【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 作做好準(zhǔn)備。第二條 本公司秘書的工作有很多項(xiàng)內(nèi)容，簡(jiǎn)單地表示如下， 1．傳達(dá)； 2．運(yùn)轉(zhuǎn)； 3．助手； 4．書籍文件整理； 5．室內(nèi)整理； 6．代行事務(wù)； 7．會(huì)計(jì)事務(wù)； 8．調(diào)查； 9．記錄； 10．接待。第三條 以上工作的內(nèi)容以及分量，根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容決定。 第二章 秘書的工作內(nèi)容 第四條 傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容具體如下:1．接待來(lái)訪來(lái)訪者各有不同，事有大小，秘書要區(qū)別對(duì)待。對(duì)應(yīng)該會(huì)見(jiàn)的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的意圖，并引其進(jìn)入會(huì)客室或經(jīng)理辦公室，不論對(duì)方要求見(jiàn)面還是僅僅預(yù)約。對(duì)不宜會(huì)見(jiàn)的人，在請(qǐng)示經(jīng)理后以不在、正在開(kāi)會(huì)或 工作很忙等為由拒絕對(duì)方，或是將個(gè)人意見(jiàn)報(bào)經(jīng)理后作出答復(fù)。2．收聽(tīng)電話收聽(tīng)電話時(shí)一定要先聲明這里是XX公司等，然后記下對(duì)方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對(duì)方情況，不妨礙時(shí)可明確回答，但一般不說(shuō)經(jīng)理是否在。3．轉(zhuǎn)達(dá)需要轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要正確聽(tīng)取對(duì)方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)達(dá)。4．文件的收發(fā)及分送 收到的郵件或送來(lái)的文件，首先要區(qū)別是需直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書先進(jìn)行處置和整理的，或者是私用文書 (這些區(qū)分的范圍需事先請(qǐng)示經(jīng)理)，需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。經(jīng)理不在時(shí)，如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報(bào)、快遞，可用電話告知。第五條 日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作內(nèi)容涉及出席會(huì)議、旅行、參加宴會(huì)、拜訪、起草文件等各方面。1．日程的設(shè)計(jì)及其安排對(duì)所確定的經(jīng)理應(yīng)處理的事項(xiàng)，如會(huì)見(jiàn)、出席高層職員會(huì)、總會(huì)等會(huì)議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理，并隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出日程表。日程計(jì)劃應(yīng)記人每月日程表，必要時(shí)在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。2．準(zhǔn)備及安排有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，而且這些工作通常都有一定的時(shí)間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。第六條 用品的整理 秘書應(yīng)將經(jīng)理工作中所需的文件資料、各項(xiàng)用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。1．在辦公室內(nèi)平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量。為此，應(yīng)設(shè)計(jì)一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種，一月或一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期，此外還必須存有一定量的備用品，以便隨時(shí)補(bǔ)充。2．經(jīng)理外出時(shí)經(jīng)理外出時(shí)需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問(wèn)過(guò)經(jīng)理后制作一張明細(xì)表，事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應(yīng)考慮出差地點(diǎn)和天數(shù)等，更要經(jīng)常征詢經(jīng)理意見(jiàn)，以準(zhǔn)備好所需用品。3．文件、資料的準(zhǔn)備首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細(xì)詢問(wèn)，以便將可能會(huì)用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。 第七條 文件整理業(yè)務(wù)1．為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時(shí)可以提用，需要對(duì)這些文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見(jiàn)將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，以便很容易地查到文件。2．整理工作的關(guān)鍵是分類項(xiàng)目的確定。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。3．