【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 對(duì)授課人的表達(dá)能力及語(yǔ)言習(xí)慣充分了解，如不具備我方要求及時(shí)調(diào)整或更換。必須安排每位授課者提前演練。設(shè)計(jì)備講主題與備講人，以防突然情況發(fā)生。主持人講稿的審定很關(guān)鍵，主持人不僅僅是一個(gè)主持，更是一個(gè)總結(jié)者，一個(gè)優(yōu)秀的 主持，會(huì)把每一個(gè)講課人的內(nèi)容總結(jié)以及導(dǎo)引到下一個(gè)課題 ，過(guò)渡的很自然。四、會(huì)前動(dòng)員會(huì)及各小組工作流程演練會(huì)前總動(dòng)員要讓每個(gè)與會(huì)員工了解整個(gè)會(huì)議的重要性，并把大家的心態(tài)調(diào)整到期最佳 。會(huì)前的演練十分重要，通過(guò)模擬演練可發(fā)現(xiàn)工作流程中的不足和人員分工是否合理， 以便及時(shí)調(diào)整。具體工作流程瀏覽后文。所有工作人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后應(yīng)統(tǒng)一著裝，配帶公司徽標(biāo)，注意整體形象。參會(huì)工作人員在會(huì)議期間盡量做到不吸煙，保持健康精品的行業(yè)形象，如遇特殊情況 也應(yīng)避開(kāi)公共場(chǎng)合，公共場(chǎng)合交流中避免不雅的口頭闡，不隨地吐啖。需要住在會(huì)場(chǎng)的工作人員在休息過(guò)后一定要將個(gè)人用品及床上用品收拾到位，保證給 客戶提供舒適的溝通環(huán)境。注意公司形象，給會(huì)場(chǎng)留下好的映象，為下次合作提供基礎(chǔ)。 五、工作人員提前進(jìn)駐會(huì)場(chǎng)：所有工作人員應(yīng)提前一天到會(huì)場(chǎng)熟悉會(huì)場(chǎng)環(huán)境，了解各自工作崗位，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。提前預(yù)約賓館進(jìn)行各種條幅和導(dǎo)引牌的制作，會(huì)務(wù)組房間盡量安排在電梯口旁邊，如果靠里面，那么在顯眼的墻壁上貼上一個(gè)指示牌。會(huì)議室的布置很關(guān)鍵，調(diào)試音像和投影必須提前，以免失誤發(fā)生，必須有公司開(kāi)會(huì)的濃 濃氛圍，給成功創(chuàng)造隱形的基礎(chǔ)保障。招商會(huì)的細(xì)節(jié)籌備很關(guān)鍵，瑣碎而繁雜，慢慢要形成一個(gè)程序和章法，并且根據(jù)不同的 環(huán)境來(lái)進(jìn)行有目的的變化，這個(gè)看似不起眼環(huán)節(jié)其實(shí)是招商會(huì)成功的鋪墊。待續(xù)：（招商秘籍 之三――環(huán)環(huán)相扣――精耕細(xì)作）曹鑒：資深醫(yī)藥保健營(yíng)銷(xiāo)實(shí)戰(zhàn)派人士，行業(yè)經(jīng)歷五年，中國(guó)營(yíng)銷(xiāo)管理學(xué)院認(rèn)證營(yíng)銷(xiāo)師、 培訓(xùn)師，河北策劃學(xué)會(huì)理事?，F(xiàn)任深圳岐黃生物萬(wàn)生堂健康總部市場(chǎng)總監(jiān)，從事健康專(zhuān)賣(mài)事 業(yè)的推廣，擅長(zhǎng)單個(gè)市場(chǎng)啟動(dòng)和策劃。招商會(huì)四步成功秘籍 第三步：環(huán)環(huán)相扣－精耕細(xì)作招商會(huì)進(jìn)行到了這個(gè)步驟，已經(jīng)到了最關(guān)鍵的時(shí)刻，連突帶破，已經(jīng)到了對(duì)方的球門(mén)前，臨 門(mén)一腳成為關(guān)鍵，招商會(huì)就像踢足球，是個(gè)整體運(yùn)動(dòng)，會(huì)議組織方面明星戰(zhàn)術(shù)沒(méi)有什么作用， 無(wú)論講課人講的再精彩，組織配合和執(zhí)行有一點(diǎn)失誤，有可能是全盤(pán)皆輸。以前我有的朋友自己一個(gè)人組織一個(gè)小型招商會(huì)，有板有眼，結(jié)果一到大型的招商會(huì)， 三個(gè)和尚卻沒(méi)有水喝了，因?yàn)榇蠹叶加袀€(gè)依靠，工作交叉的地方又很多，分工很重要，很多 企業(yè)都在說(shuō)分工協(xié)作的問(wèn)題，但是當(dāng)你招商會(huì)失誤之后，分析總結(jié)的時(shí)候，看到的都是具體 的問(wèn)題，其實(shí)會(huì)議的總指揮至關(guān)重要，而他的重要就體現(xiàn)在分工的科學(xué)把控和過(guò)程查漏補(bǔ)缺， 而不是“指揮”，總指揮就是最大的救火隊(duì)員，在會(huì)議的進(jìn)行中，足球的運(yùn)動(dòng)中，戰(zhàn)術(shù)的安排 和貫徹落實(shí)的程度以及切實(shí)的變化決定了會(huì)議的直接結(jié)果，所以每一個(gè)部門(mén)的分工就是場(chǎng)前 戰(zhàn)術(shù)的意圖體現(xiàn)。