【文章內容簡介】 作做好準備。第二條 本公司秘書的工作有很多項內容，簡單地表示如下， 1．傳達； 2．運轉； 3．助手； 4．書籍文件整理； 5．室內整理； 6．代行事務； 7．會計事務； 8．調查； 9．記錄； 10．接待。第三條 以上工作的內容以及分量，根據經理的意圖和各項工作的具體內容決定。 第二章 秘書的工作內容 第四條 傳達事務的工作內容具體如下:1．接待來訪來訪者各有不同，事有大小，秘書要區(qū)別對待。對應該會見的人，應直接轉達對方的意圖，并引其進入會客室或經理辦公室，不論對方要求見面還是僅僅預約。對不宜會見的人，在請示經理后以不在、正在開會或 工作很忙等為由拒絕對方，或是將個人意見報經理后作出答復。2．收聽電話收聽電話時一定要先聲明這里是XX公司等，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情，根據對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說經理是否在。3．轉達需要轉達時要正確聽取對方的身份和要轉達的內容，并準確、迅速地轉達。4．文件的收發(fā)及分送 收到的郵件或送來的文件，首先要區(qū)別是需直接送呈經理的，還是需秘書先進行處置和整理的，或者是私用文書 (這些區(qū)分的范圍需事先請示經理)，需經理辦理的要直接送交經理。經理不在時，如果有與經理直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。第五條 日常運轉工作內容涉及出席會議、旅行、參加宴會、拜訪、起草文件等各方面。1．日程的設計及其安排對所確定的經理應處理的事項，如會見、出席高層職員會、總會等會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調查，協助經理制定出日程表。日程計劃應記人每月日程表，必要時在上面記下預定內容和變更情況。2．準備及安排有些工作需要特別的準備和安排，而且這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當的準備。第六條 用品的整理 秘書應將經理工作中所需的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。1．在辦公室內平常經常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數量。為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種，一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期，此外還必須存有一定量的備用品，以便隨時補充。2．經理外出時經理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應事先準備好一定數量，需要收入提包內的物品也要作同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過經理后制作一張明細表，事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應考慮出差地點和天數等，更要經常征詢經理意見，以準備好所需用品。3．文件、資料的準備首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全。然后畫一張文件明細表以方便使用。 第七條 文件整理業(yè)務1．為使經理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以提用，需要對這些文件進行整理。整理工作首先要根據經理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內，使用中還要經常整理，以便很容易地查到文件。2．整理工作的關鍵是分類項目的確定。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。3．業(yè)務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和己處理完畢的文件，此外還有機密類文件。根據應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。4．經過這樣的整理后，有必要對其進行裝訂，并給每一個文件集合體起一個名稱。應在聽取經理意見后再制一張文件分類的明細表，將表張貼在保管場所或保管人的桌子上，便于參照。第八條 整理、清掃工作 此項工作應由秘書督促事務員和勤雜工來完成、工作中須注意如下幾點：1．清理桌面臺歷和墻上掛的日歷要每天調整日期。桌子要擦抹于凈。常用品要準備好，并按要求備齊數量。將前一天取出的圖書，文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。2．室內的物品都要放在固定的地方。3．根據當天的天氣情況隨時調整空調和窗簾。第九條 代行業(yè)務秘書可以代行的事務主要有：1．參加慶典、喪禮等儀式這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時還要十分講究寒喧、應酬的用語。2．轉達經理意見或命令表達經理意見要完整準確，注意簡潔、迅速。有時根據情況，還要將對方的答復向經理匯報。 