絡(luò)、信訪接待、后勤管理等方面的規(guī)章制度,實現(xiàn)辦公室工作的規(guī)范化,完善并規(guī)范工作流程,嚴(yán)格按要求辦事,減少和杜絕工作中的隨意性和不確定性,努力追求“零缺陷”、“零失誤”、“零差距”的工作成效,牢固樹立“細(xì)節(jié)決定成敗”“天下大事,必做于細(xì)”的理念,讓重視細(xì)節(jié)成為整個團(tuán)隊人員共有的一種素質(zhì),一種修養(yǎng),一種工作態(tài)度。二、具體內(nèi)容,具體對待㈠ 辦文公文是傳達(dá)政令、指導(dǎo)工作的重要載體。這一特性決定了公文處理人員必須確立文以載道的觀念,突出以文輔政的主題,因此,文秘人員在擬寫公文時要力求文字表達(dá)及文種格式的規(guī)范準(zhǔn)確,確保公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。有人曾說:文章是三分寫、七分改,寫的是毛坯,改出來才是精品。天下沒有不修改就誕生的好文章、好材料,事實上,越是寫作水平高的人、越是“筆桿子”,越懂得修改的重要、越重視修改,其好作品也都是在修改上下過很大功夫的。從某種意義上講,文章不是寫出來的,而是改出來的。保爾施法格在《回憶馬克思》一文中說:他“決不出一本沒有經(jīng)過他仔細(xì)加工和認(rèn)真琢磨的作品,不能忍受把未成的東西公之大眾的這種思想?!濒斞赶壬鷮ψ约旱奈恼驴偸欠磸?fù)修改,如他的《〈墳〉的題記》僅一千多字的短文,改動就有一百多處。他曾經(jīng)說:“文章寫完以后至少看兩遍,竭力將可有可無的字、句、段刪去,毫不可惜?!泵珴蓶|同志很贊賞魯迅先生的說法,他說:“孔夫子提倡‘再思’,韓愈也說‘行成于思’,那是古代的事情,問題很復(fù)雜,有些事情甚至想三四回還不夠?!彼€說:“文章寫好之后,也不多看幾遍,就像洗臉之后再照照鏡子一樣,就馬馬虎虎地發(fā)表出去,其結(jié)果,往往是‘下筆千言,離題萬里’,仿佛像個才子,實質(zhì)到處害人”。修改貫穿寫作全過程,只有不斷進(jìn)行修改完善,才能使文稿上升一個層次,在思想認(rèn)識和文字表達(dá)上都達(dá)到新的水平。人們對事物的認(rèn)識,往往不可能一次完成,要經(jīng)過一個逐漸完善,由淺入深的發(fā)展過程,特別是對復(fù)雜的問題及事物更是如此。如我們黨《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》一文,經(jīng)過一年多起草,在不同范圍內(nèi),征求了幾千人的意見,經(jīng)過了反復(fù)幾十次修改,才最后完成。對于秘書人員,特別是一些重要的文稿,更要在修改上下功夫。為確保公文不出現(xiàn)任何差錯,文件材料形成后,還要經(jīng)過反復(fù)檢查核對,大到篇章結(jié)構(gòu)、思想內(nèi)容,小到文章排版、字詞標(biāo)點、發(fā)文單位、落款用印等等,都要仔細(xì)校對,嚴(yán)格把關(guān),切忌走馬觀花、一目十行。因此,總的來說,秘書人員在處理文件時要做到三分寫、五分改、二分查,從而確保公文的十分準(zhǔn)確、毫無差錯。㈡ 辦會不論哪一領(lǐng)域,會議已成為一種辦公交流的主要方式,而會議的效果往往取決于會議進(jìn)展的順利程度。由于會議涉及的因素很廣,受外界不確定性因素的影響很大,所以很容易因為一個小小的突發(fā)狀況而影響會議的整體效果。會議的突發(fā)情況會給會務(wù)人員造成被動,如果會務(wù)人員不能及時從容應(yīng)對,勢必造成慌亂和差錯,影響會議的效果。因此,秘書人員在會議組織中應(yīng)務(wù)必做到以下兩點:一、樹立應(yīng)變意識,制定縝密方案。在會議的組織服務(wù)中,要按照“周密、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致”的辦會要求,完善會務(wù)方案,防止出現(xiàn)“萬一”,細(xì)化應(yīng)對預(yù)案,多想幾個“萬一”對策。成功應(yīng)對會議突發(fā)情況靠的是會務(wù)人員對會務(wù)工作的縝密考慮。不論是會議內(nèi)容、議題、議程、會期、與會人員,還是交通安全、車輛停放、供水供電、衛(wèi)生安全等各個方面都要制定具體方案,對于整個會務(wù)過程,都要多想幾個“萬一”,如萬一會議期間天氣突變,萬一發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)臨時不能出席,萬一會間突然停電等等,要把會議各個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的情況逐一分析,多設(shè)計幾個應(yīng)急預(yù)案。