【文章內(nèi)容簡介】 東方紙業(yè)有限公司存貨相關(guān)資料的學(xué)習(xí)與研究，發(fā)現(xiàn)一些存在的問題。 內(nèi)部控制環(huán)境不足內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，內(nèi)部控制環(huán)境的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的其他內(nèi)部控制環(huán)節(jié)實(shí)施的好壞經(jīng)過對東方紙業(yè)內(nèi)部控制的了解發(fā)現(xiàn)其對內(nèi)部控制環(huán)境有如下問題?？偨?jīng)理市場部生產(chǎn)部財(cái)務(wù)部企劃部技術(shù)部副經(jīng)理副經(jīng)理后勤部采購保管圖31 企業(yè)結(jié)構(gòu)圖 企業(yè)有一定的修訂成文的內(nèi)部控制度，由于企業(yè)管理層對內(nèi)部控制認(rèn)識(shí)不足，對其的不重視，使得內(nèi)部控制制度得不到應(yīng)有的遵守，內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)。企業(yè)的各組織機(jī)構(gòu)，各部門之間缺乏了解，該企業(yè)重視同部門縱向之間的交流聯(lián)系，對上下級(jí)之間的權(quán)利與義務(wù)較明確，而對公司的整體缺乏了解，特別是同級(jí)別各部門之間的聯(lián)系交流缺乏，例如圖31中的存貨保管部門和生產(chǎn)部門之間聯(lián)系較少。市場部門與生產(chǎn)、采購部門的交流較少，僅在生產(chǎn)用料時(shí)進(jìn)行溝通，這樣很容易導(dǎo)致公司的信息溝通不靈敏，使各部門之間的協(xié)調(diào)性變差，不能更好的進(jìn)行經(jīng)濟(jì)發(fā)展。 東方紙業(yè)是屬于中小型企業(yè)，公司為了節(jié)約資源，提高員工利用效率，出現(xiàn)一人多職現(xiàn)象，使得崗位分工不合理，職責(zé)不明確，特別是在重要的崗位上運(yùn)用“內(nèi)部人”并對“內(nèi)部人”缺乏科學(xué)有效的管理，沒有形成相互制衡的內(nèi)部控制關(guān)系[5]。中小企業(yè)由于企業(yè)自身存在的原因，企業(yè)親戚關(guān)系較嚴(yán)重，使得企業(yè)產(chǎn)生許多“內(nèi)部人”使得公司的審批、監(jiān)督產(chǎn)生漏洞，危害了公司的利益與發(fā)展。東方紙業(yè)對其內(nèi)部控制的目標(biāo)還不是很明確。領(lǐng)導(dǎo)層、治理層對公司的內(nèi)控目標(biāo)局限為公司帶來的經(jīng)濟(jì)利益方面，而沒有深入到各部門，各生產(chǎn)階段的內(nèi)控目標(biāo)。企業(yè)的管理人員對財(cái)務(wù)部門的定位不明確，僅把其當(dāng)成付款收款員，使財(cái)務(wù)監(jiān)督控制流于形式。給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)上的損失。　　 東方紙業(yè)對日常的管理較混亂，對會(huì)計(jì)的記賬方式，憑證的填制、保管，票據(jù)粘貼沒有具體明確的規(guī)定，日常工作不及時(shí)。缺乏良好的道德標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)的管理層注重員工為企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益，而缺乏對員工工作素質(zhì)的提高培訓(xùn)計(jì)劃，使企業(yè)不能接受新知識(shí)、新思想缺乏發(fā)展的后勁。