一、 會(huì)務(wù)組的工作流程（會(huì)務(wù)組是招商會(huì)的大腦和管家，事無(wú)巨細(xì)，前頭萬(wàn)緒，會(huì)務(wù)組 組長(zhǎng)一定是一個(gè)既了解經(jīng)銷(xiāo)商又有人生閱歷的人，脾氣很關(guān)鍵） 確定會(huì)場(chǎng)后，會(huì)務(wù)組成員要熟悉會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)各部門(mén)主管，如：客房部、餐飲部、 工程部、會(huì)議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個(gè)組長(zhǎng)每一個(gè)人一份，以備急時(shí)需要。 會(huì)務(wù)組人員確定會(huì)務(wù)組房間后將會(huì)議物資全部放好并進(jìn)行登記，分類(lèi)并標(biāo)注，做到 方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機(jī)、相機(jī)、DV 等設(shè)備的妥善保管，責(zé)任到人， 否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進(jìn)駐會(huì)場(chǎng)至撤 離會(huì)務(wù)組應(yīng) 24 小時(shí)有人在崗。 了解會(huì)場(chǎng)所能提供的服務(wù)，如：接送車(chē)輛、叫醒報(bào)務(wù)、免費(fèi)早餐、市內(nèi)免費(fèi)電話等。 并與服務(wù)部門(mén)詳細(xì)說(shuō)明如何配合。如：接送車(chē)輛何時(shí)、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時(shí) 間，方式，語(yǔ)氣等。 如來(lái)賓需要特殊的服務(wù)如：長(zhǎng)話、播放錄像、加餐、用餐時(shí)點(diǎn)酒點(diǎn)煙等要與前臺(tái)說(shuō)明，來(lái)賓自己結(jié)算，會(huì)務(wù)組概不負(fù)責(zé)，如果能形成文字就更好。 會(huì)務(wù)組除安排日常接待辦公房間外還應(yīng)安排用于專(zhuān)門(mén)與客戶溝通的房間，套房要開(kāi) 一間到兩間，費(fèi)用這個(gè)時(shí)候不能省。 會(huì)務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息 和輪休人員外會(huì)務(wù)組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充斥房間，客戶沒(méi) 有進(jìn)門(mén)之前先嗅到了味道，你說(shuō)會(huì)有什么感覺(jué)。 來(lái)賓提出的合理建議或問(wèn)題在第一時(shí)間解決，即使不是自己的業(yè)務(wù)范圍，不能直接 說(shuō)：你去找那個(gè)那個(gè)人吧，支走 OK，一定要說(shuō)你等一下我?guī)湍懵?lián)系一下，看他在那里，然后 你去找他，如果客戶提出的問(wèn)題超標(biāo)，解決不了的向上級(jí)反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理。 掌握所有會(huì)議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過(guò)何種方式得知的消息，和公司那個(gè) 人員溝通過(guò)，這個(gè)很重要，如果知道那個(gè)方式，以及和公司的具體人溝通過(guò)，那么會(huì)后的談 判就是知己知彼，在言語(yǔ)上也不沖突，因?yàn)榧词故且粋€(gè)事情，兩個(gè)人就有兩個(gè)說(shuō)法，一點(diǎn)語(yǔ) 氣的不同都會(huì)給客戶產(chǎn)生不正規(guī)的感覺(jué)，同時(shí)也容易被客戶利用互不通氣的弊病，那個(gè)誰(shuí)、 誰(shuí)說(shuō)了，你們是這樣的等等，來(lái)制造事件為自己利益打算。 如接站車(chē)輛途中遇到塞車(chē)，及時(shí)向來(lái)賓解釋?zhuān)?qǐng)其等候或自己打車(chē)趕往會(huì)場(chǎng)。 