二、做好防范準(zhǔn)備,提高應(yīng)變能力。針對大型會議和活動會期長、規(guī)模大、人員多,會議期間活動多,不可預(yù)期的因素也多,往往容易在細(xì)節(jié)上出現(xiàn)差錯。會務(wù)人員必須做好突發(fā)情況的應(yīng)對準(zhǔn)備,保證臨變不驚、處變不亂。如,多備名牌,會議出席領(lǐng)導(dǎo)在會前臨時變化的情況時常發(fā)生,每次會議都帶齊所有原擬定參加會議的領(lǐng)導(dǎo)的名牌,對會前變更出席領(lǐng)導(dǎo)的,能及時更換;材料備份,會前在領(lǐng)導(dǎo)講話或會議材料定稿之后,在提前送交領(lǐng)導(dǎo)時,要注意另外多備份會議材料和講話稿,以防領(lǐng)導(dǎo)出席會議時因特殊情況忘帶材料的情況,便于及時送交領(lǐng)導(dǎo)。㈢ 辦事“為進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)、提高辦公室‘三服務(wù)’工作的水平和效能,2002年底,剛到任的市委秘書長向才昂提出了在全市黨委辦公室系統(tǒng)推行無差錯服務(wù)的設(shè)想。2003年4月,正式形成了《中共邵陽市委辦公室無差錯服務(wù)承諾制度》文件,從政務(wù)、行政后勤、政工人事三個方面對辦公室工作進(jìn)行了系統(tǒng)規(guī)范……” 大力推行無差錯服務(wù) 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為組織服務(wù),這是秘書的本職工作,為了做到服務(wù)上的無差錯、無漏洞,秘書人員要注意從以下三方面入手,以提高自身的辦事能力。 一是增強(qiáng)對細(xì)節(jié)的“洞察力”。每項工作都是有許多細(xì)節(jié)組成的,只有想得周密,才能做得到位。對待任何工作,秘書人員都要想得細(xì)致,想得深入,尤其是對那些容易忽視、遺漏的細(xì)小之處,要多問幾個“這樣做可以嗎”、“怎么還可以更完美一點”,在拿方案、定措施的時候才能做到萬無一失,不留盲點,避免百密一疏,一失足成千古恨。同時,秘書事情多、任務(wù)雜,不可能每個細(xì)節(jié)都考慮得十全十美,但要注意抓住關(guān)鍵性的細(xì)節(jié)。關(guān)鍵細(xì)節(jié)往往處在工作矛盾的中心,牽一發(fā)而動全身,對整體上的成功具有“一票否決權(quán)”,秘書人員要善于抓住這些工作中的關(guān)鍵細(xì)節(jié)。抓住了關(guān)鍵細(xì)節(jié),就贏得了制勝的主動權(quán)。比如在簽約儀式上,要把握好簽字儀式這個關(guān)鍵;在慶祝表彰會上,要把握頒獎這個關(guān)鍵;在項目洽談會上,要把握項目介紹這個關(guān)鍵等等。 二是增強(qiáng)對細(xì)節(jié)的“執(zhí)行力”。在秘書活動中,不到最后塵埃落定之時,心中的那塊石頭也依舊懸于半空。關(guān)注細(xì)節(jié)十分重要,落實細(xì)節(jié)更是重中之重。我們時常會碰到這種情況,某項活動的策劃合理,安排周全,任務(wù)也分解到人,但效果卻不盡人意,或大打折扣,或面目全非。究其原因,乃是在對細(xì)節(jié)的執(zhí)行過程中走了樣,沒有把每個細(xì)節(jié)真正落到實處。細(xì)節(jié)分解是執(zhí)行細(xì)節(jié)、落實細(xì)節(jié)的前提。細(xì)節(jié)分解得越細(xì),就越容易洞察那些薄弱環(huán)節(jié),對整個“鏈條”就把握得越準(zhǔn),整項工作就會開展得越扎實嚴(yán)謹(jǐn)。比如,每次召開大會,都要成立會議籌備領(lǐng)導(dǎo)小組,下設(shè)工作小組,常包括綜合組、資料組、秘書組、宣傳組等,每個組都根據(jù)各自職責(zé)制定詳細(xì)的工作方案,如秘書組分解出起草大會日程安排、安排代表座次表、制作大會代表證等。細(xì)節(jié)分解之后,要做好任務(wù)安排,把各個細(xì)節(jié)安排給合適的人。對于全局不明的人不適合修改文稿框架,心直口快的人不適合做保密工作,內(nèi)向文靜的人不適合做接待工作等,不能因為人員安排失誤而貽誤工作。同時,每個細(xì)節(jié)操作都要有明確的要求、嚴(yán)格的規(guī)范、具體的措施,既要嚴(yán)格按方案、程序、步驟執(zhí)行到位,又要根據(jù)事情的發(fā)展變化,隨機(jī)應(yīng)變,靈活處理。三是增強(qiáng)對細(xì)節(jié)的“監(jiān)督力”。為了保障細(xì)節(jié)的執(zhí)行效果,必須實行必要的監(jiān)督。