【文章內(nèi)容簡介】 理質(zhì)量、資產(chǎn)管理的責(zé)任主體是政府采購代理代理中心，它作為非法人經(jīng)濟(jì)實(shí)體運(yùn)作。不同的職能有不同的要求，根據(jù)這些要求劃分出了業(yè)務(wù)科、品質(zhì)技術(shù)科、基地管理科、儲運(yùn)科、綜合技術(shù)科、財務(wù)科、辦公室。公司物資供應(yīng)部門全權(quán)負(fù)責(zé)公司物資政府采購代理的歸口管理，通過統(tǒng)一政府采購代理公司《集中政府采購代理物資目錄》中規(guī)定的物資，集中政府采購代理物資以外的其他物資由公司中心自行政府采購代理的“兩級兩類”的原料外物資管理模式。針對審議物資年度政府采購代理計劃并審批物資政府采購代理實(shí)施方案，公司專門設(shè)立了物資政府采購代理代理管理委員會負(fù)責(zé)。A公司對以下業(yè)務(wù)流程：原材料政府采購代理的策劃、交界工商項目、三級檢驗(yàn)、精細(xì)挑選、委托別人加工、調(diào)撥和倉儲管理較早使用了物資管理信息系統(tǒng)進(jìn)行管理。并且推廣應(yīng)用到各個分廠，經(jīng)過長時間考察、調(diào)試，效果極其顯著，為公司帶來更高的效益。對集中政府采購代理物資，物資供應(yīng)部通過積極推行公司級的物資管理系統(tǒng)來管理。這個過程分為一期和二期兩步，一期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了在計劃、合同和政府采購代理上的管理，同時使商務(wù)平臺電子化。二期預(yù)計將實(shí)現(xiàn)的效果是管理更全面，庫存、價格、供應(yīng)商、質(zhì)量和運(yùn)輸管理都要實(shí)現(xiàn)。這使得信息質(zhì)量更加可靠。其原因是該公司統(tǒng)一推行了財務(wù)核算軟件。A公司按照國家加快政府采購代理代理行業(yè)信息化的建設(shè)要求，正著力于財務(wù)信息化建設(shè)。并且實(shí)現(xiàn)了財務(wù)系統(tǒng)與部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，使得會計核算走在了全國的前列，核算效率也得到提升。 A公司的政府采購代理業(yè)務(wù)存在的問題分析關(guān)于A公司的政府采購代理代理現(xiàn)狀，在上一節(jié)中已經(jīng)進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。公司業(yè)務(wù)流程的基本環(huán)節(jié)已經(jīng)有了系統(tǒng)的制度管理，并且在管理上取得顯著的效果。信息系統(tǒng)的應(yīng)用使得政府采購代理代理的效率進(jìn)一步加快。雖然公司的效益非常顯著，但是還存在一些問題，需要引起重視并進(jìn)行改進(jìn)。以下部分是根據(jù)財政部門頒布的相關(guān)規(guī)范指導(dǎo)，并以A公司的政府采購代理業(yè)務(wù)基本理論及其政府采購代理代理的特殊性為基點(diǎn)，從A公司的政府代理業(yè)務(wù)五要素角度出發(fā)，對該公司政府采購代理代理存在的主要問題進(jìn)行詳細(xì)的分析。A公司是國有企業(yè)的全資子公司，沒有設(shè)立股東會和監(jiān)事會。其法人治理結(jié)構(gòu)比較簡單。但是其中存在很大隱患，部門間不能實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督，而且出現(xiàn)了部分人壟斷管理的現(xiàn)象。公司董事會成員比較少，總共有7人，其中1人經(jīng)過公司職工代表大會選舉產(chǎn)生，總公司聘任后擔(dān)任職工代表。剩余的6人一半由總公司委派，另一半由公司的經(jīng)理擔(dān)任?？偣鞠蚱湮?名董事會成員，在這3人選取一人擔(dān)任子公司董事長并對總公司負(fù)責(zé)，同時他可以在其他子公司中兼職。同級任職的情況較為嚴(yán)重，公司董事會和經(jīng)理層3分之2的成員都有這種情況。