【文章內(nèi)容簡介】 ； 數(shù)據(jù)輸入的工具 SAPR/3系統(tǒng)提供眾多的數(shù)據(jù)輸入工具和自動功能，這意味著大量不同的記帳數(shù)據(jù)可以有效、正確和完整地輸入到系統(tǒng)中。使用系統(tǒng)的授權(quán)功能，每一個相關(guān)的人士可以使用許多這類功能來滿足特定的需求。系統(tǒng)提供以下功能來幫助憑證輸入：1. 技術(shù)性的輸入工具： 數(shù)據(jù)維護(hù) 附加功能和調(diào)整未完成的數(shù)據(jù)輸入 對統(tǒng)計性的注釋項的記帳 數(shù)據(jù)值的傳送2. 參考方式： 借用已經(jīng)記帳的憑證、樣本憑證或指定科目的憑證來更改或增加輸入3. 自動記帳 周期性記帳處理 關(guān)聯(lián)性記帳(現(xiàn)金折扣、增值稅等)4. 控制功能 對憑證中字段的格式與內(nèi)容進(jìn)行檢驗 對憑證的確認(rèn) 附加的檢驗功能 SAP的財務(wù)會計模塊允許用戶對每個使用者和每一部分的信息定義附加檢驗，例如，可以對每個使用者在下列應(yīng)用領(lǐng)域檢查其是否可以記帳： 一個科目 一個業(yè)務(wù)部門 一個公司代碼 一個成本中心 一個成本對象對在憑證中的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的有效性檢驗確保了所輸入數(shù)據(jù)的正確性。 多種貨幣的處理能力 財務(wù)會計模塊允許用戶同時使用三種貨幣，以下貨幣類型是系統(tǒng)提供的： 集團(tuán)公司貨幣 全球公司貨幣 硬通貨 索引貨幣在憑證上用戶可以用任選的貨幣處理，與此同時，在總帳科目中將記錄相關(guān)的貨幣金額?？偡诸悗ご_保了經(jīng)營業(yè)務(wù)的集成，所有業(yè)務(wù)處理只需要輸入一次原始記錄，其數(shù)據(jù)可以集中處理和用于評估。 未清項管理 在每個總分類帳科目中都可以使用未清項管理，這個功能使用戶可以根據(jù)憑證來結(jié)清借貸方余額。使用未清項管理功能的科目可以在業(yè)務(wù)處理中更新余額。 結(jié)算 在會計年度內(nèi)的結(jié)算 每天的結(jié)算不必通過記帳來調(diào)整。當(dāng)用戶輸入有關(guān)業(yè)務(wù)憑證后，可使用下列報表的功能： 每天的準(zhǔn)確無誤的科目余額以及憑證的行項目； 用戶指定日期和排序方式的憑證日記帳。 憑證日記帳具有重要的檢驗和對帳功能，而且可以為期間結(jié)算提供精確的數(shù)據(jù)。用戶可以對每個公司代碼和科目定義兩個未結(jié)算的期間。 財務(wù)會計模塊允許客戶用月結(jié)算來為年終結(jié)算作周期性的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。用戶可以使用下列標(biāo)準(zhǔn)程序來處理結(jié)算： 用統(tǒng)馭項來更新余額審計線索； 建立一個完整的、自定義的和可排序的日記帳； 對憑證和其總計金額進(jìn)行對帳； 對憑證進(jìn)行重新組織和歸檔處理。 這些準(zhǔn)備工作對那些在年終結(jié)算程序中要使用的科目和行項目進(jìn)行了處理，此外，年終結(jié)算所使用的所有功能均可以用于月度或季度結(jié)算。 每天和月度結(jié)算使用戶可以觀察和評估明細(xì)的盈虧數(shù)據(jù)。 年終結(jié)算 年終結(jié)算可以基于月度結(jié)算的數(shù)據(jù)，但這并非必須要這么做。SAP系統(tǒng)為年終結(jié)算提供一系列特定的功能，用于處理相應(yīng)的科目和行項目。以下是對資產(chǎn)負(fù)債表作調(diào)整的重要步驟： 關(guān)閉記帳期間； 對未清項和總帳科目余額進(jìn)行外幣評估； 按付款期限對包括未清項在內(nèi)的客戶和供應(yīng)商列出收付款清單； 確定客戶帳戶中的貸項和供應(yīng)商帳戶中的借項； 對外幣評估、調(diào)整和待攤預(yù)提項記帳； 打印資產(chǎn)負(fù)債表和損益表。 