【文章內容簡介】 、文件管理、歸檔文件、信息管理，使秘書處工作人員能夠方便快捷的共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高， 又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。整個系統(tǒng)的功能模塊的設計采用軟件工程的結構化程序設計方法，根據模塊化、自頂向下的逐步求精的功能劃分，將軟件系統(tǒng)分成若干個獨立的功能模塊，這些模塊彼此之間的接口關系非常簡單可以分別進行設計并實現(xiàn)，增強了軟件程序的通用性、可擴充性等，便于系統(tǒng)的進一步發(fā)展。采用軟件結構圖來描述軟件結構，這也是設計說明書的一部分，用方框表示模塊，方框中用文字來標記該模塊的名字，方框即模塊之間 用連線來表示層次關系，具體的功能模塊結構劃分如圖31所示:圖31　系統(tǒng)結構功能圖公文管理模塊主要用于實現(xiàn)收文管理、發(fā)文管理、委托辦理以及交辦事項處理等各項文電管理工作的流轉自動化和智能化。公文管理工作根據具體情況可以實現(xiàn)全部網上辦公或者網上辦公與手工辦理相結合。具體功能包括：1收文管理收文管理主要實現(xiàn)公文傳遞的流程設置，自動歸檔，自動催辦，實現(xiàn)公文簽報管理電子化，提高工作效率，改善管理手段。政府機關人員直接通過系統(tǒng)進行文件的登記、傳閱、下發(fā)等流轉操作?？筛鶕挝磺闆r靈活選擇審批流程，同時系統(tǒng)可顯示所有申請的狀態(tài)。領導可直接在系統(tǒng)內進行批示。其具體功能如下所示：(1)文件登錄。完成單位外來公文的登記，當收到一份公文時，進行文件掃描登記，輸入相關信息。(2)文件流轉。把錄入的文件發(fā)送給文件擬辦人，在擬辦人指定批辦、承辦人后，公文將自動發(fā)送至批辦、承辦人處，依次完成公文流轉的全過程。(3)催辦管理。根據公文的處理狀態(tài)，對指定辦理單位發(fā)出催辦通知和催辦提示，并登記催辦結果。(4)打印查詢。完成對辦理完畢的文件，可按照規(guī)定的格式打印輸出，或需要對以往辦理的各類文件查詢的工作。(5)統(tǒng)計匯總。完成已經辦理的文件的統(tǒng)計分析工作。(6)辦結歸檔。對于辦結完畢的文件，自動轉入檔案管理系統(tǒng)，將公文歸檔。2發(fā)文管理執(zhí)行發(fā)文擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、批閱流轉、歸檔管理等工作。文件送閱和批復完全在網絡上進行，可實現(xiàn)對文檔的密級管理、區(qū)分、控制。對人員可以進行權限設定。公文流程可自由設定，方便使用。具體功能如下所示：(1)擬稿。完成單位內部和對外公文的起草，當需要發(fā)布文件時，首先由起草人起草，如文件、會議紀要、通知等，起草過程中錄入相關信息。(2)文件辦理。對于擬稿完畢的文件，將公文發(fā)給審批人，根據公文性質的不同進行核稿、批閱或會簽，在公文全部審批完后，再由簽發(fā)人進行最后的簽發(fā)。(3)文件發(fā)布。對于簽發(fā)完畢的文件，由系統(tǒng)生成發(fā)文稿，如果是對內發(fā)文，系統(tǒng)將自動將公文轉至公文發(fā)布系統(tǒng)，在本系統(tǒng)中按照規(guī)定的格式進行自動發(fā)布和工作反饋，如果是對外發(fā)文，則可以打印裝訂外發(fā)或者直接發(fā)布電子公文。(4)查詢統(tǒng)計。完成已經辦理的文件的查詢、統(tǒng)計、分析工作。(5)辦結歸檔。對于辦結完畢的文件，自動轉入檔案管理模塊，將公文歸檔。3委托辦理為避免公文的積壓可授權他人代理自己的公文。公文授權操作完成后，被授權人員──代理人可立即收到授權人當前待辦的授權類型公文，同時系統(tǒng)會以明顯的提示信息告知代理人授權的有關信息，并將代理人辦理的意見以“（代理）的批示意見”的形式如實記錄。