這使得董事會內(nèi)部制衡性大大降低，總公司授權(quán)的董事會，除可以行使公司的部分職權(quán)外，還可以以經(jīng)營者的身份行使經(jīng)營管理的職能，造成職能交叉，同時公司總經(jīng)理、董事、黨組書、公司的法人代表都由一人任職，董事會對經(jīng)理層的監(jiān)督很難完成。雖然公司按照國家規(guī)定設(shè)置了投資委員會、預(yù)算委員會、薪酬委員會等，但也沒有改變?nèi)蚊馇闆r。經(jīng)理層有總經(jīng)理 1 人、副總經(jīng)理 4 人，總工程師、總會計師和紀(jì)檢組長各 1 人，都由公司任免上任，也沒有避免相互監(jiān)督困難的問題。并且公司的治理結(jié)構(gòu)還尚未成熟，存在諸多問題，公司對政府采購代理代理問題不能達(dá)到全員控制的目的，甚至可能出現(xiàn)個人壟斷的現(xiàn)象。由此可見公司的法人治理存在很多隱患，需要公司解決。目前，由于A公司政府采購代理業(yè)務(wù)員幾乎都是長期駐派在固定的物資片區(qū)，所以公司還未實(shí)行物資政府采購代理業(yè)務(wù)員崗位輪換制度。并且實(shí)行重點(diǎn)政府采購代理崗位輪換制度可以對物資政府采購代理業(yè)務(wù)員進(jìn)行監(jiān)督。但是目前作為原料政府采購代理中心的核心人員的物資政府采購代理業(yè)務(wù)員，都在各個物資產(chǎn)區(qū)的最前沿，公司有沒有建立定期的輪崗制度，很難對其進(jìn)行管理監(jiān)督，會使政府采購代理業(yè)務(wù)員弄虛作假的機(jī)會增加。A公司的信息技術(shù)中心不僅要完成自己的本職工作，還要負(fù)責(zé)公司本部的信息設(shè)備、耗材的歸口管理。因?yàn)楣靖鶕?jù)購買不可保存物資的種類確定歸口管理部門，使得后勤服務(wù)人員的流動性差，根據(jù)對A公司員工的走訪調(diào)查，發(fā)現(xiàn)部分員工沒有責(zé)任感，只注重自己的利益，還是懷有舊的思想，“吃大鍋飯”、“平均主義”思想特別嚴(yán)重。由于公司員工的崗位比較固定，使得員工安逸感慎強(qiáng)，不再主動學(xué)習(xí)新的知識、新的技能，思維方式也沒有大的改變，不能根據(jù)社會的需要進(jìn)行進(jìn)步，停留在以往的計劃經(jīng)濟(jì)階段，缺乏創(chuàng)造意識和競爭精神。此外公司沒有完整的獎懲制度。自己的工作效益有自己的收入不能畫等號，公司沒有做到按勞分配的制度，各崗位的工資收入都在同一層面上，降低了人才的積極性和創(chuàng)造性，沒有優(yōu)化配置各類型人才。并且公司沒有違反規(guī)定的懲處制度，不能約束員工的行為。在聘用員工的時候，走后門、拉關(guān)系的現(xiàn)象極其嚴(yán)重，使得有些崗位不能不能得到相應(yīng)的人才勝任，并且好多優(yōu)秀的人才不能跨入公司的大門，被拒之門外。公司重新組建后，整合物資的政府采購代理業(yè)務(wù)為公司集中政府采購代理、統(tǒng)一分配。整合后使來自不同部門的人員在同一部門工作，并且員工的文化水平，工作方式也不同，政府采購代理人員素質(zhì)不再同一水平線上，造成員工的工作積極性得不到提高。A公司某方面的人才稀少，而且沒有專業(yè)的完整的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。例如物資政府采購代理的專業(yè)性比較強(qiáng)，通過專業(yè)的知識和工作能力，依據(jù)物資的外觀質(zhì)量，劃分等級是對政府采購代理人員的要求。這種專業(yè)政府采購代理人員很少，又不能得到好的專業(yè)培訓(xùn)，政府采購代理代理人員的素質(zhì)不能的到提升，嚴(yán)重影響公司的效益。企業(yè)員工在M公司的政府采購代理業(yè)務(wù)中是最活躍的因素。M公司的政府采購代理業(yè)務(wù)的運(yùn)作及其的實(shí)施效果直接取決于企業(yè)員工素質(zhì)的高低。政府采購代理代理行業(yè)因?yàn)槭艿絿艺叩膬?yōu)惠，使得企業(yè)員工的福利好、工資好、壓力小，而且行業(yè)情況的監(jiān)督，企業(yè)情況運(yùn)作取得了不錯的效果。、缺乏信念，對企業(yè)當(dāng)前發(fā)展形勢認(rèn)識不夠。由于企業(yè)相關(guān)部門員工不考慮長遠(yuǎn)利益，只看眼前利益，使得M公司的政府采購代理業(yè)務(wù)發(fā)展的不樂觀。