【文章內容簡介】 ..............................................................43 數據組織和系統實施服務（ SV0301） ...........................................................................................44 技術開發(fā)服務 ....................................................................................................................................45 外圍開發(fā)服務（ SV0401） ........................................................................................................45 專項功能開發(fā)：（ SV0402） ....................................................................................................451 / 49 背景浙江省 X 公司(以下簡稱“X 公司”)是一個批發(fā)、零售兼營的醫(yī)藥商業(yè)公司。隨著 X 公司規(guī)模的不斷擴大，經營方式的變化及企業(yè)經營的多樣性，企業(yè)的管理也越來越復雜。面對不斷蓬勃壯大發(fā)展的業(yè)務，企業(yè)在管理上必須躍上一個更新的臺階。傳統的管理方式和管理手段已不能完全適應這一超常規(guī)發(fā)展變化，實現統購分銷、連鎖經營、統一配送和集成運輸，建立企業(yè)整體現代化管理系統已成為當務之急。集團很早便使用了小型數據庫下的局部計算機管理系統，該系統在開展業(yè)務合作、實現局部數據共享、有效化庫存管理等方面為企業(yè)帶來了可見的績效，為實現企業(yè)的規(guī)范化管理打下了堅實的基礎，積累了達到信息化管理的理論準備和實踐經驗。但該軟件系統構建的相對固定性和企業(yè)的發(fā)展壯大、組織機構的調整變化、業(yè)務開展的延伸之間的矛盾日趨激烈，數據庫技術及軟件的應變機制、系統的構建高度等越來越不能適應公司目前和未來的各種需求。北京英克科技集團公司(以下簡稱“英克公司”)是國內為數不多的專業(yè)從事醫(yī)藥企業(yè)經營管理系統開發(fā)與集成的專業(yè)化公司，擁有一流的技術人才和豐富的工程實施經驗。英克公司的 CI（公司形象設計）方案是“從業(yè)績中創(chuàng)造影響力” 。所以，從這個意義上講，英克公司具有極大的信心和熱情同 X 公司建立合作關系。通過這種合作關系，達到提高企業(yè)經營管理水平的目的；從企業(yè)的物流、商流、信息流、資金流入手，建立 X 公司統購分銷、連鎖經營、統一配送的現代企業(yè)管理模式。X 公司計算機管理系統的成功建設與英克公司自身的發(fā)展會緊密的結合在一起，英克公司愿付出加倍的努力在雙方的共同配合下建立一個成功的應用典范。 系統總目標 實現 X 公司主要經營業(yè)務系統、財務系統、業(yè)務財務一體化及其批發(fā)、零售、運輸系統的全面管理，及時、準確、可靠地采集、挖掘、加工、處理完整的商業(yè)信息；實現總公司的集約化管理，實現批發(fā)和零售的統購分銷、連鎖經營、統一核算2 / 49的管理模式；準確反映總公司的經營狀況，做到深層的數據分析和數據挖掘，為X 公司的各層管理者提供快速、準確的經營分析與輔助經營決策支持，制定精細合理的業(yè)績評估考核體系、實現及時到位的獎罰激勵機制，全面提高企業(yè)的競爭能力、經濟效益和管理水平。 