第十條 會計事務該項事務是指對經理直接使用的幾種賬目的管理，包括：各項物品的購大及發(fā)放、資產的調配及運用、現金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。1．關于資產狀態(tài)及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表，在特殊情況下，要隨時根據經理及副經理的要求拿出報表。2．處理資產狀況還應注意以下幾點：(1)支出及收入可以根據原始憑證將其發(fā)生額記入現金出納賬中?，F金出納賬與現金余額的多少應保持一致，票據上要有經手人和秘書的印章以明確責任，每個月應有兩三次，將這些收據匯總后讓經理過目；（2）日常的現金支出應限定一定的數額，除此之外，若有特殊項目，應申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票；(3)開具支票需有收據或其他憑證，并在支票上記下用途，由經理蓋章；(4)資產分為土地、建筑物、有價證券、備用品及各種家具雜物的押金等。應設立各種資產的臺賬及有價證券簿，詳細記錄各種資產的內容、單價、數量、現有額及出入額等。(5)銀行存款及郵政儲蓄要設存款底賬。接受款項者應按名稱分別立賬并明示余額。3．各種物品的購入和發(fā)放應特別注意有無使用申請和手續(xù)是否齊備，并及時人賬，以免遺忘或推遲記賬。第十一條 協助調查公司的調查通常分為特命調查和一般性調查兩類。公司在開展各種調查工作時，辦公室秘書須做好協助工作。1．進行調查工作時，秘書應選擇并委托合適的專家、顧問進行或將他們列為調查委員，并與之保持日常聯系，需要時提出調查課題請他們完成。2．有些專業(yè)事項的調查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調查各方面情況后，將意見和調查情況匯總后報告給經理。第十二條 文書工作文書工作有三個方面：書寫信函、起草文件，以及謄清或印刷文件。1．信函的完成對經理經常便用的信件種類可事先匯集為 “標準通信范例”，需要時選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。2．文件的謄清及印刷主要包括將草案以筆記形式謄清、用打印機打印、直接印刷以及輯錄圖書雜志上的有關內容四項工作。第十三條 聯系業(yè)務聯系工作就是要向經理或副經理轉達某件事情并向對方轉告經理或副經理的意圖，聽取對方的答復，并將答復再次反饋給經理。第十四條 招待事務招待是指在經理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完成?？畲ㄏ驅?、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。1．為經理服務為經理服務的工作內容主要有以下一些： (1)經理外出時應備好車輛。 (2)回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔這些衣物；（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應馬上遞上熱茶或咖啡；(4)還要視天氣情況調好空調。2．為客人服務秘書還須為客人服務，比如出入公司時參照對經理的服務進行接待。若需要來訪者等候時，應遞上報紙、畫報等。職員工作標準第一條 遵法制 學習理解并模范遵守國家的政策法律、本市的法規(guī)條例和本公司的規(guī)章制度，爭當一名好公民、好市民、好職員。第二條 愛集體和企業(yè)榮辱與共，關心公司的經營管理和效益，學習經濟及管理知識，提高工作能力，多提合理化建議，牢固樹立“團隊、競創(chuàng)、協作、責任”的企業(yè)精神。第三條 聽指揮服從領導聽指揮，全面優(yōu)質完成本職工作和領導交辦的一切任務。要按照民主集中制原則，堅決支持、熱情幫助領導開展工作。第四條 嚴紀律 不遲到，不早退，出滿勤，干滿點。工作時間不串崗，不辦私事，不飲酒，不在禁煙區(qū)吸煙，不私拿或損壞公物，不私設灶具自制飲食，不做有損團結之事，第五條 重儀表保持衣冠、頭發(fā)整潔。男職員不準留長發(fā)、留胡須，女職員要淡妝上崗，打扮適度。第六條 講禮貌使用“您好”、“歡迎您”、“不客氣”等禮貌用語，不以膚色、種族、信仰、服飾取人。與客人相遇，要主動相讓；與客人同行時，應禮讓客人先行；同乘電梯時，讓客人先上、先下。第七條 講衛(wèi)生常剪指甲，注意衛(wèi)生，無汗味、異味。工作前不得飲酒，吃蒜、韭菜等異味食品，保持口腔衛(wèi)生。第八條 講站姿1．挺胸、收腹、沉肩。 2．雙腳略分開約15厘米。3．雙臂自然下垂在身體兩側或背后，放背后時，左手放在右手手背上。4．頭部端正，目視前方，面部表情自然；略帶微笑。不得前仰后合或倚靠他物，不得插兜、叉腰、抱肩，不得前后叉腿或單腿打點，不得東張西望、搖頭晃腦，不得站立聊天。第九條 敬客戶1．接待客人時面帶微笑，與賓客談話時應站立端正、講究禮貌、用心玲聽，不搶話插話、爭辯，講話聲音適度，有分寸，語氣溫和、文雅，不大聲喧嘩。聽到意見、批評時不辯解，冷靜對待，及時上報。2．遇到客人詢問，做到有問必答，不能說 “不 ”、“不知道”、“不會”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。3．尊重客人風俗習慣，不議論、指點，不譏笑有生理缺陷的客人，不嬉戲客人小孩，不收受禮品。