【文章內(nèi)容簡介】 將進入部門職員列表窗口。選擇“部門”頁標簽，即可增加、刪除、修改及合并部門?！鲂略霾块T在“部門列表”中單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標右鍵），在彈出菜單中選擇“新增”，或按鍵盤快捷鍵 Ctrl+N，出現(xiàn)“新增部門”對話框?！鲂薷牟块T在“部門列表”中選擇要修改的部門，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標右鍵），在彈出菜單中選擇“修改”（或雙擊需要修改的部門），或按鍵盤快捷鍵 Ctrl+E，或單擊工具欄上的修改圖標，系統(tǒng)都將進入修改當前部門對話框，修改完畢后按“確定”返回即可。■刪除部門在“部門列表”中選擇要刪除的部門，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標右鍵），在彈出菜單中擇“刪除”，或按鍵盤快捷鍵 Ctrl+D，或單擊工具欄上的刪除圖標，就可以刪除當前部門。注意：已經(jīng)使用的部門不允許被刪除，只能修改或停用?！龊喜⒉块T根據(jù)單位機構的調(diào)整和行政部門的變化，有時需要對現(xiàn)有的部門進行合并，包括已有的各部門的相關數(shù)據(jù)都需要進行合并，系統(tǒng)提供了非常簡單的操作來完成所有的工作。只需將一個部門的編號更改為另一個部門的編號即可完成部門的合并。系統(tǒng)在合并前將提示用戶，并需要用戶確認。合并之后，被合并部門的所有數(shù)據(jù)（包括期初數(shù)據(jù)、憑證數(shù)據(jù)和賬冊數(shù)據(jù)）將全部轉(zhuǎn)到合并后的部門中。（2）設置職員在“部門職員列表”中單擊“職員”標簽，出現(xiàn)“職員”頁?！鲂略雎殕T單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標右鍵），在彈出菜單中選擇“新增”，或直接按鍵盤快捷鍵Ctrl+N，或單擊工具欄上的新增圖標，出現(xiàn)“增加職員”對話框。在“基本信息”窗口中，您可以根據(jù)需要輸入有關的內(nèi)容，其中“職員編號”、“姓名”、“性別”、“所屬部門”、“職員類型”是必須要錄入的。職員編號：是區(qū)分不同職員的唯一標識，不允許重復。所屬部門：必須指定到最末一級部門。職員類別：除了對職員進行分類管理外，系統(tǒng)將按職員類別計提工資。比如，職員分為管理人員和生產(chǎn)人員兩類，那么，管理人員的工資記入“管理費用”科目，生產(chǎn)人員工資記入“生產(chǎn)成本”科目。若要增加職員類別，請在選擇職員類別時單擊“新增”，出現(xiàn)“新增職員類型”對話框。輸入職員類型編碼和名稱即可。如果要詳細記載某個職員的信息，以及該職員涉及個人所得稅及銀行代發(fā)，還應在“輔助信息”頁確定更多的信息?！鲂薷穆殕T在“職員列表”中選擇需要修改的職員，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標右鍵），在彈出菜單中選擇“修改”，或直接雙擊該職員，或按鍵盤快捷鍵 Ctrl+E，或單擊工具欄上的修改圖標，即可修改當前職員?！鰟h除職員在職員列表中定位到需要刪除的職員上，單擊“編輯”按鈕或鼠標右鍵，在彈出菜單中選擇“刪除”，或按鍵盤快捷鍵 Ctrl+D，就可以刪除當前職員?！龊喜⒙殕T如果把一個已使用職員的編碼，修改為另一個職員的編碼，那么這個職員所發(fā)生的所有業(yè)務，都將轉(zhuǎn)為另一個職員。注意：合并到另一個職員后，原職員便被刪掉，他所發(fā)生的各種業(yè)務數(shù)據(jù)，包括其工資，都將被另一個職員取代。