業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和己處理完畢的文件，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。4．經(jīng)過(guò)這樣的整理后，有必要對(duì)其進(jìn)行裝訂，并給每一個(gè)文件集合體起一個(gè)名稱。應(yīng)在聽(tīng)取經(jīng)理意見(jiàn)后再制一張文件分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場(chǎng)所或保管人的桌子上，便于參照。第八條 整理、清掃工作 此項(xiàng)工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來(lái)完成、工作中須注意如下幾點(diǎn)：1．清理桌面臺(tái)歷和墻上掛的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抹于凈。常用品要準(zhǔn)備好，并按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書，文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。2．室內(nèi)的物品都要放在固定的地方。3．根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時(shí)調(diào)整空調(diào)和窗簾。第九條 代行業(yè)務(wù)秘書可以代行的事務(wù)主要有：1．參加慶典、喪禮等儀式這種場(chǎng)合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時(shí)還要十分講究寒喧、應(yīng)酬的用語(yǔ)。2．轉(zhuǎn)達(dá)經(jīng)理意見(jiàn)或命令表達(dá)經(jīng)理意見(jiàn)要完整準(zhǔn)確，注意簡(jiǎn)潔、迅速。有時(shí)根據(jù)情況，還要將對(duì)方的答復(fù)向經(jīng)理匯報(bào)。 第十條 會(huì)計(jì)事務(wù)該項(xiàng)事務(wù)是指對(duì)經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括：各項(xiàng)物品的購(gòu)大及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運(yùn)用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。1．關(guān)于資產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細(xì)表，至少一個(gè)月要制作一張?jiān)聢?bào)表，在特殊情況下，要隨時(shí)根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理的要求拿出報(bào)表。2．處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：(1)支出及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納賬中?，F(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應(yīng)保持一致，票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責(zé)任，每個(gè)月應(yīng)有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過(guò)目；（2）日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)額，除此之外，若有特殊項(xiàng)目，應(yīng)申請(qǐng)?zhí)貏e支出的資金或開(kāi)出支票；(3)開(kāi)具支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章；(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價(jià)證券、備用品及各種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺(tái)賬及有價(jià)證券簿，詳細(xì)記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價(jià)、數(shù)量、現(xiàn)有額及出入額等。(5)銀行存款及郵政儲(chǔ)蓄要設(shè)存款底賬。接受款項(xiàng)者應(yīng)按名稱分別立賬并明示余額。3．各種物品的購(gòu)入和發(fā)放應(yīng)特別注意有無(wú)使用申請(qǐng)和手續(xù)是否齊備，并及時(shí)人賬，以免遺忘或推遲記賬。第十一條 協(xié)助調(diào)查公司的調(diào)查通常分為特命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開(kāi)展各種調(diào)查工作時(shí)，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。1．進(jìn)行調(diào)查工作時(shí)，秘書應(yīng)選擇并委托合適的專家、顧問(wèn)進(jìn)行或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時(shí)提出調(diào)查課題請(qǐng)他們完成。2．有些專業(yè)事項(xiàng)的調(diào)查，秘書也可以親自聽(tīng)取專家和當(dāng)事人的意見(jiàn)，或在調(diào)查各方面情況后，將意見(jiàn)和調(diào)查情況匯總后報(bào)告給經(jīng)理。第十二條 文書工作文書工作有三個(gè)方面：書寫信函、起草文件，以及謄清或印刷文件。1．信函的完成對(duì)經(jīng)理經(jīng)常便用的信件種類可事先匯集為 “標(biāo)準(zhǔn)通信范例”，需要時(shí)選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。2．文件的謄清及印刷主要包括將草案以筆記形式謄清、用打印機(jī)打印、直接印刷以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容四項(xiàng)工作。