oa辦公操作手冊(cè)(編輯修改稿)
2024-08-03 11:56 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 同；區(qū)別在于選擇“交部門收發(fā)員交換”自動(dòng)默認(rèn)本部門的收發(fā)員，選擇“交單位收發(fā)員交換”則顯示公司所有收發(fā)員，包括除行政系統(tǒng)外的黨工群、紀(jì)檢等系統(tǒng)的收發(fā)員，要選擇執(zhí)行人。（6）文件封發(fā) “封發(fā)”是發(fā)文的最后一步流程，選擇文件封發(fā)執(zhí)行人→點(diǎn)擊“確定”按鈕，彈出公文送文單，點(diǎn)擊“發(fā)送”，文件發(fā)出，整個(gè)發(fā)文流程結(jié)束。2．公司收文管理流程 （1）簽收公文簽收單彈出之后，先填寫(xiě)簽收編號(hào)，建議采用當(dāng)日日期作為文件的簽收編號(hào)，例如“20140414”，然后點(diǎn)擊“簽收”按鈕。系統(tǒng)自動(dòng)彈出“調(diào)用模板”對(duì)話框之后，依據(jù)文件來(lái)源選擇相應(yīng)模板，“部門文件傳閱單”用來(lái)簽收公司所發(fā)文件，“公司收文單”用來(lái)簽收集團(tuán)所發(fā)文件。 （2）發(fā)送選擇收文模板之后，只需填寫(xiě)收文時(shí)間，點(diǎn)擊發(fā)送。（3）填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)若選擇的是“部門文件傳閱單”，則彈出“云南四建文件傳閱單”，需要收文員填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)再發(fā)往部門主管批示；若選擇的是“公司收文單”則彈出“云南建工第四建設(shè)有限公司文件審批單”，直接發(fā)往部門主管填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)。下圖分別為“部門文件傳閱單”模式和“公司收文單”模式。（4）收文歸檔點(diǎn)擊“部門歸檔”在彈出的目標(biāo)文件夾中選擇相應(yīng)的文件夾進(jìn)行收文歸檔。點(diǎn)擊“確定”按鈕確認(rèn)歸檔成功。（5）收文辦理按照收文單領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)辦理該文件，點(diǎn)擊“加簽”或者“知會(huì)”從系統(tǒng)中選擇需要加簽或者知會(huì)的人員，點(diǎn)擊“確定”和“提交”發(fā)送。收文辦理流程結(jié)束。特別注意：在收文辦理中，收文員在“加簽”或者“知會(huì)”給別的人員的同時(shí)，也給自己加簽或者知會(huì)一份，并將該文件處于“待辦事項(xiàng)”狀態(tài)，收文員在這個(gè)文件的辦理流程中就能起到把控作用。每隔15天，收文員對(duì)文件流程進(jìn)行“終止”處理，這就解決了因流程長(zhǎng)時(shí)間處理不完而積壓?jiǎn)栴}。文件流程被強(qiáng)制終止后，流程中所有節(jié)點(diǎn)視為被本人處理。具體操作如下：文件辦理15天后，點(diǎn)擊待辦事項(xiàng)中的文件→點(diǎn)擊右上方箭頭按鈕→選擇“終止”，該文件所有流程（包括加簽、知會(huì)對(duì)象）終止。收文員在終止處理之后，文件流程如下顯示:（三）公司便箋紅頭文件管理流程1．發(fā)文管理（1）擬文點(diǎn)擊“公文管理”中的“發(fā)文管理”—“擬文”，選擇“公司發(fā)通知模板”，點(diǎn)擊“確定”彈出公司發(fā)文稿紙（發(fā)文單），分別選擇擬稿部門、主送部門、抄送部門（視情況而定是否選擇）和文件名稱，填寫(xiě)好文單之后，點(diǎn)擊“正文”插入正文，若文件有附件，則點(diǎn)擊“插入”上傳相應(yīng)的附件。最后點(diǎn)擊左上方的“發(fā)送”。（2）復(fù)核通知擬文點(diǎn)擊發(fā)送之后，文稿復(fù)核工作由發(fā)起者辦理，填寫(xiě)復(fù)核意見(jiàn)，點(diǎn)擊提交。（3）通知套紅所發(fā)文件通過(guò)部門主管核稿、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后。
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