系統(tǒng)初始化往來單位（1）新增往來單位在“往來單位列表”的“往來單位”頁中，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標右鍵），在彈出菜單中選擇“新增”，或按鍵盤快捷鍵 Ctrl+N，系統(tǒng)進入新增往來單位對話框?！鲂薷耐鶃韱挝辉凇巴鶃韱挝涣斜怼钡摹巴鶃韱挝弧表撝羞x擇要修改的往來單位，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標右鍵），在彈出菜單中選擇“修改”，或直接雙擊該往來單位，或按鍵盤快捷鍵 Ctrl+E，都可以修改當前往來單位?！鰟h除往來單位在“往來單位列表”的“往來單位”頁中選擇要刪除的往來單位，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標右鍵），在彈出菜單中選擇“刪除”，或按鍵盤快捷鍵 Ctrl+D，都可以刪除當前往來單位。注意：已經(jīng)使用的往來單位不能被刪除，只能修改或停用?！龊喜⑼鶃韱挝蝗绻麑⒛硞€往來單位的編碼更改為已有的編碼，系統(tǒng)會詢問是否合并這兩個往來單位，用戶確認后，系統(tǒng)將保留已有的編碼及其單位，并將更改前的單位所涉及到的所有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入新的往來單位。系統(tǒng)初始化憑證類型對憑證進行分類管理是一種良好的習慣，也是會計電算化的基本要求。本系統(tǒng)預設了 4 種常見的類型供用戶選擇，當然，用戶也可根據(jù)自身的需要定義。第一次填制憑證時，若沒有設置憑證類型，系統(tǒng)將智能地檢測到，并會彈出“記賬憑證類型”對話框。借方必有科目：該類憑證借方必須有的科目。一旦指定，系統(tǒng)將在憑證錄入時自動進行檢查，如果借方?jīng)]有輸入指定的必有科目，系統(tǒng)將視該憑證為非法。貸方必有科目：該類憑證貸方必須有的科目。一旦指定，系統(tǒng)將在憑證錄入時自動進行檢查，如果貸方?jīng)]有輸入指定的必有科目，系統(tǒng)將視該憑證為非法。憑證必有科目：該類憑證中必須具有的科目（無借貸方限制）。一旦指定后，系統(tǒng)將進行檢查。憑證必無科目：該類憑證中無論借貸方都不應該有的科目。一旦指定，系統(tǒng)在輸入憑證時自動進行檢查。系統(tǒng)初始化科目期初（1）錄入科目期初數(shù)據(jù)建立一套完整的賬務體系，錄入科目期初數(shù)據(jù)是必不可少的。選擇流程圖菜單下的“科目期初”，或在樹狀菜單中的“系統(tǒng)初始化”下雙擊“科目期初”，出現(xiàn)“科目期初余額”窗口。窗口中的黃色、藍色和白色代表著不同的意義。白色：為末級且沒有輔助核算性質(zhì)的科目所顯示出的顏色，您可在該行中直接錄入數(shù)據(jù)；注意：如果某個科目所在行為白色，但是沒有外幣和數(shù)量核算，在原幣和數(shù)量欄內(nèi)就有一短橫線，表明不能輸入數(shù)據(jù)。黃色：有輔助核算性質(zhì)的科目所顯示出來的顏色，其中的數(shù)據(jù)，您不能直接填入，雙擊該行，系統(tǒng)彈出新的輸入窗口，按照輔助核算項目進行期初數(shù)據(jù)輸入；藍色：非末級科目，其數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動匯總計算填寫。在科目期初數(shù)據(jù)輸入時，對于沒有輔助核算屬性的科目，您只需要輸入最末級科目的有關數(shù)據(jù)（原幣、本位幣、數(shù)量），系統(tǒng)自動匯總到上級各匯總科目中。