管 理 現 狀 近幾年來，X 公司不斷深化改革、加強管理，在國有醫(yī)藥商業(yè)的市場份額下降的形勢下一直保持著較好的經濟效益。但是，隨著經濟體制改革的逐步深入，市場經濟的不斷發(fā)展，商業(yè)領域企業(yè)之間的競爭越來越激烈。公司現在的管理模式在物流過程設計方面合理性不夠，未能實現批發(fā)對零售的統一配貨，靜態(tài)和動態(tài)庫存的掌握滯后；未形成統一的配送體系，導致配送成本高昂；信息流的不暢阻礙了物流、資金流的流速，物流的周轉周期較長、周轉頻率較低；財務系統和零售經營的手工管理使得企業(yè)在實現資源共享方面存在障礙，造成大量人力資源的浪費；同時財務對業(yè)務及其他方面的監(jiān)控管理變成紙上談兵；還存在經營成本高、費用大；規(guī)模小、競爭無力；管理失控，商品和資金損失嚴重等管理問題。 系 統 現 狀 現狀剖析 通過交流我們認為 X 公司從管理技術方面確實需要強有力的支持手段，而公司現有的系統，就其功能范圍、可維護性與擴展方面已不能滿足業(yè)務與發(fā)展的需要，英克公司通過技術小組的配合，對企業(yè)的實際運作、部門職能、業(yè)務流程、現有系統的使用狀況建立了一個初步完整的了解。 X 公司已有相當長的計算機使用歷史，隨著公司業(yè)務的擴展和內外環(huán)境的變化，原有系統已明顯不能滿足企業(yè)的需求,主要突出地表現在以下幾個方面：? 公司沒有實現應用系統的一體化。批發(fā)系統的局部化和零售經營的手工管理3 / 49無法相通，無力實現業(yè)務配合和整體監(jiān)控；采用的技術平臺（數據庫）仍是MIS 系統發(fā)展初期使用的小型數據庫，不能適應系統的擴展，無法保證系統的穩(wěn)定性和數據資源的安全性，同時還存在千年蟲問題，在現有基礎上實現總公司、分公司管理的一體化是不可能的。? 各分部均沒有實現業(yè)務財務的自動銜接，手工、機器雙帳并行，處理延時，重復錄入。業(yè)務與財務部門沒有實現在同一網絡中的配合協同。? 各分部沒有與財務實現從結算到總帳的無縫銜接，從而使系統的實時性受到嚴重的制約，使某些業(yè)務流程不盡合理。由于系統的構建以“原形”的方式進行擴展，使得系統日益龐大雜亂，帶來嚴重的安全問題，也給系統的管理和維護帶來相當的難度和巨大的工作量。? 現有的軟件系統從功能上是不完善的。沒有建立對各分部經營狀況的監(jiān)控、經營質量分析系統、支持高層管理的辦公自動化系統、運輸管理系統、決策支持系統、財務的管理分析職能和支持日常業(yè)務運作的數理分析功能。? 現有系統對企業(yè)的變革缺乏足夠的適應能力和應變機制。對于企業(yè)組織機構的調整、人員職務的變化、業(yè)務流程的重新設計、業(yè)務操作細節(jié)的調整均沒有一個完善的手段和機制來適應。? 業(yè)務數據的龐大和繁雜為財務系統的手工錄入核對管理帶來極大的不便，安全性和一致性無法保證，使得大量的人力資源重復勞動于事后核算工作，財務的監(jiān)督作用無法有效實現。? 總公司與分公司之間的物流管理未實現一體化，管理的系統化、信息化較差，不能達到進、銷、調、存、財務、運輸的線性延續(xù)管理，信息流的脫節(jié)和滯后延緩了物流和資金流的流速和流量。 問題診斷 上述問題主要由三方面的原因造成：? 系統的構建沒有貫徹全局的觀念。在系統實施中沒有統一規(guī)劃；沒有考慮崗位職能范圍、授權、部門職能的調整；沒有動態(tài)處理企業(yè)內各部門間的數據聯系；4 / 49沒有考慮業(yè)務、財務、庫房、運輸、行政管理、決策的一體化及總公司與各分部的一體化。? 