【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 體規(guī)定如下：A—表示第一版 B—表示第二版 C—表示第三版……以此類(lèi)推。0—表示原狀態(tài) 1—表示第一次修改 2—表示第二次修改…以此類(lèi)推。 新版次的文件發(fā)布后，舊版次的文件隨之收回作廢。若由于某些特殊原因需要使用舊版本的文件時(shí)，可以向文件的發(fā)布部門(mén)書(shū)面申請(qǐng)，批準(zhǔn)后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用。 文件的格式3各級(jí)質(zhì)量體系文件均應(yīng)有文件名稱(chēng)、編號(hào)、版次、發(fā)布時(shí)間、修訂次數(shù)及時(shí)間，以及編制、審核、批準(zhǔn)等內(nèi)容，其中2級(jí)文件的格式應(yīng)分別予以統(tǒng)一，3級(jí)文件的格式不予以統(tǒng)一。表格文件應(yīng)有文件名稱(chēng)、編號(hào)，其格式按實(shí)際需要規(guī)定。 文件的發(fā)放、登記、簽收和收回手續(xù) 1級(jí)質(zhì)量文件，由總經(jīng)理決定發(fā)放范圍，行政人事部文件保管員負(fù)責(zé)發(fā)放，并在《文件和資料發(fā)放登記表》上記錄文件的收發(fā)情況。 2級(jí)質(zhì)量文件，由相應(yīng)文件的歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人決定發(fā)放范圍，該部門(mén)文件保管員負(fù)責(zé)發(fā)放并在《文件和資料發(fā)放登記表》上記錄文件的收發(fā)情況。 外來(lái)文件，由行政人事部接收，并編制《外來(lái)文件和資料清單》，由該部門(mén)主管決定發(fā)放范圍，文件保管員負(fù)責(zé)發(fā)放并履行文件的登記、簽收手續(xù)，填寫(xiě)《文件和資料發(fā)放登記表》。 國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)文本，由設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)部統(tǒng)一歸檔保管。借閱時(shí)必須登記，復(fù)印件要加蓋紅色“受控”印章。 舊版本或作廢的文件，應(yīng)在新版本文件發(fā)放的同時(shí)，由發(fā)放部門(mén)收回并進(jìn)行登記銷(xiāo)毀。成都美澄家居用品有限公司 MCJJ/SCI2009 質(zhì)量手冊(cè) 共6頁(yè) 第4頁(yè)(四．三) 文件控制程序* 版號(hào)： A/0 確保使用處獲得有效版本的相應(yīng)文件。 文件的失效、作廢、回收和處理 2級(jí)文件的作廢件由行政人事部保留同類(lèi)中的一份作為質(zhì)量管理體系不斷改進(jìn)的證據(jù)，并加蓋藍(lán)色“作廢保留”印章予以標(biāo)識(shí)，其余的都必須登記填寫(xiě)《文件和資料銷(xiāo)毀登記表》后經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀，以防止誤用。 持有“受控”文件的人員當(dāng)失去持有資格時(shí)，必須交回持有的全部“受控”文件。 為法律目的或其它原因保留的作廢文件，應(yīng)進(jìn)行“作廢保留”的標(biāo)識(shí)，以防止作廢文件的非預(yù)期使用。 文件的修改 修改權(quán)限a）質(zhì)量文件不適用時(shí)，由文件使用部門(mén)提交行政人事部組織評(píng)審。b）質(zhì)量文件的修改，由該文件原擬稿單位負(fù)責(zé)提出修改意見(jiàn)。修改完成后，由行政人事部負(fù)責(zé)“換頁(yè)”或“換版”，收回舊頁(yè)或舊版集中統(tǒng)一處置。c）由公司領(lǐng)導(dǎo)指定非原擬稿單位修改時(shí)，原文件擬稿單位應(yīng)向修改部門(mén)提供有關(guān)背景資料。 修改方式a）2級(jí)質(zhì)量文件以“換頁(yè)”、“換版”的形式進(jìn)行修改；——換頁(yè)：當(dāng)一頁(yè)中出現(xiàn)更改內(nèi)容時(shí)，應(yīng)換頁(yè)，并注明“換頁(yè)”的版號(hào)；——換版：文件經(jīng)過(guò)原則性、大幅度修改或質(zhì)量管理體系結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)方針及策略發(fā)生變化后，應(yīng)換版。1級(jí)文件修改一次換一次版。b）3級(jí)文件根據(jù)需要，由歸口管理部門(mén)制定修改形式。