將光標定位到該項目后，直接輸入有關數(shù)據(jù)。對于有輔助核算屬性的科目，系統(tǒng)不允許直接輸入期初數(shù)據(jù)，需要在該科目上雙擊鼠標，待出現(xiàn)“科目期初明細”窗口后錄入明細數(shù)據(jù)。單擊“插入”按鈕，新增一個單位的年初余額。用“刪除”和“刪除全部”按鈕，可刪除當前數(shù)據(jù)或所有數(shù)據(jù)。需要注意的是，對于應收應付性質(zhì)的科目，在上述窗口中輸入的僅僅是某個往來單位的總的往來賬數(shù)據(jù)，還需要通過“列表”菜單下的“往來期初”功能輸入各個單位的每一筆往來明細賬。按照輔助核算屬性將期初數(shù)據(jù)輸入完畢返回后，系統(tǒng)自動將所有的明細數(shù)據(jù)匯總到一級科目中。在期初數(shù)據(jù)錄入過程中，您可以使用篩選功能，將所有的科目分組分別輸入數(shù)據(jù)。如果賬套建立時確定的啟用日期是當年 1 月啟用，在科目期初數(shù)據(jù)輸入時僅有年初余額一欄，如果啟用日期大于 1 月，除年初余額外，系統(tǒng)還要求輸入期初借方累計、期初貸方累計。年初余額：啟用賬套時，所在年份各個科目的 1 月份的期初余額。期初借方累計：啟用賬套時，從起始日期開始，到賬套啟用日期截止，科目的借方累計發(fā)生額。期初貸方累計：啟用賬套時，從起始日期開始，到賬套啟用日期截止，科目的貸方累計發(fā)生額。期初余額：賬套啟用日期時的期初數(shù)據(jù)。如果啟用日期是 1 月份，則期初余額＝年初余額。如果啟用日期不是 1 月份，則系統(tǒng)自動按以下公式計算得出期初余額。如果科目余額方向為借方：期初余額=年初余額＋期初借方累計發(fā)生額－期初貸方累計發(fā)生額。如果科目余額方向為貸方：期初余額=年初余額＋期初貸方累計發(fā)生額－期初借方累計發(fā)生額。注意：除了在“科目期初余額”窗口中輸入期初數(shù)據(jù)外，還應該通過“列表”菜單下的“往來期初”、“商品期初”錄入相應的往來賬明細數(shù)據(jù)和商品賬的明細數(shù)據(jù)。為方便用戶快速錄入期初各項數(shù)據(jù)，系統(tǒng)提供了“編輯列鎖定”選擇。如果選擇“編輯列鎖定”，則按回車鍵時光標向下移動（表示在一個列中連續(xù)錄入）；否則，按回車鍵時光標向右移動（表示在一個行中連續(xù)錄入）。（2）試算平衡輸入完期初余額后，可單擊“試算平衡”按紐，來檢查錄入的數(shù)據(jù)是否平衡。如果系統(tǒng)顯示期初余額不平衡，需要重新修改。理論上，結賬以前均可修改期初余額。憑證處理（1）增加憑證單擊樹狀菜單中“財務管理”下的“憑證填制”菜單項（或在流程圖中單擊“賬務管理——憑證填制”），出現(xiàn)“記賬憑證”窗口。（2）快速錄入記賬憑證在日常賬務處理中，通常會有很多重復的工作，分錄的對應科目相同，只是金額不同而已，對此情況，系統(tǒng)提供了“復制分錄”和“復制憑證”功能?！鰪椭啤⒄迟N分錄選定要復制的分錄，單擊鼠標右鍵，選擇“復制分錄”；選定需要輸入分錄的欄目，單擊鼠標右鍵，并在編輯菜單中選擇“粘貼分錄”即可。■復制、粘貼憑證在憑證頭內(nèi)，單擊鼠標右鍵，選擇“復制憑證”菜單項；在一張空白憑證的憑證頭內(nèi)單擊鼠標右鍵，選擇 “粘貼憑證”即可。憑證頭：是指憑證摘要、科目、金額以上的部分。（3）修改憑證單擊流程圖中的“財務管理—憑證填制”（或選擇“賬務管理”菜單下的“日常業(yè)務”中的“憑證填制”），在“記賬憑證”表單頭單擊鼠標右鍵，選擇進入憑證列表，選擇需要修改的憑證，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標右鍵），選擇“修改”菜單項，進入憑證填制窗口，將光標移至需修改處，直接修改即可。