第十三條 聯(lián)系業(yè)務(wù)聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)某件事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽(tīng)取對(duì)方的答復(fù)，并將答復(fù)再次反饋給經(jīng)理。第十四條 招待事務(wù)招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來(lái)訪時(shí)的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來(lái)完成?？畲ㄏ?qū)А⑹沾鏀y帶物品、奉送茶點(diǎn)、迎來(lái)送往等。1．為經(jīng)理服務(wù)為經(jīng)理服務(wù)的工作內(nèi)容主要有以下一些： (1)經(jīng)理外出時(shí)應(yīng)備好車輛。 (2)回到公司時(shí)，要接過(guò)脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時(shí)用刷子清潔這些衣物；（3）從外面回到辦公室的時(shí)候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應(yīng)馬上遞上熱茶或咖啡；(4)還要視天氣情況調(diào)好空調(diào)。2．為客人服務(wù)秘書還須為客人服務(wù)，比如出入公司時(shí)參照對(duì)經(jīng)理的服務(wù)進(jìn)行接待。若需要來(lái)訪者等候時(shí)，應(yīng)遞上報(bào)紙、畫報(bào)等。職員工作標(biāo)準(zhǔn)第一條 遵法制 學(xué)習(xí)理解并模范遵守國(guó)家的政策法律、本市的法規(guī)條例和本公司的規(guī)章制度，爭(zhēng)當(dāng)一名好公民、好市民、好職員。第二條 愛(ài)集體和企業(yè)榮辱與共，關(guān)心公司的經(jīng)營(yíng)管理和效益，學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)及管理知識(shí)，提高工作能力，多提合理化建議，牢固樹(shù)立“團(tuán)隊(duì)、競(jìng)創(chuàng)、協(xié)作、責(zé)任”的企業(yè)精神。第三條 聽(tīng)指揮服從領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)指揮，全面優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切任務(wù)。要按照民主集中制原則，堅(jiān)決支持、熱情幫助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作。第四條 嚴(yán)紀(jì)律 不遲到，不早退，出滿勤，干滿點(diǎn)。工作時(shí)間不串崗，不辦私事，不飲酒，不在禁煙區(qū)吸煙，不私拿或損壞公物，不私設(shè)灶具自制飲食，不做有損團(tuán)結(jié)之事，第五條 重儀表保持衣冠、頭發(fā)整潔。男職員不準(zhǔn)留長(zhǎng)發(fā)、留胡須，女職員要淡妝上崗，打扮適度。第六條 講禮貌使用“您好”、“歡迎您”、“不客氣”等禮貌用語(yǔ)，不以膚色、種族、信仰、服飾取人。與客人相遇，要主動(dòng)相讓；與客人同行時(shí)，應(yīng)禮讓客人先行；同乘電梯時(shí)，讓客人先上、先下。第七條 講衛(wèi)生常剪指甲，注意衛(wèi)生，無(wú)汗味、異味。工作前不得飲酒，吃蒜、韭菜等異味食品，保持口腔衛(wèi)生。第八條 講站姿1．挺胸、收腹、沉肩。 2．雙腳略分開(kāi)約15厘米。3．雙臂自然下垂在身體兩側(cè)或背后，放背后時(shí)，左手放在右手手背上。4．頭部端正，目視前方，面部表情自然；略帶微笑。不得前仰后合或倚靠他物，不得插兜、叉腰、抱肩，不得前后叉腿或單腿打點(diǎn)，不得東張西望、搖頭晃腦，不得站立聊天。第九條 敬客戶1．接待客人時(shí)面帶微笑，與賓客談話時(shí)應(yīng)站立端正、講究禮貌、用心玲聽(tīng)，不搶話插話、爭(zhēng)辯，講話聲音適度，有分寸，語(yǔ)氣溫和、文雅，不大聲喧嘩。聽(tīng)到意見(jiàn)、批評(píng)時(shí)不辯解，冷靜對(duì)待，及時(shí)上報(bào)。2．遇到客人詢問(wèn)，做到有問(wèn)必答，不能說(shuō) “不 ”、“不知道”、“不會(huì)”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。3．尊重客人風(fēng)俗習(xí)慣，不議論、指點(diǎn)，不譏笑有生理缺陷的客人，不嬉戲客人小孩，不收受禮品。電話鈴響立即接轉(zhuǎn)，響鈴不得超過(guò)3聲。4. 接轉(zhuǎn)電話時(shí)，要先說(shuō) 您好!x x x部門，然后細(xì)心聆聽(tīng)，聲調(diào)要溫和，勿忘使用本崗位禮貌用語(yǔ)。5．會(huì)見(jiàn)客人時(shí)，不主動(dòng)握手。必須握手時(shí)，應(yīng)面帶笑容、姿勢(shì)端正、用力適度，不能用左手。握手時(shí)，左手不得插兜。6．在客人面前不得化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、打飽嗝、伸懶腰、打響指、哼小調(diào)。第十條 守機(jī)密不向客戶或外部人員談?wù)摫竟镜囊磺惺聞?wù)。不議論客戶短長(zhǎng)。一切內(nèi)部文件、資料、報(bào)表、總結(jié)等，都應(yīng)做到先收鎖再離人，保證桌上無(wú)泄密。第十一條 保廉潔不以拉關(guān)系圖私利。饋贈(zèng)物品要如數(shù)交公不得私留。不貪污、同不良的不受賄，不挪用公款，不以權(quán)謀私。勇于揭發(fā)問(wèn)題，敢于同不良的現(xiàn)象作斗爭(zhēng)，要打擊歪風(fēng)，樹(shù)立正氣。第十二條 勤節(jié)約克服“浪費(fèi)難免論”，消滅長(zhǎng)明燈、長(zhǎng)流水。節(jié)約使用文具和器材，愛(ài)惜各種設(shè)備和物品。要發(fā)揚(yáng)勤儉興業(yè)的好傳統(tǒng)，為公司的增收節(jié)支作貢獻(xiàn)。