授權人出差回來后，直接在已辦公文中便可查看到具有明顯的代理人辦理標識的文件辦理信息。4交辦事項處理用于記錄領導交待辦理的事項，要求可直接發(fā)送到涉及的相關單位和人員，能指定完成時間，并將辦理結果及時反饋給領導。領導和辦事人能在系統(tǒng)中及時查詢辦事進程。 系統(tǒng)的體系結構通過對大量的公文流轉業(yè)務的分析，結合角色網絡理論模型的研究，可以總結出以下結論：(1)具有同一職能的政府部門，其核心業(yè)務基本相同，與規(guī)模、級別無關；(2)具有不同職能的政府部門，除和核心業(yè)務相關的部分不同外，其他基本相同；(3)由于政府部門的自身特點，導致組織機構的相對穩(wěn)定以及業(yè)務流程的不穩(wěn)定[32]；(4)作為同一類信息系統(tǒng)，公文流轉系統(tǒng)中軟件體系層次結構明顯并基本相同；(5)公文流轉系統(tǒng)中業(yè)務對象之間界限明顯，并存在受業(yè)務規(guī)則限制的業(yè)務關聯(lián)；(6)由于公文流轉業(yè)務的特點，系統(tǒng)需要處理大量復合文檔型的數據，因此對數據的整合和處理至關重要；(7)公文流轉系統(tǒng)應能支持協(xié)同工作和移動辦公，系統(tǒng)可以是完全異構的、分散的；(8)公文流轉系統(tǒng)對安全性要求較高綜上，作者進一步提出一種公文流轉系統(tǒng)的層次體系結構(如圖32所示)。該系統(tǒng)的整體框架采用分層體系結構，這些層次自頂向下分別是：l 信息表現(xiàn)層l 服務集成層l 應用服務層l 數據服務層l 傳輸交換層Web service 門戶圖32 基于角色網絡模型的公文流轉系統(tǒng)體系結構信息表現(xiàn)層包括各種外觀對象，與客戶端應用聯(lián)系緊密，從復雜的業(yè)務服務中分離出客戶表現(xiàn)。這樣就可以按照特定用戶的需求來設計顯示界面，并可以在用戶需求隨著時間流逝而發(fā)生改變時也能及時修改。系統(tǒng)提供包括了可復用的界面模板等基礎組件，也提供界面定制功能。服務集成層主要由環(huán)境服務組件構成，為公文流轉系統(tǒng)核心的功能提供環(huán)境支撐，是電子政務應用系統(tǒng)運行的基礎。由于協(xié)作處理型軟件對系統(tǒng)的分布性和實時性有著特殊的要求，而不同的環(huán)境對于系統(tǒng)實時性和分布性的支持方式是不同的，環(huán)境服務將這些不同點封裝起來，為表示層、業(yè)務邏輯層和數據層等層的構件提供同一規(guī)范的接口。環(huán)境服務主要封裝COM、CORBA、WEB SERVICE等底層實現(xiàn)細節(jié)，提供一種非常理想的、可動態(tài)擴展的、靈活的分布式計算模式。同時，由于公文流轉系統(tǒng)應具有高于一般的信息系統(tǒng)的保密性，因此保障信息安全是當前技術條件下電子政務辦公系統(tǒng)能否得以深入發(fā)展的先決條件。綜合運用PKI/PMI等信息安全技術，并與實際業(yè)務有機結合，使安全責任與崗位職責相對應，建立相應的安全模塊，來保障電子政務系統(tǒng)的實施。應用服務層對辦公業(yè)務屬性和功能進行邏輯控制，體現(xiàn)業(yè)務規(guī)則，提供對業(yè)務數據的各項處理，滿足業(yè)務對象的功能需求。通過維持業(yè)務和規(guī)則來確保對數據處理和用戶界面層對數據展現(xiàn)的有效性和合理性。辦公業(yè)務管理層包括各種業(yè)務構件，如發(fā)文管理構件，收文管理構件，檔案管理構件，審批管理構件等。業(yè)務構件中封裝了業(yè)務對象，通過操作集對它們進行集成和擴展，從而構造一套完整的電子政務解決方案。這些業(yè)務構件既可以通過生成器統(tǒng)一生成，也可以定制開發(fā)。應用服務層主要包括各種事務管理功能，支持各種事務類型，對各種分布的業(yè)務對象的處理過程進行分解、調度和控制，從而保證辦公業(yè)務數據的秩序性、一致性和持續(xù)性。