【文章內(nèi)容簡介】 二級文件可分為兩類： a)各部門運行質量管理體系的常用實施細則 :包括管理標準 (各種管理制度等 )；工作標準 (崗位責任和任職要求等 )；技術標準 (國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范等 )；部門記 錄文件等。 b)其他質量文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的質量計劃、設計輸出文件或其他標準、規(guī)范等，文件的組成應適合于其特有的活動方式。 文件規(guī)范應與實際運作保持一致 ,隨著質量管理體系的變化及質量方針、目標的變化，應及時修訂質量管理體系文件，定期評審，確保有效性、充分性和適宜性，執(zhí)行《文件控制程序》的有關規(guī)定。 文件的詳略程度應取決于公司規(guī)模、產(chǎn)品類型、過程復雜程度、員工能力素質等，應切合實際，便于理解應用。 文件可呈現(xiàn)任何媒體形式 ,如紙張、磁盤、光盤或照片、樣件等 、都應按照《文件控制程序》進行管理。 為實施上述要求 ,本章編制了下列程序文件 : 標題 GB/T190012020 對照條款 文件控制程序 記錄控制程序 海寧市三力汽車配件有限公司 質量手冊 章節(jié)號 版本 /修改 A/O 主題內(nèi)容 質量管理體系 頁碼 2/2 質量手冊 （包括程序文件） 管理標準、工作標準、技術標準、記錄文件、表格及其他質量文件 10 海寧市三力汽車配件有限公司 質量手冊 章節(jié)號 版本 /修改 A/O 主題內(nèi)容 文件控制程序 頁碼 1/3 1 目的 對與組織質量管理體系有關的文件進行控制 ,確保各相關場所使用文件為有效版本。 2 范圍 適用于與質量管理體 系有關的文件控制。 3 職責 總經(jīng)理負責批準發(fā)布質量手冊。 管理者代表負責審核質量手冊。 各部門負責相關文件的編制、使用和保管。 行政部 負責組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。 各部門負責本部門與質量管理體系有關的文件收集、整理和歸檔等。 4 程序 文件分類及保管 質量手冊﹙包含了所有過程的程序文件﹚ ,由 行政部 備案保存。 公司第二級質量管理體系文件分為兩類： a)各部門運行質量管理體系的常用實施細則 :包括管理標準 (部門管理制度等 )；工作 標準 (崗位責任和任職要求等 )；技術標準 (國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范等 )；部門記錄文件等。由各相關部門自行保存并報 行政部 備案存檔； b)其他質量文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的質量計劃、設計輸出文件或其他標準、規(guī)范等，文件的組成應適合于其特有的活動方式。由各相應的 部 門保存、使用。 公司級管理性文件 ,如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件 ,包括與質量管理體系有關的政策 ,法規(guī)文件等 ,由 行政部 保存。 文件的編號 質量管理體系文件的編號 a) 質量手冊 Q／ SL QMS ── 2020 年號 質量手冊代號 本公司代號 公司文件代號 手冊中各章以章節(jié)區(qū)分。 b) 記錄：主要使用部門代號 —— 質量手冊中的文件章節(jié)號 —— 記錄順序號。 例如： ，表示在質量手冊中的文件第 章《管理評審控制程序》中的第 1 個記錄。 c) 各部門其他質量文件： Q/SL G（管理性文件） /J（技術性文件）一文件順序號一年號。 例如 ： Q/SL J052020， 表示公司于 2020 年發(fā)放的第 5 號技術性文件。 11 海寧市三力汽車配件有限公司 質量手冊 章節(jié)號 版本 /修改 A/1 主題內(nèi)容 文件控制程序 頁碼 2/3 文件的編寫、審核 、批準、發(fā)放 文件發(fā)布前應得到批準，以確保文件是適宜的： a)質量手冊由 行政部 負責組織編寫 ， 由管理代表審核，上報總經(jīng)理批準發(fā)布，由 行政部 負責登記、發(fā)放； b) 各部門體系文件由各部門負責人組織編寫匯總 ,由管理者代表審批 ,行政部 負責登記、發(fā)放； c)應確保文件使用的各場所都應得到相關文件的適用版 本。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》； d)公司各類文件均由 行政部 負責管理。 文件分為“受控”和“非受控”兩大類 ,凡與質量體系運行緊密相關的文件應為受控 ,由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面加蓋表明其受控狀態(tài)的印章 ,并注明分發(fā)號；并以“ A、 B、 C?”表示文件的版本：“第一版、第二版、第三版?”，以“ 0、 2?”表示文件的修改狀態(tài)，分別為：“未修改、第一次修改、第二次修改?”。 a)質量手冊由 行政部 組織更改 ,填寫《文件更改申請》 ,經(jīng)管理者代表審核 ,上報總 經(jīng)理批準后更改 ,由 行政部 發(fā)放。 行政部 應保留文件更改內(nèi)容的記錄 。 b)其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請》 ,經(jīng)原審批部門審批 ,再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料； c)所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。 文件的領用 a)文件使用者應填寫《文件發(fā)放 、回收記錄》，經(jīng)管理者代表審批方可領用； b)因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件；因丟失而補發(fā)的文件，應給予新的分發(fā)號，并 注明已丟失的文件和分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應發(fā)放簽收記錄。 文件的保存、作廢與銷毀 文件的保存 a)與質量管理體系相關的文件都必須分類存放在干燥通風 ,安全的地方； b)各部門文件由本部門保管。 行政部 對各部門文件保管情況進行檢查； c)對受控文件，各部門應及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。并將清單副本報 行政部 備案，如內(nèi)容有變化，應及時通知 行政部 ； b)任何人不得在受控文件上亂涂改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。 文件的作廢與銷毀 a)所有失效或作廢 文件由相關部門及時從所有發(fā)放或使用場所撤出 ,加蓋“作廢”印章 ,確保防止作廢文件的非預期使用； b)因某種原因需保留的任何已作廢的文件 ,都應進行適當?shù)臉俗R； c)對要銷毀的作廢文件 ,由相關部門填寫《文件銷毀申請》 ,經(jīng)管理者代表批 12 海寧市三力汽車配件有限公司 質量手冊 章節(jié)號 版本 /修改 A/O 主題內(nèi)容 文