電話鈴響立即接轉，響鈴不得超過3聲。4. 接轉電話時，要先說 您好!x x x部門，然后細心聆聽，聲調要溫和，勿忘使用本崗位禮貌用語。5．會見客人時，不主動握手。必須握手時，應面帶笑容、姿勢端正、用力適度，不能用左手。握手時，左手不得插兜。6．在客人面前不得化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、打飽嗝、伸懶腰、打響指、哼小調。第十條 守機密不向客戶或外部人員談論本公司的一切事務。不議論客戶短長。一切內部文件、資料、報表、總結等，都應做到先收鎖再離人，保證桌上無泄密。第十一條 保廉潔不以拉關系圖私利。饋贈物品要如數交公不得私留。不貪污、同不良的不受賄，不挪用公款，不以權謀私。勇于揭發(fā)問題，敢于同不良的現象作斗爭，要打擊歪風，樹立正氣。第十二條 勤節(jié)約克服“浪費難免論”，消滅長明燈、長流水。節(jié)約使用文具和器材，愛惜各種設備和物品。要發(fā)揚勤儉興業(yè)的好傳統，為公司的增收節(jié)支作貢獻。
辦公室布置標準第一條 各部門辦公室布置以大辦公室集中辦公為原則。第二條 經理室設置于大辦公室的一端，與所屬單位以玻璃間隔。第三條 各部門所屬單位座位應采用同一方向，后排為各室主任，中排為各組組長，前排為一般員工。第四條 接洽外客頻繁的員工，應將其座位排在前臺邊。第五條 辦公桌以單獨排列為原則，如因場地或實際情況需要，可以兩桌并排。第六條 接洽外客的地點應安排在經理室客廳。第七條 因工作性質需獨立設置的小型辦公室，其室內布置按照大辦公室布置的原則辦理。第八條 辦公室內辦公桌椅、保密箱、書櫥顏色暫定為灰色，墻壁、天花板顏色暫定為白色，柜臺、窗框及木質隔間暫定為乳黃色。第九條 各部門釘掛銜牌方式規(guī)定如下:1．大辦公室及獨立設置的小型辦公室銜牌釘掛在入口處的適當位置。2．大辦公室內的單位銜牌釘掛在各部門經理座位上方的適當位置，3．銜牌顏色為綠底白字，其規(guī)格定為寬度為高度的兩倍。第十條 如場地允許，辦公室內可劃出一角為更衣室。第十一條 箱櫥頂上及柜臺上不得堆置文件。第十二條 公司及各部門辦公室布置圖及座位圖由總事務室于本要點公布后30天內派人實地繪制呈報。第十三條 本規(guī)定經總經理核定后公布實施。
印信使用管理執(zhí)行標準第一條 印章的種類1．印鑒：公司向主管機關登記的公司印章或指定業(yè)務專用的公司印章。2．職章：刻有公司董事長或總經理職銜的印章。3．部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對外單位的部門章可加注“對內專用”。4．職銜簽字章：刻有經理及總經理職街及簽名的印章。第二條 印章的使用規(guī)定1．與公司經營權有重大關聯、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務、金融等機構以公司名義的行文，蓋公司章。2．以公司名義對國家機關團體、公司核發(fā)的證明文件，及各類規(guī)章典范的核決等由總經理署名，蓋總經理職銜章。3．以部門名義于授權范圍內對廠商、客戶及內部規(guī)章典范的核決行文由經理署名，蓋經理職銜簽字章。4．各部門于經辦業(yè)務的權責范圍內及對于民營事業(yè)、民間機構、個人的行文以及收發(fā)文件時，蓋部門章。第三條 印章的監(jiān)印1．總經理職章及特定業(yè)務專用章由總經理核定本公司的監(jiān)印人員。2．總經理職銜簽字章的監(jiān)印人員為管理部主管。3．經理職銜簽字章及部門章由經理指定監(jiān)印人員。第四條 印章蓋用1．用印前，先填寫“用印申請單”，經主管核準后，連同經審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。2．監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應于 “用印申請單”上加蓋使用的印章存檔。第五條 各種印章由監(jiān)印人負責保管，如有遺失，由監(jiān)印人負全責。第六條 監(jiān)印人對未經刊行文件，不得擅自用印，違者受處罰。第七條 印章遺失時除立即向上級報備外，應依法公告作廢。第八條 本辦法經總經理核準后施行，修改時間亦同。印章管理執(zhí)行標準第一條 本標準是就公司內使用的印章的改正與廢止、管理及使用方法作出的規(guī)定。第二條 本標準中所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權利義務有關的文件上，因需以公司名稱或有關部名義證明其權威作用而使用的印章。第三條 公司印章的制定、改刻與廢止的方案由總經理辦公室主任提出。第四條 總經理辦公室主任必須在提出的議案中對新舊公司印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權限作出說明。第五條 公司印章的刻制由總經理辦公室主任負責，更換或廢止的印章應由規(guī)定的各管理人迅速交還總經理辦公室主任。第六條 除特別需要，由總經理辦公室主任將廢止印章保存三年。第七條 公司印章散失、損毀、被盜時，各管理者應迅速向公司遞交說明原因的報告書，總經理辦公室主任則應根據情況依木章各條規(guī)定的手續(xù)處理。第八條 總經理辦公室主任應將每個印章登入印章登記臺賬內，并將此臺賬永久保存。第九條 印章在公司以外登記或申報時，應由管理者將印章名稱、申報