做好有突發(fā)事件的心理準(zhǔn)備以及應(yīng)對(duì)策略和第一、第二責(zé)任人，如：來(lái)賓之間產(chǎn)生 糾紛，有人在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)無(wú)理取鬧，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手參與等。二、 登記組的工作流程 根據(jù)會(huì)場(chǎng)環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。 登記處環(huán)境整潔，便于來(lái)賓登記，禁止擺放無(wú)關(guān)物品。 與酒店前臺(tái)及客房部保持緊密聯(lián)系，及時(shí)了解入住信息，確保客人的入住安排。 提前向前臺(tái)領(lǐng)取客房鑰匙，為來(lái)賓省去復(fù)雜的登記過(guò)程。 一定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉(zhuǎn)向服務(wù)臺(tái)，不是不相信，而是防患以未然，同 時(shí)也使客戶愛(ài)惜客房物品，因?yàn)槌闊煚C洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒(méi)有押金 最終公司要承擔(dān)。 來(lái)賓到達(dá)時(shí)熱情接待，詳細(xì)詢(xún)問(wèn)并新自填寫(xiě)登記表，字跡填寫(xiě)工整，便于確認(rèn)。 來(lái)賓填寫(xiě)完登記表后發(fā)放整套資料，說(shuō)明里面裝的內(nèi)容，尤其是囑咐讓其觀看《會(huì) 議須知》，不明處查詢(xún)會(huì)務(wù)組，并告知會(huì)務(wù)組所在；由專(zhuān)人負(fù)責(zé)將來(lái)賓送入客房，主動(dòng)幫助來(lái) 賓提行李，如客房?jī)?nèi)已有客人要主動(dòng)做介紹。 提醒客人將貴重物品妥善保管。 客房安排盡量一次到位，避免對(duì)來(lái)賓進(jìn)行調(diào)房，如有特殊情況必須安排的，應(yīng)向調(diào) 動(dòng)雙方做好解釋工作。 本地的來(lái)賓要對(duì)其進(jìn)行指引，告知會(huì)務(wù)組、會(huì)場(chǎng)、衛(wèi)生間的具體位置。1 輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保 旺盛的工作精力。三、 接站組的工作流程（需要配合完成） 詳細(xì)檢查接站所用物品：接站牌、《接站人員一覽表》等。 接站組成員應(yīng)詳細(xì)了解所接對(duì)象，并有其移動(dòng)聯(lián)系方式。 如出現(xiàn)晚點(diǎn)應(yīng)耐心等候，在無(wú)接任務(wù)時(shí)注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到， 不能離會(huì)場(chǎng)和車(chē)站太遠(yuǎn)。 接站司機(jī)應(yīng)隨時(shí)待命，并合理安排行車(chē)路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象。 接到來(lái)賓應(yīng)熱情主動(dòng)的協(xié)助其提行李，并將其送上車(chē)，如還需等其它來(lái)賓則向其說(shuō) 明。 如遇塞車(chē)現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)向會(huì)務(wù)組反映情況。 如休息或辦理其它事情將車(chē)鑰匙統(tǒng)一放在會(huì)務(wù)組。 若客人要求外出游玩必須請(qǐng)示會(huì)務(wù)組，得到同意后方可出行。 四、 會(huì)場(chǎng)組的工作流程 與會(huì)場(chǎng)服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。 在會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，檢測(cè)會(huì)場(chǎng)設(shè)備：麥克風(fēng)、投影儀、電腦、幕布、白 板、白板筆、燈光、音響、空調(diào)等。 選擇并預(yù)留攝像機(jī)位，盡量減少人員走動(dòng)對(duì)攝像效果的影響。 由 12 人在會(huì)場(chǎng)入口處迎接來(lái)賓，并向其說(shuō)明手機(jī)關(guān)閉或調(diào)到無(wú)聲，或向其出示警 示牌，上面寫(xiě)有：“禁止吸煙”，“請(qǐng)將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無(wú)聲”，“會(huì)場(chǎng)內(nèi)請(qǐng)勿喧嘩和走動(dòng)”等警 示語(yǔ)。 引導(dǎo)來(lái)