喪失發(fā)展機(jī)遇。 存貨內(nèi)部控制制度不完善采購部門采購員填制入庫單部門領(lǐng)導(dǎo)審批合同采購部門發(fā)出采購單合同采購單采購單合同供貨方合同入庫單驗(yàn)收并辦理入庫手續(xù)會(huì)計(jì)人員登記賬簿入庫單驗(yàn)收單記賬憑證采購單賬務(wù)處理程序BBAA采購部門填制采購單采購部門簽訂合同圖32采購入庫流程簡圖由前文我們知道存貨內(nèi)部控制是內(nèi)部控制制度的重要組成部分，佳木斯東方紙業(yè)是以加工紙制品、辦公用紙為主的企業(yè)，為了確保正常的經(jīng)營活動(dòng)的進(jìn)行，存有一定的存貨量。企業(yè)為保證存貨的安全、完整，不丟不漏制定了一系列存貨內(nèi)部控制制度，但許多內(nèi)容原則性強(qiáng)，缺少關(guān)鍵控制點(diǎn)，可操作性較差，操作起來有一定的困難性。 如圖32所示東方紙業(yè)在填制采購單時(shí)不是先由使用部門填制需求單，然后審批需求單再填制采購單，而是由采購人員按照以前年度的用料變化和以往的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行填制、采購。采購部門對存貨的現(xiàn)狀了解不清，由于害怕影響企業(yè)的經(jīng)營，而進(jìn)行盲目的采購。在采購的同時(shí)沒有很好的調(diào)查市場，對市場進(jìn)行評(píng)估，而是缺少采購計(jì)劃，對采購的價(jià)格、質(zhì)量等審批比較松懈，這樣很容易產(chǎn)生低質(zhì)量、高價(jià)格的材料，從而給企業(yè)造成信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)上的損失。 在驗(yàn)收入庫方面，東方紙業(yè)存的采購入庫流程圖中寫到驗(yàn)收并辦理入庫手續(xù)，但問題在于該企業(yè)把材料的采購與驗(yàn)收由同一人擔(dān)任，對入庫的材料的驗(yàn)收不嚴(yán)格。該企業(yè)為加強(qiáng)員工的利用率，節(jié)省企業(yè)的開資，出現(xiàn)了一人擔(dān)任多職的現(xiàn)象，這一規(guī)定在內(nèi)控制度中得到允許的，但該企業(yè)把同一個(gè)人既設(shè)為采購人員又設(shè)為材料驗(yàn)收員，這就違背了內(nèi)控制度的不相容職務(wù)分離的原則。領(lǐng)用單領(lǐng)用部門填制領(lǐng)用單領(lǐng)用部門保管部門辦理領(lǐng)用手續(xù)明細(xì)賬會(huì)計(jì)人員登記賬簿領(lǐng)用單賬務(wù)處理程序會(huì)計(jì)人員編制材料匯總表匯總表、領(lǐng)用單財(cái)務(wù)部門領(lǐng)用單AA圖33領(lǐng)用流程簡圖 圖33為佳木斯東方紙業(yè)的材料領(lǐng)用的流程的簡圖，從圖33我們可以看出東方紙業(yè)有限公司在領(lǐng)用材料時(shí)應(yīng)用了領(lǐng)料單，對材料的領(lǐng)用的數(shù)量、品類都有相應(yīng)的規(guī)定，對領(lǐng)料的多少也有相應(yīng)的限制。但在填制領(lǐng)用單后沒有對領(lǐng)用單進(jìn)行嚴(yán)密的審核，僅僅是在領(lǐng)用單上進(jìn)行了限制，這很容易產(chǎn)生領(lǐng)用人員多領(lǐng)、亂領(lǐng)的現(xiàn)象。而且領(lǐng)用進(jìn)行賬簿登記后領(lǐng)用部門沒有自己留存一份。這有可能使領(lǐng)用部門沒有依據(jù)，使公司不能很好的核對、管理材料的領(lǐng)用、發(fā)出。