通常情況下,秘書人員對全局情況把握最全面,在整個事態(tài)進(jìn)展中要切實做好監(jiān)督工作,既要對細(xì)節(jié)的設(shè)計進(jìn)行監(jiān)督,檢查其設(shè)計是否合理、周密、穩(wěn)妥,又要對細(xì)節(jié)的執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督,及時掌握執(zhí)行的進(jìn)度、力度、效果等,對細(xì)節(jié)的執(zhí)行過程給予必要的指導(dǎo)和督促,及時向上級反應(yīng)情況,確保工作的圓滿完成。 讓膽大心細(xì)成為一種習(xí)慣 膽大心細(xì)成為一種習(xí)慣,這是秘書人員工作的一種最佳狀態(tài),甚至可以說是工作的一種境界。要達(dá)到這種境界,不是光靠幾句說辭、幾次教訓(xùn)、幾番反思就可以做到的,更需要秘書人員在工作中不斷的用心去學(xué)習(xí)、摸索、實踐。經(jīng)歷是人成長過程中最好的老師。在社會這個大課堂中,只要做到時時虛心,處處留心,事事用心,不論是自身的還是他人的,成功的還是失敗的,都認(rèn)真加以總結(jié),進(jìn)行深度思考,在實踐中不斷摸索,敢于嘗試,敢于實踐,就能讓膽大心細(xì)成為自己的一種習(xí)慣。要養(yǎng)成膽大心細(xì)的習(xí)慣,工作和生活中的用心、留心必不可少,同時善于思考、講究方法同樣不可或缺。㈠ 做一個善于思考的有心人向別人學(xué)習(xí)、向經(jīng)驗學(xué)習(xí),這是求得進(jìn)步的重要方面,然而,光學(xué)是無用的,還要學(xué)會思考才行。最好的并不一定是最適合的?,F(xiàn)實中,往往可以看到很多很好很典型的成功案例,甚至和自身遇到的情況很類似,雖然其中的方法有些時候也許也適合自己,但很多情況下會因為個別因素的差異而產(chǎn)生不一樣的效果,這時候,就需要我們進(jìn)行深刻的思考,對彼己的情況進(jìn)行對比分析,三思而后行?!八肌钡钠瘘c要高,見地要深,見解要獨特,不能人云亦云,要結(jié)合實際情況對具體問題進(jìn)行具體分析,對難點、焦點、敏感性強(qiáng)的問題進(jìn)行調(diào)查研究,注意聽取領(lǐng)導(dǎo)、同事和廣大群眾的意見,凡事多打問號,多加思考,吃透上情,摸清下情,努力探索最科學(xué)的解決辦法。㈡ 做一個講究方法的留心人對于自身或他人的實踐經(jīng)驗,并不能一味的吸納、效仿、照搬照用,而是要講究方法,筆者認(rèn)為有三種方法必須認(rèn)真加以把握:一是典型剖析法。通過對典型人物、典型事件、典型案例等進(jìn)行分析解剖,抓住問題的本質(zhì)和要害,找出好典型為什么好、壞典型為什么壞的原因和關(guān)鍵點,進(jìn)而提出推介好典型、控制壞典型的方法與對策。運用典型解剖法要特別注意的問題是,不能以偏概全,要針對具體情況進(jìn)行對比分析。二是比較研究法。沒有對比,就沒有發(fā)現(xiàn)。在實際情況中,要注意進(jìn)行多向?qū)Ρ龋v橫比較、上下比較、前后比較、主客觀比較等等,例如,時間上的前后比較,把現(xiàn)在的情況同過去比,判明是增還是減,是快還是慢,進(jìn)而分析原因,找出對策;空間上的左右比較,把自己的情況同別人比,包括同上級比、同下級比、同平級比等等,在比較中發(fā)現(xiàn)自己客觀存在的長處和差距,總結(jié)別人的經(jīng)驗和教訓(xùn),進(jìn)而研究揚(yáng)長避短的辦法和措施。三是綜合歸納法。這是貫穿于整個政策研究活動的最重要的方法。面對大量的素材、眾多的信息和各種不同的意見,我們必須去粗取精,去偽存真,綜合抽象,歸納提煉,挖掘出超脫于各種具體現(xiàn)象物質(zhì)外殼的一般性和規(guī)律性的東西,并以此作為我們分析判斷問題以及提出與之相適應(yīng)的對策建議的前提和基礎(chǔ)。 思想決定意識,意識支配行動。當(dāng)這種留心觀察、用心研究、虛心改進(jìn)的思想在主管意識中形成,那么,膽大心細(xì)已經(jīng)開始成為我們的一種習(xí)慣,在工作中,我們將自然而然、恰到好處的做到膽大心細(xì)。4 結(jié) 論 “藝高膽大,心細(xì)如發(fā)”,這是一位參謀長對其下屬提出的當(dāng)參謀“八字要求”。秘書人員,作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,同樣也適合這“八字要求”。膽大心細(xì),沒有一個具體的衡量標(biāo)準(zhǔn),也沒有哪個秘書一上任就能做到。這需要秘書人員在工作崗位上不斷摸索、不斷實踐,用眼睛去看,用耳朵去聽,用心去學(xué),用腦去思,用雙手去實踐,進(jìn)而養(yǎng)成一種習(xí)慣。“勤學(xué)
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