（4）刪除憑證單擊流程圖中的“記賬憑證”（或選擇“財務”菜單下的“記賬憑證”），進入憑證列表，選擇需要刪除的憑證，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標右鍵），選擇“刪除”菜單項即可。注意：只能修改或刪除自己填制的憑證,而不能修改或刪除他人填制的憑證。已復核的憑證不允許修改或刪除。確需修改或刪除時，必須由復核人取消復核后，制單人才可修改或刪除。（5）沖銷記賬憑證通常情況下，在填制憑證時可以隨意修改憑證。但復核、記賬或結賬之后，要修改憑證應當逐一取消結賬、記賬和復核方可修改。系統(tǒng)提供沖銷記賬憑證的功能，自動生成指定記賬憑證的紅字憑證。在憑證輸入窗口中單擊“沖銷”按鈕，出現(xiàn)“沖銷憑證”對話框。用戶可以指定需要沖銷的已記賬憑證（包括確定會計年度、會計期間、憑證類型和憑證編號），單擊“確定”后，系統(tǒng)在當前會計期間自動生成一張與所指定記賬憑證對應的紅字沖銷憑證。注意：只能沖銷手工錄入、并且已經(jīng)記賬的憑證。（6）作廢記賬憑證在填制憑證的過程中，難免會出錯，對于錯誤的憑證，系統(tǒng)提供“作廢”功能。單擊流程圖中的“記賬憑證”（或選擇“財務”菜單下的“記賬憑證”），進入憑證列表，選擇需要作廢的憑證，進入該憑證的修改狀態(tài)，在“作廢”處做上標志（√）即可，見下圖：（7）復核在“賬務管理”菜單中單擊“記賬憑證”，在憑證窗口中找到需要復核的憑證，單擊“復核”按鈕復核當前憑證。或雙擊樹狀菜單中“賬務管理——日常業(yè)務”下的“憑證復核”菜單項（或者，單擊導航圖中的“復核”），出現(xiàn)“記賬憑證列表”，選擇需要復核的憑證，單擊“編輯”按鈕（或單擊鼠標右鍵），選擇“復核”菜單項即可復核該張憑證。若要多張復核，請按以下方法操作。（8）標記錯誤憑證在復核時，對錯誤的憑證可注明錯誤信息。待填制憑證的操作員修改憑證后，可清除錯誤標記，使之成為正確的憑證。在憑證中單擊“錯誤”按鈕，系統(tǒng)進入“記賬憑證錯誤信息”對話框。（9）記賬憑證復核后，用戶可將記賬憑證登記到相關賬冊。操作方法與復核憑證的方法類似，請參閱“憑證復核”。注意：如果記賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤，您可以在憑證列表中單擊“編輯”按鈕，選擇“多張取消”來取消記賬，待將憑證修改后再重新記賬。期末結賬（1）損益結轉(zhuǎn)會計期間末，損益類科目的余額應全部結轉(zhuǎn)到“本年利潤”科目中，結轉(zhuǎn)后，損益類科目的余額為零。系統(tǒng)可以自動進行損益結轉(zhuǎn)并生成相關的憑證。①在“賬務管理”菜單中單擊“損益結轉(zhuǎn)”菜單項，或雙擊樹狀菜單中“賬務管理——期末業(yè)務”下的“損益結轉(zhuǎn)”菜單項（或者，單擊導航圖中的“損益結轉(zhuǎn)”功能項），出現(xiàn)結轉(zhuǎn)損益向?qū)?。②在“結轉(zhuǎn)科目”頁標簽中指定本年利潤科目后，選擇轉(zhuǎn)出科目（即需要結轉(zhuǎn)的科目），系統(tǒng)自動將指定的本年利潤科目填入轉(zhuǎn)入科目欄內(nèi)。注意：本年利潤科目只需要第一次使用時指定，以后進行損益結轉(zhuǎn)時系統(tǒng)自動記憶上次指定的本年利潤科目。③單擊“下一步”或“憑證選項”頁標簽，選擇損益結轉(zhuǎn)憑證的憑證模板和憑證類型；④單擊“下一步”或“生成方式”頁標簽，選擇是否生成一張憑證還是多張憑證；⑤完成了以上操作后，就可以預覽按您的要求生成的憑證了；（2）結賬處理①單擊“賬務管理”菜單中的“期末結賬”菜單項，或雙擊樹狀菜單中“賬務管