而且公司在對材料領(lǐng)用后的管理，材料的利用率缺少相應(yīng)的追蹤管理，對廢棄的材料不加以管理，讓員工自行處理。在銷售方面該企業(yè)對銷售計(jì)劃缺少合理的規(guī)劃，銷售部門與生產(chǎn)部門交流、聯(lián)系不緊密缺乏有效的信息溝通，使得存貨積壓或不足的現(xiàn)象產(chǎn)生。 佳木斯東方紙業(yè)在存貨內(nèi)部控制制度里提到了對存貨的管理，但對存貨日常管理的規(guī)定較少，只是說明了存貨日常需要進(jìn)行管理，定期的進(jìn)行檢查。但沒有明確的規(guī)定對存貨檢查的間隔時(shí)間，以什么方式檢查。該公司是以省產(chǎn)辦公用紙為主的企業(yè)，公司的存貨全部為紙制品。不定期的檢查、管理，很容易使存貨變壞、變質(zhì)，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利潤。 存貨內(nèi)控缺少定期稽核制度存貨稽核是通過有關(guān)會(huì)計(jì)人員對實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，然后對照存貨的總賬、明細(xì)賬來確定賬實(shí)是否相符。如果相符則沒有問題，如果賬實(shí)不相符則找出原因，追究責(zé)任。而佳木斯東方紙業(yè)在存貨稽核方面缺少相關(guān)的制度。會(huì)計(jì)部門只記主要的錄了存貨的總賬，對明細(xì)賬不重視而使存貨的明細(xì)混亂不清。存貨的保管驗(yàn)收為統(tǒng)一人，存貨進(jìn)出也是由其上報(bào)，沒有統(tǒng)一的管理，存貨賬目不完整。而且財(cái)務(wù)部門通常不參與存貨的盤點(diǎn)工作這使得存貨的賬目與實(shí)物是否相符無法確定，給有心人士創(chuàng)造了有理?xiàng)l件，更危害了公司的利益。 存貨控制的應(yīng)用范圍較窄設(shè)置存貨內(nèi)部控制的目的就為了給公司的管理者和決策者強(qiáng)有力的管理和決策的支持，使企業(yè)能夠達(dá)到運(yùn)營目標(biāo)。而佳木斯東方紙業(yè)在目前實(shí)際情況來看，由于管理者對存貨管理的意識(shí)較弱，要求不高，并沒有很好的應(yīng)用存貨的內(nèi)部控制。其存貨內(nèi)部控制系統(tǒng)僅僅局限于對存貨的保存、完整，和存貨信息的錄入、修改、查詢、打印等信息簡單的處理方面。僅停留在存貨的數(shù)據(jù)管理層面，被簡單的理解為存貨的儲(chǔ)存管理。這使得企業(yè)對存貨信息掌握不準(zhǔn)確。存貨管理層次上不去，企業(yè)存貨得不到優(yōu)化，資金不能及時(shí)變現(xiàn)，增大了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。 存貨內(nèi)控力度弱有些中小企業(yè)未建立存貨內(nèi)部控制制度，往往以經(jīng)驗(yàn)來代替。佳木斯東方紙業(yè)雖然建立了存貨內(nèi)部控制制度，但由于企業(yè)的管理這對內(nèi)控的不重視使得存貨內(nèi)控制度得不到實(shí)施和完善。東方紙業(yè)存貨內(nèi)部控制力度弱主要體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面。 該企業(yè)對存貨內(nèi)部控制的觀念較淡薄，有相關(guān)的存貨內(nèi)部控制規(guī)定，但企業(yè)還習(xí)慣于按照傳統(tǒng)觀念和經(jīng)驗(yàn)辦事。使得存貨內(nèi)部控制只是達(dá)到存貨基本信息的控制，得不到具體的落實(shí) 存貨內(nèi)部控制制度在有些方面會(huì)觸及到一些人員的利益。