其員工在工作中憂患意識不強(qiáng)，沒有競爭的危機(jī)感，沒有長遠(yuǎn)的發(fā)展思路，嚴(yán)重缺乏集體主義觀念和自己的主人翁意識。，大部分人員文化知識功底不深，知識結(jié)構(gòu)單一簡單，在工作中只能應(yīng)對簡單的基本問題。此外，企業(yè)中員工不能與時俱進(jìn)的更新自己的知識和解決工作中問題的能力，只會滿足于現(xiàn)有的情況，沒有考慮進(jìn)一步的充實(shí)自己。對于這樣的情況，企業(yè)應(yīng)該不時地對員工進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)其自身解決企業(yè)現(xiàn)有問題的能力。政府采購代理除物資以外的，其他用于生產(chǎn)經(jīng)營性的資源是公司物資政府采購代理。通過是否能長保存制品生產(chǎn)加工這一原則又可分為可保存的和不可保存的物資，其他的物資政府采購代理都采用市場政府采購代理的模式。除了專賣的物資受國家的計劃管理外，公司的物資政府采購代理和付款都不受國家的計劃管理。M公司的政府采購代理業(yè)務(wù)在執(zhí)行中主要存在以下的問題：。因?yàn)楦鞑块T之間的聯(lián)系比較松散，所以企業(yè)即使在政府采購代理代理中做了相應(yīng)的修繕管理也不能形成一個合理的系統(tǒng)。使得各個部門之間的關(guān)系及其工作比較混亂，不能完美的執(zhí)行應(yīng)該完成的工作，有時候各部門之間甚至出現(xiàn)一系列的矛盾，執(zhí)行制度受到影響，降低了工作效率。更甚至于會由于各個部門人員具體分工不明顯，出現(xiàn)各部門不承擔(dān)責(zé)任，相互推卸的情況。另外，公司現(xiàn)有的制度還存在有待改進(jìn)的地方，如沒有明確部分流程中相關(guān)票據(jù)、文件傳遞情況。因?yàn)橐话銜诳刂苹顒又邪l(fā)生相關(guān)記錄與票據(jù)，而企業(yè)也可以通過對票據(jù)整理和分析判斷企業(yè)的運(yùn)作情況，即使反映企業(yè)運(yùn)行信息，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)自身問題并加以改善。此外，公司在進(jìn)行政府采購代理與付款業(yè)務(wù)時只有零散的授權(quán)審批情況，而缺乏一個系統(tǒng)的授權(quán)體系或權(quán)限指引，這樣的話會影響到企業(yè)的管理效率，不利于企業(yè)的審批管理過程。企業(yè)在進(jìn)行物資政府采購代理的時候要遵循國家的物資政府采購代理標(biāo)準(zhǔn)，但是由于物資政府采購代理受到多方面的影響，如氣候、地域、季節(jié)等等，所以企業(yè)的物資政府采購代理難度很大。就現(xiàn)在M公司的情況而言，公司的物資政府采購代理業(yè)務(wù)還不是很完善，很多方面都需要改進(jìn)，不能及時的根據(jù)市場變化做出調(diào)整，導(dǎo)致物資政府采購代理達(dá)不到應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)，而會使公司在物資緊張時候增加物資政府采購代理的難度。此外，公司不確定與其簽訂合同的供應(yīng)商是否會誠實(shí)的做到簽訂的合同中的內(nèi)容，所以不利于對供應(yīng)商的管理，容易導(dǎo)致供應(yīng)商供應(yīng)的貨物達(dá)不到企業(yè)要求的標(biāo)準(zhǔn)，從而會影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。其次，公司的政府采購代理是十分頻繁的，所以如果每次政府采購代理都要簽合同的話，就會明顯的降低公司的辦事效率，不利于公司的進(jìn)一步發(fā)展。，沒有明確規(guī)定預(yù)付款的范圍和如何管理，資金的占用風(fēng)險大大提升，繼而導(dǎo)致資金損失。此外，M公司的政府采購代理業(yè)務(wù)驗(yàn)收控制不嚴(yán)。