系統設計面向單一需求。對需求的分析沒有上升到一定的模型高度，往往就事論事，系統沒有前瞻性，對于企業(yè)的變革不能通過“軟件重組”來適應，而是通過“打補釘”的方式進行程序修改，使得系統日益難于維護且加大系統的風險性。? 其采用的數據庫的數據處理的效率和安全性是最為致命的。在進行大數據量統計分析時則更受其制約，由于小型數據庫系統對于網絡沖突、介質錯誤、人為破壞等對數據完整和安全的威脅沒有根本的保障機制。不能從根本上脫離手工帳簿，造成手工、機器雙帳并行。財務對于系統中的數據不能直接自動入帳，這樣不但沒有提高效率，反而加大工作負荷。只有選擇基于大型數據庫的應用軟件才能徹底解決這一問題。 分 析 結 論? 必須實現批發(fā)和零售統購分銷、連鎖經營、統一核算、統一配送的集約化經營模式。? 建立一套完整的計算機管理系統，為連鎖經營提供強有力的工具和手段：? 目前的系統必須被開放式系統所代替。? 總公司內各分立系統進行聯網，實現資源共享。? 經營各環(huán)節(jié)實現全面計算機管理。? 系統規(guī)模的擴大必須有先進的數據庫開發(fā)工具，有超前的結構設計思路，同時考慮應用軟件的適應性問題。? 加強全方位的統計分析以輔助經營決策。? 為科學的責任制提供統計分析，以實現對各環(huán)節(jié)的科學化管理。5 / 49 目前中國的企業(yè)管理正在由以前的粗放型管理向集約化經營管理轉變，而集約化經營管理在管理上必須采用現代化的管理手段。針對 X 公司的特點與具體情況，我們就 X 公司實施計算機管理系統項目提出以下管理思路。 管理 的實現 管理機制是在綜合考察企業(yè)的運作及經營管理需求與計算機技術本身優(yōu)勢的前提下，提出對企業(yè)管理和業(yè)務控制的技術解決方案，結合具體的調研，進行在總體規(guī)劃下從企業(yè)框架到業(yè)務細節(jié)的層層構建?！笆跈唷? “授權”是管理的真諦，但“授權”應同與之相關的責任相統一。? 明確某人、某個分支機構及部門的職務及其職能。? 明確具體某人工作的范圍大小或對具體事務的作用權限?！翱刂啤? “控制”是對于“授權”之后，可能出現權限范圍內越軌行為的審計和防范。比如：利用系統授與的權力進行破壞性數據操作時，系統能夠在后臺自動備份記錄，明細到何人、何時作了什么樣的操作等。 “授權”與“控制”相結合，能夠建立企業(yè)內部真正意義的崗位責任制，建立企業(yè)內部在網絡環(huán)境當中的協同工作機制。 管理的垂直化 實現上級對下級、總公司對各分部業(yè)務行為的實時監(jiān)控和剛性限定?？偛坷镁W絡或電話線，實時地對分支機構、部門、人員、在某個時間段或當前的業(yè)務狀態(tài)進行全面監(jiān)控。通過遠程注冊到下級系統中以便真實地掌握業(yè)務經營狀態(tài)。將整個公司的業(yè)務利用計算機網絡納入到全面受控的狀態(tài)并對具體業(yè)務進行調節(jié)和限制，以實現總部的統一營銷策略；實現對分支機構人員職權及時調整變化，全面掌握所6 / 49有個人的業(yè)務資料，實現整個集團化企業(yè)所必須的集約化經營管理。 管理規(guī)范化 專業(yè)分工與協作是效率產生的前提，一個高效的企業(yè)運作需要形成內部崗位規(guī)范與標準業(yè)務流程。 規(guī)范化管理主要表現在以下幾個方面：? 業(yè)務檔案與資料的規(guī)范 建立屬于企業(yè)自身的編碼、分類、序列規(guī)范。? 配合崗位責任制的量化管理 建立崗位操作規(guī)范，以文字和軟件設置構建的崗位責任明確，通過對其在業(yè)務操作過程中工作效果的全面記錄，就能對某一崗位建立反映其工作效果的指標體系，利用真實業(yè)務數據，就可以對各崗位工作定時定質，從而形成崗位操作規(guī)范。