在存貨內(nèi)部控制與其利益相抵觸時(shí)，因?yàn)槔娴尿?qū)使，使本來就不是很完善的內(nèi)部控制制度執(zhí)行起來更加困難，這就使企業(yè)的存貨內(nèi)部控制制度成為了真正的一紙空文。 在東方紙業(yè)的實(shí)踐過程中存貨內(nèi)部控制流程的銜接不是很理想。例如存貨的存儲(chǔ)與銷售環(huán)節(jié)，由于企業(yè)各部門之間的聯(lián)系不是很緊密，使得兩個(gè)部門之間對彼此的情況不了解，產(chǎn)生存貨積壓或斷貨的情況。 公司存貨內(nèi)控問題的原因分析 存貨是企業(yè)的血脈，適當(dāng)?shù)拇尕浻欣谄髽I(yè)日常的經(jīng)營活動(dòng)的進(jìn)行。東方紙業(yè)的管理者認(rèn)為存貨是企業(yè)的資產(chǎn)，是企業(yè)財(cái)富的標(biāo)志，只有在有充足的存貨時(shí)才可以使企業(yè)在向前發(fā)展的過程中不落于人后。這就造成了企業(yè)擁有過多的存貨。但是企業(yè)管理者沒有考慮到自身產(chǎn)品的特點(diǎn)，紙制品或辦公用紙對存儲(chǔ)的環(huán)境要求很高，不適當(dāng)?shù)沫h(huán)境和通風(fēng)系統(tǒng)會(huì)使東方紙業(yè)的存貨變成廢紙，失去原有價(jià)值。而且存貨過多會(huì)給企業(yè)造成大量資金的積壓，存貨成本增加，產(chǎn)生資金周轉(zhuǎn)不良現(xiàn)象等現(xiàn)象的發(fā)生，會(huì)給企業(yè)帶來危害，例如在支付工資、貨款時(shí)流動(dòng)資金不足。這樣資產(chǎn)很容易變成負(fù)債。從存貨的性質(zhì)上來看存貨確實(shí)是資產(chǎn)而不是負(fù)債。但企業(yè)大量的囤積存貨會(huì)使企業(yè)的流動(dòng)資金減少，存儲(chǔ)成本增加，大量的存貨不能變現(xiàn)，從而增加了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)這是存貨就變成了另一種性質(zhì)的負(fù)債。 例如該企業(yè)的庫存管理沒有什么技術(shù)手段倉庫的管理除了記載存貨的收發(fā)、存貨的數(shù)量、種類和價(jià)格外其他如質(zhì)量、進(jìn)貨渠道等基本信息資料很不健全。東方紙業(yè)雖然使用了電腦軟件進(jìn)行對存貨的管理，與手工記錄相比減少了管理錯(cuò)誤。但存貨的管理模式不夠健全、成熟，沒有準(zhǔn)確、完善的存貨管理模式。員工只有借鑒原有的模式，這就使得存貨管理觀念陳舊、模式的不到創(chuàng)新與完善。 我國內(nèi)部控制制度的實(shí)施的時(shí)間比較短，對內(nèi)部控制制度的規(guī)定還不是很完善。使得企業(yè)對存貨內(nèi)部控制方面的了解不是很深，沒有明確深入的了解到存貨內(nèi)部控制對企業(yè)的影響。東方紙業(yè)只是空有存貨內(nèi)部控制制度之殼，而缺存貨內(nèi)部控制制度之實(shí)。第4章 導(dǎo)致的后果及對存貨內(nèi)控的建議 存貨內(nèi)控不健全導(dǎo)致的后果存貨內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，也是確保存貨安全、完整的最基本的保證。佳木斯東方紙業(yè)存貨內(nèi)部控制的不健全有可能使企業(yè)產(chǎn)生一下幾個(gè)問題。 