M公司只是在檢驗(yàn)控制程序中提到過物資的質(zhì)量檢驗(yàn)程序，而在其制度中沒有對政府采購代理物資驗(yàn)收入庫的程序做出明確的規(guī)定，有關(guān)的工作人員也沒有明確的做出相應(yīng)指示，所以由此大大降低了驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。而且M公司沒有嚴(yán)格的控制物資政府采購代理的記錄和處理，使得物資的保管方面出現(xiàn)了問題，付款不及時等問題.政府采購代理業(yè)務(wù)在實(shí)施的過程中存在質(zhì)量檢測不嚴(yán)格的問題，導(dǎo)致企業(yè)政府采購代理進(jìn)的物資達(dá)不到企業(yè)的原定的要求，但是怎樣保證數(shù)量，等級結(jié)構(gòu)的保障恰好又是政府采購代理的核心工作。但是在政府采購代理的過程中供應(yīng)商的質(zhì)量意識較差，物資的質(zhì)量等各個方面都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，由此也加大了企業(yè)物資政府采購代理的難度。為了讓不合格的政府采購代理物資不流入企業(yè)內(nèi)部，公司對調(diào)撥的物資實(shí)行了預(yù)檢、初檢、復(fù)檢的“三級檢驗(yàn)”制度。預(yù)檢主要是由業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商在銜接備貨后完成的，復(fù)檢合格后復(fù)檢。物資價格隨著其質(zhì)量等級一同確定。政府采購代理代理成本一定程度上取決于工商交接時供應(yīng)商實(shí)際供應(yīng)的重量，因此政府采購代理應(yīng)重點(diǎn)控制這個環(huán)節(jié)重量損耗，但現(xiàn)在為止對這環(huán)節(jié)A公司還沒有程序性的規(guī)定。如何稱重，稱重的方法是什么，抽取多少的問題還沒有統(tǒng)一的規(guī)范和約束，操作員操作不規(guī)范。政府采購代理代理中心和物資供應(yīng)商在工商交接后還應(yīng)簽訂物資購銷結(jié)算協(xié)議。A公司業(yè)務(wù)由政府采購代理員與供應(yīng)商協(xié)商后簽訂合作協(xié)議，公司并未作任何的監(jiān)督，如果兩者合謀對公司有一定的影響。這說明了在物資購銷結(jié)算協(xié)議的簽訂要求、簽訂程序上，A公司制度要求不完善。 A公司的政府采購代理業(yè)務(wù)團(tuán)隊信息溝通問題在政府采購代理與付款循環(huán)過程中，出于公司運(yùn)轉(zhuǎn)的考慮，內(nèi)部需要加強(qiáng)溝通，主要有：政府采購代理部門與財務(wù)、驗(yàn)收、生產(chǎn)銷售部門的溝通。這樣可以通過賬賬、賬實(shí)核對等確保資金安全，政府采購代理物資時的問題可以即使發(fā)現(xiàn)并得到解決，使得政府采購代理與生產(chǎn)、銷售能夠基本上同步。對于政府采購代理中的問題相關(guān)下級部門與上級主管部門間需要及時溝通并想方法去解決。A公司實(shí)行的垂直職能式組織結(jié)構(gòu)優(yōu)點(diǎn)也有缺點(diǎn)，有點(diǎn)在于分工明確，使得工作效率有了一定程度上的提高。但同時，各級之間的交流共同跨度大，信息難以很快傳達(dá)。為徹底解決這問題，需要建立一個更為有效的溝通交流機(jī)制?，F(xiàn)在，A公司的政府采購代理業(yè)務(wù)內(nèi)部信息、外部信息溝通機(jī)制不完善。在內(nèi)部溝通過程中，尤其是下級部門與上級主管部門的溝通中缺乏一個可行的報告機(jī)制和投訴舉報制度，對于一些不合理事情得不到及時的反饋。最終直接造成系統(tǒng)控制受到影響。在外部信息溝通過程中，溝通方式和渠道都比較單一，單一使用電話和傳真的方式使得溝通不全面，難以深入了解雙方內(nèi)在的問題。比如供應(yīng)商為了自身利益最大化會刻意隱瞞一些信息，此時企業(yè)采取的單一方法并不利于自身的供應(yīng)商管理。單一的溝通渠道也使得雙方獲取信息不及時，難以較快做出決策，直接影響建立合作關(guān)系。重組后的A公司，加大了公司信息一體化建設(shè)難度。這是由于系統(tǒng)供應(yīng)商提供的技術(shù)和數(shù)據(jù)庫不同，并且公司使用的系統(tǒng)數(shù)量多達(dá)40個造成的。