【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 下一批物品在存貨將盡前購(gòu)入并到貨。(9)存貨沒(méi)有的日期只需用現(xiàn)在的存貨量除以每日計(jì)劃需要量即可算出。(10)要向訂貨處提出待物品快要用完時(shí)馬上交貨的要求。(11)訂貨是可通過(guò)每日計(jì)劃需要量乘以訂貨間隔天數(shù)算出。第三節(jié) 辦公用品的發(fā)放使用與分配管理一、辦公用品的發(fā)放對(duì)辦公用品的發(fā)放管理，要建立正常的發(fā)放和使用制度。要嚴(yán)格掌握辦公用品的發(fā)放范圍，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行發(fā)放，避免浪費(fèi)。對(duì)經(jīng)費(fèi)已經(jīng)超支的部門，要限制領(lǐng)用。在辦公用品領(lǐng)取和發(fā)放工作中，保管員要堅(jiān)守工作崗位，服務(wù)要熱情周到。對(duì)不符合領(lǐng)取規(guī)定的，要做好解釋工作，使之能夠理解。二、辦公用品的使用辦公用品的使用，一般應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)化、有效化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的原則。經(jīng)濟(jì)化原則，要求工作人員消耗辦公用品的數(shù)量，必須和其工作成就的價(jià)值等值，如果不等值，消耗量大于價(jià)值量，則造成辦公用品和經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)，違反了節(jié)約的原則。制度化原則，是指要從本企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，公開(kāi)制定辦公用品的使用原則與方法，嚴(yán)格執(zhí)行，絕對(duì)遵守，形成穩(wěn)定的制度。屬于工作人員按慣例需用的辦公用品，實(shí)行定期定量的發(fā)放，各使用人自行領(lǐng)用并實(shí)施登記。屬于工作人員非慣例使用的物品，應(yīng)填報(bào)領(lǐng)物單或借用單，由主管人員審核批準(zhǔn)，交保管人發(fā)放。領(lǐng)物單表格中應(yīng)包括物品名稱，請(qǐng)發(fā)數(shù)量、實(shí)發(fā)數(shù)量、用途、批準(zhǔn)者、審核者和領(lǐng)物者等項(xiàng)目。保管人發(fā)放時(shí)，應(yīng)備簿登記，每月統(tǒng)計(jì)一次，送主管人員查閱，使其了解企業(yè)辦公用品消耗情況，改進(jìn)工作。有效化原則，是指行政工作中直接消耗的辦公用品，雖然不能任意浪費(fèi)，也不應(yīng)一概簡(jiǎn)縮，只要使用得當(dāng)，即使花費(fèi)多也不能吝惜，以使辦公用品發(fā)揮出最大作用。企業(yè)所需的辦公用品種類繁多，用量較大，對(duì)其進(jìn)行管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，要注意協(xié)調(diào)采購(gòu)、保管和使用的關(guān)系，采購(gòu)要保證及時(shí)供應(yīng)，又不能積壓浪費(fèi)。因此，購(gòu)置前要了解辦公用品的使用情況，同時(shí)檢查庫(kù)存，找出各種物料的最佳庫(kù)存量。使用時(shí)，要對(duì)庫(kù)存情況、行政經(jīng)費(fèi)實(shí)力以及市場(chǎng)供應(yīng)心中有數(shù)，以免辦公用品使用中有浪費(fèi)或中斷供應(yīng)的現(xiàn)象。所以，采購(gòu)部門、保管部門要緊密聯(lián)系，互通信息，共同做好辦公用品的管理工作。標(biāo)準(zhǔn)化原則，是指為了把有效原則和經(jīng)濟(jì)化原則統(tǒng)一起來(lái)，應(yīng)力求辦公用品的使用合乎辦公的特殊需要，并和辦公地點(diǎn)、建筑等相適應(yīng)。三、辦公用品的分配辦公用品的分配由辦公用品負(fù)責(zé)人從其管理的保管庫(kù)配用給各部門。(1)配用的辦公用品被放在各部門的辦公用品保管柜。(2)各部門的辦公用品負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的要求，從辦公用品保管庫(kù)中支給辦公用品。(3)物品為廉價(jià)的易耗品且大量使用時(shí)，負(fù)責(zé)人可根據(jù)所需從保管柜中任意采取。比如，復(fù)印紙等就放在復(fù)印室的擱板上，負(fù)責(zé)人可隨意使用。(4)磁盤等昂貴的東西則由部門辦公用品負(fù)責(zé)人放入帶鎖文件柜等保管箱進(jìn)行保管，按工作要求配用。(5)物資負(fù)責(zé)人算出各部門及人員辦公用品使用量，同時(shí)與平均使用量進(jìn)行比較并實(shí)行統(tǒng)一管理，可以達(dá)到削減的目的。