由于公司對存貨的內(nèi)部控制機(jī)制不健全,因此存貨易產(chǎn)生一些問題，公司因?yàn)閷υ牧霞俺善啡霂旌蟮膬?chǔ)存保管不嚴(yán)密，材料采購驗(yàn)收或加工后的成品入庫后存儲(chǔ)部門并沒有按照材料質(zhì)量的好壞、等級(jí)和儲(chǔ)存的條件來分別儲(chǔ)存，而是把各種質(zhì)量的材料、產(chǎn)品混合在一起堆放，這樣材料有毀壞或破損也不會(huì)很容易被發(fā)現(xiàn)，當(dāng)生產(chǎn)部門領(lǐng)用或?qū)ν怃N售時(shí)發(fā)現(xiàn)毀壞的不能用的材料，就產(chǎn)生了存貨的浪費(fèi)。例如2009年7月份生產(chǎn)的辦公用紙，由于連續(xù)的陰雨天氣、保管員的看管不當(dāng)，使辦公用紙發(fā)霉、變質(zhì)，造成了10%的存貨不能銷售，使得存貨的損壞率增加，成本增加。還有就是生產(chǎn)部門使用材料后剩余的材料往往會(huì)隨意存放在任意角落，或隨意丟棄、處置，而不是回收再利用，這是一種對材料的浪費(fèi)，而且由于東方紙業(yè)的存貨是一種易燃的材料，如果殘料處理不當(dāng)很容易產(chǎn)生火災(zāi)，這樣不僅給企業(yè)帶來浪費(fèi)還有可能危害公司和員工的安全。佳木斯東方紙業(yè)曾經(jīng)在2006年時(shí)因?yàn)樯a(chǎn)完后隨意處置廢棄物料，員工不慎而引起了火災(zāi)，雖然由于發(fā)現(xiàn)及時(shí)而被撲滅，公司雖并未受到極大的損失。但險(xiǎn)些導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)和人員的浪費(fèi)和損失，這些應(yīng)該讓我們吸取教訓(xùn)，以免發(fā)生后悔的事情。另一種情況就是在需要一種材料時(shí)并沒了解材料的庫存情況，盲目的再購進(jìn)一批材料?；驔]有進(jìn)過準(zhǔn)確的計(jì)算而盲目的進(jìn)購材料，最后發(fā)現(xiàn)材料購置過多，例如佳木斯東方紙業(yè)在2010年為佳木斯市育人美術(shù)學(xué)校生產(chǎn)的素描用紙和水彩紙等美術(shù)用紙，但由于生產(chǎn)原料的管理、擺放不規(guī)律，沒有擺放在原料倉庫而是擺在了生產(chǎn)車間的廢棄屋子內(nèi)從而被遺忘，使得公司重新采購原材料，浪費(fèi)了公司的人力、物力和時(shí)間，使得公司不能按時(shí)交付成品。這樣一方面提高了美術(shù)用紙的制造時(shí)間及成本并使公司的信譽(yù)收到損傷。另一方面就導(dǎo)致庫存過度，存貨積壓嚴(yán)重，占用資金過多。且存貨保管需要保管費(fèi)用，從而提高了產(chǎn)品的成本。流動(dòng)資金的占用，材料利用不當(dāng)都會(huì)影響該企業(yè)資源的合理配置和正常的經(jīng)營活動(dòng)。 存貨管理不當(dāng)，為企業(yè)員工提供了占用企業(yè)的資源的可能性。佳木斯東方紙業(yè)由于對存貨的看管不嚴(yán)，加大了企業(yè)員工犯錯(cuò)誤的可能性。該企業(yè)是生產(chǎn)辦公用紙的企業(yè)，個(gè)別員工由于公司規(guī)章制度不嚴(yán)密，監(jiān)管不力而私自用公司產(chǎn)品，更甚者私自以極低的價(jià)格出賣公司產(chǎn)品。這給公司帶來了很壞的影響，也容易因個(gè)別員工的問題而帶動(dòng)其他員工。從而危害了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。表41 20092011年存貨占總資產(chǎn)比重年份2009年2010年2011年存貨占總資產(chǎn)比重18%16%15%表42 20092011年原材料占存貨比重年份2009年2010年2011年原材料占存貨比重40%45%43% 如表41為2009年度2011年度三年的存貨占總資產(chǎn)的比重。在2009年存貨占總資產(chǎn)比重18%，2010年存貨占總資產(chǎn)比重16%，2011年存貨占總資產(chǎn)