數據服務層為各項應用提供辦公數據服務，它包括模型庫、工具方法庫、模板管理庫、元數據管理庫、辦公業(yè)務處理數據庫、知識庫，可以在其中隨意增減各層次模塊，并提供對關系和多維數據庫的支持，采用元數據建模及倉儲。通過數據服務層，可以成功地收集、分析、理解信息并根據信息做出相應決策。數據傳輸及交換層：由于應用系統(tǒng)和各用戶內部系統(tǒng)的結構環(huán)境的差異，我們面臨的是一個物理上分散、異質異緣的電子政務辦公環(huán)境。在這樣一個異構環(huán)境中，如果沒有統(tǒng)一的、接口良好的、包容性很強的信息集成和處理技術來為該異構環(huán)境下的不同系統(tǒng)提供數據服務和業(yè)務邏輯計算服務，電子政務系統(tǒng)就很難做到真正的一體化，所以我們必須解決異構環(huán)境中的數據交換問題。本系統(tǒng)的數據傳輸及交換層主要分為兩大類：外部郵件自動加載以及內部郵件發(fā)送和數據交換模塊。外部郵件自動加載以及內部郵件發(fā)送模塊既可以與廣泛應用的其它郵件系統(tǒng)（如Lotus Notes相連），也可以按自己特有的數據格式發(fā)送郵件，并自動入庫。數據交換模塊用于將異構的數據的組織形式（如DBF、TXT、FZ、WPS等）轉換成系統(tǒng)特有的數據形式，用于解決遺留系統(tǒng)的信息集成問題。采用這種多層的體系結構，對于整個系統(tǒng)的性能來講具有很多優(yōu)點： (1)層次性。系統(tǒng)按層次劃分，使得各層分工明確、層次清楚、結構清晰，便于業(yè)務的開發(fā)和維護。 (2)靈活性。系統(tǒng)采用分層設計，各層之間的技術實現(xiàn)相對透明，這樣業(yè)務處理的相對無關性便于業(yè)務的生成、修改和新增。 (3)擴展性。系統(tǒng)采用面向對象的設計思想，將每個業(yè)務看作一個獨立對象處理，每個業(yè)務都對自身的業(yè)務請求按內部處理規(guī)則自行處理，處理結果送入結果信息描述表中。當修改、刪除某項業(yè)務或新增新業(yè)務時，只需修改對應的業(yè)務對象的內核流程即可，而不必對其它業(yè)務對象處理造成影響。因此，系統(tǒng)的開放性得到極大的保證，“業(yè)務熱拔插”也可方便的實現(xiàn)。 (4)可維護性。由于系統(tǒng)特有的縱向分層結構和橫向對象封裝技術，使得系統(tǒng)分成一系列獨立性很強的部分，各部分功能互不重疊，使得系統(tǒng)的維護非常方便。 (5)安全性。由于系統(tǒng)是以角色為基礎建模，因此在安全性方面有著天然的優(yōu)勢，對系統(tǒng)的控制不僅包括以用戶為單位的基本權限控制，還可以將安全粒度控制到單個業(yè)務對象乃至業(yè)務對象的屬性。 (6)可移植性。利用層與層之間的標準接口消除了系統(tǒng)各層之間的技術制約，使系統(tǒng)具有很強的移植性。接入受理層，由于采用設備驅動程序與數據處理相對無關的方式，因此系統(tǒng)能適應各種硬件結構。在軟件設計商，利用三層結構進行系統(tǒng)設定，可方便實現(xiàn)與其它系統(tǒng)的連接。4 公文管理系統(tǒng)的實現(xiàn) 公文流轉的實現(xiàn)電子政務系統(tǒng)中的每一個作用者，例如一個企業(yè)、一個政府機構或一個公務員，都被預先定義了在系統(tǒng)中的權利和義務，扮演著確定的角色，在系統(tǒng)中進行著各種活動。在活動的同時，各個角色之間還在發(fā)生著各種各樣的聯(lián)系。這些現(xiàn)實政務活動中的角色以及角色之間的聯(lián)系可以被同態(tài)映射到電子政務系統(tǒng)中，形成電子政務活動中的角色網絡。電子政務活動中的任何目標的具體執(zhí)行過程都是在組織內部通過目標確定、任務劃分、角色分配、角色互連以及活動執(zhí)行