比如：外勤（銷售人員）的業(yè)績合理考核，不僅要考察絕對數字，而且要綜合考慮實際收入的組成與欠款的分布；對制單崗位的制單數量和質量進行考核。? 建立健全總部與分支機構的匯報與審計機制，不僅可以收集傳輸上行報告，同時能夠對出軌業(yè)務和工作責任調查原因，并且確定各個崗位間的業(yè)務銜接和傳遞規(guī)范。 管理過程化? 全過程監(jiān)控: 對集團公司的業(yè)務，從產供銷到內部事件到全過程監(jiān)控。清楚某筆業(yè)務處于何種狀態(tài)以及業(yè)務發(fā)生的詳細情況。? 過程中的業(yè)務控制: 對主要的業(yè)務過程進行監(jiān)測控制。如：對客戶的信譽控制，銷售的價格策略控制、庫存量的控制。 管理企業(yè)中存在的差異 差異是企業(yè)運作中的一種客觀存在，是由于某種特殊業(yè)務或不規(guī)范業(yè)務行為造成的。對差異的管理應建立在基于過程化管理和規(guī)范化管理的基礎上，利用全過程7 / 49記錄和崗位責任，準確及時的反映差異。其次，對于差異的不同情況提出相應的解決機制，尤其是在集團經營模式下，差異更呈多樣性和復雜性，必須能夠及時反映，而且能夠控制和調整這些差異。 管理的精細化 具體到某個人、某個崗位的操作，系統構建時，精細化授權到每個人員的操作范圍和具體效果。? 管理精細化：可以對分公司、部門甚至個人進行考核與評估，建立崗位責任與考核評估體系。不僅考慮絕對數，還應綜合考慮真實分布與具體組成。? 核算精細化：可以對單一品種進行個人核算、部門核算，甚至逐筆業(yè)務核算。? 決策精細化：數據倉庫為決策提供科學的數學依據?；跀祿}庫的決策系統不僅考慮業(yè)務財務發(fā)生的內部真實數據，而且要全面考慮外部環(huán)境的相關信息，進行科學決策。在指導日常業(yè)務過程中，實時掌握業(yè)務信息，以真實的數據為依據，對各個業(yè)務環(huán)節(jié)和業(yè)務的具體狀態(tài)從細節(jié)上進行監(jiān)控。 管理的遠程控制機制? 遠程傳輸: 實現總部與分部之間或異地機構之間的報表、單據、文本的傳輸，提供雙方的信息互通與業(yè)務聯絡。? 遠程注冊機制: 利用網絡將分支機構納入到一體化的管理，掌握任何時間段的具體業(yè)務的明細發(fā)生，并且設置控制開關，實現剛性管理。? 遠程網上的業(yè)務協作: 利用軟件通信技術實現異地部門與機構之間的業(yè)務協作與業(yè)務操作。如：利用遠程庫房管理進行遠程提貨票的傳輸登錄入帳、提前配貨、進行逐筆勾對，加強對發(fā)出商品的管理；利用遠程業(yè)務開票系統在異地沖減臺帳，實現銷售業(yè)務的不同地域協作，以達到充分利用內部資源的目的。8 / 49 公司發(fā)展情況及管理軟件的需要 X 公司是一個正在飛速發(fā)展中的企業(yè)，利用計算機管理是企業(yè)發(fā)展的現實和迫切的需要。但在這一時期內，企業(yè)的管理、業(yè)務運作遠遠沒有定型。計算機系統、尤其是軟件系統一定要有前瞻性。不僅要考慮目前的需要，而且要有一整套機制來滿足一年、二年乃至更遠時期的需求形態(tài)。確切講要使軟件系統具有“自我再設計”能力；能夠進行組織機構的定義調整、部門崗位定義、人員授權、業(yè)務流程的動態(tài)設置；對業(yè)務流中諸環(huán)節(jié)的多模式、可調整。使系統具有對自身進行配置和更新組合的機制，才能充分滿足企業(yè)在發(fā)展中的應用需求。 傳統管理軟件的設計思路 一般企業(yè)實施應用系統，基本上有兩種模