辦公室布置標(biāo)準(zhǔn)第一條 各部門辦公室布置以大辦公室集中辦公為原則。第二條 經(jīng)理室設(shè)置于大辦公室的一端，與所屬單位以玻璃間隔。第三條 各部門所屬單位座位應(yīng)采用同一方向，后排為各室主任，中排為各組組長(zhǎng)，前排為一般員工。第四條 接洽外客頻繁的員工，應(yīng)將其座位排在前臺(tái)邊。第五條 辦公桌以單獨(dú)排列為原則，如因場(chǎng)地或?qū)嶋H情況需要，可以兩桌并排。第六條 接洽外客的地點(diǎn)應(yīng)安排在經(jīng)理室客廳。第七條 因工作性質(zhì)需獨(dú)立設(shè)置的小型辦公室，其室內(nèi)布置按照大辦公室布置的原則辦理。第八條 辦公室內(nèi)辦公桌椅、保密箱、書櫥顏色暫定為灰色，墻壁、天花板顏色暫定為白色，柜臺(tái)、窗框及木質(zhì)隔間暫定為乳黃色。第九條 各部門釘掛銜牌方式規(guī)定如下:1．大辦公室及獨(dú)立設(shè)置的小型辦公室銜牌釘掛在入口處的適當(dāng)位置。2．大辦公室內(nèi)的單位銜牌釘掛在各部門經(jīng)理座位上方的適當(dāng)位置，3．銜牌顏色為綠底白字，其規(guī)格定為寬度為高度的兩倍。第十條 如場(chǎng)地允許，辦公室內(nèi)可劃出一角為更衣室。第十一條 箱櫥頂上及柜臺(tái)上不得堆置文件。第十二條 公司及各部門辦公室布置圖及座位圖由總事務(wù)室于本要點(diǎn)公布后30天內(nèi)派人實(shí)地繪制呈報(bào)。第十三條 本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理核定后公布實(shí)施。
印信使用管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)第一條 印章的種類1．印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。2．職章：刻有公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理職銜的印章。3．部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對(duì)外單位的部門章可加注“對(duì)內(nèi)專用”。4．職銜簽字章：刻有經(jīng)理及總經(jīng)理職街及簽名的印章。第二條 印章的使用規(guī)定1．與公司經(jīng)營(yíng)權(quán)有重大關(guān)聯(lián)、涉及政策性問(wèn)題或以公司名義對(duì)政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行文，蓋公司章。2．以公司名義對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司核發(fā)的證明文件，及各類規(guī)章典范的核決等由總經(jīng)理署名，蓋總經(jīng)理職銜章。3．以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)廠商、客戶及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名，蓋經(jīng)理職銜簽字章。4．各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對(duì)于民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個(gè)人的行文以及收發(fā)文件時(shí)，蓋部門章。第三條 印章的監(jiān)印1．總經(jīng)理職章及特定業(yè)務(wù)專用章由總經(jīng)理核定本公司的監(jiān)印人員。2．總經(jīng)理職銜簽字章的監(jiān)印人員為管理部主管。3．經(jīng)理職銜簽字章及部門章由經(jīng)理指定監(jiān)印人員。第四條 印章蓋用1．用印前，先填寫“用印申請(qǐng)單”，經(jīng)主管核準(zhǔn)后，連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。2．監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應(yīng)于 “用印申請(qǐng)單”上加蓋使用的印章存檔。第五條 各種印章由監(jiān)印人負(fù)責(zé)保管，如有遺失，由監(jiān)印人負(fù)全責(zé)。第六條 監(jiān)印人對(duì)未經(jīng)刊行文件，不得擅自用印，違者受處罰。第七條 印章遺失時(shí)除立即向上級(jí)報(bào)備外，應(yīng)依法公告作廢。第八條 本辦法經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后施行，修改時(shí)間亦同。印章管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)第一條 本標(biāo)準(zhǔn)是就公司內(nèi)使用的印章的改正與廢止、管理及使用方法作出的規(guī)定。第二條 本標(biāo)準(zhǔn)中所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，因需以公司名稱或有關(guān)部名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。第三條 公司印章的制定、改刻與廢止的方案由總經(jīng)理辦公室主任提出。第四條 總經(jīng)理辦公室主任必須在提出的議案中對(duì)新舊公司印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限作出說(shuō)明。第五條 公司印章的刻制由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)，更換或廢止的印章應(yīng)由規(guī)定的各管理人迅速交還總經(jīng)理辦公室主任。第六條 除特別需要，由總經(jīng)理辦公室主任將廢止印章保存三年。第七條 公司印章散失、損毀、被盜時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向公司遞交說(shuō)明原因的報(bào)告書，總經(jīng)理辦公室主任則應(yīng)根據(jù)情況依木章各條規(guī)定的手續(xù)處理。第八條 總經(jīng)理辦公室主任應(yīng)將每個(gè)印章登入印章登記臺(tái)賬內(nèi)，并將此臺(tái)賬永久保存。第九條 印章在公司以外登記或申報(bào)時(shí)，應(yīng)由管理者將印章名稱、申報(bào)