以下是一些實時性的工具，它們可以為最終的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表作準(zhǔn)備： 科目記帳的總金額 未清項余額審計線索 余額結(jié)轉(zhuǎn)其他標(biāo)準(zhǔn)報表如關(guān)于未清項的報表，可以用于分析與監(jiān)測，它們?yōu)楫?dāng)前的會計業(yè)務(wù)與年終結(jié)算建立了聯(lián)系。所有的報表均可以交互式地使用?？値ぶ兄匾脑u估有以下這些： 科目余額表 資產(chǎn)負(fù)債表與損益表 總分類帳 增值稅報表 憑證日記帳 記帳總金額 行項目清單 未清項余額審計線索 總分類帳科目清單由于年度結(jié)算是高度自動化的，因此有關(guān)報表的生成是非?？旖菖c可靠的。 結(jié)算報表 評估的層次 通常一個公司都有其資產(chǎn)負(fù)債表和經(jīng)營組織結(jié)構(gòu)的責(zé)任中心層次，前者是會計法規(guī)的要求，而后者則是內(nèi)部管理的要求。 上述的兩種層次結(jié)構(gòu)是不同的。由于經(jīng)營管理上的需要，與內(nèi)部管理相關(guān)的會計結(jié)構(gòu)通常使用另一種層次結(jié)構(gòu)。 一個有效的報表系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能結(jié)合這兩種層次結(jié)構(gòu)來使用相關(guān)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)一方面可以供資產(chǎn)負(fù)債表和損益表使用，另一方面又可為內(nèi)部核算所用。 這就意味著用戶可以選擇任何部分的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來顯示業(yè)務(wù)部門的狀況，可以對一個跨公司代碼的業(yè)務(wù)部門作相應(yīng)的評估。 報表結(jié)構(gòu) 財務(wù)會計模塊為結(jié)算提供了許多報表，它們使用戶可以直接從記帳數(shù)據(jù)中生成與評估報表，作為總分類帳的一個重要組成部分，資產(chǎn)負(fù)債表和損益表應(yīng)當(dāng)對所有業(yè)務(wù)定義。 資產(chǎn)項與負(fù)債項或者是費(fèi)用項與收入項應(yīng)當(dāng)在報表中分別定義。用戶應(yīng)當(dāng)考慮以下幾個方面： 明細(xì)數(shù)據(jù)的層次和科目的分類 資產(chǎn)負(fù)債表和損益表中的項目與其子項目中科目的指定 文本信息的分配 是否顯示總金額 SAP系統(tǒng)允許用戶使用許多種資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，這種功能使用戶可以對現(xiàn)存的科目按以下考慮的方面來分析與評估： 商務(wù)和稅務(wù)方面的法規(guī) 集團(tuán)公司的要求 經(jīng)營管理的需要 用戶還可以把成本從不同的會計科目表中匯總到一個報表里。系統(tǒng)允許用戶從不同的會計科目表中對公司代碼的科目產(chǎn)生不同類型的報表進(jìn)行分析與處理。 資產(chǎn)負(fù)債表和損益表 用戶可以隨時使用交互方式生成資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，包括分期間、計劃值與實際值對以下數(shù)據(jù)進(jìn)行比較： 不同的科目和記帳憑證的增加值； 通過明細(xì)分類帳查尋有關(guān)的行項目； 詳細(xì)的說明文本； 圖形化的處理； 數(shù)據(jù)評估與分析。 