【文章內(nèi)容簡介】 成本。8．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？p234答：（1）不要時區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時機(jī)，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時間長，要預(yù)先約好時間。（2）不要弄錯報(bào)告對象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？p237—238答：讓對方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。10．單位印章主要有哪些？p244—245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？p245—247答：(1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章,是哪一級的公章,須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。11．按照2000年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p255答：(1)命令(令)；(2)決定；(3)公告 。通告；(4)通知 、通報(bào)；(5)議案；(6)報(bào)告；(7)請示；(8)批復(fù) :意見；(9)函；(1 0)會議紀(jì)要。12．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請寫出這些項(xiàng)目。P255—256答：(1)版頭,發(fā)文字號,印刷順序號；(2)密級,緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；4)公文標(biāo)題；5)主送機(jī)關(guān)；6)正文,附件；(7)發(fā)文機(jī)關(guān),成文日期,機(jī)關(guān)印章；8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說明。13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。P259—263答：(1)擬稿. 是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程(2)(3),簽字發(fā)出(4),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(5),復(fù)印或排版印制.(6)校對,指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章.(8)登記，一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找。(9):進(jìn)行分裝和發(fā)送.14．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？p265—267答：(1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷,稱為立卷特征；(2)按問題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個特征立卷時,需要運(yùn)用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。1文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是？答：進(jìn)言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。它不同于工作上發(fā)生疑難或處理權(quán)限問題而提出的請示，也有別于例行工作制度所規(guī)定的報(bào)告，或應(yīng)上級要求而作的匯報(bào)。進(jìn)言具有以下作用：①.參謀作用，主動向上司提出意見、建議。②.補(bǔ)缺作用，上司在工作難免有疏忽，文員看到及時提出拾遺。③.增進(jìn)關(guān)系作用，文員適當(dāng)?shù)倪M(jìn)言，形成與上司經(jīng)常、非正式的思想交流，有利益建立上下級關(guān)系。進(jìn)言要求：①.適事，反復(fù)思考確實(shí)認(rèn)為合理的事；②.適時考慮時機(jī)，重要的事、緊急的事應(yīng)立即進(jìn)言。一般的事要看上司空閑，心情好進(jìn)言；③.適地，要看場合；④.適度，要注意掌握分寸。1來信受理的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求什么？答：(1).受理的范圍是：國家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件；(2).及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙?jiān)谇?、信封在后，要一并裝訂；(3).認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料；(4).逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦；(5).認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦；(6).及時復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。1文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：文秘人員所作的報(bào)告就是把上司所指示工作的結(jié)果，在上司所期望的期限以前提供給上司。通常，報(bào)告是以口頭或文書表示，這里要談?wù)摰氖强陬^報(bào)告說明。(1).不要失去報(bào)告的適當(dāng)時機(jī)。報(bào)告時機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報(bào)告。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間；(2).不要弄錯報(bào)告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告；(3).報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個，一是……；(4).一定要簡短、扼要、流暢；(5).如報(bào)告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6).如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對方，對方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。答：①.擬稿。是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。②.核稿。是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查核核實(shí)。③.簽發(fā)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。④編號。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由秘書統(tǒng)一編排發(fā)文字號。⑤.繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行譽(yù)清、復(fù)印、或排版印制。⑥.校對。指文件的譽(yù)寫稿，打印稿或清樣按定稿校對校正。⑦.用印。是指在完成文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。⑧.登記。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找。⑨分發(fā)。對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。1公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請寫出這些項(xiàng)目。答：公文的完全格式包括18項(xiàng)：①.版頭，②.發(fā)文字號，③.印刷順序序號，④.密級，⑸.緊急程度，⑥.簽發(fā)人姓名，⑦.公文標(biāo)題，⑧.主送機(jī)關(guān)，⑨.正文，⑩.附件，⑾.發(fā)文機(jī)關(guān)，⑿.成文日期，⒀.機(jī)關(guān)印章，⒁.注釋，⒂.閱讀，⒃.主題詞，⒄.抄送單位，⒅.印發(fā)說明。文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？答：會議記錄事項(xiàng)如下：①.會議名稱；②.會議記錄人的姓名、蓋章；③時間（開始和結(jié)束時間）；④會議地點(diǎn)；⑤.議題；⑥.主持人、主席；⑦.出席者名單；⑧.會議經(jīng)過情形及結(jié)論；⑨.相關(guān)資料；⑩.下次會議預(yù)定日期。2辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：說服是讓對方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺。因此，進(jìn)行說服時，最好要符合對方的利益觀點(diǎn)，向?qū)Ψ绞疽?。爭取主動與你合作。其實(shí)，最理想的方法是經(jīng)由態(tài)度和行動去感動或影響別人，但因這種做法要花費(fèi)很多時間，很不容易，所以，通常也只應(yīng)用語言和態(tài)度而產(chǎn)生合理的說服力打動別人。說服的要領(lǐng)：①.清楚地知道在所說的事項(xiàng)中最想說什么。②.要具體了解對方的立場和意向。③.以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。2單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定答：(1).單位印章、套印章；(2).鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章認(rèn)；(3).刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；(4).另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；(5).公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；(6).加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；(7).將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；(8).加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；(9).凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。四、設(shè)計(jì)題、1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?(P13)電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄。電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個接待方案？(P121)(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓；(3)制訂計(jì)劃；4)預(yù)訂食宿；5)迎接來賓；6)商議日程；7)安排會談；8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？(P123)(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結(jié)束的預(yù)定時刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號會議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖)；(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。4．文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？(P145)答：文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)該先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下，做一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點(diǎn)，條理清楚，重點(diǎn)突出。會議上始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和愉快熱忱的表情，用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的響亮聲調(diào)說話，并控制發(fā)言的時間，必要時可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意，也可以在某些時候作一停留，以給聽眾思考的余地。5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會？(P150)(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨(dú)立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；3)座談會上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；6)座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長可短；(7)會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點(diǎn),邊吃邊談,可使氣氛輕松。6．某個下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？(P134)(1)要替搭車回去的人安排車子(2)在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領(lǐng),冒領(lǐng)(3)有留話時,切記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會場有無物品遺漏(5)要為參加會議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動,必須還原。洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進(jìn)會場的資料和會議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。制作會議記錄并分發(fā)；如有必要，應(yīng)寄答謝卡給出席者，應(yīng)立即制作、發(fā)送。將議事錄和開會的各項(xiàng)資料分發(fā)給會議缺席者；會議有關(guān)文件的整理和保管。7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請計(jì)算會議的成本。(P161)(1)會議成本=23[(G+S)T]n+后勤開支=6(G+S)Tn+后勤開支(2)G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400247。30247。8)(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600247。30247。8)(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+1050)(7)會議成本一6(10+2．5)550+800=18750一800=19550(元)8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用(2)回到公司上班后,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)