c）質(zhì)量體系2級(jí)文件不準(zhǔn)手改或涂改。 文件的使用和保護(hù) 當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，使用人可到原發(fā)文部門(mén)辦理更換手續(xù)，交回破損文件，換取新文件。新文件仍沿用原發(fā)放成都美澄家居用品有限公司 MCJJ/SCI2009 質(zhì)量手冊(cè) 共6頁(yè) 第5頁(yè)(四．三) 文件控制程序* 版號(hào)： A/0號(hào)碼，破損文件由原發(fā)放部門(mén)銷(xiāo)毀。 文件使用人丟失文件后可申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)文件給予新的發(fā)放號(hào)，同時(shí)在原文件登記表中注明丟失文件原發(fā)放號(hào)與作廢標(biāo)識(shí)，必要時(shí)將作廢的發(fā)放號(hào)通知各有關(guān)部門(mén)。 質(zhì)量管理體系的所有文件，必須由發(fā)放部門(mén)送公司檔案室一份存檔，并按檔案管理規(guī)定建立識(shí)別和檢索程序，確保需要時(shí)能快速調(diào)用。 文件應(yīng)保持清晰，易于識(shí)別，不得隨意涂改。 文件的貯存。公司提供必要的文件柜，相關(guān)部門(mén)和人員妥善保管文件，注意防蟲(chóng)、防損壞、防丟失。 質(zhì)量文件的復(fù)制。 1級(jí)質(zhì)量文件一般不得復(fù)制。必須復(fù)制時(shí)，須得到總經(jīng)理批準(zhǔn)，并予登記。 有關(guān)部門(mén)需復(fù)制某個(gè)2級(jí)質(zhì)量文件作為工作依據(jù)時(shí)，可向行政人事部提出申請(qǐng)，由其批準(zhǔn)復(fù)印份數(shù)，并加蓋紅色“受控”印章后，予以登記。 借閱文件只限于公司內(nèi)部。特殊情況下的公司外借閱，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱時(shí)，在《文件和資料借閱、復(fù)制記錄》上登記，借閱者簽字。歸還時(shí)注明歸還日期。 每年組織一次對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件的評(píng)審，必要時(shí)予以修定，并將修改情況及各類(lèi)文件的現(xiàn)行狀態(tài)予以公布。5 相關(guān)文件《質(zhì)量記錄的控制程序》6 質(zhì)量記錄表格《文件和資料清單》 《外來(lái)文件和資料清單》《文件和資料發(fā)放登記表》 《文件和資料銷(xiāo)毀登記表》《文件資料借閱、復(fù)制記錄》 《文件和資料回收登記表》《文件更改通知單》7 文件的控制程序流程圖成都美澄家居用品有限公司 MCJJ/SCI2009 質(zhì)量手冊(cè) 共6頁(yè) 第6頁(yè)(四．三) 文件控制程序* 版號(hào)： A/0文件控制流程圖外來(lái)文件文件編制文件評(píng)審標(biāo)識(shí)否 是文件批準(zhǔn)標(biāo)識(shí)完全滿(mǎn)足要求文件更改文件的發(fā)放簽收文件的執(zhí)行不完全滿(mǎn)足要求是否完全不滿(mǎn)足要求文件作廢文件處理 文件檢查成都美澄家居用品有限公司 MCJJ/SCI2009質(zhì)量手冊(cè) 共2頁(yè) 第1頁(yè)(四．四) 質(zhì)量記錄控制程序* 版號(hào)： A/01 目的為了對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行控制，保證質(zhì)量記錄的真實(shí)性、正確性、完整性、有效性和可追溯性，以提供符合規(guī)定的要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)，特制定本程序。2 適用范圍適用范圍至少應(yīng)包括下列各項(xiàng)活動(dòng)：a 管理評(píng)審； g 不合格品控制；b 顧客與產(chǎn)品要求的評(píng)審； h 糾正和預(yù)防措施；c 文件控制； i 內(nèi)部質(zhì)量審核；d 顧客財(cái)產(chǎn)的控制； j 培訓(xùn)；e 檢驗(yàn)和試驗(yàn)； k 服務(wù)；f 設(shè)施和計(jì)量控制； l 顧客滿(mǎn)意度調(diào)查3 職責(zé) 行政人事部負(fù)責(zé)制定并確保實(shí)施本程序。 公司各部門(mén)確保貫徹執(zhí)行本程序。4 工作程序 質(zhì)量記錄的總體要求質(zhì)量記錄應(yīng)清晰、真實(shí)、正確、完整，易于識(shí)別和檢索并予以保持。質(zhì)量記錄可以是表格的形式，也可以是報(bào)告的形式。 