此外，資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的結(jié)構(gòu)還具有以下幾個特點(diǎn)：1. 不同形式的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表可多達(dá)10個層次；2. 不同類型的處理 到報表期間為止的累計值 余額結(jié)轉(zhuǎn)后的期初余額 用戶所選擇的任何期間段的會計數(shù)據(jù)3. 不同類型的價值(計劃值與實際值)，不同期間(當(dāng)年與去年)和不同形式的差異(絕對值、百分比)的比較；4. 多種貨幣。 一個綜合的報表系統(tǒng)確保了對結(jié)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。 財務(wù)會計模塊的結(jié)帳是如何完成的？ 財務(wù)會計模塊對年度的會計數(shù)據(jù)以高度自動化的方式直接作結(jié)算準(zhǔn)備工作。6 財務(wù)會計信息系統(tǒng) SAP的財務(wù)會計信息系統(tǒng)(FIS)是基于SAP的綜合信息倉庫(EIS)的交互式信息系統(tǒng)，它使用戶可以在指定的數(shù)據(jù)參數(shù)的基礎(chǔ)上對相應(yīng)的財會數(shù)據(jù)作評估。財務(wù)會計信息系統(tǒng)對下列領(lǐng)域的經(jīng)營管理提供有效和綜合的支持： 不同幣種的分析 總分類帳科目分析 資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的分析 總帳科目信息系統(tǒng)同資產(chǎn)負(fù)債表與損益表一樣是基于總帳科目的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。其主要報表的類型就是資產(chǎn)負(fù)債表的分析和資產(chǎn)負(fù)債表的主要數(shù)據(jù)的報表。資產(chǎn)負(fù)債表的分析是按資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的層次結(jié)構(gòu)而輸入信息系統(tǒng)中的。系統(tǒng)允許用戶按照實際值和計劃值作多種形式的分析，年度、半年、季度和月度比較均可。用戶也可以生成各種主要數(shù)據(jù)報表，同時參照系統(tǒng)提供的樣本。 用戶可以對所有的組織結(jié)構(gòu)單元(如公司代碼、公司和業(yè)務(wù)部門)和各種會計期間(會計年度與會計期間)進(jìn)行評估。報表既可以用公司代碼的貨幣，也可以用其他平行使用的貨幣如集團(tuán)公司貨幣、硬通貨等。 有了以上手段，用戶可以根據(jù)經(jīng)營或法規(guī)的要求，從業(yè)務(wù)中提取出相應(yīng)的數(shù)據(jù)，同時還可以迅速地通過自定義的路徑找到所需要的信息。 上述的財會信息系統(tǒng)的均有以下功能： 用設(shè)置參數(shù)的方法來自定義、選擇、評估與分析； 用交互方式在屏幕上連接； 與自定義的處理流程與報表相結(jié)合； 用文本、注釋和消息的技術(shù)與所有業(yè)務(wù)流程集成。 SAP的財務(wù)會計模塊是如何支持經(jīng)營管理的？ 一個符合所有經(jīng)營業(yè)務(wù)和會計法規(guī)要求的、詳盡的、交互式的信息系統(tǒng)支持所有的系統(tǒng)功能。7 特別用途的分類帳 對象 如果用戶將其他系統(tǒng)與SAP的財會子系統(tǒng)一起使用，SAP為所有的應(yīng)用模塊提供多種評估方式，包括傳統(tǒng)的科目分析和對財務(wù)會計的結(jié)算報表。它們通常是基于總帳科目和每月的借貸方記帳余額。在成本會計核算中，系統(tǒng)提供的評估功能是基于責(zé)任中心或成本的匯集者(如定單或成本結(jié)算對象)。這些功能也是基于每月的數(shù)據(jù)，包括附加的計算值、待攤和預(yù)提、以及按特定的參數(shù)所作的分配與分?jǐn)偂? 