應(yīng)用系統(tǒng)需要隨著公司業(yè)務(wù)流程不斷調(diào)整而調(diào)整，從而適應(yīng)管理變化要求。目前A公司信息化系統(tǒng)建設(shè)與管理需求變化不同步。系統(tǒng)中個別環(huán)節(jié)傳遞方式不完善，傳遞過程繁瑣復(fù)雜，手工傳遞更是加劇了信息丟失和不準(zhǔn)確的風(fēng)險。系統(tǒng)間信息傳遞由于財務(wù)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間接口不完善而有障礙，跨部門的交流和資源共享受到了影響。物資政府采購代理系統(tǒng)方面，倉庫管理沒有實(shí)現(xiàn)，造成了政府采購代理計劃不能適時制定。政府采購代理計劃管理難度上升，資源配置效率地下。企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督的重要機(jī)構(gòu)是內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)。A公司建立審計部，然后在各分部門中設(shè)立審計機(jī)構(gòu)，行使其內(nèi)部的審計職責(zé)，開展各項審計業(yè)務(wù)。政府采購代理合同審計和價格審計是公司在物資政府采購代理方面的審計重點(diǎn)所在。公司法人治理結(jié)構(gòu)對其影響較大，審計部門不能獨(dú)立發(fā)揮本身應(yīng)有的監(jiān)督制度，同時當(dāng)審計部門不能可以依據(jù)的報告機(jī)制和事后監(jiān)督的方法去解決遇到的問題，會致使其公司對該問題的整改意見的落實(shí)情況缺乏跟蹤檢查機(jī)制，最終使審計機(jī)構(gòu)沒有起到應(yīng)有的作用。又因?yàn)閷徲嫴块T員工個性的差異，缺乏很多與審計部門相對應(yīng)的知識如政府采購代理和法律方面的知識從而難以實(shí)現(xiàn)對物資政府采購代理與付款的監(jiān)督。企業(yè)的績效考評是一項系統(tǒng)工程，其中包括很多項工作只有每一項工作都落實(shí)到位，考核工作才能有效，因此它要求企業(yè)的的績效考評制度應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)原則建立。然而現(xiàn)如今A公司還沒有建立與員工工資、獎懲直接有關(guān)的薪酬獎金分配的績效考評機(jī)制，員工工資分配不合理，同時沒有明確政府采購代理績效考評指標(biāo)及考評方式，這使得政府采購代理人員沒有了工作積極性。企業(yè)需要對來自外部和內(nèi)部的風(fēng)險進(jìn)行識別，然后作出評估，以防止企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的不能實(shí)現(xiàn)。通過風(fēng)險評估，能夠較好控制20風(fēng)險。為了企業(yè)能更好的識別在經(jīng)營環(huán)境中面臨的各類風(fēng)險并判斷風(fēng)險的大小并及時采取措施，應(yīng)當(dāng)建立較好的風(fēng)險評估體系。在政府采購代理業(yè)務(wù)這一環(huán)節(jié)中最容易出現(xiàn)差錯，因?yàn)榇谁h(huán)節(jié)工作發(fā)生頻繁且工作量較大，對此，企業(yè)應(yīng)著重加強(qiáng)監(jiān)督和控制。目前公司不能及時預(yù)見風(fēng)險，缺失事前的風(fēng)險防御控制使得風(fēng)險往往在問題出現(xiàn)后才的以發(fā)現(xiàn)，給企業(yè)帶來了損失。這是由于公司對政府采購代理與付款風(fēng)險評估體系未建立，甚至于風(fēng)險預(yù)警和評估指標(biāo)也為設(shè)置造成的。這一系列原因使得公司收集風(fēng)險信息不完全、不及時，由此難以科學(xué)靈活地應(yīng)對風(fēng)險。物資政府采購代理相對特殊，因?yàn)樗荒茉趪业挠媱澐秶鷥?nèi)執(zhí)行，政府在這方面沒有任何的權(quán)力，由國家局價格文件統(tǒng)一物資政府采購代理的價格，因此在價格上沒有差異性，相對應(yīng)的，公司對物資檢驗(yàn)、工商交接