(6)辦公用品使用量在與預(yù)算比較后實(shí)行統(tǒng)一管理。①為避免辦公用品的總體費(fèi)用超過(guò)預(yù)算，辦公用品需要按計(jì)劃進(jìn)行消費(fèi)。②即將超過(guò)預(yù)算時(shí)，應(yīng)向各有關(guān)人員發(fā)出指示，提醒其節(jié)約使用辦公用品。(7)部門辦公用品負(fù)責(zé)人應(yīng)以提高負(fù)責(zé)人的工作效率為原則供給辦公用品。(8)對(duì)辦公用品進(jìn)行整理、整頓后加以保管并實(shí)行管理，以便隨時(shí)迅速提供，辦公用品的保管箱為文件柜及帶抽屜的收放箱等。(9)大規(guī)模辦公用品保管在帶鎖的專用保管庫(kù)。保管庫(kù)可對(duì)辦公用品進(jìn)行整頓后加以保管。(10)一般辦公用品負(fù)責(zé)人可以自由分配廉價(jià)且大量的易耗品?；匦吾?、橡皮及鉛筆之類無(wú)需記錄。(11)部門辦公用品負(fù)責(zé)人需要定期整理散亂的物品，按規(guī)定的形式擺放整齊并且調(diào)查這些辦公用品的余額。(12)存貨即將不足時(shí)，需向企業(yè)總體的辦公用品負(fù)責(zé)人申請(qǐng)配用辦公用品。(13)部門辦公用品負(fù)責(zé)人，任務(wù)在于整頓辦公用品并及時(shí)要求分配辦公用品。(14)昂貴辦公用品的配用基本上按計(jì)劃進(jìn)行。例如：①對(duì)磁盤等使用業(yè)務(wù)范圍及使用量作出計(jì)劃并按計(jì)劃配用。②由何人因何工作配用給何人等要記在臺(tái)賬上。③為不致丟失配用的辦公用品，可將其保管于帶鎖的保管場(chǎng)所。(15)歸屬于總務(wù)部門等處的辦公用品負(fù)責(zé)人按照部門辦公用品負(fù)責(zé)人提出的配用要求來(lái)配用辦公用品。①辦公用品負(fù)責(zé)人從購(gòu)貨處購(gòu)入辦公用品。②然后，負(fù)責(zé)人配用給部門辦公用品負(fù)責(zé)人。③辦公用品負(fù)責(zé)人進(jìn)行收授。第四節(jié) 辦公用品保管與維護(hù)管理一、辦公用品保管與維護(hù)的目的辦公用品的保管與維護(hù)，主要指辦公用品的登記、收藏、分配、使用責(zé)任的簽認(rèn)以及盤點(diǎn)、交換和養(yǎng)護(hù)等，目的是保持辦公用品的效能。二、辦公用品保管要求(1)辦公用品的保管一般要設(shè)專門的庫(kù)房和專人進(jìn)行管理。(2)保管員對(duì)采購(gòu)員購(gòu)入的辦公用品，按照規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，認(rèn)真驗(yàn)收、登記、上賬、入庫(kù)、精心保管。庫(kù)房?jī)?nèi)的各種物品要擺放合理，并做到整齊、美觀。(3)要經(jīng)常檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的物品，防止損壞、變質(zhì)、變形，并對(duì)存貨量進(jìn)行整理、整頓以使其得到有效利用，以及進(jìn)行修理以使其經(jīng)常處于使用狀態(tài)等。(4)在保管工作中，要及時(shí)登記保管賬卡，定期(季度或半年)清理庫(kù)存，做到賬物相符。(5)保管員還要根據(jù)庫(kù)存和需求情況，定期提出采購(gòu)計(jì)劃。在做計(jì)劃時(shí)，要注意防止物資的積壓，努力壓縮庫(kù)存，做到節(jié)約資金。(6)對(duì)庫(kù)房還要注意加強(qiáng)安全防范工作，經(jīng)常進(jìn)行安全檢查，防止各種意外事故的發(fā)生。提高辦公用品的利用率是辦公用品負(fù)責(zé)人的責(zé)任。辦公用品的利用率，是指辦公用品的利用量與可能利用的存貨量之比。提高辦公用品的利用率可使企業(yè)用少量資金進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的設(shè)想成為可能：(1)為提高企業(yè)總體辦公用品的利用率，辦公用品負(fù)責(zé)人需要準(zhǔn)備利用率高的物資，減少利用率低的辦公用品。(2)為提高辦公用品的利用率就必須防止辦公用品的丟失破損，除企業(yè)的使用目的以外不作他用。(3)必須確認(rèn)辦公用品沒(méi)有丟失和破損。三、保管與維護(hù)的具體工作為確認(rèn)其使用符合企業(yè)的目的，可以對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)：(1)盤點(diǎn)是調(diào)查易耗辦公用品的存貨量。(2)可在特定時(shí)日使用辦公用品一覽表對(duì)存貨量進(jìn)行檢查。(3)在工作人員自由拿取辦公用品的地方把握存貨數(shù)值。與過(guò)去的存貨實(shí)際業(yè)績(jī)比較，若數(shù)值過(guò)小，則需要調(diào)查大量分配的原因所在。(4)若辦公用品是由辦公用品負(fù)責(zé)人進(jìn)行配用的，則將存貨量與賬簿上的存貨量作比較。(5)辦公用品負(fù)責(zé)人將辦公用品的收支記在臺(tái)賬上，并努力使其與實(shí)際的存貨量保持一致。