質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)和填寫(xiě)。 質(zhì)量記錄的編號(hào)標(biāo)識(shí) 采用統(tǒng)一編號(hào)作標(biāo)識(shí)。對(duì)于沿用以前的表格文件，可以不編號(hào)。待重新印刷時(shí)，應(yīng)按本程序規(guī)定編號(hào)。 對(duì)于重新編制的還未來(lái)得及印刷的表格文件，應(yīng)按本《質(zhì)量手冊(cè)》“文件的控制程序”，進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)，統(tǒng)一印制。 以文字報(bào)告形成的質(zhì)量記錄，不要求編號(hào)標(biāo)識(shí)。 質(zhì)量記錄存檔標(biāo)識(shí)質(zhì)量記錄按月裝訂成冊(cè)時(shí)，封面上需加一個(gè)“質(zhì)量記錄存檔頁(yè)”作標(biāo)識(shí)進(jìn)行保存，做到分類(lèi)清楚、便于查找和可追溯。成都美澄家居用品有限公司 MCJJ/SCI2009 質(zhì)量手冊(cè) 共2頁(yè) 第2頁(yè)(四．四) 質(zhì)量記錄控制程序* 版號(hào)： A/0 質(zhì)量記錄的填寫(xiě)：質(zhì)量記錄的填寫(xiě)應(yīng)真實(shí)、字跡清楚、不得隨意涂改，如因筆誤須修改時(shí)可以用修改液修改，也可以劃改，修改者簽字，同時(shí)標(biāo)明修改日期。 質(zhì)量記錄的貯存、保護(hù) 使用部門(mén)和公司檔案室要妥善貯存質(zhì)量記錄，防止丟失、損壞和變質(zhì)。對(duì)貯存于電腦中的質(zhì)量記錄，應(yīng)做好文件的備份處理。 保存的質(zhì)量記錄應(yīng)做到字跡清楚、能正確辯認(rèn)，保存環(huán)境適宜，防火、防潮、防蟲(chóng)蛀和鼠害，保管方法便于檢索。 凡屬歸檔的質(zhì)量記錄，保管期分為永久、長(zhǎng)期（5年）、短期（3年）三類(lèi)。不歸檔的質(zhì)量記錄，其保存期限各部門(mén)自定。 質(zhì)量記錄表格的保存期限，由各制定部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要，自行確定。 質(zhì)量記錄的檢索對(duì)于本部門(mén)已裝訂成冊(cè)的質(zhì)量記錄，應(yīng)登記于《質(zhì)量記錄清單》上，《質(zhì)量記錄清單》為各文件集合清單，以便于質(zhì)量記錄的檢索。 質(zhì)量記錄的借閱要借閱已歸檔的質(zhì)量記錄，需經(jīng)檔案室許可。一般查詢(xún)可現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱；需借出時(shí)，要辦理借閱登記手續(xù)。 質(zhì)量記錄的處理超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄，由本部門(mén)質(zhì)量記錄管理員或檔案室管理員填寫(xiě)《文件和資料銷(xiāo)毀登記表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，作廢銷(xiāo)毀。如為積累資料還要保存時(shí)，應(yīng)在《質(zhì)量記錄存檔頁(yè)》上作“積累資料”藍(lán)色印章作標(biāo)識(shí)，妥善保存。合同有要求時(shí)，在商定的期限內(nèi)可提供給客戶(hù)或其代表查閱。 質(zhì)量記錄的格式 各部門(mén)的質(zhì)量記錄格式由各部門(mén)根據(jù)需要自行編制，部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報(bào)行政人事部統(tǒng)一編號(hào)并備案。 各部門(mén)可根據(jù)工作需要對(duì)記錄格式進(jìn)行更改，執(zhí)行《文件控制程序》的有關(guān)規(guī)定。5 相關(guān)文件《文件的控制程序》6 質(zhì)量記錄《質(zhì)量記錄清單》成都美澄家居用品有限公司 MCJJ/SCI2009質(zhì)量手冊(cè) 共1頁(yè) 第1頁(yè)(五．一) 管理承諾 版號(hào)： A/0對(duì)于建立和改進(jìn)質(zhì)量管理體系，我的承諾是：滿(mǎn)足顧客和法規(guī)要求——高于一切；質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)——認(rèn)真制定和貫徹；管理評(píng)審和內(nèi)部審核——一絲不茍；人力資源和技術(shù)設(shè)備——確實(shí)保證。 總經(jīng)理： 2009年9月1日成都美澄家居用品有限公司 MCJJ/