分析 公司上周銷售了多少塑料制品？這些成本發(fā)生在哪一個責(zé)任中心的什么產(chǎn)品組中？ 以上問題都是財務(wù)會計中的總分類帳科目的余額所無法回答的。用戶可以從管理會計模塊中得到這些數(shù)據(jù)。管理會計模塊的一個優(yōu)勢在于用戶可以顯示復(fù)雜的、與成本相關(guān)的數(shù)值和結(jié)算數(shù)據(jù)流。特別用途的分類帳系統(tǒng)向用戶提供一套附加的評估體系，它能讓用戶在傳統(tǒng)的科目基礎(chǔ)上使用公司自定義的帳戶系統(tǒng)。通過對不同應(yīng)用模塊的字段的組合，用戶可以生成與公司特定業(yè)務(wù)相關(guān)的銷售分析報告，這種報告能方便地用于各種目的的評估。 SAP系統(tǒng)允許用戶附加并定義一些在傳統(tǒng)的科目之外的帳戶來方便靈活地對業(yè)務(wù)進(jìn)行評估。 帳戶分配條件與總計格式 帳戶分配 在財務(wù)會計和其他模塊中，所有與科目和附加帳戶的分配相關(guān)的字段都能作為參數(shù)用于總計值的格式和用戶的公司的報表系統(tǒng)。通常報表會有各種要求，它們往往會基于以下指標(biāo)： 時間(年、季、月、周、日)； 類型(科目、成本中心、產(chǎn)品、地區(qū))； 比較方式(實際值、預(yù)算、計劃值、分配值、數(shù)量)； 內(nèi)部與外部的要求(法定的帳簿、合并的財務(wù)報表等)； 特別選定的某些業(yè)務(wù)，例如，所有余額超過100,000本位幣單位的銷售收入科目等。 考慮到以上指標(biāo)，用戶可以同時更新不同的分類帳，可以指定將數(shù)據(jù)從哪些公司代碼或公司傳送到指定的分類帳。 通過使用與特定公司業(yè)務(wù)相關(guān)的帳戶分配可以滿足不同的要求。 貨幣與數(shù)量 匯率 在特別用途的分類帳中，用戶可以同時使用三種貨幣來評估經(jīng)營業(yè)績： 第一種貨幣是交易貨幣，它是處理經(jīng)營業(yè)務(wù)的原始貨幣； 第二種與第三種貨幣由用戶自定義。 用戶可以選擇一種貨幣來滿足經(jīng)營要求，如公司代碼貨幣、集團(tuán)公司貨幣等，這種貨幣始終可以按憑證記帳時適用的匯率來兌換。 數(shù)量 除了能用不同的幣種外，用戶還可以指定相關(guān)業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)量單位。這一功能一般用于對總計數(shù)據(jù)的細(xì)分中。在一些行業(yè)中，一次業(yè)務(wù)交易有時會涉及幾種數(shù)量單位。例如，用戶有時會采購若干噸的貨物，可收到的卻是幾個標(biāo)準(zhǔn)集裝箱，在這種情況下，用戶可以在特別用途的分類帳中產(chǎn)生兩種單位的總計量。 在財務(wù)會計模塊的特別用途分類帳中，SAP系統(tǒng)自動地考慮了跨國公司對貨幣的特殊要求。 靈活定義的會計期間系統(tǒng)可以對每周甚至每天的銷售額進(jìn)行分析，基于業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，系統(tǒng)對各分類帳確定總計額的相關(guān)期間，因此，用戶可將一次業(yè)務(wù)指定到不同分類帳的不同期間里。 記帳期間 一個分類帳可以僅包含用于每周銷售報表的數(shù)據(jù)，然而，相關(guān)的業(yè)務(wù)則可以同時傳送到用于月度資產(chǎn)負(fù)債表的另一個分類帳中。在這種情況下，一個分類帳有52個期間，而另一個則只有12個期間。使用特殊用途的分類帳，用戶可以定義多達(dá)365個記帳期間來保證任何細(xì)節(jié)方面的報表系統(tǒng)。 對記帳期間的靈活定義使會計分析可以在任何數(shù)據(jù)和期間內(nèi)進(jìn)行。 特別用途的分類帳在SAP財務(wù)會計模塊中的特定是什么？ SAP的財務(wù)會計模塊的特別用途分類帳為用戶提供了多種選擇，能使用戶在選擇相關(guān)科目分配、期間和貨幣的基礎(chǔ)上，生成不同的報表供業(yè)務(wù)分析。 集成性 概況 在SAP的特別用途的分類帳中的數(shù)據(jù)更新絕大多數(shù)是來源于在不同的公司代碼中的業(yè)務(wù)處理的輸入。這些數(shù)據(jù)立即或周期性地傳送到特別用途的分類帳中。此外，系統(tǒng)外的數(shù)據(jù)也能透過標(biāo)準(zhǔn)接口傳送到特別用途分類帳中。系統(tǒng)可對相應(yīng)的數(shù)據(jù)在有效性檢驗。 特別用途分類帳中的數(shù)據(jù)是自動地從其他SAP模塊或者非SAP的系統(tǒng)中傳來的。 主數(shù)據(jù) 主數(shù)據(jù)集成 為了確保在系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的一致性，所有傳送到特別用途分類帳的數(shù)據(jù)都徹底地檢驗過，例如，特別用途分類帳用傳送的模塊的主記錄的相關(guān)參數(shù)對有關(guān)項目如科目、成本中心或產(chǎn)品等進(jìn)行帳戶分配，這意味著相關(guān)的字段在傳送的模塊中必須輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)。 在整個系統(tǒng)內(nèi)的主數(shù)據(jù)的集成確保了數(shù)據(jù)的一致性。 來自其他SAPR/3應(yīng)用模塊的數(shù)據(jù)更新 數(shù)據(jù)傳送 用戶可以指定哪些業(yè)務(wù)處理會更新特別用途分類帳的數(shù)據(jù)，比如： 財務(wù)會計模塊的記帳 物料管理模塊的業(yè)務(wù) 訂單結(jié)算 用戶也能用一些特定的方式來確定哪些業(yè)務(wù)處理會更新哪個帳戶。在用戶定義的規(guī)則和字段之間的關(guān)系的組合的基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)可以作有效性檢驗、匯總以及一個或多個分類帳的累計，所定義的分類帳既可以實時，也可以定期地更新。 用戶可以確定對不同的帳本進(jìn)行不同方式和時間的更新。 直接輸入數(shù)據(jù) 輸入數(shù)據(jù) 當(dāng)用戶使用多個SAPR/3的模塊時，特別用途分類帳得到的絕大多數(shù)數(shù)據(jù)是從其他模塊自動傳輸來的，但偶爾用戶也要直接輸入一些數(shù)據(jù)，例如一些統(tǒng)計性的信息等。系統(tǒng)為數(shù)據(jù)的直接輸入提供了一個特定的功能，數(shù)據(jù)可以作為特別用途分類帳專用的憑證形式直接輸入。運(yùn)用適當(dāng)?shù)膮?shù)，用戶可顯示這些特定的憑證。 類似統(tǒng)計性的調(diào)整項數(shù)據(jù)可以直接輸入到特別用途分類帳中并且自動地累計。 從非SAP的系統(tǒng)來的數(shù)據(jù) 非SAP系統(tǒng) 特別用途分類帳為非SAP的系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳送提供了一個標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，當(dāng)用戶想要把SAP系統(tǒng)與非SAP的系統(tǒng)結(jié)合使用時，或者用戶想單獨(dú)使用特別用途分類帳時，特別用途分類帳就必須使用外部數(shù)據(jù)。在銀行業(yè)或保險業(yè)，特別用途分類帳往往被單獨(dú)地使用。 用戶可以在特別用途分類帳中將內(nèi)部和外部數(shù)據(jù)結(jié)合使用。 與其他SAP模塊的協(xié)調(diào)一致 協(xié)調(diào) 在特別用途分類帳中，用戶可以用指定的方式來確定哪些業(yè)務(wù)處理會影響哪些帳戶，因此，用戶需要能確保數(shù)據(jù)的一致