(6)辦公用品若為日常用具和辦公設(shè)施附件，則盤點(diǎn)時(shí)需要調(diào)查辦公用品所在和破壞狀況，并且明確辦公用品的管理負(fù)責(zé)人、使用部門等。(7)為方便盤點(diǎn)，必須在各辦公用品上貼上管理序號(hào)。為了有效靈活利用辦公用品就需要對(duì)辦公用品進(jìn)行整理：(1)部門辦公用品負(fù)責(zé)人必須使辦公用品處于隨時(shí)可供使用的狀態(tài)。(2)將使用與不使用的辦公用品分開(kāi)，并將不使用的辦公用品可向上返還到特定場(chǎng)所。(3)將物品放到該放的地方，并且擺放時(shí)要注意今后便于拿取。(4)辦公用品的維護(hù)管理需要確立及早發(fā)現(xiàn)故障、進(jìn)行修理的體制：①要從使用者手中確實(shí)收取辦公用品的使用報(bào)告，時(shí)常把握有關(guān)辦公用品的信息。②要制定一定的修理制度，以便發(fā)現(xiàn)故障時(shí)按故障程度及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系。③當(dāng)工作人員開(kāi)始使用辦公用品后，若初次發(fā)現(xiàn)辦公用品有故障，要與辦公用品負(fù)責(zé)人聯(lián)系。由辦公用品負(fù)責(zé)人決定對(duì)工作影響最小的對(duì)策：。④對(duì)于可能給工業(yè)造成重大影響的，需要定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)以免發(fā)生故障。⑤若有必要可事先準(zhǔn)備代替品。為了工作人員有效利用辦公用品，特殊的用品必要時(shí)可由辦公用品負(fù)責(zé)人指導(dǎo)其辦公用品的使用方法。管理工具 1公司事務(wù)用品管理規(guī)定第一章購(gòu)買第一條主管為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，所有事務(wù)用品的購(gòu)買，都由事務(wù)用品管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第二條訂購(gòu)數(shù)量根據(jù)事務(wù)用品庫(kù)存量情況以及消耗水平，向主管科長(zhǎng)報(bào)告，確定訂購(gòu)數(shù)量。如果事務(wù)用印刷制品需要調(diào)整格式的話，或者未來(lái)某種事務(wù)用品的需求量將發(fā)生變化的話，也一并向主管科長(zhǎng)提出。調(diào)整印刷制品格式，必須由使用部門以文書(shū)形式提出正式申請(qǐng)，經(jīng)企劃部門審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量；然后，去專門商店采購(gòu)，選購(gòu)價(jià)格合適、格式相近的印刷制品。第三條采購(gòu)方法如果事務(wù)用品庫(kù)存不多，或者有關(guān)部門提出特殊需求，在這種情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購(gòu)買，或者訂購(gòu)的方式。第四條訂購(gòu)單各部門申請(qǐng)的事務(wù)用品中，如果包含著需要訂購(gòu)的事務(wù)用品的話，申請(qǐng)部門還必須另填一份訂購(gòu)單，經(jīng)事務(wù)用品管理部門確認(rèn)后，直接向有關(guān)商店訂購(gòu)。事務(wù)用品管理部門，必須依據(jù)訂購(gòu)單，填寫(xiě)“訂購(gòu)進(jìn)度控制卡”，寫(xiě)明訂購(gòu)日期、訂購(gòu)數(shù)量、單價(jià)，以及向何商店訂購(gòu)等等。第五條追蹤按訂購(gòu)單以及訂購(gòu)進(jìn)度控制卡，檢查所訂購(gòu)事務(wù)用品在預(yù)定日期送到與否，實(shí)施追蹤。第六條接貨所訂購(gòu)事務(wù)用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，如果沒(méi)問(wèn)題，就在送貨單上加蓋印章，表示收到。進(jìn)而，在訂購(gòu)進(jìn)度控制卡上作好登記，寫(xiě)明到貨日期、數(shù)量等等。第七條支付收到事務(wù)用品后，對(duì)照訂貨單與訂購(gòu)進(jìn)度控制卡，開(kāi)具支付傳票，經(jīng)主管科長(zhǎng)簽字蓋章，作好登記，轉(zhuǎn)交出納科負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。第八條分發(fā)事務(wù)用品原則上由總公司統(tǒng)一采購(gòu)、分發(fā)給各分事業(yè)單位和部門。如果有特殊情況，允許各營(yíng)業(yè)所或分廠、分店，在提出“事務(wù)用品購(gòu)買申請(qǐng)書(shū)”的前提下，就近采購(gòu)。在這種情況下，事務(wù)用品管理部門有權(quán)進(jìn)行審核，并且把審核結(jié)果連同申請(qǐng)